Рейтинг@Mail.ru

Передача дел в архив организации

Помещено в тему: Архивное дело

Прием-передача дел в архив делопроизводителем Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Какие категории документов передают в архив
Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архив
Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

График приема-передачи дел
В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.

График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.

Порядок передачи дел в архив
В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).

Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.

Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.
 

 
И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.

После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.

Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой). Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты.

Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива. Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения). Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 104 комментария

Здравствуйте! Я студентка заочного отделения (Юриспруденция)Не могли бы Вы помочь с решением такой задачи:Экспертной комиссией ООО «Мир» принято решение о передаче в архив организации 4-х дел постоянного хранения и уничтожении 6-и дел с истекшим сроком хранения.

Задание:

Оформите опись дел, передаваемых в архив.

Оформите акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

Заголовки дел определите самостоятельно, руководствуясь Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года)

В архив в 2012 году обычно сдают дела 2009 года. Опись оформите по образцу delo-ved.ru/arhiv/opis/op...tov-v-arhiv.html. Заголовки можете взять такие:

Приказы директора по основной деятельности (ст. 6 а),

Распоряжения … (ст. 6 а),

Протоколы совещаний у директора (ст. 5 г),

Штатное расписание (ст. 32 а)

На уничтожение в 2012 году подойдут дела 2006 года и ранее, акт об уничтожении документов образец здесь. Заголовки:

Журнал регистрации договоров (ст. 193 б)

Договоры с организациями по хозяйственным вопросам (ст. 186)

Переписка по основным вопросам деятельности (ст. 40, 41)

Приказы директора о предоставлении отпусков (ст. 6 б),

Журнал регистрации входящих документов (ст. 72 б),

… исходящих … (ст. 72 б)

Спасибо Вам большое, Вы мне очень помогли!

Добрый день, подскажите, пожалуйста. У нас в организации существует 2 отдела (административный и архив), в административный отдел поступаю письма, приказы с/з и др. документы, а архив комплектует и хранит основные документы по производству (предоставление госуслуг). В данной ситуации кто должен создавать номенклатуру дел организации на текущий год, и где надо ее утверждать в вышестоящей организации или в госархиве по территориальной принадлежности? И номера нормативных документов на основании чего это должно быть?

Здравствуйте!

Обычно номенклатуру дел составляет специалист административного отдела, ответственный за архив ее визирует. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел изложен подробно в отдельной статье. Обычно порядок работы с номенклатурой дел очень хорошо закреплен в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Еще посмотрите п. 3.4 Основных правил работы архивов … (скачать документ можно по ссылке).

Здравствуйте! Я работаю в училище. У меня такой вопрос, при передачи дела постоянного хранения от структурного подразделения в архив, как составить акт-приемки передачи этого дела

Здравствуйте! В этом случае передача происходит по описи дел структурного подразделения

Здравствуйте, подскажите,пожалуйста. Если дело сдается в архив, как это отражается в номенклатуре? Его удалять?

Здравствуйте! При сдаче документов в архив в номенклатуре дел никакие отметки не делаются!

Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Вносятся ли нормативные документы (устав, свидетельство о постановке в налоговом органе и т.п.) в «Опись дел постоянного срока хранения»?

Заранее спасибо.

Здравствуйте! Перечисленные Вами документы имеют постоянный срок хранения, поэтому их надо включать в опись дел постоянного хранения.

Здравствуйте, чтобы мне узнать все ли документы сдали структурные подразделения, мне нужно достать их переданные мне описям и сравнить с номенклатурой? Благодарю

Здравствуйте! Конечно, передачу дел в архив обязательно надо сверять с номенклатурой дел.

Помогите, пожалуйста, советом! В нашей организации вся документация сканируется и добавляется в электронный архив. Чтобы не запутаться, что сканировали, а что нет, решили на всех документах (включая бухгалтерию, договоры и пр. юр. документацию) в нижнем левом углу проставлять штамп «В архив». Не смутит ли проверяющие органы этот штамп? Не приведет ли он к потере юр. силы некоторых документов?

