Рейтинг@Mail.ru

Лист-заверитель дела

Помещено в тему: Архивное дело

Лист-заверитель дела должен быть составлен на отдельном листе по установленной нормативными требованиями форме, в которой фиксируются:

  • количество листов дела,
  • литерные номера или наоборот пропущенные в случае наличия ошибок нумерации, чтобы ее не переделывать,
    • для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 5 … – 2а будет литерный (первоначально забыли пронумеровать, когда заметили, сделали дополнительный номер с буквой «а»), 4 здесь пропущенный (из-за невнимательности сначала пропустили его, когда обнаружили, сделали отметку),
  • при наличии внутренней описи указывается количество ее листов отдельно от количества документов дела.

Особенности состояния и формирования дела часто не заполняют. Речь идет, например, о наличии в деле документов с неразборчивым текстом, склеенных листов (если большие схемы и т.п.), порванных листов, вклеенных фотографий, если имеются в деле конверты, а в них вложения и т.д.

Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.

Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела.

Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи документов дела.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 44 комментария

Здравствуйте!

Подскажите, лист-заверитель составляется на каждый том дела, или же 1 лист-заверителя на все тома в деле?

Здравствуйте! Чтобы можно было отмечать особенности формирования и состояния каждого отдельного тома, лист-заверитель подшивают в конце каждого тома.

Добрый день! Скажите пожалуйста, если в деле отсутствует одно распоряжение (было отменено), то эта информация указывается в пропущенных листах?

Здравствуйте! При оформлении дела в листе-заверителе делается отметка: распоряжение № 5 отсутствует (аннулировано). А отменяется распоряжение обычно другим распоряжением и тогда нумерация не должна быть нарушена.

Добрый день, подскажите пожалуйста, как оформить пропуск приказа по личному составу? Дело в том, что при подготовке дела к архивному хранению была обнаружена техническая ошибка, приведшая к пропуску в реестре приказов по личному составу за год приказа № 11-Л. В связи с вышеизложенным данный в приказ в организации не издавался.

Здравствуйте! Пропущенные номера приказов отмечаются в листе-заверителе дела: «приказ № 11-л отсутствует в связи с технической ошибкой при регистрации».

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, нужно ли указывать в листе-заверителе, что некоторые документы напечатаны на черновиках (в подразделении некоторое время была напряженка с чистой бумагой)?

Здравствуйте! Поскольку в листе-заверителе указываются особенности физического состояния и формирования дела, то вполне уместно будет отметить, что часть документов напечатана на черновиках.

Здравствуйте! Какую дату правильнее ставить на листе-заверителе после подписи? Сдала опись на согласование в гос. архив, и начала клеить обложки и подписывать листы-заверители (пока опись согласовывается). По идее, если я отдала опись, то все уже должно быть готово. И значит, дата после подписи в листе-заверителе должна стоять более ранняя, чем дата согласования описи ЭК организации?

Здравствуйте! Опись составляется после упорядочения документов, соответственно, даты в листе-заверителе должны быть более ранние, чем дата согласования ЭК.

Здравствуйте! каким образом лист-заверитель оформляется в книгах? подшивается или приклеивается на последний чистый лист, или на внутреннюю сторону обложки?

Здравствуйте! Лист-заверитель в книге оформляется на последнем чистом листе, пишется от руки. Если незаполненного листа нет, то лист-заверитель приклеивается к внутренней стороне обложки книги.

Здравствуйте. В журнале регистрации по личному составу (75 лет, обычная тетрадь) лист-заверитель заполняем на последнем чистом листе. Между заполненными листами (вначале) и листом-заверителя есть чистые листы (незаполненные). Подлежат ли они нумерации? Спасибо за ответ.

Здравствуйте! При нумерации листов дела чистые (незаполненные) листы не нумеруются.

Здравствуйте. 1. По протоколу журнал учета аттестационных листов должен быть в начале заведения прошнурован, пронумерован, печать. Если чистые листы не нумеруются, как быть?

2. Запись происходит раз в пять лет. Получается, что это не переходящее дело. И не докажешь.

Здравствуйте! Лист-заверитель оформляется после завершения дела (журнала), и он не обязательно должен совпадать с записью о количестве листов в журнале. По второму вопросу. Если речь идет о том же журнале, то это как раз переходящее дело.

Здравствуйте.

1. (Должны обязательно) Журнал протоколов аттестационных листов прошнуровали, пронумеровали (45 листов), печать. Как лист-заверитель оформлять после завершения дела, если уже написано — 45 листов?

2. В это журнале сделана последняя запись в 2010 г., в 2011, 2012, 2013 — нет. Планируется в 2014 г. И оно считается переходящим делом? А как предыдущие ответы: Если в течение года записи не было, оно не будет переходящим делом.

Здравствуйте! 1. Вы пронумеровали листы журнала, а заполненных листов по завершении дела может быть меньше. И форма записи другая. 2. Поймите разницу. Например, инструкция по делопроизводству разработана, утверждена. Документ (дело) можно подшить, пронумеровать, как говорят, «закрыть». А подобный журнал можно вести 15-20 лет, и Вы не можете его «закрыть», пока он ведется. Это и есть переходящее дело

Здравствуйте! При оформлении дел Распоряжений за 2011 г. у некоторых документов не хватает приложений, а также в дело решили включить лист ознакомления и его тоже в некоторых документах не хватает. 1.Как проставлять нумерацию? 2. Как тогда это указать в листе-заверителя? 3. Как указать в листе-заверителя информацию, если в документах имеются исправления (пример год напечатан 2010 и ручкой синей исправлен на 2011 г.). А также обложку дела оформлять какими чернилами?

