Рейтинг@Mail.ru

Журнал регистрации входящих документов

Помещено в тему: Документооборот

Правила заполнения регистрационных форм входящих документов О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  • обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
  • регистрация проводится в одном месте,
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Номер Дата От кого получен (корреспондент) Исходящий номер Исходящая дата Краткое содержание Роспись в получении
236 24.04.2014 ООО «Клин» 04-12/102 23.04.2014 о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

  • документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
  • регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
  • для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
 

 
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

** Надоело использовать только 10% возможностей популярных офисных программ? Пришло время для уверенной работы в Word, Excel и PowerPoint - можно все самостоятельно изучить. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков: Word, Excel.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 72 комментария

Спасибо Вам большое очень полезные материалы храняться на сайте.

Добрый день!

Подскажите нужно ли прошивать и нумеровать входящие, исходящие журналы, по командировкам

возник принципиальный вопрос чем это регламентировано. Спасибо

Добрый день!

В соответствии со статьями 258г и 695з Перечня 2010 г. указанные Вами документы хранятся 5 лет, а на основании п. 3.6.3. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г., дела временного (до 10 лет включительно) хранения прошивать и нумеровать не надо.

День добрый!

Надо ли регистрировать в журнале «Входящей корреспонденции» документы для бухгалтерии присланные по факсу или почтой. Моя предшественница этого не делала.

Здравствуйте! В приложении к инструкции по делопроизводству Вашей организации должен быть перечень нерегистрируемых документов. Надо придерживаться его. Обычно не регистрируются счета, платежные поручения. Однако, если эти же документы направлены вместе с сопроводительным письмом, регистрировать их надо.

Татьяна.

Основным правилом регистрации является ОДНОКРАТНОСТЬ. Если бухгалтерия сама ведет регистрацию своих документов, то двойная регистрация будет нарушением.

Каким является носитель документа не имеет значения согласно ГСДОУ п.3,2,1,2, однако существуют рекомендации (как правильно указал админ — видимо, сама Евгения) по составлению перечня нерегистрируемых документов. В частности в ЕГСД п 4.1.5 рекомендует включать в эти списки и ряд бухгалтерских документов.

подскажите, если мне не хватает на конец года буквально пару-тройку листов в журнале, что делать? заводить новый и продолжать его с текущей нумерации? т.е. к примеру первая самая запись будет №1905 за 2012 г.

или можно как-нибудь законно добавить этих пару листов. А с нового года уже начать новый журнал с записи №1 за 2013 г. Спасибо!

Здравствуйте! Если у Вас журнал в виде книги, то лучше завести новый журнал, так как в такую форму сложно вклеить или прошить новые листы. Естественно, нумерация будет продолжаться (с №1905). Вы можете продолжить вести этот же журнал и в новом году, начав в январе нумерацию с нового листа и с №1.

Здравствуйте! Скажите, если журнал входящих документов не закончен на конец календарного года, с 2013 года продолжать этот журнал или завести новый с новой нумерацией?

Здравствуйте! С нового года нумерация обязательно начинается с №1. А журнал можно продолжить старый. Если документов мало, его можно вести несколько лет.

Здравствуйте, в нашей организации каждое подразделение ведет журнал учета входящей документации, т.е. сквозной нумерацией охвачены документы различного назначения (приказы, служебные записки и т.д.). При этом в каждой номенклатурной папке ведется реестр документов именно этой группы. Получается наслоение номеров. Какой выход вы подскажете?

Здравствуйте! Если регистрация ведется централизованно, то в подразделениях ведется учет документов. Каждый документ учитываются под уже присвоенным ему номером (в канцелярии или секретарем). В журнал учета, в реестры переносится этот регистрационный номер без присвоения нового.

Здраствуйте! Входящий документ отдается исполнителю и ставится на контроль, но если этот документ был отдан еще в прошлом году надо ли его перерегистрировать? И как это сделать?

Здравствуйте! Документ регистрируется только один раз. Если в нем указан срок исполнения на длительный период, то он переносится на следующий год. Для этого удобно использовать контрольные карточки.

Здравствуйте, помогите пожалуйста, я нечаянно зарегистрировала входящих два разных документа под одним номером. Подскажите, что делать?

Приписать к одному документу через дробь 1 или букву

например 111/а или 111/1

Здравствуйте! Единственный выход в этой ситуации – поставить литеру на одном из документов, соответственно, и в журнале регистрации.

