Рейтинг@Mail.ru

Контроль исполнения поручений

Помещено в тему: Документооборот

Как организовать контроль порученийДанная публикация является продолжением, начало темы об организации контроля исполнения документов (поручений) смотрите в первой части. Контроль исполнительской дисциплины проводить обязательно, но вот абсолютно все имеющиеся документы в организации ставить на контроль будет не вполне рационально.

Какие документы следует ставить на контроль

В каждом конкретном случае в зависимости от объема документооборота и существующих технических возможностей в организации необходимо определиться с перечнем документов, подлежащих постановке на контроль. Например, это могут быть приказы руководителя, поступившие поручения вышестоящей организации, касающиеся вопросов работы с важными контрагентами и т.п.

Поставить документ на контроль можно:

  • на основании типовых сроков и/или резолюции к поступившим в организацию документам;
  • на основании резолюции к внутренним документам (например, докладным запискам);
  • приказы, распоряжения, протоколы совещаний организации и т.д. (в т.ч. отдельные их пункты, содержащие поручения);
  • иные поручения руководства (включая устные).

Очень часто на практике подлежат постановке на контроль только документы:

  • в тексте которого указан конкретный срок исполнения;
  • руководителем в резолюции к документу указан конкретный срок исполнения.

Сроки исполнения поручений

Сроки могут быть установлены нормативно-правовыми актами – это типовые сроки исполнения. Т.е. для наиболее часто создаваемых документов определены некие сроки, которым надо просто следовать. Организации не имеют право их увеличивать, по решению руководства допускается их сокращать (исполнить быстрее). Иной срок может быть введен только другим аналогичным нормативно-правовым актом.

Можно привести несколько примеров с типовыми сроками исполнения. Например, федеральные органы обязаны рассматривать обращения граждан в течение 30 дней (ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ), банки должны приостанавливать операции по счетам клиентов в течение 1 операционного дня на основании полученного решения налоговых органов (ст. 76 НК РФ) и т.д.

Имеет смысл в зависимости от образующихся типовых документов в каждой конкретной организации перечислить в инструкции по делопроизводству эти сроки, а также самостоятельно установить не нашедших отражение в нормативных актах сроки исполнения типовых документов для вашей организации.

Сроки исполнения могут быть определены в соответствии с текстом документа или резолюцией руководства – это индивидуальные сроки исполнения. Изменять данные сроки (увеличить, сократить, а также приостановить или вообще отменить исполнение) может руководитель, который их же установил (например, руководитель вашей организации, вышестоящей или контролирующих органов).

Сроки исполнения принято считать в календарных днях:

  • для внутренних документов организации – со дня подписания (утверждения);
  • для входящих – с даты поступления (для поступивших из вышестоящей организации – с даты подписания (утверждения) документа этой вышестоящей организацией).

Если во входящем документе указана желаемая дата исполнения, то при вынесении резолюции часто устанавливают этот срок или сокращают его на 1-2 дня. Увеличивать срок исполнения стараются только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием или в запросе совсем уж предусмотрено недостаточно времени для нормальной подготовки ответа (сами понимаете, здесь уж речь не идет о задании вышестоящей организации).

Контроль исполнения «сложных» заданий допускается проводить в несколько этапов, создавая несколько поручений с различными сроками, при необходимости допускается направлять на исполнение поручение по одному и тому же сроку (пункту документа) нескольким различным работникам.

 

 
Если срок специально не оговаривается ни в тексте, ни в резолюции, а также он не является типовым (т.е. установленным каким-либо нормативным актом), тогда принято считать, что документ будет исполнен в течение 1 месяца. Например, если дата регистрации документа – 25.09.2014, тогда срок исполнения – не позднее 25.10.2014 (до такого же числа в следующем месяце). Но если срок обозначен – 30 дней, тогда в приведенном примере исполнение поручения ожидается – не позднее 23.10.2014 (ровно 30 дней отсчитывают).

Еще стоит оговорить следующий момент. Если срок исполнения выпадает на выходной или праздничный день, то его отодвигают на ближайший рабочий день. Как правило, переносят на ближайший день после выходных, но в некоторых организациях предпочитают закрепить в инструкциях по делопроизводству перенос срока на предшествующий день перед выходными.