Здравствуйте! Если документ правильно оформлен, имеет дату и подписан (или заверен), то юридическую силу в Вашем случае он не теряет.

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста требования к сдаче законченных дел о банкротстве в архив. И какие документы надо сдавать?

Здравствуйте! Если Вы имеете в виду не дела о банкротстве, а документы для сдачи в архив при банкротстве предприятия, то это все документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки ф. Т-2, личные дела работников, лицевые счета (ранее – ведомости) по заработной плате и др. Все эти документы должны быть сформированы в дела по годам, переплетены или подшиты в твердую обложку (картон), листы в делах пронумерованы с составлением заверительной надписи, обложки дел оформлены. Все эти требования изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002).

Добрый вечер. необходим образец исторической справки ООО при ликвидации

Здравствуйте!

Историческая справка составляется индивидуально для каждой организации. Состоит из двух разделов. 1-й раздел – это история организации. Для ООО необходимо указать дату создания организации, задачи и функции, масштаб деятельности, все переименования, структуру и её изменения. Все сведения даются в хронологической последовательности со ссылкой на документы (учредительные, распорядительные и др.). 2-й раздел включает сведения о документах организации: какие составлены описи (постоянного хранения, по личному составу и др.), какие документы включены в описи, степень сохранности документов, особенности формирования дел, принцип систематизации дел в описях.

Здравствуйте! Не подскажите статью и сроки хранения актов передачи дел в архив? нигде не могу найти.

Здравствуйте! В Перечне 2010 года это ст. 246 (срок хранения – постоянно). Акты приема-передачи дел хранятся в деле фонда.

Здравствуйте, помогите пожалуйста! Какое значение имеет распределение документов в архиве и какие принципы нужно соблюдать при организации архива на предприятии?

Здравствуйте! Надо соблюдать рекомендации «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Готова ответить подробнее на более конкретные вопросы.

Здравствуйте, помогите пожалуйста! Как осуществляется передача истекших договоров страхования для хранение в архив?

Здравствуйте! Вы не пишете, о каком виде страхования идет речь, но в основном, договоры страхования хранятся 5 лет по истечении срока действия договора (статьи 806, 447, 623 Перечня 2010 года). Документы 5-летнего срока хранения можно не передавать в архив организации, а хранить в структурном подразделении до истечения срока временного хранения.

помогите пожалуйста! год закончился, передаю дела в архив, нужен пример приказа об архивации

Здравствуйте! Основанием для приказа должно быть Положение об архиве организации. В распорядительной части приказа можно написать: «1. Руководителям структурных подразделений в срок до 01.04.2014 подготовить дела постоянного и долговременного хранения для передачи в ведомственный архив. 2. Зав. архивом Поповой Л.А. принять дела от структурных подразделений по сдаточным описям». Полностью приказ не пишу, так как варианты могут быть разные, в зависимости от распределения обязанностей в каждой конкретной организации (кто проводит упорядочение документов и дел, через какой срок передаются дела в архив из структурных подразделений и др.).

Добрый день! Подскажите пожалуйста, сколько могут храниться в структурном подразделении организации документы до передачи их в архив своей организации? Часто указывается период — до 10 лет. на Вашем сайте — не ранее 3-х лет. Чем это регулируется. Большое спасибо.

Здравствуйте! Согласно п. 3.7.25. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив организации (ведомственный архив) не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Конкретный срок (от 1 до 3 лет) устанавливается самой организацией в инструкции по делопроизводству. 10 лет – это срок ведомственного хранения документов Архивного фонда РФ (постоянного хранения) для государственных органов и организаций регионального подчинения до передачи в государственный архив. Для федеральных организаций – это 15 лет, для муниципальных – 5 лет. Сроки ведомственного хранения установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Формируем дела по личному составу. В бухгалтерии много гражданско-правовых договоров на оказание услуг на срок от 1 мес. до полугода.