Здравствуйте, я хочу получить ответ-разъяснение по вопросу оформления исходящих документов. надо ли заводить отдельный журнал регистрации исходящей корреспонденции, если наша организация ведет учет письменных и личных обращений граждан (частные), !!! не информационные или официальные. Заведя такой журнал регистрации исходящей корреспонденции, в итоге получается двойная регистрации одних и тех же документов идущих уже не по порядку, как с ними потом работать и искать нужное обращение не совсем понятно?

Здравствуйте! У Вас какая-то путаница с регистрацией. В журнале регистрации исходящих документов регистрируются все отправляемые из организации документы, а обращения граждан (как я понимаю, поступившие в адрес Вашей организации) регистрируются в журнале регистрации обращений граждан».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сроки хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции, и на основании чего эти сроки установлены. Спасибо.

Здравствуйте! В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности…» (2010 г.) журналы регистрации поступающих и отправляемых документов хранятся 5 лет (ст.258-г перечня).

Здравствуйте! Помогите пожалуйста найти решение в проблеме с регистрацией документов. Я работаю в администрации района. Регистрации документов смешанная – те документы, которые адресованы главе администрации регистрирует отдел делопроизводства, а документы адресованные заместителям главы администрации регистрируют их секретари. Проблемы возникла при переходе на электронную регистрацию документов. После того как глава пишет резолюцию на документ на исполнение заму секретарь так же регистрирует этот документ, и получается что у него 2 номера, 1 — присвоен отделом делопроизводства, 2 — в приемной заместителя, при переходе на электронную регистрацию такая двойная нумерация вызывает трудности. Как поступить в этой ситуации? Регистрировать все документы в отделе делопроизводства не получится – этим занимается один сотрудник, а объем достигает 4-5 тыс документов в год, и у сотрудника есть еще и другие обязанности. И второй вопрос – нужно ли дублировать регистрацию в бумажных журналах? Ведь они должны хранится 5 лет в организации. Спасибо

Здравствуйте! Основной принцип регистрации документов в делопроизводстве – однократность регистрации. Не надо повторно регистрировать документ, можно учесть его под тем же номером. Но идеальный вариант – централизованная регистрация.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, допускаются ли исправления в книге регистрации корреспонденции? И кто проверяет их?

Здравствуйте! Ошибки, а значит и исправления, при регистрации документов вручную неизбежны. Проверить порядок регистрации документов может вышестоящая организация.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста надо ли в исходящих и входящих журналах в конце года делать внутреннюю опись документов? Спасибо!

Здравствуйте! К регистрационным журналам внутренние описи документов не составляются.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, как закрыть журналы регистрации входящих и исходящих документов, а так же приказов по основной деятельности за прошедший год? Проставляется ли в конце журнала заверительная надпись о количестве учтенных документов и в каких законодательных актах прописана эта процедура?

Здравствуйте! Нормативными документами по делопроизводству не регламентировано оформление каких-либо заверительных надписей о количестве документов в конце регистрационных журналов. Журнал регистрации приказов по основной деятельности, как дело постоянного срока хранения, подлежит полному оформлению: листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка дела. Для журналов регистрации поступающих и отправляемых документов достаточно оформить обложку с указанием первой и последней даты записей.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, в журналах регистрации исх и вход документации секретарь с нового года не начал новую нумерацию, а продолжил с прошлого, как это можно грамотно исправить?

Здравствуйте! Очевидно, грамотно уже не получится. Просто надо начать нумерацию с первого номера с начала следующего месяца.

С нового месяца начать с 1 номера разве это не будет нарушением? Ведь сказано начинать с 1 номера в начале года. В данной ситуации будет правильней продолжать нумерацию. В конце года сделать итоговую запись, тем самым заострить внимание каким номером закончена регистрация в данном году.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, проверяются ли (специальными службами) журналы входящей и исходящей корреспонденции (и папки с соответствующими письмами)?

Здравствуйте! Какие «специальные службы» Вы имеете в виду? Общий порядок регистрации документов и формирования дел может проверить вышестоящая организация. Кроме того, в зависимости от сферы деятельности организации, эти документы могут проверять и другие органы, вплоть до прокуратуры. Например, по вопросам исполнения обращений граждан, либо в рамках расследования какого-либо дела.

Добрый день! В нашей организации устанавливают СЭД в которой нет входящих номеров, т.е. документ в программе «живет» с исходящим номером. Насколько это правильно, не противоречит ли это нормативным государственным стандартам. Спасибо!

