Рейтинг@Mail.ru

Система электронного документооборота – выбор СЭД

Помещено в тему: Документооборот

Параметры выбора СЭД width= Если появилась потребность ведения делопроизводства по-новому – с автоматизацией процессов обработки документов, то пора задуматься, как наилучшим образом выбрать подходящую систему электронного документооборота (или СЭД). В предыдущей статье уже рассмотрено какого эффекта стоит ожидать от внедрения электронного документооборота.

Некоторые раздумья могут иметь место о целесообразности перехода совсем малым фирмам. Когда сотрудники располагаются в одном-двух помещениях, и каждый человек отвечает сразу за несколько направлений деятельности. В этом случае вероятно совсем не сложно осуществлять взаимодействие в текущей работе с документами внутри коллектива. Тогда главными факторами будут простота и возможность реализации недорого варианта решения.

Частично решить задачу возможно применением строго определенной структуры расположения папок и файлов на сервере. Для движения информационного потока (передача на исполнение, согласование, отправление адресатам документов и т.п.) используют возможности электронной почты. Регистрируют документы в табличной форме в обычном файле, например, в формате xls.

Но если данным способом закрыть возникающие потребности не удается в полной мере, а требуется наладить более эффективное взаимодействие, то пришло время электронного документооборота. Значит, появляется задача: подходящая система электронного документооборота – как ее выбрать грамотно.

Критерии выбора СЭД

Я сразу хочу пояснить, что статья написана с точки зрения делопроизводства. В технических деталях я совсем не разбираюсь, поэтому техническая сторона вопроса не будет рассмотрена совсем.

  • Всегда считайте свои денежки. При выборе СЭД обратите внимание не только на цену системы (лицензии), стоит еще просчитать ее окупаемость. Важный момент – и еще необходимо оценить масштаб затрат на обслуживание СЭД уже в процессе ее эксплуатации. Если в штате компании нет компетентного «специального человека» способного разобраться и что-то сделать самостоятельно, то постоянно пользоваться услугами специализируемой организации может быть довольно накладно (скрытые затраты, которые могут оказаться весьма значительными).
  • В самом начале следует определиться, что конкретно вы ожидаете получить от системы электронного документооборота. Иными словами надо составить список наиболее важных требований. Ожидаемый функционал – это один из важных критериев для выбора СЭД, чтобы не переплачивать за лишнее или потом не раздражаться от отсутствия необходимой функции. В процессе выбора учитывают объем документооборота, наличие удаленных филиалов, важность связей по горизонтали.
  • Оцените простоту (сложность) работы в приобретаемой системе электронного документооборота (настройку, наличие «кнопочек», полей формы для заполнения, скорость операций и т.д.).
  • Необходимо определиться со степенью надежности СЭД. Речь идет о возможности репликации (создании дубликата базы данных), резервного копирования, использовании оперативной и архивной базы данных. Об этом лучше узнать у специалистов, разбирающихся в технических деталях, а так же о вопросе совместимости уже имеющегося в компании программного обеспечения с приобретаемой системой.
  • Еще необходимо учитывать наличие возможности по «доделыванию» приобретаемой системы под свои чаяния и нужды с помощью своих специалистов или заказа выполнения работы сторонней организации, а также предусмотреть возможность увеличения системы в будущем (в случае необходимости подключения новых пользователей), например из-за роста бизнеса компании.

 
Собственно говоря, перечисленные параметры для выбора СЭД являются взаимоисключающими друг друга. Не бывает одновременно простоты работы с высокой функциональностью и надежностью, и при всем при этом — недорогое решение. Поэтому ваша задача предусмотреть и заплатить только за действительно вам необходимое.

И только читая отзывы в Интернете, правильного решения не принять. Необходимо установить демо-версию предварительно выбранной системы (может даже не одну) и посмотреть – результат совпадает с ожиданиями или нет после тестирования. Учитывайте только, что полностью вы не будете удовлетворены никогда (у каждой системы будут свои сильные стороны и различные слабые места). В процессе использования демо-версии появились вопросы – отлично. Задайте их службе поддержки и посмотрите на скорость реакции, ответ по существу, вежливость, их заинтересованность и т.д.

Читайте продолжение изложения данной темы. В следующей статье будет приведена характеристика наиболее распространенных у нас в стране систем электронного документооборота для облегчения выбора СЭД.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи Один комментарий

Очень полезная статья, хотелось бы поделиться и своим опытом.

В прошлом году в нашей компании возникло несколько задач, связанных с СЭД. Во-первых, необходимо было выбрать новую СЭД взамен предыдущей системы, которая перестала удовлетворять бизнес. Во-вторых, необходимо было выбрать такую СЭД, которая станет стандартом для всех компаний холдинга. Поэтому ключевыми требованиями к новой СЭД стали:

— высокая производительность и скорость работы;

— установка собственной инсталляции сэда в каждой компании холдинга и возможность объединения в единое информационное пространство;

— гибкость системы, возможность его адаптации без программирования под требования бизнеса.

После многоэтапного отбора была выбрана система WSS Docs от разработчика WSS-Consulting. В настоящий момент, система WSS Docs признана пользователями и высшим руководством корпоративным прототипом и готова к тиражированию на всех предприятиях Холдинга. Понравилось, что мы получили гибкий «движок», высокую скорость, эффективный пользовательский интерфейс. Важным моментом была относительно невысокая стоимость самой системы и ее внедрения.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.37MB/0.00029 sec