Рейтинг@Mail.ru

Оформление дела

Помещено в тему: Архивное дело

Оформление дела для передачи в архив Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.

Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.

Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

  • Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).
  • Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
  • Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.
  • Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно. Работы могут проводиться без специального оборудования. Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла.

 
Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел. Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов.

После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение (последнее – для организации-источника комплектования госархива).

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 169 комментариев

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста у нас в садике только сделали архив и документы собрались с 2009 г. по 2013 г., можно ли за все года с 2009 г. по 2013 г. том личного дела сотрудника нумеровать один за другим или надо отдельно нумеровать по каждому году, то есть за 2009 г. собралось 5 личных дел, значит это 5 томов, а за 2010 г. номер тома будет нумероваться с 1 тома или продолжаем на каком томе остановились в 2009 г.

Здравствуйте! Не совсем понятен вопрос. Но могу пояснить следующее. На каждого работника организации заводится личное дело, которое ведется, пока он работает. После увольнения личное дело оформляется и сдается в архив. Личные дела включаются в годовой раздел описи по году увольнения, систематизируются в алфавитном порядке. Если в 2009 году уволилось 5 работников, то в опись личных дел включается 5 дел, в последующие годы нумерация дел продолжается.

Здравствуйте, Евгения! Будьте добры, ответьте пожалуйста на вопрос.

Приказы вышестоящей организации собираем в дело пост. хранения.

Один приказ прислан нам в виде брошюры формата А5 (половина А4), довольно толстой, листов 100. То, что в ней будет сквозная нумерация со всем делом, это понятно (как я понимаю, необходимо нумеровать все листы брошюры, включая её обложку, а последний чистый лист (завершающий, твёрдый) — не нумеруется, т.к. он идёт как чистый лист?).

Но как её прикрепить (дело сдаётся в переплёт, и если просто вложить, то часть текста уйдёт в переплёт и будет не видна, к тому же это будет ненадёжное крепление): предполагаю, что приклеиваются полоски на обложку на корешок брошюры и переплёт уже делается за эти полоски, но опять же это будет ненадёжное крепление.

Возможно, необходимо, как в обычной брошюре, если её оформляют как дело, прошить? Но тогда тоже необходимо приклеивать полоски.

Если можно, поясните пожалуйста. Спасибо.

Здравствуйте! Во-первых, хочу обратить Ваше внимание на то, что не все приказы вышестоящей организации следует оставлять на постоянное хранение. Постоянно они хранятся в фонде этой организации. Вам же следует отбирать на постоянное хранение только те, которые имеют непосредственное отношение к вашей организации. Большинство приказов вышестоящей организации направляется для сведения, срок их хранения – ДМН (до минования надобности) – см. примечание к ст.19 Перечня 2010 г.

Если всё же приходится подшивать (переплетать) подобные брошюры, то нумерация листов будет сквозная, последний (чистый) лист не нумеруется. При необходимости корешок брошюры наращивается, для этого применяются специальные материалы (ледерин, специальный картон и клей). Это уже технические подробности, возможно надо обратиться к хорошему специалисту-переплетчику.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как регистрируются документы, приходящие из суда и все ли надо регистрировать? И как архивировать такие документы. Все дела можно подшить в одну папку (они небольшие) или каждое дело формировать в разные папки?

Здравствуйте! Все поступающие документы должны регистрироваться. При небольшом объеме документов можно формировать документы, поступившие из судебных органов (и направленные) в одно дело.

Здравствуйте, подскажите как мне правильно поступить. Работаю на крупном предприятии, и не так давно меня сделали ответственной за архив. Документов куча, как полезла, а там очень много приказов по основной деятельности еще с 81 года недооформленных. Они прошиты, но поверх нет твердого переплета. Ну, это я постараюсь доделать. Мой вопрос такой: Нужно ли мне делать внутренние описи на эти документы. Там их нет.

Здравствуйте! В соответствии с правилами внутренняя опись документов должна составляться к личным делам уволенных работников. К остальным документам постоянного и долговременного срока хранения внутреннюю опись документов составлять не обязательно.

Здравствуйте! Подскажите, как правильно заполняется тетрадь по архиву личных дел сотрудников, что указываем в тетради.

Здравствуйте! На личные дела уволенных сотрудников составляется опись. В системе учетных документов архива нет такого понятия – тетрадь. С основными учетными документами ведомственного архива можно ознакомиться, изучив рекомендации «Основных правил работы архивов организаций» (2002).

Добрый день!