Здравствуйте! Действующий стандарт в сфере управления документацией – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Есть также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Оба документа устанавливают, что при работе в системе электронного документооборота составление, оформление, согласование электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, а электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. А по правилам делопроизводства поступающий (входящий) документ должен иметь регистрационный номер.

Здравствуйте! На титульном листе журнала регистрации есть строки «НАЧАТ», «ОКОНЧЕН». Журнал заводится на каждый календарный год. Подскажите, дату когда журнал «НАЧАТ» надо указывать 01 января 2014 года, или с учетом праздников, или по первому регистрируемому документу?

Здравствуйте! Согласно нормативам делопроизводства крайними датами в журнале регистрации являются календарные даты первой и последней записей в журнале.

Добрый день! Наш генеральный директор является генеральным директором двух организаций, допустим организация 1 (мы) и организация 2 (обе организации одной отрасли). Некоторые письма приходят в адрес и на имя организации 2 (соответственно регистрируются там же), но вопросы, затрагиваемые в письмах, стоят в сфере деятельности нашей организации. Генеральный директор отписывает письма нашим сотрудникам и организация 2 отправляет нам их по электронной почте, ответ даёт наша организация. Как правильно поступать в этом случае? Получается входящее письмо зарегистрировано в одной организации, а исходящее в другой. И соответственно приходит письмо на имя одной организации, а ответ даёт другая.

Здравствуйте! Правильно, чтобы письма, касающиеся вашей организации (1) были направлены (перенаправлены) в ваш адрес и, соответственно, зарегистрированы там же.

У нас объединили две организации. Расположены они на расстоянии 1,5-2 км друг от друга, что создает большие неудобства в регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Возможна ли регистрация в каждой организации корреспонденции, относящейся к данному подразделению?

Здравствуйте! Правилами предусматривается возможность децентрализованной регистрации документов. Поэтому можно разбить регистрацию на несколько баз.

Журнал исх документов закончился в апреле, с какого номера начать новый журнал

Здравствуйте! Нумерация продолжается в пределах календарного года. В новом журнале записывают следующий порядковый номер.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, журналы лабораторных исследований в федеральных органах государственной власти нумеровать надо по страницам или листам? И где это регламентируется? Заранее спасибо!

Здравствуйте! В делах, в том числе в журналах, нумеруются листы. («Основные правила работы архивов организаций» (2002), п. 3.6.8.).

Добрый день!

Подскажите пожалуйста, регистрируются ли требования, уведомления из налоговой, постановления от судебных приставов и других гос. органов в общем потоке входящих документов или для них необходимо завести отдельный журнал регистрации? Кто их регистрирует — секретарь или непосредственно исполнитель? Ставится ли на таких документах штамп входящего номера?

Спасибо

Здравствуйте! Перечисленные Вами документы лучше регистрировать в общем потоке поступающих документов, так как их объем не слишком большой. При централизованной системе документооборота все поступающие документы должны регистрироваться делопроизводственной службой (в небольших организациях – секретарем).

Здравствуйте, а ели исходящий номер дошел до 999, дальше как писать?? 1000 или по другому???

Здравствуйте! Присвоение порядковых номеров документам в журналах (карточках, БД и т.д.) регистрации поступающих и отправляемых документов проводится в пределах календарного года. Количество номеров не ограничивается, хоть 100000. С начала нового календарного года нумерация начинается с 1-го номера.

Подскажите, если по ошибке на одном входящем документе поставила разные числа у клиента 8 а у меня 9 числом идет? Что можно исправить, подана жалоба в суд на проверку. Я подозреваю, что могла ошибиться и я, однако при условии, что входящие проштамповываю и клиента и свой экземпляр одновременно, сразу при клиенте, вероятность один к ста.

Здравствуйте! В этой ситуации исправить уже ничего нельзя. Надо признать ошибку, объяснив, что разные даты поставила «по невнимательности», «вследствие большого объема документов» и т.п.

Здравствуйте! Подскажите, нужно ли присваивать входящий регистрационный номер обращениям граждан, сформированным через электронную приемную?

Здравствуйте! Регистрировать необходимо все документы кроме тех, которые входят в список нерегистрируемых документов (если такой список утвержден в вашей организации). Обращения граждан регистрируются в обязательном порядке, независимо от того, по каким каналам связи они поступили (см ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ).