Стоит еще обратить внимание на дурацкую привычку указывать сроки исполнения с различными предлогами: до 25 октября, к 25 октября, по 25 октября и т.д. Таким образом, в первом случае фактический срок исполнения отличается от «25 октября», что может стать причиной появления в организации конфликтных ситуаций и ненужных споров. Поэтому рекомендуется, сроки указывать простой датой (без использования уточняющих предлогов, наречий и вообще любых уточняющих словосочетаний).

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 8 комментариев

Добрый вечер! Хотела бы попросить помощи у Вас в написании объяснительной. Я работаю кассиром. В один день я приняла расходные документы на закрытие вклада у нашей постоянной клиентки. Вполне возможно, что я не запросила у нее паспорт, как того требует правило, да и народу в тот день было туча, я не могу наверняка утверждать был ли паспорт. Проблема в том, что, оказывается, эта клиентка сменила фамилию к тому времени. Сама же нам об этом не сообщила. Естественно в программе и в РКО ФИО было прежним, но клиентка в этом самом РКО расписалась старой фамилией. Стечение обстоятельств и невнимательность...Помогите правильно сформулировать...Заранее спасибо.

Здравствуйте! Текст составляется в произвольной форме. В своем сообщении Вы всё подробно изложили. То же самое можете написать в объяснительной записке. Вашу ошибку можно объяснить загруженностью в работе, большим количеством клиентов и т.п.

Здравствуйте! Есть инструкция по делопроизводству, кот-я действует сейчас. Необходимо ее обновление, поэтому «новая версия» инструкции сейчас в работе и пока трудно сказать когда она будет полностью завершена. К примеру в нынешней нет четкого прописания, как пишется служебная записка. А в новой инструкции это будет учтено. Проблема: как быть с теми же служебными записками которые приносят на подпись, ведь они написаны как попало. Сотрудники ссылаются на то, что в ныне действующей инструкции это не прописано, вот когда пропишите тогда и будем исполнять.

Здравствуйте! Можно написать служебную записку в адрес руководителей структурных подразделений: «До утверждения новой инструкции по делопроизводству просим Вас оформлять служебные записки по следующему образцу…».

Допускается ли печатать расчетно-контрольные карточки самим на плотной бумаге?

Здравствуйте! Если это не номерные бланки документов строгой отчетности, то ничто не запрещает изготавливать остальные формы документов в организации.

Здравствуйте! Сразу прошу прощения, если не в тот раздел пишу. Я работник отдела делопроиз-ва в учеб. учреждении. К нам пришло письмо след. содержания: «Информируем Вас о том, что Ваше учреждение включено в Перечень организаций, находящихся в ведении ___ и продолжающих свою деят-ть в особый период. (Про какой период особый идет речь так и не поняли???) Для организации работы по вопросам мобилизационной подготовки необходимо открытие учреждением своего режимно-секретного подразделения или заключения договора на оказание услуг по секретному делопроизводству с иными орг-ми. О принятом решении проинформировать Отдел по мобилизац. подготовке для направления в последующем комплекта метод. док-в по ведению мобилизац. подготовки.» Прочитала и ничего не понятно для меня. Точно знаю, заключать договор никто не будет, т.к. это лишние затраты для учреждения и скорее всего это все «свалят» на нас, делопроизводителей. Помогите разобраться какие действия нам нужно предпринимать сейчас, что от нас требуется?

Здравствуйте! Вам следует обратиться за разъяснениями в организацию, направившую это письмо и заодно запросить Перечень, на который они ссылаются. Особый период – это чрезвычайное положение, вводится решением Правительства в случае реальной угрозы нападения извне. Отдел по мобилизационной подготовке должен разрабатывать планы гражданской обороны. Режимно-секретное подразделение получает, разрабатывает, хранит документы, связанные с государственной тайной (секретные документы). Для работы этого подразделения должны быть подготовлены работники организации, имеющие доступ к государственной тайне, должно быть оборудовано специальное помещение. Для этого организация должна получить лицензию. Все решения по этому вопросу должно принимать руководство вашего учебного учреждения.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.38MB/0.00029 sec