Рейтинг@Mail.ru

Журнал регистрации входящих документов

Помещено в тему: Документооборот

Правила заполнения регистрационных форм входящих документов О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  • обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
  • регистрация проводится в одном месте,
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Номер Дата От кого получен (корреспондент) Исходящий номер Исходящая дата Краткое содержание Роспись в получении
236 24.04.2014 ООО «Клин» 04-12/102 23.04.2014 о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

  • документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
  • регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
  • для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
 

 
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 130 комментариев

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать?

Здравствуйте! Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Обычно делается запись в свободной форме, например, «документ зарегистрирован ошибочно».

Здравствуйте!

Есть журнал выдачи печатей и штампов, НО он как выяснилось велся бухгалтерией не надлежащим образом, так сказать «тяп-ляп». Поэтому решено (устно) передать его в отдел делопроизводства (далее — ОД). Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал (так сказать, с чистого листа начать). Возникает вопрос: правомерно ли это?? Или как правильно тогда провести данную работу по передаче из одного структурного подразделения (далее СП) в другое, дабы не попасть в будущем впросак из-за безалаберности сотрудников бухгалтерии. И опять же при назначении ответственных по печатям/штампам например в той же бухгалтерии: гл. бух как рук-ль СП отказывается брать на себя ответственность за ту же печать кассы, т.к. не использует ее в работе и ссылается что ответственность за данную печать должна нести кассир. Как быть?

Здравствуйте! Передачу журнала учета печати и штампов из одного структурного подразделения в другое надо оформить приказом. Можно завести новый журнал, форма такого журнала есть в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009. В журнале надо проставить оттиски всех действующих в организации печатей и штампов, указать должности, ФИО ответственных за каждую печать (штамп); выдавать их под роспись.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста:

1) что именно писать в констатирующей части (преамбуле) и распорядительной в приказе « О передаче журнала учета печати и штампов из бухгалтерии в отдел делопроизводства»?

2) гл. бух как руководитель СП отказывается брать на себя ответственность за печать бухгалтерии, копия верна, т.к. не использует ее в работе и ссылается, что ответственность за данную печать должна нести кассир. Как ей доходчиво аргументировать?

3) «Прошито, пронумеровано...» кем подписывается данный журнал начальником ОД или руководителем? И обязательно ли на него ставить сургучную печать!

Здравствуйте!

1) Допускается начинать приказ прямо с распорядительной части, без преамбулы. Если очень хочется начать с преамбулы, то напишите: «В целях усиления контроля за хранением и использованием печатей и штампов…». Либо что-то другое, в зависимости от ситуации в вашей организации. Вам лучше знать.

2) Можно и кассира назначить ответственным за хранение печати. Если все отказываются, назначьте приказом (распоряжением). Какие тут могут быть аргументы?

3) Заверительную надпись в журнале заполняет и подписывает тот, кто ведет журнал. Сургучная печать не ставится!

Здравствуйте! Спасибо Вам за ответы и разъяснения. Я извиняюсь, но я не совсем поняла, что все-таки писать в распорядительной части данного приказа?

Здравствуйте! Решили с нового года обращения граждан регистрировать отдельно от других входящих. Какая форма журнала регистрации обращений граждан должна быть? Можно использовать обычный журнал регистрации входящих? Надо ли его прошивать?

Помимо личных обращений граждан в наше учреждение, вышестоящая организация пересылает нам обращения граждан, которые поступили к ним (с просьбой дать пояснения по заявлению, разобраться в ситуации и пр.). В каком журнале нужно регистрировать их? В журнале регистрации входящей документации или обращений граждан?

Здравствуйте! Методические документы по делопроизводству рекомендуют выделять регистрацию жалоб и обращений граждан в отдельный массив. Прошивать журналы не надо. Форму регистрации можно взять на сайте. По поводу второго вопроса. Если ответ заявителю дает не ваша организация, а вышестоящая, то лучше регистрировать такие документы в общем журнале регистрации поступающих документов.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить пустые неиспользованные листы перед закрытием журнала (в связи с новой формой ведения журнала) после записи о количестве записей и использованных листов? Спасибо

Здравствуйте! Что значит оформить пустые листы? Они никак не оформляются.

Здравствуйте! Нужно ли заводить отдельные журналы регистрации выдачи копий приказов в бухгалтерию и финансово-экономический отдел, т.е. 2 журнала либо в одном можно вести данную регистрацию?

Здравствуйте! Нет необходимости вести такие журналы, достаточно составлять список рассылки приказов.

Мы рассылаем приказ по внутр. эл. почте, но помимо этого всегда в бухгалтерию отдаем копии приказов под роспись. Т.е. если возникает вопрос «А у нас этого приказа нет, Вы нам его не отдавали» мы смотрим у себя по табличке «Что все отдано такому то, тогда то».

А по спискам рассылки... как тогда доказывать что приказ передан исполнителю точно в срок?

Здравствуйте! Если отдаете копии приказов под роспись, то пусть рядом с подписью ставят дату.

Здравствуйте! В 2015 году мы все поступающие в организацию документы регистрируем в одном журнале. С 2016 года думаем начать вести новый журнал по регистрации обращений граждан и соответственно отдельную папку куда будут они подшиваться. Как правильней поступить?

Здравствуйте! Завести журнал регистрации и учета обращений граждан с 01.01.2016 и формировать сами обращения и ответы на них в отдельные дела по вопросам деятельности, если объем этих документов небольшой – в одну папку.

Подскажите, пожалуйста! Если в журнал регистрации с нового года по ошибке продолжила нумерацию за прошлый год. Как исправить ошибку?

Здравствуйте! Просто начните новую нумерацию с текущей даты.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у журнала учета поступающих документов должен быть свой номер? Может ли он соответствовать номеру дела такого журнала согласно номенклатуре дел организации? Спасибо!

Здравствуйте! Журналу присваивается индекс дела по номенклатуре дел согласно заголовку дела. Этот индекс проставляется на обложке журнала.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, как закрыть и открыть новый журнал регистрации входящих документов, если это произошло в середине года?

Здравствуйте! Надо просто начать регистрировать документы в новом журнале, нумерация должна продолжаться.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в журнале заявок в середине 2015 года по каким-то причинам прекратили вести нумерацию заявок. Теперь подняли вопрос, чтоб восстановить нумерацию в июне 2016 года. Как правильно это сделать? С заявки №1 или пересчитать все заявки с 01.01.2016 года?

Здравствуйте! Продолжить регистрацию заявок с 01.01.2016, начав нумерацию с первого номера.

Здравствуйте. У нас внедрена СЭД ДЕЛО. Журналы регистрации входящей и исходящей документации хранятся по номенклатуре 5 лет и только электронно в системе. Обязаны ли мы в конце года распечатывать журналы, подшивать и хранить в бумажном виде 5 лет или достаточно хранить в системе электронно? Каким официальным документом этот момент регламентирован?

Здравствуйте! Документы временного срока хранения можно хранить в электронном виде, не распечатывая. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, регламентируют хранение документов в электронном виде.

Здравствуйте! В распорядительной части приказа можно написать:

1. Возложить контроль за учетом, использованием и хранением печатей и штампов на начальника отдела делопроизводства А.А. Попову.

2. Начальнику отдела делопроизводства А.А. Поповой разработать Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации в срок до 01.12.2015.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.42MB/0.00029 sec