Допускается ли прокалывать документы для последующей их прошивки (документы постоянного и длительного срока хранения) с помощью дырокола на 4 отверстия? Или обязательны отверстия меньшего диаметра?

Благодарю за ответ.

Здравствуйте! У дырокола слишком большие отверстия, что не позволяет качественно прошить (плотно стянуть) дело.

Здравствуйте Евгения, подскажите, пожалуйста, никак не могу понять, формирую внутреннюю опись дела, состоящую из личных карточек работников за все года существования организации, их немного было. А вот в описи индексы каждой личной карточки должны быть или оставлять пустое место в таблице в этом столбце?

Здравствуйте! Если документы в деле однотипные, внутреннюю опись можно упростить. Для личных карточек ф. Т-2 обычно указывают данные, необходимые для поиска: № п/п, ФИО, номера листов, примечание.

Добрый день!

Я пришла работать в свою организацию недавно. Дел, которые должны были передать в архив очень много скопилось, аж с 1939 года.

Подскажите с чего сперва начать.

Здравствуйте! Начать надо с оформления дел и составления описей дел. Вы можете воспользоваться рекомендациями нашего сайта и основными нормативными документами, которые указаны в рекомендациях.

Добрый день!

Пожалуйста подскажите, как правильно подшить в деле личные карточки (Т-2) уволенных, если за сгиб (как они сложены), то не читается вся информация, если разворачивать подшивать за левый край и загибать, получается тоже как то не очень удобно, т.к. карточки ещё старых сотрудников, а выпускались они на довольно-таки плотной бумаге почти картоне (5 карточек и получается огромное пузо у дела), или их просто разворачивать на А3 формат и подшивать в таком формате.

Заранее спасибо.

Здравствуйте! В ваших комментариях прочла, что прокалывать документы для последующей их прошивки (документы постоянного и длительного срока хранения) с помощью дырокола на четыре отверстия не следует. Я пришла в архив недавно, несколько дел прошиты именно при помощи дырокола, как быть перешивать или оставить так? И ещё вопрос: не все структурные подразделения сдают документы постоянного срока хранения, формировать опись №1 из того что сдают?

Здравствуйте! Перешивать не надо, если текст документов свободно читается, дело крепко сшито, листы не распадаются, корешок закрыт. Если документы постоянного хранения значатся в номенклатуре дел, они должны быть сданы в архив и включены в опись дел постоянного хранения. Попробуйте убедить руководителей структурных о необходимости передачи дел, можно прибегнуть к помощи руководителя организации, издать приказ и т.д.

Здравствуйте! Карточки такой формы подшиваются в сложенном виде, корешок можно нарастить (приклеивают полоску).

Здравствуйте! У меня такой вопрос: 1) можно ли личные дела уволенных прошить не каждый отдельно, а по несколько сотрудников в одно дело? Хотя бы у тех сотрудников, если организация такая уже не функционирует; 2) сколько лет нужно хранить входящую и исходящую корреспонденцию? туда входят переписка в рабочей обстановке на разные темы, собирается за рабочий год (у нас в организации нет электронной переписки, документооборот все в бумажном виде). Заранее спасибо за помощь.

Здравствуйте! 1)Допускается группировать в одно дело несколько личных дел уволенных за один год работников, в алфавитном порядке. Объем дела не должен превышать 250 листов. 2). Сроки хранения переписки могут быть самые разные, в зависимости от направлений деятельности. Переписка группируется в дела в порядке, где за документом-запросом помещается документ-ответ. Нельзя делить переписку на «входящие» — «исходящие».

Добрый день! Подскажите решение: У нас в организации готовятся дела для сдачи в архив, они закрыты и стоят на инвентарном учете, но все требуют переоформления, а именно из двух возможно оформление одного, а из одного два или более (не соответствуют 4 см, заверительный лист внесен как документ в опись и проч...), как это отобразить в книге учета (где числятся дела), в актах и какие оправдательные документы необходимы,,, Возможно, что из одного дела (АРХИВНОГО ИНВЕНТ.) стало два и наоборот? Заранее благодарю

Здравствуйте! По всем этим вопросам лучше проконсультироваться с архивом, в который вы передаете документы, так как впоследствии они будут проверять ваш архив. В учетные документы вносить изменения можно после переработки описей.

Здравствуйте! Я подшиваю входящие документы за 2014 год, все старалась по 250 листов, а последний получается на 300 листов. Как быть? Спасибо.

Здравствуйте! Если это дело постоянного хранения, то надо разделить его на два тома. Дела временного срока хранения могут превышать 250 листов.

