Рейтинг@Mail.ru

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему: Делопроизводство

Как формировать и хранить приказы по личному составу Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 164 комментария

Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, т.е. не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы (5 лет) отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?

Здравствуйте! При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. 19 б Перечня 2010 года такие приказы хранятся 50 лет, включаются в опись дел по личному составу. Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст.19б ТПУД 2010?

Заранее благодарю.

Здравствуйте! Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 (50) лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся... со штатными расписаниями или с приказами по осн.деятельности. У нас я такие нашла с индексом л/с и «к»... вот и запуталась. И еще... приказы о поощрении хранятся 75 лет, а если они с индексом «к»? Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт.расписание хранятся 75 лет?

Здравствуйте! Все приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно. 75 лет хранятся штатные расстановки (ст.74 Перечня 2010 года). Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности. Если штатное расписание утверждено без приказа с проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ…, дата, подпись руководителя», то такое штатное расписание формируется в отдельное дело, к нему подшиваются все изменения, оформленные аналогично. Заголовок дела: «Штатное расписание управления на 2017 год и изменения к нему». Лучше оформлять штатные расписания по второму варианту, он более удобен в использовании, т.к. все документы по данному вопросу сформированы в одно дело.

Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения. Если нумерация приказов при этом нарушается, то в заголовке дела номера не указываются, в предисловии к описи дел отмечается, что при переформировании дел с приказами был нарушен порядок нумерации.

Евгения, спасибо!

У нас штатные расписания с грифом "утверждаю'. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?

Здравствуйте! Штатные расстановки формируются в отдельное дело и включаются в опись дел по личному составу.

Здравствуйте! Я недавно устроилась работать в школу, секретарем. Нужно навести порядок в архиве, но не знаю точно какие документы оставить, а какие можно уничтожить. Хотелось бы узнать сколько хранятся классные журналы, личные дела учащихся, личные дела работников. И ещё, хранить ли приказы по личному составу, если все они делаются ещё и в рукописном варианте. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Сроки хранения основных управленческих документов определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения специфических документов существуют ведомственные перечни. Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата. Сроки хранения личных дел учащихся, классных журналов устанавливаются ведомственным перечнем.

Здравствуйте! Хотелось бы спросит в нашей организации нумерация приказов ведется н-р №25 от 17.08.2017, №25/2 от 17.08.2017, №25/3 и т.д. если издаются приказы в 1 день. Правильно ли у нас? И если нет, то какой распорядительный документ мы нарушаем?

И еще один вопрос Отзыв из отпуска в каком журнале фиксировать?

Здравствуйте! Нет неправильно. Приказы должны иметь валовую нумерацию, независимо от того, сколько приказов в день издается.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста. приказы о предоставлении отпуска без сохранения зар. пл и отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком могут регистрироваться и хранится с приказами о приеме, переводе и увольнении? Спасибо.

Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы и должны регистрироваться и подшиваться вместе с приказами о приеме, переводе и увольнении, так как они имеют один срок хранения (75 лет или 50 лет по закону 43 ФЗ).

Наша организация начала существовать с 2009 года, в штате 18 человек. С 2009 года все приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.) хранятся в одной папке, т.е. старым работником приказы не распределялись по группам как положено. Как мне теперь распределить все старые приказы по группам? И могу ли я с нового года, например, начать распределять приказы по группам.

Здравствуйте! С нового календарного года вам следует начать регистрацию и формирование приказов в разные дела по их видам. При составлении описей дел и оформлении дел за 2009—2017 гг. надо сформировать отдельные дела по таким же группам.

Добрый день. Разъясните, пожалуйста, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности? Какими нормативными актами следует руководствоваться на сегодняшний день для того, чтобы грамотно вести делопроизводство в образовательной организации?

Спасибо.

Здравствуйте! К приказам по основной (профильной) деятельности относятся приказы, касающиеся служебной, производственной (у вас — образовательной) деятельности организации. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, об аттестации, повышении квалификации, награждении, оплате труда и др. Подробно о содержании приказов по личному составу и делении их на приказы временного и долговременного срока хранения перечислено в ст. 19 б Перечня 2010 г.

Для грамотного ведения делопроизводства вам понадобится ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рекомендую использовать также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009.

