Рейтинг@Mail.ru

Личное дело работника

Помещено в тему: Архивное дело

Состав документов личного дела и правильное его оформление Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • анкета (автобиография);
  • документы об образовании (копии);
  • документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
  • рекомендательные письма или характеристики;
  • должностные инструкции (регламенты);
  • аттестационные листы, отзывы, представления;
  • паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
  • заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
  • документы о награждении, наложении взысканий (копии);
  • сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
  • невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
  • заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
  • иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
 

 

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 273 комментария

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в личном деле муниципального служащего более 250 листов, то формируется второй том? И какие тогда крайние даты указывать на титульных листах каждого тома?

Здравствуйте! Дело не должно превышать 250 листов. При бóльшем объеме формируется второй том. На обложке дела и в описи указываются крайние даты документов каждого тома.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в личном деле сотрудников обязательно иметь свидетельство о браке?

Здравствуйте! Копия свидетельства о браке подшивается в личное дело в том случае, если работник вступил в брак в период работы в данной организации. Если брак был заключен ранее, то копия свидетельства о браке не включается, т.к. сведения о составе семьи, браке и др. указываются в личном листке по учету кадров, анкете, автобиографии.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, при сшивании личных дел на постоянный срок хранения первым идет приказ на увольнений или приказ на прием сотрудника? И еще вопрос: нет подлинников некоторых приказов, мы их заменяем копиями. Может ли сотрудник отдела делопроизводства заверить найденные копии или это должен сделать только сотрудник отдела кадров? Спасибо.

Здравствуйте! Документы в личном деле размещаются в хронологической последовательности, поэтому первым будет приказ о приеме на работу. Копию документа может заверить любой сотрудник организации.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каким образом оформляются описи при приеме или передаче личного дела госслужащего? В соответствии с Приказом Фед.арх. аг-ва от 23.12.09 г. N 76 — это должны быть отдельные дела каждой гос. орг-ции со своей описью и крайними датами — прием и увольнение в этой организации. Есть мнение, что в текущую опись вписывается личное дело предыдущей гос. организации. Очень хотелось бы ссылок на нормативный документ. Спасибо.

Здравствуйте! Согласно Указу президента РФ от 30.05.22005 № 609 при переводе государственного гражданского служащего в другой государственный орган его личное дело передается по месту перевода. Об оформлении описи в Указе ничего не сказано. Обычно передача оформляется актом приема-передачи и сопроводительным письмом. Как правило, по новому месту службы заводится новое дело. Однако в некоторых органах ведение личного дела продолжается (особенно если это одно ведомство). Нормативными документами это никак не регулируется.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, хранится ли в личном деле копия паспорта?

Здравствуйте! В личное дело подшиваются копии личных документов (паспорт, документы об образовании и др.).

Добрый день!

Скажите, а может сотрудник при увольнении забрать личное дело? И на каком законном основании это можно (если можно) сделать.

Здравствуйте! «Забрать» личное дело из организации никак нельзя. Это документ организации, он включается в опись дел по личному составу, и храниться в организации 75 лет (по последнему изменению в ФЗ – 50 лет для документов с 2003 года). Вы можете под роспись ознакомиться с материалами своего личного дела.

Евгения, подскажите, как быть с личными делами работников на срочных трудовых договорах, которые увольняются и принимаются ежегодно в середине года. Хранить по 10 личных дел на каждого за каждый год — как-то накладно и усложняет поиск... Тем более — они постоянного хранения (тв. работники).

Здравствуйте! В этом случае можно порекомендовать вести одно личное дело на одного работника (продолжать ведение дела). Нормативными документами это не регулируется, как, впрочем, и ведение личных дел вообще (кроме гос. служащих).

Здравствуйте. Можно ли документы личного дела педагога систематизировать, т.е. 1. Документы, необходимые при приеме на работу. 2. Трудовой договор, изменения и дополнения к нему, доп.соглашения . 3. Документы об аттестациях. 4. Документы о повышении квалификации.

Здравствуйте! П. 4.20. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, устанавливает, что документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере поступления.

Добрый день!

Постоянно мучаюсь вопросом, в какой последовательности должны располагаться документы в личном деле, когда оно уже передано в архив и должно прошиваться: 1.заявление о приеме или 2. трудовой договор, или 3. копии паспорта, снилса, инн; что первоначально идет?

Здравствуйте! Из практики работы по оформлению личных дел могу подсказать такой порядок расположения документов: личный листок по учету кадров, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме, трудовой договор, копии личных документов в порядке значимости (паспорт, документы об образовании, СНИЛС…). Далее все документы в хронологической последовательности.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, личное дело работника который уже был уволен с данной организации, и вернулся через некоторое время личное дело заводится новое, или можно продолжить в старой?

И дело сшивается с даты увольнения и по порядку, или с даты приема?

Здравствуйте! Если перерыв между увольнением и приемом небольшой (меньше года), то можно продолжить старое дело, в других случаях заводится новое личное дело.

Добрый день! Подскажите, обязательно ли в личное дело подшивать копию трудовой книжки?

Спасибо.

Здравствуйте! Копии трудовых книжек в личные дела не подшиваются.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в личное дело студента подшивается ли зачетная книжка и студенческий билет? Можно ли их положить в конверт? Нумеровать их как один лист или нумеровать всю зачетную книжку?

Здравствуйте! Зачетная книжка и студенческий билет вкладываются в конверт, вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте; вложения с собственной нумерацией могут нумероваться в общем порядке.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить факт пропажи личного дела давно уволенного сотрудника. Я недавно начала заниматься кадрами и обнаружила, что несколько дел сотрудников уволившихся в 2011 году отсутствуют. Каким именно документом оформляется данный факт? Была бы очень благодарна на ссылку на достоверную информацию по данному вопросу (сама ничего не нашла).

