Рейтинг@Mail.ru

Согласование и регистрация приказов

Помещено в тему: Оформление документов

Приведен порядок согласования и форма Журнала регистрации приказов Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 262 комментария

Добрый день! Подскажите пожалуйста как зарегистрировать в книге приказов приказы задним числом. Н-р в сентябре месяце я зарегистрировала все приказы, а директор в начале октября решила вставить еще приказы на начало сентября. Октябрь зарегистрировать я еще не успела.

Здравствуйте! Попытайтесь объяснить руководителю, что регистрация приказов и других документов «задним числом» — нарушение. Если уж он настаивает, то единственный выход – заново переписать книгу приказов с сентября.

Пыталась и не единожды! каким нормативом можно аргументировать?

Такого нормативного документа нет. Но и так понятно, что регистрация документов задним числом – это своего рода фальсификация.

Как согласовать Приказ с филиалами (то-есть — на расстоянии)?

Здравствуйте! Оформить лист согласования и выслать на подпись.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как зарегистрировать в книге приказов приказы задним числом. В сентябре месяце я зарегистрировала все приказы, а директор в начале октября решила вставить еще приказы на начало сентября. Октябрь зарегистрировать я еще не успела. Спасибо.

Здравствуйте! Регистрация приказов «задним числом» — это нарушение. Обычно в таких случаях приказам присваивают литерные номера, но это всё равно нарушение.

Здравствуйте! Подскажите можно ли в одном журнале сразу сделать журнал регистрации приказов на отпуск, увольнение, перевод и прием сотрудника. И если можно, то как правильно составить приказ для утверждения этого журнала.

Здравствуйте! Приказы о приеме, переводе и увольнении работников хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках – 5 лет. Поэтому регистрировать приказы на отпуск надо отдельно от приказов о приеме, переводе, увольнении и, соответственно, в разных журналах.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста. В приказе говорится об установлении персональной надбавки с 01.01.2014, сам приказ подписан 21.01.2014, можно ли его регистрировать 21.01.2014, или регистрация будет «задним» числом с добавлением литеры?

Здравствуйте! По всем правилам делопроизводства приказы регистрируются в день подписания.

Здравствуйте! Скажите, можно ли перевести человека на другую должность с 11-го числа, а приказ зарегистрировать 14-го числа?

Здравствуйте! Подобный приказ должен быть зарегистрирован либо 11-го, либо ранее (соответственно, одного месяца).

Правильно ли зарегистрировать приказ текущей датой, например 19.03.2014, если в тексте приказа в предписываемых действиях указано: С 01.01.2014 перевести в консервацию самолет и т.д

Здравствуйте! Такой приказ должен быть зарегистрирован не позднее 01.01.2014.

Здравствуйте!

Наш главный бухгалтер решила вести свою регистрацию приказов по бухгалтерии. Убедить её о том, что регистрация приказов осуществляется только у делопроизводителя бесполезно. Как убедить, что это не верно.

Здравствуйте! Последний нормативный документ по делопроизводству – «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п.3.4.9.) устанавливает, что в инструкции по делопроизводству должно быть определено место регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу. Разумеется, все приказы по основной деятельности должны регистрироваться в едином массиве, в одном месте, в одном журнале (БД). Как правило, это делопроизводственная служба. По этому вопросу я отвечала, наверное, вашему бухгалтеру (Галина) буквально вчера. Чтобы в дальнейшем у вас не возникало подобных проблем, разработайте свою инструкцию по делопроизводству, где четко пропишите, где что регистрируется и т.п. Тогда все сотрудники обязаны будут выполнять требования внутренней инструкции. За основу возьмите вышеупомянутые Методические рекомендации.

Добрый день. В каком порядке должны быть написаны должности (в первой строке самая высокая должность по структуре и далее по убывающей или наоборот):

а) в листе согласования;

б) в документе, где есть подпись руководителя, а ниже написано СОГЛАСОВАНО и указаны должности?

Здравствуйте! Порядок расположения подписей в визах согласования документа нормативными документами не регламентируется. Подписи должностных лиц можно располагать в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Добрый день! Скажите пожалуйста, а подписанный и зарегистрированный приказ в течение сколько дней нужно ознакомить с работником? Заранее спасибо!!!

Здравствуйте! Как правило, в этот же день либо на следующий.

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста при привлечении на работу в выходной день или сверхурочное время нужно ли в первую очередь писать наряд-вызов на эти роботы, утверждать руководителем, а затем на основании наряд вызова писать приказ

Здравствуйте! По этому вопросу Вам следует обратиться в Гострудинспекцию, либо к специалисту по кадрам. Наш сайт помогает в оформлении документов.

