Рейтинг@Mail.ru

Формирование дел

Помещено в тему: Делопроизводство

Один из этапов делопроизводства – формирование дел Формирование дел – это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку.

В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться централизованно. Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.

В начале года принято заводить новые папки для документов. Тут главное – это правильно оформить обложку дела, для чего вам потребуется номенклатура дел. И процесс формирования дел может начинаться.

Вот основные существующие требования к формированию дел:

  • Согласно правилам необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы. Это значит – на запрос получен (отправлен) ответ, чисто информационное письмо можно сразу помещать в дело.
  • Для дальнейшего быстрого поиска документа очень важно правильно выбрать дело в соответствии с номенклатурой.
  • Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе. Например, бурная переписка по рассмотрению жалобы г-жи Колотовкиной Е.Н. не чередуется с письмами по рассмотрению обращения г-на Молоткова Д.Г. (даже если по времени переписка занимает несколько месяцев). Для удобства работы можно пакет документов по одному вопросу поместить в отдельный файл. Если появится в течение года новый документ по той же теме, его помещают рядом.
  • Приложения не отделяют от основного документа. Например, если приказом утвердили какое-либо положение, то их вместе помещают в дело с приказами по основной деятельности. В этом случае для удобства работы с положением рекомендуется использовать другой его экземпляр (копию).
  • Обычно формируют дело в течение одного календарного года, если только оно не будет у вас переходящим (т.е. продолжать его вести в следующем году). Например, личные дела формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации.
  • Нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения. Имеется в виду постоянного и временных. Если временных несколько, то берется больший. Данное правило закладывается еще на этапе составления номенклатуры дел. Сроки хранения определяют по нормативному перечню документов с указанием великого множества сроков.
  • Еще есть такое требование – помещать только один экземпляр документа, без черновиков. Количество листов – до 250 в одном томе при толщине до 4 см.

 
При определении расположения документов внутри дела руководствуются:

  • хронологическим принципом – дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего – когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),
  • иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),
  • по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного контрагента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).

Думаю, что для начала вполне достаточно информации для правильной организации работы. В каждой организации требуется выработать эффективную схему формирования документов в дела. Использую изложенные в статье правила.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 116 комментариев

Здравствуйте, Евгения! Формируем дела с протоколами Коллегий. В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 в Приложении № 21 "Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии. Мы являемся федеральной структурой и источником комплектования гос. архива. В номенклатуре у нас это одно дело, вышестоящая организация (г. Москва) советует нам разбить его на тома: в одном томе-протоколы; в другом томе-документы (доклады, повестки заседаний, выписки и др.). В протоколе коллегии отмечено, что доклад прилагается. В этом случае куда этот доклад подшить в первый том или во второй и правильно ли мы вообще формируем это дело. Помогите пожалуйста, а то очень много мнений и мы в затруднительном положении, как правильно. Буду очень благодарна за ответ

Здравствуйте! Поскольку ваша организация является федеральным органом и источником комплектования государственного архива, вам ничего не остается делать, как придерживаться требований Методических рекомендаций. Доклады будут относиться ко 2-й части (документы к заседаниям коллегии). По истечении делопроизводственного года и оформлении дел вам следует разделить дело на две части, а с нового года внести изменения в номенклатуру дел в части документов коллегии.

Здравствуйте, Евгения! Обращаюсь к Вам вновь за помощью:

1. Наша организация собирает информацию, обрабатывает ее и издает информационные сборники, бюллетени, экономические доклады и др. в брошюрах.

Например, информация собиралась за 2015 год, информационные публикации печатаются в 2016 году, в отдельных изданиях есть анализ данных в динамике лет, например с 1940 года. В НД и опись, какого года 2015 или 2016 нужно включать это номенклатурное дело, состоящее из 1 или нескольких брошюр с одинаковым названием, т.е. одна брошюра – это один том? И нужно ли нумеровать листы в печатном издании или в описи указать страницы.

2. Наша организация состоит из нескольких структурных подразделений, размещенных по всей области. В номенклатурное дело подшивают Уведомления о постановке на учет в налоговом органе и уведомления о снятии с учета через какое-то количество лет. В бухгалтерии ведется дело с 2007 года срок хранения 5 лет, это дело – переходящее? Если нет, то, как формировать это дело и как уничтожать документы, если мы являемся источником комплектования государственного архива и уничтожать дело по частям мы не можем. Как правильно?

Очень Вам благодарна за консультации, Вы очень нам уже помогли.

Здравствуйте! 1. Если ваша организация занимается издательской деятельностью, то информационные издания надо включать в номенклатуру дел ежегодно. В заголовках номенклатуры дел даты документов не указываются. В опись дел надо включать эти документы по году издания (в вашем примере – 2016 г.). В номенклатуре дел печатные издания указываются под одним индексом. Примерный заголовок: «Информационные издания об экономике региона». В описи дел надо указывать конкретный заголовок брошюры. Если это будет несколько брошюр, то в описи они должны быть указаны под несколькими номерами. Нумеруются печатные издания обычным порядком, как при нумерации листов дела. Начинается нумерация с титульного листа, указывается количество листов, а не страниц.

2. Если это дело соответствует ст. 40 Перечня 2010 года, то оно должно формироваться ежегодно, это не переходящее дело. Если же это дело с учредительными документами организации (не только уведомления, но и заявления, выписки из реестра и пр.), то оно соответствует ст. 37 Перечня 2010 г. и будет переходящим. «По частям» дело никогда не уничтожается. Если в деле содержатся документы за 2007—2010 гг., то для отсчета истечения срока хранения дела берется 2010 год.

MAXCACHE: 0.33MB/0.00026 sec