Рейтинг@Mail.ru

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Готовность для составления номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 562 комментария

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какой № пункта указать для:

— журнала учета товарно-транспортных накладных со штампом «Взамен пропуска № 300»

-журнала забракованных вагоноцистерн из под слива...

Заранее спасибо...

Здравствуйте! Журнал учета товарно-транспортных накладных – ст. 758 или 844 Перечня 2010 года; цистерн – ст. 769.

Здравствуйте!

Помогите, пожалуйста, найти статьи по Перечню для следующих документов:

1. Акты мероприятий.

2. Журнал учета мероприятий.

3. Видеозаписи концертов, спектаклей.

4. Фотографии сцен из спектаклей, концертов с аннотацией.

5. План подготовки и проведения мероприятий.

6. Документы по муниципальному заданию (сведения, отчеты, мониторинги).

В Перечне 2010 года эти документы не были найдены.

И еще один вопрос: иногда сроки хранения документов устанавливаются другими нормативно-правовыми актами. Проблема в поиске таких нпа. Что Вы можете посоветовать здесь?

Заранее благодарю.

Здравствуйте! 1. По результатам проведения мероприятий (у вас, наверное, культурно-просветительских) обычно составляются информации, справки. Даже если у вас они называются актами, подойдет ст. 555 Перечня 2010 г.

2. – нет в Перечне.

3. Ст. 555 или 960 (в зависимости от сферы деятельности организации).

4. Ст. 555 или 960.

5. Ст. 966.

6. Ст. 470 или 471.

Типовой перечень управленческих документов не может охватить все дела и документы, образующиеся в организации. Надо подбирать подобные (похожие) документы. Существуют также ведомственные перечни, которые отражают именно те документы, которые образуются в организациях какой-либо отрасли. Все они размещены в Интернете. Можно найти их, указав: «Перечень документов с указанием сроков хранения…» — далее указать отрасль или министерство.

Здравствуйте! В середине года у нас в организации произошло слияние трех отделов, разделение одного отдела на два и появились три новых отдела. Как внести эти изменения в номенклатуру? Заранее спасибо.

Здравствуйте! В таких случаях разрабатывается и утверждается новая номенклатура дел.

Добрый день. Подскажите, можно ли вносить изменения в номенклатуру дел предыдущих периодов?

Здравствуйте! В номенклатуру дел за предыдущие годы изменения не вносятся, да в этом и нет необходимости. Номенклатура дел – это, своего рода, плановый документ, устанавливающий, какие документы и дела намечаются к заведению в предстоящем году. Если происходят какие-то изменения в составе дел, то номенклатура корректируется в течение года с последующей переработкой и утверждением на следующий календарный год.

Здравствуйте.

Хотела бы узнать как можно дополнить номенклатуру дел и под каким номером вносить «Журнал учета обращения граждан на телефон доверия МЧС России».

Заранее благодарю.

Здравствуйте! Для внесения в номенклатуру дел дополнительных документов и дел в течение календарного года, оставляются резервные номера. Если резервные номера не были предусмотрены, то дело (журнал) включается в номенклатуру дел соответствующего подразделения последним номером. При разработке номенклатуры дел на следующий год дело включается в номенклатуру обычным порядком. И не забудьте оставить резервные номера.

Добрый день! Скажите, пожалуйста, к какой статье Перечня можно отнести документы студентов, которые сдавали экзамены в аспирантуру, но не поступили?

Здравствуйте! Можно применить ст. 663 Перечня 2010 года.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, если в начале года завели журнал или книгу учета (например, обращений граждан), но в течении года в нем не было сделано записей, что писать в конце года в номенклатуре, дело не заведено? И в акт на списание потом его не включать?

И еще вопросик, при оформлении журнала постоянного хранения нумеровать только заполненные листы?

Здравствуйте! Если журнал не велся в течение всего года, то в конце года об этом делается отметка в номенклатуре дел, в итоговой записи дело не учитывается. В акт о выделении дел к уничтожению незаполненный журнал не включается. Его можно использовать на следующий год.

При нумерации листов дела нумеруются только заполненные листы, чистые листы не нумеруются.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, какую статью можно использовать на документы «Счета на оплату»? В нашей номенклатуре проставили статью 362. Но данные документы не являются первичными учетными документами. Поэтому у меня возникает данный вопрос.

Здравствуйте! Можно применить ст. 362 или 368.

Здравствуйте! Наше учреждение является контрольным органом. Подскажите пожалуйста к какой статье и с каким сроком хранения в соответствии с перечнем отнести:

1)заключения на проекты муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления;

2) документы (акты, представления, заключения, справки) о проведении контрольных проверок.

Здравствуйте! Согласно Перечню 2010 года: 1) – ст. 2б (до минования надобности); 2) – ст. 173а (постоянно).

В нашем ОУ архива толком то и не было, но тут в этом году нас отдали под ведение городского архива. Номенклатуру мы утверждаем у них и тут мы узнаем, что личные дела и карточки вместо 75 лет хранятся 50. Но при этом я такому нигде не могу найти подтверждения. Что мне делать? Сегодня они скажут хранить 50, завтра опять 75. А у меня как раз личные дела к списанию идут по срокам. Нет я конечно их не буду списывать, но что делать если придут и сделают мне замечание, почему я их не списала на уничтожение? И еще в описях и актах у меня будет стоять один срок хранения, а потом когда все изменится, то что, мне все переделывать? Как быть?

Здравствуйте! Согласно Федеральному Закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ изменен срок хранения документов по личному составу в организациях с 75 на 50 лет. Это касается документов, созданных после 2003 года. Изучите внимательно закон и внесите изменения в номенклатуру дел. Списывать документы пока рано.

В нашем ОУ базируется пункт выборов и по этой причине документация по выборам храниться в нашем архиве. Не вся, какую-то они забирают с собой, а остальное оставляют нам. У нас же хранятся сейфы, стенды, урны и др. Но в нашей номенклатуре это никак не учитывается. Стоит ли нам вносить такой пункт, как он должен называться и сколько должны храниться док-ты по выборам у нас. Ведь они бывают городского, регионального и федерального уровня. Нашла только один срок — 15 лет.

Здравствуйте! Эти документы не имеют к вам никакого отношения, они принадлежат избирательной кампании, поэтому никак не должны отражаться в вашей номенклатуре дел, тем более, если это «сейфы, стенды, урны».

Здравствуйте. Подскажите, к какой статье отнести документы о взаимодействии с государственной организацией?

Здравствуйте! Всё зависит от видов документов. По взаимодействию с другой организацией могут формироваться дела с перепиской, договорами, планами и пр. и по разным вопросам. И они будут иметь разные сроки хранения. Укажите, какие конкретно документы вас интересуют.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, по какой статье можно определить срок хранения Договоров на подключение к сетям водоснабжения и водоотведения

Здравствуйте! Возможно, по аналогии с договорами на электроснабжение – ст. 815, либо ст.817 Перечня 2010 года.

MAXCACHE: 0.37MB/0.00032 sec