скажите плиз, нужна ли виза главного бухгалтера и юриста на приказах о приеме на работу, увольнении?

Здравствуйте! Необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией (руководителем организации). Организация самостоятельно определяет виды документов, которые нуждаются в согласовании, а также должностных лиц и специалистов, с которыми должны быть согласованы те или иные документы.

Добрый день! У меня вопрос?? Если приказ о дополнительной надбавки к заработной плате существует, но не зарегистрирован в книге приказов. И сотруднику выдавалась надбавка, считается ли этот приказ не действительным? Если можно нормативный документ, чтоб ссылаться!!! Спасибо!

Здравствуйте! Если приказ правильно оформлен, подписан руководителем, то он не может считаться недействительным, даже если не прошел регистрацию.

Здравствуйте! Нужен ли приказ на изменение оклада в штатном расписании? Например при регистрации фирмы у директора в приказе был один оклад, а в 2014 году новую штатку приняли, где стоит другой оклад, причем старой штатки нет. И каким числом должен быть приказ на прием директора? Если есть решение о возложении полномочий директора от 03.07.2012?

Здравствуйте! В данном случае можно внести изменение в штатное расписание (приказ о внесении изменений в штатное расписание), либо утвердить новое штатное расписание. Приказ о приеме директора должен быть от 03.07.2012, либо ранее этой даты с указанием в тексте приказа о назначении директора «с 03 июля 2012 г.».

Добрый день!

Существует ряд приказов (о назначении ответственных лиц, о действующих комиссиях), подписание которых необходимо ежегодно. Возможно ли регистрировать данные приказы под одним номером, меняя год. Если да то как это оформить.

Заранее спасибо

Здравствуйте! Не понятно, какая необходимость регистрировать такие приказы под одним номером? Возможно, что эти номера могут совпадать. Но искусственно «привязывать» приказы к определенным номерам нет смысла, да и это будет проблематично. Если только зарегистрировать все их первым рабочим днем нового календарного года.

Здравствуйте скажите пожалуйста,а в книге приказов можно ли ставить печать и вообще она нужна??? И если печать уже есть в книге приказов, то это не будет ошибкой??

Здравствуйте! В книге регистрации приказов, как и на самих приказах, печать не ставится. Переоформлять указанные документы из-за наличия печати не нужно, но в дальнейшем лучше не надо.

Подскажите, пожалуйста, в какие сроки кадровый приказ или иной документ должен проходить этапы согласования? Есть ли какой-нибудь регламентирующий документ? В нашем случае согласующие лица: юрисконсульт и главный бухгалтер. И согласование растягивается на длительный период...

Здравствуйте! Нормативными документами сроки согласования проектов документов не регламентируются. Понятно, что эти сроки зависят от сроков подписания документов руководителем. Чтобы избежать проволочек в согласовании документов, можно издать в организации приказ о сроках согласования (например, не более 3-х дней) или включить соответствующий раздел в Инструкцию по делопроизводству.

Здравствуйте. Скажите пожалуйста кто занимается сбором виз на листе согласования приказов по основной деятельности? Служба делопроизводства или исполнитель приказа?

Здравствуйте! Это определяется руководством организации (можно приказом, можно в инструкции по делопроизводству). Но обычно эта обязанность возлагается на лицо, ответственное за регистрацию приказов, чаще на автора (отдел — инициатора издания) приказа.

Добрый день!

В нашей организации в год издается порядка 400 приказов по основной деятельности. Проведя проверку, я обнаружила, что в эти приказы входят: Приказы по ревизиям, Приказы о дополнительных офисах, приказы по наделению полномочий и т.д. и т.п. Могу ли я разделить все эти приказы на приказы Ревизии с буквой Р регистрировать и отдельно, приказы по доп офисам с буквой ДО и т.д. Если я могу, то хранить эти приказы я должна так же как и по основной деятельности? В перечне сроков хранения от 2010 года Приказы делятся только на Общие и по хозяйственной деятельности.

Еще вопрос, что в связи с тем, что приказов делается много, они делаются от заднего числа и с /1 или с буквой «А» как Вы предлагаете. Что конечно же в нашем деле совершенно запрещено. Объем такой, что иногда приказы бывают с Дробью и с цифрой 4. Что значит 4 приказа подставили задним числом. Есть ли какие то нормативы, которые позволяют в тексте приказа действовать, например, с 3 октября, а приказ будет зарегистрирован 15 октября, когда все его подпишут. Либо может у Вас еще какой-то совет, как мне правильно поступить в данной ситуации.