Добрый день, скажите, пожалуйста, я правильно поняла, что если исходящая корреспонденция (письма) подшиты в дело, то нет надобности делать внутреннюю опись? Спасибо

Здравствуйте! Внутренняя опись документов составляется на личные, судебные, следственные дела. Для остальных дел внутреннюю опись документов составлять не обязательно.

Добрый день!

Собираюсь формировать кадровый архив небольшой профсоюзной организации. Там в общей сложности с приказами, распоряжениями, Т2 и заявлениями листов 20.

Вопрос: можно ли все это собрать в одну папку за все года и в какой последовательности необходимо подшить. Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! Собрать всё в одну папку нельзя. Эти документы формируются отдельно по каждому виду в пределах одного календарного года. Личные карточки ф. Т-2 – по году увольнения.

Добрый день.

Скажите, пожалуйста, какой срок хранения дела (документы по инвентаризации (протоколы, акты) 2007 года со сроком хранения 5 лет (по номенклатуре 2007 года), если на момент уничтожения (по номенклатуре 2015 года) подлежит хранению уже 10 лет.

Вопросы: 1. Какой номенклатурой руководствоваться для подготовки к уничтожению 2007 или настоящей 2015?

2. Какой срок хранения для вышеуказанного дела?

3. И с каким номером включать в акт по уничтожению по номенклатуре 2007 или настоящей 2015 года?

Здравствуйте! Документы, образованные до 2010 года, подлежат хранению в соответствии со сроками, установленными типовым перечнем 2000 года. Соответственно, в вашем случае все ссылки делаются на номенклатуру дел 2007 года и перечень 2000 года.

По Перечню 2000 года протоколы и акты инвентаризационных комиссий хранятся 5 лет (ст.192).

По Перечню 2010 года документы по инвентаризации активов, обязательств хранятся постоянно, товарно-материальных ценностей – 5 лет (ст. 427).

Здравствуйте! Мы оформили дело (прошили и т.д.). А сейчас обнаружился документ, который должен быть в этом деле. Необходимо перепрошивать дело или есть другие способы добавить документ? И что в этом случае делать с обложкой (листов станет больше) и листом-заверителем?

Здравствуйте! Если это один-два листа, то можно аккуратно вклеить их и пронумеровать под литерными номерами. Заверительная надпись зачеркивается, ниже оформляется новая. На обложке дела количество листов тоже можно исправить путем зачеркивания, либо корректором.

Здравствуйте! а если не один-два листа, а 10? Перепрошивать придется?

Здравствуйте! Если это 10 листов подряд (один документ на 10-ти листах), то вряд ли получится аккуратно вклеить их в прошитое дело, тогда лучше перешить и оформить обложку и лист-заверитель заново.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как технически оформлять дела пост. хранения, состоящие из документа в виде тетради (книги или журнала); сброшюрованной или изначально переплетенной рукописи?

Здравствуйте! Если переплет хороший, то дополнительно прошивать такие дела не надо, лист-заверитель можно вклеить. В остальном дела оформляются обычным образом.

Здравствуйте, возможно ли добавить какой-либо материал в дело, которое находится в делопроизводстве?

Здравствуйте! Не совсем понятно, о чем речь. Но пока дело находится на стадии делопроизводства, его можно формировать, пополнять и т.д.

Здравствуйте, личные дела сотрудников не уволенных должны быть прошиты? И в каком документе это должно быть прописано?

Здравствуйте! Личные дела не уволенных работников, как и все другие дела, незаконченные делопроизводством, т.е. находящиеся в работе, не прошиваются. Согласно п. 4.20 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации. А в соответствии с п. 4.19. Правил оформлению и описанию подлежат законченные делопроизводством дела. Полное оформление включает в себя подшивку дел.

Здравствуйте! Договора аренды, по лизингу имущества организации, купли-продажи земельных участков, зданий, помещений и др. имущества. Договора постоянного срока хранения. Как правильно оформить:1)они прошиваются в четыре прокола? 2)нумеруются графитным карандашом в правом верхнем углу количество листов? (т.к мне сданы договора с номерами договоров проставленными по реестру договоров, которые вели в юр. отделе). 3)Надо оформить внутреннюю опись, если есть реестр договоров с номерами, но не указывают количество листов?

Здравствуйте! Порядок оформления дел постоянного хранения изложен в разделах 4.19. – 4.30. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. 1 и 2 – да. Для дел с договорами внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Но если есть реестр договоров, его лучше оставить, т.к. это облегчает поиск документов.

