Рейтинг@Mail.ru

Оформление дела

Помещено в тему: Архивное дело

Оформление дела для передачи в архив Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.

Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.

Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

  • Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).
  • Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
  • Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.
  • Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно. Работы могут проводиться без специального оборудования. Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла.

 
Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел. Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов.

После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение (последнее – для организации-источника комплектования госархива).

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 228 комментариев

Добрый день! Что делать если за 2013 год всего одно распоряжение ректора университета «Об объемах учебной нагрузки...». Можно подшить к приказам по основной деятельности?

Здравствуйте! Даже один документ (распоряжение) может быть подшит в дело. Заголовок дела в этом случае: «Распоряжение № 1 ректора университета «Об …».

Здравствуйте! Если в деле пронумеровано свыше 250 листов, потому что к лицевым счетам подклеены расчетные листки одним краем, соответственно они пронумерованы. Нужно ли перешивать дело, хотя толщина не превышает 4 см.

Здравствуйте! Да, расчетные листки должны быть подклеены. Если толщина не превышает 4 см, то в данном случае количество свыше 250 листов допускается.

Добрый день.

Подскажите, пожалуйста. В организации планируется сдача проектной документации. Нужно ли структурным подразделением оформлять внутреннюю опись, обложку и лист заверитель, а так же прошивать данные проекты? И можно ли соединять вместе пояснительную записку вместе с конструкторскими решениями? Или это все отдельные тома?

Здравствуйте! По поводу обязанностей по оформлению дел – это прерогатива самой организации. Руководство организации устанавливает, кто и чем должен заниматься. Обычно, если в организации есть штатные работники архива, то они и занимаются оформлением дел и составлением описей. Частично работу по оформлению дел могут выполнять работники структурных подразделений. Но всё это должно быть закреплено в локальных нормативных актах организации (положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и др.).

При оформлении проектной документации текстовые документы (пояснительные записки, сметы и др.) подшиваются отдельно. Листы с чертежами не подшиваются! Они складываются в папки с клапанами с обязательным оформлением внутренней описи документов.

Добрый день!

1. Подскажите, пожалуйста, ф.Т-2 картонные то же можно не подшивать, а хранить в папках с клапанами?

2. Не понятно, как обстоят дела с лицевыми счетами. Раньше к ним подклеивались расчетные листы (если можно, сошлитесь на нормативный документ, что их нужно было подклеивать). Сейчас просто это распечатывается все вместе на одном листе. Формируем дела сейчас с 2006 г. У меня вопрос, как правильно оформить лицевые счета и 2006 г и 2018 г (если можно сошлитесь на норматив)?

Здравствуйте! 1. Личные карточки ф. Т-2 изготавливаются не на картоне, а на плотной бумаге. Они также подлежат подшивке, как и все документы на листах формата А4 и А5.

2. В лицевых счетах по заработной плате должны содержаться сведения о начислении заработной платы за каждый месяц. Если в лицевом счете работника есть такие данные, то подшиваются лицевые счета в алфавитном порядке. Если на самом лицевом счете нет сведений о начислении заработной платы, а есть расчетные листы с этими данными, то расчетные листки подклеиваются к лицевому счету за один край помесячно, при этом нумеруется каждый листок. Нормативных документов по поводу подклеивания расчетных листков нет. Есть требование о сохранении данных по заработной плате работников в течение 75 (50) лет.