Спасибо огромное за Ваш сайт. Многое из того, что здесь есть мне известно, но многое очень полезно!

Здравствуйте! Все приказы организации по основной деятельности регистрируются и формируются в одном массиве. Не принято делить приказы «по тематике» для регистрации их раздельно. В Вашем случае часть приказов можно оформлять как распоряжения. Например, приказы по дополнительным офисам (больше всего подходит под распоряжения). Только начинать новую регистрацию лучше с начала календарного года.

По второму вопросу. Приказ, действие которого начинается с 3 октября, не может регистрироваться 15 октября. Регистрация приказов под дополнительными номерами тоже считается нарушением. Но когда «нельзя, но очень надо», лучше регистрировать под литерным номером.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, при согласовании приказов и распоряжений с помощью системы электронного документооборота, нужно ли «собирать» «живые» подписи? Или же можно обойтись листом согласования, формируемым программой и «живой» подписью утверждающего лица? ЭЦП при согласовании не используется.

Заранее спасибо!

Здравствуйте! Вопрос решается самой организацией. Приказы, распоряжения – документы постоянного срока хранения, они должны распечатываться и храниться на бумажном носителе. Обычно и листы согласования к ним.

Здравствуйте, Евгения!

Очень нравится Ваш полезнейший сайт!!!!

Наша организация хочет перейти на внутренний электронный документооборот. И, конечно, возникает уйма вопросов. Как осуществлять ознакомление сотрудников с документами, например, с приказами? Собирать «живые» подписи (если приказы постоянного срока хранения)?

Очень часто в организацию поступают отчеты от 70- 250 листов. Их сканировать?

Руководитель подписывает электронное письмо электронной подписью? А, если его надо отправить почтой, я его распечатываю?

Благодарю заранее.

Здравствуйте! Приказы постоянного и долговременного срока хранения (75 лет) распечатываются в обязательном порядке, по необходимости оформляются листы ознакомления. Поступающие отчеты сканируются по необходимости. Письма, отправляемые через отделение связи, оформляются и подписываются обычным образом.

Здравствуйте! Скажите, я распечатывала приказы в двух или в трех экземплярах, директор их подписывал. Сейчас стоит вопрос, а сколько оригиналов приказов необходимо распечатывать на подпись директору?

Здравствуйте! Как правило, руководитель подписывает один экземпляр приказа. То есть, оформляется один экземпляр (подлинник). При необходимости для исполнителей, структурных подразделений, изготовляются копии приказа.

Добрый день!

Подскажите, оставляла пустой номер для приказа о приеме, но человек не вышел на работу, после этого зарегистрировано уже несколько приказов будущими числами. Могу ли я этот номер зарегистрировать поздним числом? Например у меня приказы 250 от 01.11, 251 от 02.11, 252 пустой, 253 от 10.11, 254 от 11.11.

Могу я записать 252 от 12.11?

Здравствуйте! Нет, так Вы перепутаете всю нумерацию в приказах. 12.11. должен быть зарегистрирован приказ под № 255. Лучше уж оставить номер пропущенным. Для исключения подобных ошибок следует проводить регистрацию приказов только после их подписания руководителем.

Здравствуйте!

Подскажите, могу ли я зарегистрировать приказ «О создании комиссии по расследованию инцидента» 08 января 2015 года (инцидент произошел 07 января, комиссия начала работу 08 января), если после праздников мы вышли на работу только 12 января.

Здравствуйте! Приказ может быть датирован нерабочим днем.

Добрый день! Ответьте, пожалуйста, обязательно ли начинать с нового года новый журнал по личному составу, если в нем осталось много листов? Можно просто продолжить этот же журнал, но с новой нумерацией? Спасибо.

Здравствуйте! Журнал можно продолжать, начав нумерацию документов с первого номера.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, к какому типу можно отнести «приказ об увеличении заработной платы работникам какого-либо отдела (цеха)», по основной деятельности или по личному составу?

Спасибо!

Здравствуйте! Такой приказ относится к приказам по основной деятельности.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, был издан приказ № 2, далее № 3, впоследствии стало известно, что приказ № 2 не нужен, его просто убрали из приказов, а запись та осталась в журнале приказов. Как сделать правильную отметку о том, что приказ аннулирован. P.S. ЗАРАНЕЕ, спасибо

Здравствуйте! Просто убрать подписанный и зарегистрированный приказ нельзя, надо издать приказ об отмене приказа № 2.

