Рейтинг@Mail.ru

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Готовность для составления номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 647 комментариев

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, Приложение к номенклатуре дел. утвержденной Госархивом и Руководителем организации — «Номенклатура электронных документов» (для сдачи впоследствии в Госархив документов на обособленных электронных носителях) надо ли согласовывать с Госархивом, Экспертной комиссией организации и утверждать Руководителем (как обычную номенклатуру) или нет?

Есть ли образец этого Приложения?

Здравствуйте! В номенклатуру дел организации электронные документы вводятся наравне с документами на бумажном носителе. Оформление, согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Добрый вечер! помогите советом, возникли вопросы при заполнении итоговой записи. Правильно ли я делаю.

В НД на 2018 год я заполняю графу 3 в каждом деле, т.е пишу количество дел (если дело закрыто), либо пишу карандашом. что оно переходящее (в примечании).

Вопрос — в НД есть несколько дел которые сначала числились в одном отделе, а потом (в связи с тем что сотрудник перешел в другой отдел) — в другом. Как отметить в этой НД, что дело теперь в др. отделе? Прочитала в статье — что переходящее дело, если «сохранилось» не под своим индексом, то надо указывать индекс под которым сейчас находится, но у меня возник вопрос ... я не могу сказать до какого года оно переходящее, что мне с этим делать?

И возможно задать некорректный вопрос — надо ли ставить гербовую печать на подпись руководителя в грифе Утверждения руководителя (на первом листе НД)?

Спасибо заранее.

Здравствуйте! 3 графу номенклатуры дел вы заполняете правильно.

Переходящее дело – это дело, ведущееся в течение 2 и более лет. Это может быть дело с учредительными документами, различные журналы, например журнал учета трудовых книжек, личные дела. Если одно и то же дело передано в другой отдел в течение календарного года – это не переходящее дело. На обложке такого дела указывается новое название отдела, старое заключается в скобки. Аналогично — с индексами дел. В номенклатуру дел вносятся изменения (из прежнего отдела дело исключается, в новый — добавляется). Переходящее дело ведется в течение ряда лет, нельзя сразу знать, когда оно завершится. Да это нигде и не требуется указывать. Просто считайте его как переходящее и учитываете в итоговой записи в соответствующей графе.

Гриф утверждения в номенклатуре дел печатью не заверяется. Печать проставляется на уставе организации, положениях, штатном расписании, сметах, на всех финансовых документах.

Добрый день, подскажите какой срок хранения медицинских карт амбулаторного пациента? 5 или 25 лет? Каким перечнем со сроками хранения нужно руководствоваться для медицинских документов? Перечень 493 от 1974 г. действует либо приказ Минздрава СССР от 4 октября 1980 года N 1030? Также есть Письмо Минздрава России от 07.12.2015 N 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации», но само письмо же не имеет нормативной силы?

Здравствуйте! До выхода в свет нового перечня документов Министерства здравоохранения РФ с указанием сроков хранения, можно руководствоваться Перечнем Минздрава СССР 1974 года в части сроков хранения медицинской документации. Однако указанные Вами приказ Минздрава СССР 1980 года и Письмо Минздрава России от 07.12.2015 имеют некоторые расхождения с Перечнем по срокам хранения, а именно, срок хранения медицинской карты амбулаторного больного устанавливается 25 лет (вместо 5 лет по перечню). Поскольку и приказ, и письмо Минздрава –более поздние документы, надо хранить медицинские карты амбулаторных больных 25 лет.

MAXCACHE: 0.35MB/0.00027 sec