Здравствуйте! 1. Нумеруется фактическое количество листов, прошитых в деле. 2. В листе- заверителе указываются отсутствующие приказы, отсутствующие приложения (если они были оформлены именно как приложения к приказам). 3. Исправления в тексте приказа не указываются, это делается в делопроизводстве, при подписании приказа. Обложки дел можно оформлять шариковой ручкой.

добрый день, а лист заверитель заполняется от руки или можно напечатать?

Здравствуйте! Лист-заверитель может быть распечатан, может быть заполнен и от руки. Обычно печатается шаблон, а данные о количестве листов, подпись, дата и другие изменяющиеся сведения заполняются от руки.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, работаю в университете (не секретарем), но мне поручили сдать документы в архив (книги о присвоении квалификации, книги с протоколами заседаний ГАК). Вопрос в том, кто должен делать дырки на книгах, брошюровать их, составлять лист-заверитель и опись? Я или это дело уже сотрудников архива? Спасибо!

Здравствуйте! Это зависит от распределения обязанностей в каждой конкретной организации и должно быть отражено в локальных нормативных актах (инструкции по делопроизводству, должностной инструкции и др.).

Здравствуйте. Подскажите как правильно написать в листе-заверителе подшито или прошнуровано? И если есть разница, то какая? Спасибо.

Здравствуйте! Образец листа-заверителя приведен в «Основных правилах работы архивов организаций» (приложение 9). В соответствии с ним надо писать: «В деле подшито и пронумеровано».

Здравствуйте! Хотелось бы узнать, можно в лист-заверитель вносить исправления. Например, в деле находится 243 листа, в листе-заверителе указано 245 листов. Можно ли в этом случае зачеркнуть 243 и указать 245 или нужно составить новый лист-заверитель. В том случае, если следует составить новый, то старый лист-заверитель следует изъять или его нужно оставить в деле, но перечеркнуть?

Здравствуйте! Согласно п. 3.6.15. «Основных правил работы архивов организаций» при исправлениях в нумерации листов составляется новый лист-заверитель, старый зачеркивается, но сохраняется в деле.

То есть пересоставляется новый лист-заверитель даже в том случае, если листы правильно пронумерованы, а просто описка в листе-заверителе допущена? Замазывать корректором в случае описки нельзя?

Здравствуйте! Конечно, описку можно исправить корректором.

Здравствуйте. Мне нужно прошить приказы по личному составу за 1997—2006 гг. Отсутствует много приказов в делах. Каким образом это отобразить в заверителе? Или возможно еще что-то необходимо сделать?

Здравствуйте! По возможности надо восстановить отсутствующие приказы (разыскать, компенсировать заверенными копиями). Если же это невозможно, то в листе-заверителе делается отметка об отсутствии приказов: «отсутствуют приказы № 13, 28, 75…». Если же при регистрации была допущена ошибка в нумерации приказов, то пишется: «номера приказов 10, 29, 100 пропущены в связи с технической ошибкой при регистрации».

Добрый день! Возникли разногласия по правильному расположению листа-заверителя в деле — располагается также как все документы для прочтения или переворачивается, т.е. удобен для прочтения при открытии задней крышки?? Слово книга в положении «в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа» — это дело или книга в общепринятом смысле в типографском переплете? Спасибо!

Здравствуйте! Лист-заверитель располагается так же, как все документы (запись — не на оборотной стороне).

Добрый день! Мы составили опись личного состава, на каждого уволенного завели отдельное дело, теперь нам нужно составлять и отдельные лист-заверить и внутреннюю опись, ка каждую папку (дело) тоже отдельно?

Здравствуйте! Если каждое личное дело подшито отдельно, то на каждое дело составляется внутренняя опись документов дела и лист-заверитель.

Спасибо вам огромное за ответы! А что делать с карточками Т-2, их так же подшивать, составлять внутр.опись и т.д.?

Здравствуйте! Личные карточки ф. Т-2 на уволенных сотрудников формируются по году увольнения в алфавитном порядке, подшиваются. Внутреннюю опись документов к делу с карточками составлять не обязательно, правила этого не требуют.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в деле нет литерных номеров листов, пропущенных номеров листов, листов внутренней описи и нет никаких особенностей физического состояния и формирования дела, надо ли в листе-заверителе дела делать об этом какую то отметку?

Здравствуйте! В этом случае эти разделы просто не заполняются.

Здравствуйте!

Подскажите, как быть, если приехала проверка и выявила ряд ошибок, после которых необходимо в каждое производство добавить недостающие документы (листы) — можно ли вклеить эти листы? Или необходимо расшивать и вшивать? И нужно ли пересоставлять опись или достаточно внести отметки об этих листах как литерных в листе-заверителе?

Здравствуйте! Если это 2-3 листа, то можно вклеить их в дело и внести изменения в опись, сделать отметки в листе-заверителе. Если же это много листов, то лучше перешить дело и перенумеровать листы.

Здравствуйте. Каждый раз, когда заполняю лист-заверитель, сомневаюсь, права ли я: например, в дело «приказы..., том 1» подшито 243 листа — это сами приказы. К ним начальник отдела составила опись в произвольной форме для облегчения поиска. Сама опись — 8 листов. Все вместе уже 251 лист. В деле должно быть максимум 250. В листе-заверителе я правильно указываю «...прошито и пронумеровано — 243 листа», в графе «+листов внутренней описи — 8 листов». Или у меня все прошито и пронумеровано 251 лист?

Здравствуйте! На обложке дела и в листе-заверителе указывается количество листов дела (в вашем случае – 243), без указания количества листов внутренней описи (оно указывается в отдельной строке).



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.43MB/0.00030 sec