Здравствуйте! Нужна помощь! В нашей организации в приказы по ОД (не учитываются приказы по кадровым вопросам) входят приказы по проверкам ЮЛ и ИП, приказы по лицензированию (предоставление, переоформление, отказ, прекращение) и приказы разные (изменения в приказы, сокращение рабочего дня, инвентаризация и т.д. и т.п.). Общее количество таких приказов превышает 2500 шт. Возможна ли регистрация в разных журналах (по номенклатуре) и не будет ли это нарушением закона? Если можно, укажите подтверждающие документы (приказы, распоряжения и т.д.)

Здравствуйте! Такого закона, конечно, нет, но приказы по основной деятельности организации принято регистрировать в одном массиве. Я бы рекомендовала вам издавать распоряжения о проведении проверок юридических и физических лиц, чтобы сократить количество приказов.

Здравствуйте, подскажите к какому типу можно отнести приказ о возмещении денежных средств за проезд работника (командировка)?

Здравствуйте! Лучше оформить распоряжение по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как исправить ситуацию. В организации есть приказы по личному составу, к ним относятся только прием, увольнение, перевод. Есть приказы по основной деятельности к ним относятся все по основной деятельности + приказы на отпуск, премии, установлении категории, внутреннем совместительстве и совмещении, изменении фамилии, заработной платы.

Как в середине календарного года исправить ситуацию и сделать так, чтобы в дальнейшем приказы, которые должны относиться к приказам по личному составу перенести из основной деятельности.

Здравствуйте! Чтобы совсем не запутаться, лучше исправить формирование приказов по основной деятельности и по личному составу с нового календарного года.

Здравствуйте! Учреждение изменил лимит остатка кассы утвержденный приказам от 31.12.2014 г. При этом номер и дату прежнего приказа сохранили, изменив содержание. В итоге одним и тем же приказом утвердили разные суммы лимита. Нарушением какого документа является данный факт.

Спасибо!

Здравствуйте! Получается, что это просто фальсификация документа. В подобных случаях издается приказ о внесении изменений в предыдущий приказ, либо приказ об отмене предыдущего приказа.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в прошлом году наша организация готовилась к проверке, для этого необходимо было вынести определенное количество приказов, что бы не прерывать работу нашей организации мною было оставлено 30 номеров в журнале регистрации приказов по основной деятельности, когда к проверке было все готово выяснилось, что еще 17 номеров остались и они были уже никому не нужны! Скажите, что теперь можно сделать с этими номерами? Могу ли я написать на против этих номеров — ошибочно или что то другое?

Здравствуйте! Оставление «задним» числом номеров распорядительных документов всегда оборачивается неприятностями для ответственного за регистрацию документов, ведь в таких случаях у проверяющих органов могут возникнуть вопросы. В вашей ситуации можно только сделать отметку в журнале, что нумерация приказов нарушена в связи с технической ошибкой.

Здравствуйте! Предприятие находиться в стадии реорганизации, много приказов регистрируем задним числом. Если ограничение в количестве приказов подписанных и зарегистрированных за один день (т.е. сколько приказов максимум можно зарегистрировать за один день). И можно ли приказы об утверждении ПОЛОЖЕНИЙ (комиссии по соц. вопросам, командировочным расходом, поощрениях сотрудников и т.д.) регистрировать по мере создания или они должны быть зарегистрированы в первых числах организации нового предприятия.

Здравствуйте! В течение рабочего дня можно издать и зарегистрировать столько приказов, сколько необходимо. Главное, соблюдать порядок регистрации и последовательность нумерации приказов. Приказы об утверждении локальных нормативных актов должны быть подписаны и зарегистрированы после разработки этих актов.

Здравствуйте! Работник кадровой службы путает — не видит разницы между книгой приказов и книгой регистрации приказов. Подскажите, пожалуйста, на какой документ можно сослаться, чтобы убедить ее в том, что это не одно и то же? И еще — откуда пошло это название КНИГА? Спасибо, Вам, заранее.

Здравствуйте! Книга приказов – это дело, в которое приказы записываются «от руки». В настоящее время такая форма изжила себя, так как в абсолютном большинстве организаций приказы распечатываются. Книга (журнал) регистрации приказов – дело, в котором ведется регистрация приказов. Разница между ними понятна из самого названия, нормативными документами это не зафиксировано.

В "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558) наряду с термином «журнал» употребляется термин «книга».

