Рейтинг@Mail.ru

Регистрация исходящих документов

Помещено в тему: Документооборот

Основные правила регистрации исходящих документов Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих  документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).
 

 
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Краткое содержание

Исполнитель

Куда помещен документ (№ дела)

Отметка об
исполнении

982 25.05.2014 Арбитражный суд О направлении ходатайства Ковалева А.И. 04-12 Отправлено почтой

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 114 комментария

У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. в одном журнале, двух организаций?

Здравствуйте! Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли в организации, помимо журнала регистрации исходящих документов и журнала регистрации входящих документов (где регистрируется вся исходящая / входящая документация), завести также журнал регистрации исходящих запросов ценовой информации (вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник) и соответственно отдельный журнал регистрации входящей ценовой информации (также вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник)? Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Спасибо.

Здравствуйте! Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов (групп) документов.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужна ли регистрация для производственной характеристики?

Здравствуйте! Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо. Как внутренний документ характеристика формируется вместе с другими документами (представление, справки и др.) в составе личного дела, документов по аттестации. Образец оформления характеристики размещен на нашем сайте.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.38MB/0.00040 sec