Рейтинг@Mail.ru

Регистрация исходящих документов

Помещено в тему: Документооборот

Основные правила регистрации исходящих документов Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих  документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).
 

 
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Краткое содержание

Исполнитель

Куда помещен документ (№ дела)

Отметка об
исполнении

982 25.05.2014 Арбитражный суд О направлении ходатайства Ковалева А.И. 04-12 Отправлено почтой

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

Евгения Полоса

** Система "Е1 Евфрат". Электронный документооборот в действии - установите бесплатно демо-версию и оцените ее преимущества на практике.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 43 комментария

Здравствуйте! Составляю архивные справки и регистрирую их в журнале выдачи архивных справок. Но не уверена в том, какой исходящий номер ставить. Сейчас беру исходящий номер в приемной (так делалось до меня). Пример: Исх. 1-14/38 от 25.01.2013. Не лучше ли будет ставить исходящий номер от архива? В номенклатуре есть индекс журнала выдачи архивных справок — 18-09. Правильно ли будет ставить исходящий так: 18-09/38 от 25.01.2013? Можно ли сменить индекс исходящего номера с марта месяца или ждать начала следующего года?

Здравствуйте! Вы правы, логичнее проставлять индекс «от архива». Но здесь надо исходить из того, где формируются и хранятся вторые экземпляры справок. В журнале справки регистрируются, а сама папка со справками в архиве или в приемной? Или же справки формируются в общем потоке исходящих документов? То есть, при регистрации архивных справок нужно ставить индекс дела, в которое эти справки подшиваются. И надо придерживаться утвержденной номенклатуры дел. Рекомендую Вам на следующий год предусмотреть в номенклатуре дел архива наряду с журналом выдачи архивных справок, дело с архивными справками.

Добрый день! Подскажите, можно ли объединить исходящие номера в журнале регистрации, если ВСЕ номера направляются в одну организацию? (Например исх. № 1-10 в ООО «Мастер»)

Здравствуйте! Может быть один индекс (01-10), но номер у каждого исходящего документа должен быть свой (01-10/250 и т.п.).

Скажите пожалуйста, где я могу пройти курсы кадровика по делопроизводству

Здравствуйте! К сожалению, такой базы у меня нет. Можно поискать в Интернете, там много подобных предложений. Знаю, что профессиональную подготовку в сфере делопроизводства, в том числе кадрового, проводит ВНИИДАД (посмотрите их сайт). Они проводят курсы и заочное обучение с выдачей дипломов.

Здравствуйте, Евгения!В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах. Как оформляется на втором экземпляре подпись руководителя, если руководитель подписывает только первый экземпляр? «Подпись верна» и роспись делопроизводителя? Или на каждом экземпляре ставить штамп «Копия верна»? Если можно, то в каком документе об этом говорится?

Здравствуйте! В практике делопроизводства принято подписывать два экземпляра исходящего документа. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в деле. Нормативными документами это не регламентируется. Можно прописать это в инструкции по делопроизводству Вашей организации, в противном случае придется заверять все экземпляры исходящих писем, остающихся в организации, т.к. не подписанный и не заверенный документ не имеет юридической силы. Как заверить можно прочитать здесь.

Здравствуйте!

При регистрации исходящих писем сначала присваивает № Исх. подразделение-исполнитель, затем Секретариат. Н-р: Исх№ 03-678/01-765. Верно ли это? И могут ли письма регистрироваться только ответственным подразделением и направляться Адресату, минуя Секретариат? Спасибо.

Здравствуйте! Правила делопроизводства предполагают однократную регистрацию документа. Либо все исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства, либо в структурных подразделениях. Присваивается номенклатурный номер (индекс дела) того дела, где будет храниться документ.

Здравствуйте, скажите, пожалуйста, нужно ли регистрировать в секретариате документы как внутренние следующего содержания: установить индивид. график работы; график работы в выход. дни...

И еще вопрос по поводу консультаций или обучения по делопроизводству, подскажите, пожалуйста. Спасибо.

Здравствуйте! Как правило, все внутренние документы, должны регистрироваться. В делопроизводственной службе регистрируются приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции. Служебные и докладные записки регистрируются в структурных подразделениях. Порядок регистрации документов и массивы (группы) регистрируемых документов должны быть установлены инструкцией по делопроизводству организации. Особенности регистрации документов зависят от масштаба организации и принятой формы регистрации (централизованная или децентрализованная). Графики, как правило, утверждаются приказами, тогда отдельно регистрировать их не надо. Если они не утверждаются приказами, то регистрироваться могут как в секретариате (графики работы в выходные дни), так и в структурном подразделении (индивидуальные графики работы).