Добрый день! Я работаю в некоммерческом образовательном учреждении по подготовке водителей, оформили лицензию по дополнительному проф. обучению, веду отдельное делопроизводство: договора, приказы протоколы и т.д Законно ли это, если нет, то как это узаконить для оперативности так удобней работать. Спасибо.

Здравствуйте! Не совсем понятно, что значит «отдельное делопроизводство»?

Здравствуйте. Издается приказ от 16.03.15, в котором идет как основание акт от 17.03.2015. Разве так можно?

Здравствуйте! Основание к приказу должно быть датировано раньше, чем приказ, либо той же датой.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста. В нашей организации главный инженер уезжает в командировку. Его обязанности будет исполнять заместитель. Должность главного инженера: Заместитель директора по техническим вопросам — Главный инженер. Как будет правильно: 1) Исполняющий обязанности заместителя директора по техническим вопросам — Главного инженера или 2) Исполняющий обязанности по техническим вопросам — Главный инженер? Главный вопрос в том, склоняется ли должность после дефиса. Спасибо!

Здравствуйте! Правильно — 1-й вариант.

Добрый день! У меня вопрос?? Если книга приказов закончилась, а год еще не закончен, как делать нумерацию приказов в новом журнале — продолжать или начинать с 01

Здравствуйте! Нумерация приказов продолжается в пределах календарного года, даже если журналов будет несколько.

Прокуратура сделала запрос на приказы за 2014—2015 год, приказы нашла и отправила по факсу, но только потом увидела ошибку, приказ стоит от одного числа, а наименование приказа по др. дате, что ответить на вопросы задаваемые прокурором? Так как этим занимался др. специалист до меня

Здравствуйте! Напишите, что специалистом, работавшим до Вас, была допущена техническая ошибка при регистрации приказов.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, кто должен обновлять приказы на новый год, и кто вносит изменения в приказы в случае изменения (увольнение сотрудника ответственного за исполнение, или изменение сотрудника контролирующего приказ). Есть ли по данному вопросу нормативные документы?

Здравствуйте! Обязанность по подготовке проектов приказов должна быть закреплена во внутренних нормативных документах организации, в должностных инструкциях и др. Общих нормативных документов по этому вопросу нет и быть не может.

Здравствуйте!

У нашей компании очень много дочерних предприятий. Делопроизводство, бухгалтерия и кадровое дело ведется в рамках центрального офиса. Как нам быть с журналом регистрации приказов по основной деятельности? Можно сделать один на все предприятия, выделив по несколько листов на каждое? Нужно ли в этом случае нумеровать и прошивать журнал? И как это сделать, предприятия ведь разные...

Здравствуйте! Если приказы по основной деятельности издаются в каждом предприятии своим руководителем, то и регистрация приказов должна вестись самостоятельно на каждом предприятии. Нельзя вести один журнал на приказы, подписанные разными руководителями.

Спасибо за ответ.

А можно нам по всем нашим дочерним предприятиям (их больше 30) поступить следующим образом: на каждое юр. лицо распечатать журнал регистрации приказов из 10 листов (вместо 50), пронумеровать эти листы, прошить и поставить печать? Не хочется просто складировать у себя на полках больше 30 журналов, в которых регистрируется один приказ за 3 месяца.

Заранее спасибо

Здравствуйте! Приказы должны регистрироваться по месту издания. Если приказ подписан руководителем головного предприятия, то вы должны его регистрировать, если руководителем дочернего предприятия, то регистрируется там.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, приказ по основной деятельности руководитель подписал 26.06., но в конце рабочего дня, поэтому делопроизводитель не успела его зарегистрировать, т.к. уже ушла с работы. Зарегистрировали приказ только 30.06., а с 29.06. руководитель числится в отпуске. Соответственно, судя по дате регистрации, будучи в отпуске с 29-го он не мог подписать его 30-го. Это строгое нарушение? и как тогда быть? Приказ зарегистрирован и направлен уже адресатам.

Здравствуйте! Есть четкое правило: датой приказа является дата его подписания. Если приказ был подписан руководителем в конце рабочего дня 26.06.2015, то делопроизводитель могла зарегистрировать его 29.06.2015 в начале рабочего дня, поставив дату 26.02.2015, а она почему-то зарегистрировала приказ только 30.06.2015. В вашей ситуации данный приказ является недействительным.