Вопрос: формировать их в дела на 75 лет хранения по ст.657 Перечня? или по ст.443, срок хр.5 лет?

Здравствуйте! Ст. 657 применяется, если договор заключается с физическим лицом и по выполнении договора исполнитель получает доход, облагаемым НДФЛ. В других случаях – ст. 443.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, с чего начать и как двигаться дальше — только устроилась в организацию, где нет архива как такового, нет номенклатуры дел, нет никаких описей или реестров, инструкций и тем более положений об архиве. В качестве архива используется помещение щитовой. Документы хранятся в ней разрозненно и беспорядочно — копии и оригиналы договоров вместе с бухгалтерскими документами. Периодически в этот «архив» сотрудники приносят документы на хранение безо всяких описей или актов.

Здравствуйте! Начать надо с разработки номенклатуры дел, чтобы определиться с объемом документов и их категориями по срокам хранения. Необходимо также назначить ответственного за архив, после чего приступать к разборке архива – сначала по годам, затем по срокам хранения. Позже можно приступить к разработке положений об экспертной комиссии и об архиве.

Добрый день! при организации архива в организации у руководства возник вопрос — существуют ли ограничения по высоте стеллажей, которые должны быть установлены для хранения документов для максимального использования площади комнаты. Слышала, что от потолочного светильника — 15 см, других ограничений не нашла. Подскажите, чем можно руководствоваться в этом случае.

Большое спасибо.

Здравствуйте! П. 4.4.2. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) регламентирует размещение средств хранения в помещениях архива. Расстояние между стеной и полками – 75 см, между стеной и торцом стеллажа – 45 см, между полом и нижней полкой – 15 см, в цокольных этажах – 30 см. Расстояние от потолка не указывается. В государственных архивах действует норма – 50 см от источника освещения.

Здравствуйте! В нашей организации формировавшиеся документы ОК за прошлые годы передают в архив организации (архив с нуля). Разъясните пожалуйста! При передаче дел по трудовым договорам (контрактам) документы в делах необходимо формировать на уволенных работников по годам их составления или же по годам на момент их увольнения? Спасибо.

Здравствуйте! Обычно трудовые договоры (контракты) включаются в состав личных дел. Если личные дела не ведутся, то трудовые договоры формируются по дате заключения договора.

Здравствуйте! Прошу разъясните, пожалуйста, ещё такие моменты. 1) В делах за прошлые годы по трудовым договорам имеются договоры и на работающих сотрудников, тогда как быть: изъять из дел договоры работающих сотрудников или же в данном случае необходимо рассматривать, как дела законченные делопроизводством в конкретном году? (потому как в новом году с сотрудниками заключались новые трудовые договоры). 2) Доп. соглашения к трудовым договорам, имеющие дату заключения последующего года, необходимо прикреплять к самим договорам или же формировать по годам их заключения?

Здравствуйте! 1) Вновь заключенные трудовые договоры будут формироваться уже в следующем году (по дате заключения). 2) Дополнительные соглашения формируются вместе с самими договорами.

Спасибо большое!

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, обязательно ли сдавать документы в городской архив небольшой организации? И как можно «отписаться» от сдачи дел в городской архив и оставлять все дела в организации?

Здравствуйте! Если ваша организация включена в список источников комплектования городского архива, то вы должны сдавать документы постоянного хранения в этот архив.

Организация скорее всего включена, раз архивная служба требует с нас сдачу дел. А мы хотим вести архив у себя сами. Как возможно это сделать? Есть ли какие-либо нормативные акты?

Всё это понятно! Но мы хотели бы оставлять все дела у себя, т.к. постоянно приходится возвращаться к документам прошлых лет и обращаться в архив не очень удобно. Есть ли какие-нибудь нормативные акты, позволяющие «освободиться» от сдачи дел в городской архив?