В масштабе РФ повышением квалификации и подготовкой (переподготовкой) специалистов по документоведению и архивному делу занимается ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела). ОЦПК (Отраслевой центр повышения квалификации) ВНИИДАД проводит тематические семинары по делопроизводству (1-2 недели), а также проводит годичные заочные и очно-заочные курсы с выдачей дипломов. Информацию можно посмотреть на сайте ВНИИДАД. В регионах можно обратиться в государственный архив, либо в уполномоченный орган региона по архивному делу. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу. Здесь еще примеры обучения делопроизводству.

Добрый день! Вначале хотелось бы поблагодарить вас за очень хороший и полезный сайт. И вопрос задать: есть исходящие письма с приложениями, письма составляются в двух экземплярах, а обязательно ли и приложения составлять в двух экземплярах, чтобы подшивать их у себя? Заранее благодарю.

Здравствуйте! «Копия документа вместе с визами и приложениями…подшивается в дело». («Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утв. приказом Росархива от 23.11.2009 №76).

Здравствуйте! Спасибо огромное за ответы! И еще вопросы: каким числом правильно утверждать, вводить номенклатуру дел на новый год: с 01.01.2014 или 09.01.2014? В исх. письмах если 2 адресата (второму копия) нужно ли писать «Уважаемый...» обращаясь к первому адресату?

Здравствуйте! Номенклатура дел утверждается в декабре и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Если во второй адрес письмо (копия) направляется только для информации, то обращение «Уважаемый…» можно оставить. Если же письмо направлено обоим адресатам, то обращение можно опустить, начав письмо «Просим Вас...», «Предлагаем Вам…», либо использовать этикетную фразу «Уважаемые господа!"

Здравствуйте! Подскажите, можно ли зарегистрировать два письма (совершенно не относящиеся по теме друг к другу) под одним номером, но у одного письма номер будет еще с дробью, например исх №45и №45/1. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Каждому документу должен быть присвоен свой номер. Когда к регистрационным номерам добавляют дополнительный знак (45/1, 45а и т.д.) понятно, что произошла техническая ошибка, либо документ зарегистрирован «задним» числом. Чтобы Вас не заподозрили в фальсификации, надо избегать этого.

Здравствуйте! Можно ли регистрировать письма с одинаковым содержанием в разные организации под одним исходящим номером?

Здравствуйте! Если это одно письмо, адресованное в несколько организаций (все адресаты указаны в письме или составлен список рассылки), то регистрируется под одним номером. Если же письма одинакового содержания оформлены как отдельные (на каждом письме указан свой адресат), то каждое письмо регистрируется отдельно.

Здравствуйте! Тут уже был задан этот вопрос, но хотелось бы уточнить: если во входящих/исходящих письмах указывается — приложение такое-то на стольких-то листах, то я должна делать копии приложений себе при регистрации и подшивать?

Здравствуйте! В дела с перепиской письма подшиваются вместе с приложениями.

Добрый день! Такая проблема, в журнале регистрации обнаружен пропуск номеров (60) как это правильно зафиксировать

Здравствуйте! А листе-заверителе дела напишите: «№ 60 пропущен в связи с технической ошибкой. Подпись. Дата»

Добрый день, у нас в организации недавно утвердилась инструкция по делопроизводству согласно которой журналы регистрации немного другого формата (некоторые пункты добавились), что делать с журналами старыми: я могу продолжить регистрацию в них, а с нового года начать уже с заведения нового журнала.

Здравствуйте! Конечно, удобнее начать новые журналы с нового календарного года. Но если издан приказ о введении в действие инструкции с такой-то даты, то с этого времени и надо заводить новые формы. Можно закрыть старые журналы, завести новые с продолжением регистрационных номеров.

Добрый день! Подскажите, можно ли справки выдаваемые работникам с места работы регистрировать не в общем журнале исходящих документов, а завести отдельный? Когда это можно сделать — с нового года или с нового месяца? и какая будет тогда нумерация?

Здравствуйте! Для любого массива (группы) документов можно завести отдельный регистрационный журнал, лучше с начала календарного года.

Добрый день! Скажите пожалуйста где законодательно прописано, что регистрировать исходящую корреспонденцию можно не только в специальных программах СЭД, но и в электронном виде (Word, Excel). И как правильно вести себя при проверке контролирующих органов (налоговой полиции). Как им при необходимости предоставлять такой журнал???

Здравствуйте! Российское законодательство не регламентирует подобные вопросы. В нормативно-методических документах по делопроизводству не прописано, что нельзя регистрировать документы в Word, Excel.