Здравствуйте! Работница трудоустроена в 2011 году на должность специалиста, запись в трудовой, трудовом договоре и приказе соответствует. Но работница писала заявление о приеме на работу на должность ведущего специалиста и получала зарплату, выполняя обязанности ведущего в соответствии с должностной инструкцией. В дальнейшем из расчета этой зарплаты начислены декретные и пособие до 1,5 лет. В 2014 при проверке ФСС обнаружены несоответствия и ФСС требует пересчитать пособия в меньшую сторону. Можно ли документы привести в соответствие? Как поступить?

Здравствуйте! Вы ещё не указали, под какой должностью значилась работница в табеле учета рабочего времени. В приведенном Вами случае есть явное нарушение. Внести изменения в документы 2011 года вряд ли возможно. Скорее всего, доказывать факт работы в должности ведущего специалиста придется через суд, в данном случае необходима консультация юриста.

Доброе утро. В журнале регистрации докладных, заявлений я перескочила 10 номеров, сбилась, это можно исправить или регистрировать так дальше? Что за это бывает?

Здравствуйте! В таких случаях нумерация продолжается дальше, в журнале делается отметка, что такие-то номера отсутствуют вследствие технической ошибки при регистрации документов.

Здравствуйте! Одним приказом в один день можно уволить 15 человек? И одним приказом в один день принять 15 человек?

Здравствуйте! Это вполне допустимо.

Добрый день! Скажите, пожалуйста, в приказе:

чуть ниже подписи руководителя, просто указываем визы согласования должность, подпись, расшифровка, т.е. располагаем их в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Делаем так в целях экономии бумаги (дабы отдельно не печатать лист согласования). Является ли это нарушением или это не считается ошибкой и допускается??

Здравствуйте! Допускается согласование приказа на самом документе.

Добрый день... в нашем учреждении только образовался отдел документационного обеспечения... необходимо вводить инструкцию по документообороту (или положение о документообороте)... также архив входит в отдел — надо создавать и положение об архиве... пожалуйста, образцы приказов для введения этих положений в работу... архив образовывается с нуля (там пока только сносили коробки с документами)... правомочно ли требование руководства о выдаче архивной справки для сотрудника, если документы от отделов не приняты по сдаточным описям ответственным за архив работником... заранее спасибо... у вас отличный сайт, особенно для таких чайников ...

Здравствуйте! В организации разрабатывается инструкция по делопроизводству, она включает не только документооборот, но и другие аспекты работы с документами. Структура и содержание инструкции по делопроизводству, а также порядок её разработки и утверждения подробно изложены в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Там же есть и конкретный образец приказа об утверждении инструкции и введении её действие, есть он и на данном сайте.

Если документы переданы в архив, то архивную справку оформляет работник архива. В некоторых организациях архивные справки оформляют работники структурных подразделений (отдел кадров, бухгалтерия). В любом случае, эта ответственность должна быть определена самой организацией — прописана в локальных нормативных актах организации (положения о структурных подразделениях, об архиве, должностные инструкции).

Здравствуйте! Да, регистрация приказов задним числом является нарушением, но что делать, если надо зарегистрировать приказ датой, за которой уже стоит регистрационный номер, причем уже с дробью

Здравствуйте! Надо просто вовремя издавать и регистрировать приказы.

Доброе, утро! Подскажите, пожалуйста, нужно делать приказ, если сотрудник идет в отпуск на 2 дня?

Здравствуйте! Даже если на один день, приказ об отпуске необходим.

Добрый день!

Вследствие перерегистрации учреждения всю документацию с одного языка переводим на другой, книга регистрации была заведена новая, начиная с номера которым закончили старую книгу. Является ли ошибкой то, что старая книга не доведена до конца, а начата новая?

Здравствуйте! Если в результате перерегистрации образовано новое учреждение, то приказы надо регистрировать с первого номера. Если же это только переименование, то нумерацию приказов надо продолжать, заведение нового регистрационного журнала не является ошибкой.

Здравствуйте

Встал вопрос о сроках хранения листов согласования к приказам, есть ли какие рекомендации по срокам и статьям хранения

Здравствуйте! Листы согласования формируются вместе с приказами, соответственно, имеют тот же срок хранения.

Помогите, пожалуйста, запутался!

Директор Вашей организации Поляков В.М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е.И. В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е.Н. и бухгалтер Иванова В.С. . В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября.

Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О.А.

Где этого Митина отразить уже в готовом приказе ? В листе согласования?

Здравствуйте! Визы проставляются либо на отдельном листе (лист согласования), либо на оборотной стороне последнего листа документа (приказа).

MAXCACHE: 0.47MB/0.00042 sec