Рейтинг@Mail.ru

Документы по личному составу

Помещено в тему: Делопроизводство

Обеспечение долговременного хранения важных дел Давайте рассмотрим, как формировать и хранить документы по личному составу. Они создаются в процессе деятельности каждой организации (прежде всего кадровой и финансовой служб) и содержат информацию о трудовом стаже, размере оплаты труда, получении сотрудниками имущественных и льготных прав. Поэтому сохранность и учет документов по личному составу для возможности их использования в случае необходимости является обязанностью каждого работодателя.

В данной статье рассмотрены вопросы работы с документами с позиции обеспечения их сохранности и подготовки к архивному хранению (т.е. речь пойдет об уже завершенных делопроизводством делах).

Основные виды документов

Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

  • ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
  • различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
  • личные дела и личные карточки;
  • невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
  • по оплате труда (лицевые счета и др.);
  • по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
  • по награждению работников (представления, копии решений и др.);
  • по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
  • связанные с вредными условиями труда.

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

Сроки хранения

Для определения сроков хранения различных документов используют номенклатуру дел организации за соответствующий год. В случае необходимости дополнительно применяют в работе действующий типовой перечень (по ссылке можно посмотреть о повсеместно сейчас используемых). Возможно для вашей организации составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, вам нужен именно он.

Основное внимание направляем на документы, которые предстоит хранить более 10 лет (часть из них – 75 лет). Такие документы требуют проведение упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив.

Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п.). Если выявлены неправильно оформленные экземпляры, дубликаты, черновики (они даже могут не иметь юридической силы), то прилагаем усилия по исправлению ситуации.

Что необходимо сделать для долговременного хранения

Итак, если перед вами поставлена задача в установленном порядке упорядочить документы по личному составу, то необходимо:

  • используя нормативные перечни документов, определить сроки хранения (прежде всего вас должны интересовать документы с длительными сроками хранения – 15 и 75 лет);
  • обеспечить правильное формирование отобранных дел по личному составу (для этого часто пересистематизируют документы в деле);
  • технически оформить дело (т.е. провести нумерацию листов, оформление листа-заверителя, обложки дела, подшивку дела);
  • составить опись дел по личному составу;
  • в целях сохранности документов определить место их хранения (может быть архив вашей организации, архив правопреемника или вышестоящей организации, городской архив – последние варианты актуальны при ликвидации или реорганизации).

 

 

Обеспечить сохранность

Упорядоченные документы долговременного хранения (до 75 лет) могут находиться непосредственно в архиве организации или передаваться по договору на хранение в специализированную организацию (аутсорсинг).

Во всех случаях должна быть обеспечена их сохранность, даже если организация ликвидируется или проходит через процедуру реорганизации. В этом случае документы передаются правопреемнику. Если таковой отсутствует, то в вышестоящую организацию. Если опять мимо (отсутствуют перечисленные варианты), то в специализированный городской архив. Возможны варианты названия архива, поэтому всякий раз следует разбираться в конкретных обстоятельствах.

Иными словами, документы по личному составу (именно долговременного хранения) при любом развитии ситуации должны быть упорядочены по установленным правилам и должна быть обеспечена их сохранность, чтобы в случае необходимости к ним была возможность обращения заинтересованных лиц (чаще всего – ранее работавших в организации для получения каких-либо справок).

В следующих статьях рассмотрим подробнее принципы формирования перечисленных выше дел по личному составу.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 13 комментариев

Спасибо за статью, очень полезная и написана доступным языком.

Здравствуйте! Врач-терапевт работает по основному месту работы. Устраивается по совместительству как врач-эндоскопист. Заводиться ли личное дело по совместительству или документы подшиваются в личное дело по основному месту работы? Какими нормативными документами регламентируется? Спасибо.

Здравствуйте! Нормативных документов по этому поводу нет. В некоторых организациях на совместителей заводятся отдельные дела, в других – вместе с основным личным делом. Удобнее второй вариант.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, номер приказа, например, 27/1, считается литерным, если нумерация приказов идет в хронологическом порядке?

Здравствуйте! Литерными называются номера с буквенными обозначениями: 27а, 27б и т.п. 27/1 – приказ под дополнительным номером. Оба случая указывают на то, что приказы зарегистрированы «задним» числом.

Добрый день!

Скажите, пожалуйста: к каким видам приказов отнести приказы на поощрения, премирование, дисциплинарное взыскание? Кем они оформляются, регистрируются?

Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы относятся к приказам по личному составу (ст. 19 б Перечня 2010 г.). По срокам хранения они будут различаться: приказы о премировании и поощрении – 75 лет, о дисциплинарных взысканиях – 5 лет. Поэтому формировать их надо раздельно (по срокам хранения). Обязанности по формированию и регистрации приказов возлагаются в соответствии с распределением обязанностей в вашей организации, закрепляются в должностных инструкциях. Этим может заниматься как служба делопроизводства, так и кадровая служба.

Здравствуйте, согласно ФЗ №43 от 02.03.2016 года теперь дела по личному составу, начиная от 2003 года, хранятся не 75, а 50 лет?

Здравствуйте! Совершенно верно, согласно новому Закону срок хранения документов по личному составу изменился (50 лет).

Здравствуйте, Книги учета в отделе кадров (приема, перемещения, увольнения работников; личных дел, трудовых договоров; движения трудовых книжек и вкладышей в них), согласно ФЗ № 43 от 02.03.2016 также имеют срок хранения 50 лет или для них сохраняется срок 75 лет по Перечню?

Здравствуйте! Изменения в Перечень 2010 года пока не внесены, как нет и разъяснений Росархива по этому поводу. Но поскольку в ФЗ-43 говорится о сроках хранения документов по личному составу, к которым относятся и перечисленные Вами документы, то очевидно, изменение срока временного хранения относится и к ним.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, на формирование дел из личных карточек распространяется деление на обычных и творческих/руководящих работников? По перечню вроде бы нет, но как на практике? В методичке на сайте росархива по обработке документов личных собраний есть указание, что при большом количестве их можно выделять, но значит и срок хранения у творч./ руковод. тогда будет постоянно, как у личных дел?

Здравствуйте! Согласно ст. 658 Перечня 2010 г. срок хранения личных карточек ф. Т-2 – 75 лет ЭПК. В данном случае не устанавливается постоянный срок хранения для личных карточек руководящих, творческих работников и т.п., поэтому не надо самим ничего домысливать.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.39MB/0.00034 sec