Для предоставления журналов проверяющим организациям необходимо просто их распечатать.

Евгения, добрый день! Нам необходим Ваш профессиональный взгляд на один вопрос.

У нас в компании ведется журнал исходящей документации: приказы, исходящие документы и т.п.

Раньше, журнал был разделен на подгруппы: распоряжения, приказы, исходящие документы, и регистрация каждой подгруппы начиналась с №1. Теперь нет никакого разделения — все документы регистрируются одним потоком, им присваиваются номера по порядку.

К чему может привести такая регистрация? Подскажите пожалуйста, как правильно необходимо вести журнал регистрации исходящих документов (у нас достаточно крупная компания)?

Будем бесконечно признательны Вам за ответ.

Здравствуйте! По правилам на каждую группу разделяют по виду документов, срокам хранения. Недопустимо регистрировать все документы в одном журнале. При этом вы почему-то приказы и распоряжения относите к исходящим документам. Это внутренние документы! Регистрация всех документов «одним потоком» приводит к путанице, затрудняется поиск документов, нарушается порядок формирования дел.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста как правильно регистрировать ЛНА. У нас в номенклатуре заголовок так и называется «журнал регистрации ЛНА» Казалось бы 1, но при распечатке оказалось Инструкции-1, Положения-2, Регламенты-3, и так 5 видов, как же сшивать все вместе? К тому же его еще и ни разу не распечатывали с 2008 года, вносились и добавлялись строки по регистрации структурных подразделений, издавались изменения к тому или иному документу нумерация «присоседилась». В общем, теперь полная путаница. А сам журнал по Перечню «пост» ср. хр. Можно ли все ЛНА регистрировать сквозным номером, н-р в пределах 5 лет (срока ведения журнала как «Переходящее дело»)? Помогите мне пожалуйста, нигде не могу найти правильное решение, к тому же пересматриваю Инструкцию по делопроизводству, надо прописать эту процедуру. Буду вам очень признательна за ответ.

Здравствуйте! Место и способ регистрации внутренних документов должен определяться инструкцией по делопроизводству организации. Нормативные документы по делопроизводству рекомендуют регистрировать организационно-распорядительные документы организации отдельно по каждому виду. По поводу локальных нормативных актов такой рекомендации нет. Однако удобнее завести отдельные регистрационные формы для каждого вида этих документов, тогда бы у вас не возникали подобные вопросы. Предусмотрите это в новой инструкции по делопроизводству.

Здравствуйте! в журнале исходящих документов, все ли надо регистрировать? Касаемо счета фактур, счет на оплату, Акты ............

Здравствуйте! В организации надо составить перечень нерегистрируемых документов (можно включить в инструкцию по делопроизводству). Обычно счета и счета-фактуры не регистрируются в делопроизводстве.

При отправке писем более чем 4м адресатам составляется список (расчет) рассылки.

Всем письмам присваивается один исходящий номер (к примеру № 100 от 3 июня 2014г., и в расчете рассылки пять адресатов). Получается, что пяти разным адресатам приходит письмо с одинаковым номером.

Вопрос: правильно ли, что на пяти письмах разным адресатам будет стоять одинаковый исх. номер? или меняется номер экземпляра? как поступить в данной ситуации?

Здравствуйте! Если один документ (письмо) рассылается нескольким адресатам, то при регистрации ему присваивается один номер. Считается, что это не пять писем, а одно письмо, направленное нескольким организациям.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, регистрируются ли характеристики на работников организации для предоставления в ту или иную организацию? Кто и где их регистрирует?

Здравствуйте! Характеристика направляется в стороннюю организацию вместе с сопроводительным письмом. Сопроводительное письмо регистрируется в обычном порядке в службе делопроизводства или у секретаря, либо в другом подразделении (как установлено инструкцией по делопроизводству организации).

Разъясните, пожалуйста, ситуацию. По электронной почте получен официальный ответ на мое заявление, но никаких регистрационных отметок на нем нет, как и подписи, является ли это нарушением правил.

Здравствуйте! Официальные электронные документы подписываются ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Электронная подпись является полноценным аналогом собственноручной подписи. Для граждан учреждения обычно сканируют ответ, чтобы была видна подпись должностного лица. Регистрационный номер должен быть проставлен на письме.

Здравствуйте! Я недавно работаю секретарем и еще не все знаю, входящую корреспонденцию целый месяц не регистрировала, как быть сейчас? заранее спасибо!

еще вопрос: нужно делать копии входящих и исходящих. Спасибо!



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.43MB/0.00034 sec