Здравствуйте! подскажите. пожалуйста, можно ли подшивать штатное расписание и др. документы постоянного хранения в одну папку за несколько лет (например штатное расписание за 2011—2014 гг.)

Здравствуйте! Согласно Правилам в дело подшиваются документы за один календарный год, за исключением переходящих дел, личных и некоторых других дел.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, как правильно сформировать дела. Ситуация такая: в файлах имеются личные карточки Т-2 на 6 уволенных сотрудников (года увольнения: 2011 и 2012). В 2014 году компания переименована, после переименования Т-2 на 4 уволенных сотрудника (2015 год увольнения) есть. Вопрос: как мне правильно их подшить? Архива нет, документы хранятся в файлах и папках, хочу оформить все правильно.

Здравствуйте! Личные карточки на уволенных работников ф. Т-2 подшиваются по году увольнения, включаются в соответствующий годовой раздел описи дел по личному составу. Если 3 работника уволены в 2011 году и 3 – в 2012, то надо сформировать 2 дела – за 2011 и 2012 годы, внутри дела карточки располагаются по алфавиту. В описи дел и на делах указывается прежнее наименование организации (какое было в 2011—2012 гг.). С 2014 года в описи и на делах указывается новое название организации, карточки также формируются за каждый год по году увольнения.

Добрый день! А дела прошиты с помощью брошуратора, это уже не верно?? И нужно прошивать нитками на 4 отверстия + твердая обложка?

Здравствуйте! Согласно Правилам дела долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения подлежат переплету в твердую обложку, либо подшивке в 4 прокола.

Прошивка брошюратором на пластиковую пружинку или металлическими скреплениями не допускается.

Здравствуйте! В Вашей статье сказано о том, что «... проводят прошивку документов... можно с привлечением специализированной организации...». У нас же ок.500 дел, кот-е необходимо прошить. Скажите, пожалуйста, как правильней сформулировать нам служебную записку, какие аргументы весомые привести, дабы нам разрешили заключить договор со спец. орг-ей на подшивку? Спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: В соответствии с п. 4.19. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в организации необходимо провести упорядочение дел постоянного хранения и по личному составу, в том числе подшивку дел, в количестве 500 ед. хр. Поскольку в нашей организации нет штатной должности работника архива, прошу заключить договор с архивом или частной специализированной организацией на упорядочение дел постоянного хранения и по личному составу за 2009- 2014 гг.».

Но в нашей организации как-раз таки 1 работник архива есть! Но т.к. ему не осилить физически прошивку 500 ед. хр. дел, поэтому мы хотим заключить договор с частной специализированной организацией. Аргументы сформулировать затрудняемся.

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с большим объемом работы по упорядочению документов (500 ед. хр.), сжатыми сроками, а также в связи с загруженностью архивариуса работой по выдаче дел, исполнению запросов, прошу заключить договор на обработку документов с частной специализированной организацией».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас в организации имеются дела с локальными актами. Каждый локальный акт прошит и заверен печатью. Сейчас формирую дело с такими актами для сдачи в архив, как прошивать такое дело? Каждый документ нужно сначала расшить?

Здравствуйте! Металлические скрепления удаляются, а нитки можно оставить, если они не мешают подшивке всего дела.

Доброго дня! Формирую приказы по основной деятельности в дела и столкнулась с приказом, который содержит 346 листов. Как в таком случае его оформить? Можно ли разбить на 2 дела?

Здравствуйте! Поскольку согласно Правилам дело не должно превышать 250 листов, придется разделить приказ на два тома.

ЗДРАВСТВУЙТЕ!! Подскажите, пожалуйста, при формировании тома дела необходимо писать на обложке наименование организации? Дело в том, что организация более 10 раз переименовывалась и меняла свою организационно-правовую форму, была муниципальной... государственной, опять муниципальное... скажем, при формировании документов за 2016 год необходимо писать его наименование только за год хранения документов (только 2016 год) или за все предыдущие года работы в хронологическом порядке (это займет очень много места).

Здравствуйте! На обложке дела указывается только последнее наименование организации (на конец года). Если же обложка уже ранее была оформлена, в начале года было подписано наименование организации, а в течение года оно изменилось, то старое наименование заключается в скобки, а ниже указывается новое наименование организации. За все годы наименования организации не указываются на обложке дела. Для этого есть предисловие к описи дел.

СПАСИБО!



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.46MB/0.00052 sec