Здравствуйте! Скажите пожалуйста, если журналы входящей и исходящей документации не закончены, можно ли с нового года завести новые? И необходимо ли их прошивать?

Здравствуйте! Можно начать новый журнал, можно продолжать регистрацию в старом журнале, но с первого номера с начала календарного года. Обычные регистрационные журналы прошивать не надо. В некоторых организациях есть требование по прошивке журналов регистрации документов с грифом «ДСП».

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, я совершенно случайно пропустила порядковый номер и уже ушла далеко, как мне быть? Спасибо.

Здравствуйте! Исправить пропуск всё равно уже невозможно. Не переживайте, такое бывает. Главное, чтобы это не вошло в систему.

Скажите, пожалуйста, как можно вносить исправления в журнал регистрации входящей документации, покажите на примере, я несколько документов зарегистрировала под индексами дел 01-18, а мне надо 01-17

Здравствуйте! Надо стараться избегать исправлений в регистрационные журналы. В Вашем случае можно аккуратно исправить номер с помощью корректора.

Здравствуйте. Нужно ли для служебных записок заводить отдельный журнал регистрации, или можно регистрировать их в журнале исходящих документов?

Здравствуйте! Внутренние документы, в том числе служебные записки, регистрируются отдельно.

Здравствуйте. Вопрос такой. Я работаю в организации, которая занимается теплоснабжением некоторых районов. В районах у нас организованы ОСП (обособленное структурное подразделение), там есть свои делопроизводители, которые принимают документы от потребителей (заявления разного характера) и служебные записки от мастеров и директоров своих подразделений. Все документы адресованы на нашего генерального директора. Как правильно фиксировать эти документы. Получается, что они ставят «входящий», но документ приходит к нам и я тоже фиксирую его как «входящий», получается двойная регистрация (два штампа почти что рядом). Я думаю, что эти документы от них все-таки исходящие и должны регистрироваться как исходящие, а к нам приходят соответственно как входящие. Права ли я? Еще дело в том, что у них штамп не «ОСП», т.е. не структурного подразделения, а наш — главный, основной. Я работаю недавно и как он у них оказался не знаю. Думаю, что у них должен быть такого вида штамп «ОСП исх. № ______» для регистрации документов описанного выше типа. Права ли я? Спасибо.

Здравствуйте! Если у вас одна организация (одно юридическое лицо) и документы направляются на генерального директора, то штамп должен быть один. Основное правило регистрации документов – однократность. Если документ при поступлении уже был зарегистрирован, то повторно его регистрировать не надо.

Здравствуйте! Спасибо, про «входящие» поняла. А вот вопрос про «исходящие» остался. Документы, которые поступают в ОСП, но адресованы нам они будут «исходящими», т.е. их надо регистрировать как исходящие? Поясните, пожалуйста.

Здравствуйте! Все поступившие документы регистрируются как входящие. Если они уже были зарегистрированы в вашем ОСП (с вашим входящим штампом), то повторно регистрировать их не надо.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, обязаны ли мы регистрировать входящий документ, поступающий в организацию в октябре 2014 года, исходящий номер и дата направления — октябрь 2013 г. Спасибо.

Здравствуйте! Любой поступивший в организацию документ должен быть зарегистрирован. При регистрации обязательно указываются исходящий номер и дата поступившего документа (каким его пожелали отобразить авторы, вам его просто перенести в свои регистрационные формы).

Здравствуйте!

У нас закончился Журнал регистрации исходящих документов. При заведении нового журнала его номер меняется или остается прежним?

Здравствуйте! Индекс дела при заведении нового тома (журнала) не меняется.

Доброго времени суток!

Подскажите пожалуйста, в каких нормативных документах регламентировано о том, что Журналы учета/регистрации в зависимости от специфики документов, например журналы приказов по основной деятельности, по личному составу, инструктажей по пожарной безопасности и т.д.) должны вестись в пределах календарного года? Т.к. в структурных подразделениях, зачастую можно увидеть, например журнал ... с 10.01.2006 по 15.09.2010, т.е. за несколько лет.

Заранее спасибо:)

Здравствуйте! Ведение журналов учета и регистрации документов нормативными документами не регламентируется. Пункт 3.5.3. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) рекомендует группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел и т.п. Регистрационные журналы, ведущиеся более одного года, можно отнести к переходящим делам. Действительно, если журнал заполнен в текущем году менее чем на половину, нет смысла в следующем году заводить новый журнал.

MAXCACHE: 0.45MB/0.00054 sec