Рейтинг@Mail.ru

Согласование и регистрация приказов

Помещено в тему: Оформление документов

Приведен порядок согласования и форма Журнала регистрации приказов Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 236 комментариев

Здравствуйте! Можно ли при издании приказа задним числом не присваивать ему номер во избежание путаницы, а проставить, например, б/н (без номера)?

Здравствуйте! Нет, это совсем недопустимо, лучше уж присвоить литерный номер.

О согласовании производственных приказов:

Обязательно ли должно быть согласование заместителей начальника управления. На некоторых приказах согласование только юриста. Правильно ли это? Чем я могу убедить руководителя, что согласование — это обязательно, и не просто юриста, а должностных лиц, которых касается содержание приказа: например резолюция одного из замов. Заранее буду благодарна за ответ.

Здравствуйте! Все лица, упомянутые в приказе (которых касается приказ), должны быть ознакомлены с ним под роспись. Это лист ознакомления. Замечу, что резолюция накладывается уже после согласования и подписания приказа. По поводу согласования ГОСТ Р 6.30-2003 прописывает, что документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом, и по необходимости, руководителем службы ДОУ.

Сколько по времени отдел делопроизводства может проверять приказ? После проверки, что и где написать на приказе, если он проверен, к примеру, и там все верно?

Сроки согласования нормативными документами не оговариваются, но, конечно, они должны быть разумными. Можете установить сроки согласования документов в своей инструкции по делопроизводству.

Что делать если приказ по основной деятельности был зарегистрирован в журнале регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности? Можно ли прекратить действие ошибочно зарегистрированного и издать новый в другом отделении?

Здравствуйте! В данном случае так и надо сделать – отменить приказ по административно-хозяйственной деятельности и издать новый приказ по основной деятельности.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какую надпись надо оставить в журнале, если я отменяю приказ по основной деятельности

Здравствуйте! После издания приказа об отмене этого приказа в журнале регистрации (в примечании) можно сделать отметку, что приказ отменен, проставить номер и дату приказа об отмене.

Здравствуйте. Такая проблема: пришла в отдел кадров недавно, начала наводить порядок и обнаружила 3 приказа, которые не зарегистрировали в журнале. Они были оформлены в июне этого года. Могу ли я сейчас в августе занести их в журнал? Заранее благодарна за ответ

Здравствуйте! Конечно, приказы должны быть зарегистрированы, однако «задним» числом сделать это сложно. Надо смотреть, что за приказ. Если он обязательно привязан к дате (например, прием или увольнение), то в августе зарегистрировать этот приказ уже нельзя.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, можно ли вписывать дату в приказе ручкой?

Здравствуйте! Можно, и такое часто встречается. Датой приказа считается дата его подписания, и не всегда можно определить заранее, при подготовке приказа, когда он будет подписан. В этом случае дата проставляется вручную при регистрации после подписания приказа.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, можно ли в одном приказе написать «разработать» и «утвердить» определить сроки до какой даты, назначить ответственных. И потом опять издать приказ отдельно об утверждении этого документа, когда он будет готов. Правильно ли это? Или все-таки сначала издать приказ о разработке, определить сроки до какой даты, назначить ответственных, а потом утвердить?

Здравствуйте! Конечно, утверждаются уже подготовленные (разработанные) документы. Однако большой ошибки в первой формулировке нет, если имеется в виду, что документ необходимо утвердить до определенной даты. Если документ требует утверждения, то после его разработки следует издавать приказ об утверждении, допускается также проставление грифа утверждения на самом документе в правом верхнем углу (УТВЕРЖДАЮ), в этом случае приказ не издается, для такого случая и подойдет такая формулировка. Например, «разработать и утвердить» штатное расписание, смету.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.4MB/0.00032 sec