ДОБРОГО ВРЕМЕНИ СУТОК! КАК ВЕДЕТСЯ КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В НАЛОГОВОМ ОРГАНЕ ПО СРОКАМ?

ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЮ

Здравствуйте! Коротко ответить на Ваш вопрос, тем более такой общий, нельзя. Организации контроля исполнения документов посвящен целый раздел (раздел 5) Типовой инструкции по делопроизводству в управлениях ФНС по субъектам РФ и межрайонных инспекциях ФНС от 01.07.2014 с изменениями на 01.06.2018. В каждом налоговом органе и инспекции должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству, обязательным разделом которой является соответствующий раздел.

Добрый день. Сложилась такая ситуация: оформляем дела по личному составу и получилось так, что если соблюдать хронологию, то порядок номеров приказов будет нарушен (приказы делали задним числом). Как поступить в данной ситуации? Оставить их в хронологическом порядке? И надо-ли составлять внутреннюю опись?

Здравствуйте! Внутреннюю опись в данном случае надо составить, приказы разложить строго в хронологическом порядке. В листе-заверителе надо указать, что нумерация приказов нарушена. Если составляется предисловие к описи дел, то в ней также надо указать о нарушенной нумерации приказов.

И ещё подскажите, как указывать в описи приказ о приёме не работу сразу на несколько человек?

Здравствуйте! В описи дел заголовки приказов не указываются. Если вы имеете в виду внутреннюю опись документов дела, то в графе «заголовок документа» просто укажите: «О приеме на работу». Можно перечислить первые три фамилии, после чего указать «и др.».

Добрый день. Возник вопрос по оформлению обложки дела. Какое наименование организации указывать на обложке, если её переименовали в течении года? Указывать везде новое, даже если в одно дело приказы со старым наименованием попали?

Здравствуйте! При оформлении дел на обложке указывается новое (последнее) наименование организации. Если обложка дела была уже оформлена со старым наименованием, то новое название организации указывается ниже старого, прежнее наименование заключатся в скобки.

Добрый день. А сколько листов указывать на обложке дела? В сумме с описью и листом-заверителем? И как правильно заполнять лист-заверитель? Что должно входить в «подшито и пронумеровано», документы и опись? И с № по №, что входит, только документы? Спрашиваю, потому что везде по разному говорят.

Здравствуйте! На обложке дела указывается количество листов документов дела, без учета внутренней описи документов дела и листа-заверителя. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. В строке «в деле подшито и пронумеровано» листа-заверителя указывается количество листов документов дела (250 листов с № 1по №250). Количество листов внутренней описи указывается в строке «+листов внутренней описи».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов о возложении обязанностей, но без произведения доплаты? Спасибо за помощь.

Здравствуйте! Если это приказ об исполнении обязанностей, то надо считать его приказом по личному составу. Если же это приказ о возложении обязанностей, например, по проведению различного рода мероприятий, то это будет приказ по основной деятельности со сроком хранения постоянно.

Ещё раз здравствуйте! Опять вопрос относительно приказов л/с. Можно ли служебные записки, идущие как приложения к приказам, хранить со сроком 5 лет, как основания к приказам? Или их хранить вместе с приказами. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Служебные записки – это не приложения к приказам. Приложения к приказам имеют отметку «Приложение №… к приказу…». Служебные записки могут служить основанием для издания приказов. Они формируются в отдельное дело, хранятся отдельно от приказов, срок хранения 5 лет.

Добрый день. Подскажите пожалуйста, объединились две организации (малую с более крупной) и всю кадровую документацию малого предприятия не стали переделывать под новое название. Оформляю личные карточки уволенных работников и там вперемешку фигурируют две организации. Как это оформить правильно? Надо ли делить?

Здравствуйте! Если вы оформляете личные карточки работников, уволенных уже после слияния двух организаций, то делить их не надо. На обложках дел указывается новое название организации. На самих карточках ничего исправлять не надо, там должна быть запись о переводе в новую организацию. До слияния организаций карточки разных организаций должны формироваться в разные дела, на документы по личному составу составляются раздельные описи.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов по л/с о лишении премий, индивидуальных стимулирующих надбавок?

Спасибо.

Здравствуйте! Следует причислять к приказам по личному составу о премировании с долговременным сроком хранения согласно ст. 19б Перечня 2010 года – 75 лет. В соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ этот срок хранения изменяется на 50 лет для документов, образованных с 2003 года и позже.