Здравствуйте! Пропажа документов и дел оформляется актом. Можно воспользоваться рекомендациями и образцами актов из «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Это пункты 2.43 и 2.44., а также приложение № 5 (акт об утрате документов).

Здравствуйте! Пожалуйста, подскажите.

Заявления на отпуск и приказы об отпусках надо формировать отдельно в одно дело (приказ + основание)? Какой заголовок присвоить такому делу?

Можно ли туда же включать прочие заявления, докладные записки, объяснительные работников (кроме заявлений о приеме и на увольнение)? Если нет, то какой заголовок будет у подобного дела?

Спасибо большое!

Здравствуйте! В заголовке дела указывается название документов и их содержание. Если приказы об отпусках подшиваются в одно дело с заявлениями, то заголовок в номенклатуре дел будет таким: Приказы руководителя организации и заявления работников об очередных оплачиваемых отпусках.

Докладные, объяснительные записки работников, прочие заявления должны подшиваться в отдельные дела.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Сейчас хотим провести архивацию кадровых документов за прошлые года (первый раз). Вот что меня интересуют. Хочется личные дела сразу оформить правильно, чтобы, если придется передавать их в гос. архив, не пришлось переделывать. Вопрос заключается в том, как правильно архивировать личные дела. Личные карточки (форма Т-2), как мне сказали архивируются отдельно. В личном деле тогда остаются анкета, Трудовой договор с доп. соглашениями к нему, копии приказов на перевод, изменение заработной платы, декретный отпуск и пр., документы об аттестации сотрудника на повышение квалификационной категории, копии документов об образовании и копии личных документов (паспорта, ИНН, СНиЛС, свидетельств о рождении детей, заключении брака и т.д.). Все ли эти документы подлежат архивированию? Заранее спасибо.

Здравствуйте! Все перечисленные Вами документы включаются в состав личного дела. Вначале личного дела подшивается ещё личный листок по учету кадров. Подшиваются также заявления о приеме, переводе и увольнении и копии приказов о приеме и увольнении.

Должны ли храниться в личном деле приказы о стажировке работника. Приказ о допуске его к работе после успешного прохождения стажировки (от 2 до 14 смен)

Здравствуйте! Полного перечня документов, которые должны входить в состав личного дела, нет. Однако копии приказов о прохождении стажировки, о допуске к работе следует включить в личное дело, т.к. они непосредственно касаются трудового стажа работника.

Передаем личные дела в архив на хранение и составляем описи. Поскольку срок хранения у дел разный (75лет, 50 лет и постоянный), то составляем 2 или 3 описи?

И как опись дел с постоянным сроком хранения будет называться: опись дел по личному составу или опись дел постоянного хранения?

Здравствуйте! При упорядочении документов и дел в организации на личные дела составляется одна опись, называется: «Опись № 3 личных дел уволенных сотрудников за … год». При небольшом количестве личных дел они могут включаться в опись дел по личному составу. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в соответствующей графе описи дел по личному составу (а значит, и в описи личных дел) указывается срок хранения дела (приложение № 15 Правил).

При составлении сдаточной описи в архив организации каждое структурное подразделение составляет одну опись, где также в соответствующей графе указывается срок хранения дела (приложения № 23, 24).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, формируется ли в личное дело приказ о декретном отпуске и заявление по уходу за ребенком, заявление о досрочном выходе из декрета?

Здравствуйте! Поскольку срок хранения этих приказов 75 (50) лет, то копии приказов и соответствующие заявления подшиваются в личное дело.

Добрый день! В связи с изменением сроков хранения документов по личному составу, созданных после 2003 г, правильно ли я понимаю, что срок хранения личного дела составляет 50 лет? Каковы теперь даты начала и окончания личного дела? (раньше были даты издания приказов о приеме на работу и увольнении). И еще мне совсем не понятно то, что 50 лет начинают истекать с момента издания документа, а не с даты увольнения работника. Это что означает? Если например дело с приказами, у каждого приказа индивидуальный срок хранения? Бред какой-то.

Здравствуйте! Личное дело уволенного в 2004 году работника должно храниться 50 лет. В деле могут быть подшиты документы с 1980 по 2004 годы (по датам приказов о приеме и увольнении). Но само это личное дело включается в опись дел по личному составу (либо в опись личных дел уволенных работников) за 2004 год – по дате увольнения. От 2004 года и будет отсчитываться срок хранения дела (50 лет).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста надо ли включать в опись по личному составу личные дела учителей-совместителей, технический персонал, технический персонал по совместительству?

Здравствуйте! Все личные дела, которые велись в организации, необходимо включать в опись дел по личному составу.

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, подшиваются ли в личное дело сотрудника его заявления о предоставлении отпусков, копии приказов о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к заграждениям и т. д.? Если нет, то в какое дело подшивать эти документы?

Здравствуйте! Копии приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусках, заявления на отпуск и др. документы со сроком хранения 5 лет в личное дело не подшиваются.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, подшивается ли в дело копия приказа «о доплатах» компенсационного характера?

Здравствуйте! Согласно ст. 19б Перечня 2010 г. приказы по личному составу, касающиеся различных выплат, хранятся 75 (50) лет. В личное дело должны подшиваться все копии (выписки) приказов со сроком хранения 75 (50) лет.

Имеет ли право работодатель хранить в личном деле жалобу на сотрудника, по которой не бралась объяснительная и не было проведено служебное расследование?

Здравствуйте! Жалобы, обращения и документы по их расследованию формируются в отдельное дело.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.44MB/0.00032 sec