Добрый день. Подскажите пожалуйста:

1. Как правильно подшивать личные карточки уволенных работников Т-2?

2. Где и как можно сделать отметку о том, что нумерация приказов по личному составу нарушена?

3. Какие лучше использовать папки для подшики документов постоянного срока хранения и 75 лет? Подойдут ли обычные картонные папки «Дело»?

4. Можно-ли после перевода работников с одной организации (ликвидировали) в другую в личных карточках Т-2 (передали из ликвидируемой организации) перечеркнуть старое название организации и написать новое от руки? Никаких отметок о переводе в карточках нет.

Здравствуйте! 1. Личные карточки формируются в алфавитном порядке, подшиваются, как и другие документы, в 4 прокола в картонную обложку. При формате карточек А5 делается 3 прокола.

2. Отметка о нарушении нумерации приказов делается в листе-заверителе дела в графе «особенности физического состояния и формирования дела». Указываются номера пропущенных приказов, приказов с литерной отметкой. Если при упорядочении дел все приказы по личному составу были переформированы, то об этом указывается также в предисловии к описи дел.

3. Для подшивки дел применяются картонные папки «Дело». Желательно выбирать картон более плотный.

4. Новое название организации пишется ниже старого. Прежнее наименование организации заключается в скобки. Отметку о переводе (номер и дата приказа, название организации) необходимо сделать.

Добрый день! Подскажите, как правильно поступить: приказы по личному составу формируются в программе, соответственно в программе им присваивается нумерация (для приказов о приёме на работу, о переводе, об увольнении и т.д. по каждой категории своя нумерация). Можно ли приказы объединить в одно дело? (организация небольшая приказов о переводе за 2018 г. всего 5, об уходе в отпуск по уходу за ребенком — 2; в текущем году данных приказов возможно вообще не будет).

Заранее спасибо!

Здравствуйте! Приказы о приеме, перемещении, увольнении, об отпуске по уходу за ребенком, относятся к одной категории – это приказы по личному составу с долговременным сроком хранения (с 2003 года – 50 лет). Эти приказы следует формировать в одно дело с единой нумерацией.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов о дополнительных ежегодных отпусках в связи с ненормированным рабочим днем?

И второй вопрос: листы ознакомления с приказом об исполнении обязанностей будут подшиваться в одно дело с приказом и храниться 50 лет? Или при обработке их нужно изъять?

Здравствуйте! Поскольку эти приказы связаны с изменениями в оплате труда, следует относить их к приказам по личному составу с долговременным сроком хранения (75 лет и с 2003 года – 50 лет).

Листы ознакомления с приказами следует формировать и хранить вместе с приказами/

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно к табелю делать копии приказов по личному составу, оплата за ночные, праздничные?

Здравствуйте! Нет, к табелю учета рабочего времени копии приказов прикладывать не надо.

Скажите, пожалуйста, как по правилам правильно оформлять формирование трудовых договоров. Если человек пришел допустим в 2000 году, а уволился в 2002 году. А затем через год решил снова устроиться в эту же компания, а потом уволился в другом году. То есть неоднократные прием и увольнение в этой компании. Трудовые договора формируются по последнему году увольнения, или по каждому году увольнения? То есть каждый год трудовых договоров одно и того же человека. Просто на работе все делают по последнему году, но я так не делала, а по каждому году увольнения. Потому что потом будут проблемы с поиском сотрудника по номеру договора. Как правильно на деле?

Здравствуйте! Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел. Тогда никакой путаницы не будет.

Добрый день. Подскажите, как правильно подшивать лицевые счета работников в дела?

Здравствуйте! Если лицевые счета распечатаны на листах формата А4, то они подшиваются обычным способом, в 4 прокола. Формируются в алфавитном порядке. Бывают случаи, когда лицевые счета за каждый месяц распечатываются на узеньких листочках формата А6, а то и меньше. Тогда эти «листочки» наклеиваются на лист формата А4 по левому краю листа за каждый месяц по порядку. На каждого работника получается один лист с приклеенными 12 листками. Затем листы формата А4 подшиваются обычным образом. Нумеруется каждый листок лицевого счета.

MAXCACHE: 0.41MB/0.00033 sec