Здравствуйте! Чтобы конкретнее ответить на Ваш вопрос, сообщите, пожалуйста, полное название вашей организации. Дело в том, что некоторые организации обязаны сдавать документы постоянного хранения в государственные или муниципальные архивы в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В этом случае никакая «отписка» не поможет. В других случаях можно попробовать написать письмо в архив.

Здравствуйте! Наша организация Называется — Муниципальное унитарное предприятие ... В городе существует еще ряд подобных предприятий и организаций — однако в муниципальный архив документы сдаем только мы!

Здравствуйте, снова вопрос по трудовым договорам, так как недавний ответ на подобный вопрос не совсем разрешил похожую проблему. Составляю опись дел по личному составу за 2010 год. Так как личных дел в организации не ведется, то трудовые договоры хранятся отдельно. Например, человек работает с 2010 года,каждый последующий год оформлялось доп. соглашение к первоначальному трудовому договору, то есть на данный момент по этому сотруднику договор с приложенными к нему 4 доп. соглашениями. В опись дело включается по более ранней дате, то есть договоры пора было бы уже включить в составляемую опись, но человек продолжает работать, и возможно будет еще 20 соглашений к договору. А в ответах было «Дополнительные соглашения формируются вместе с самими договорами». В предыдущей организации мы не формировали доп. соглашения вместе с трудовыми договорами, можно ли так делать? или вообще получится сформировать дело только после увольнения сотрудника. Подскажите, пожалуйста, варианты решения данной проблемы. Заранее благодарю за ответ

Здравствуйте! В таком случае целесообразно формировать трудовые договоры после увольнения сотрудников.

Доброго времени суток. Вопрос по номенклатуре дел. Так вышло, что ее в организации сначала не было, а появившись, она меняется каждый год. Если дела сданы за позапрошлый год, то их следует принимать исходя из текущей номенклатуры или то, что была год назад? А если дела 10-летней давности, то следует руководствоваться самой ранней из существующих (первая номенклатура появилась через 6 лет, после создания этих дел) или текущей? Спасибо.

Здравствуйте! Номенклатура дел и должна утверждаться ежегодно. Дела оформляются и передаются в архив по годовым разделам описей в соответствии с номенклатурой дел соответствующего года. Если 10 лет назад не было номенклатуры дел, то руководствоваться надо составом документов и сроками хранения дел более ранней номенклатуры. Но в данном случае индексы дел в описи не проставляются, заменяются обозначением «б/и» (без индекса).

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, что делать если нет некоторых документов для сдачи в архив по личному составу. Ситуация в том, что конкурсному управляющему для закрытия организации необходимо сдать документы в архив, но не все документы были переданы и место нахождение их неизвестно. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Следует провести обработку документов и составить опись на имеющиеся дела. В предисловии к описи необходимо указать, какие дела и за какой период отсутствуют, и по какой причине. Все вопросы по передаче документов надо решать с соответствующим государственным или муниципальным архивом и с уполномоченным органом региона в сфере архивного дела.

Здравствуйте! При сдаче в архив Управления документов обнаружено отсутствие приказа, но в журнале регистрации приказов он зарегистрирован. Как оформить номенклатурное дело постоянного срока хранения с отсутствующим приказом?

Здравствуйте! Надо попытаться разыскать документ, либо восстановить (заменить заверенной копией). Если это невозможно, то отсутствие приказа отмечается в листе-заверителе дела.

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, срок хранения материалов служебных проверок за 2008 год. В перечне типовых упр. документов от 27.10.2003 г. ничего нет.

Здравствуйте! Документы служебных проверок в отношении государственных гражданских служащих в соответствии с Перечнем 2010 года хранятся постоянно (ст. 682).

В Перечне 2000 год (редакция от 27.10.2003) такой статьи нет. В зависимости от содержания проверок можно применять ст.278 (5 лет ЭПК) Перечня 2000 года.

Спасибо большое! Вы мне очень помогли.

Здравствуйте! Подскажите, как правильно и грамотно провести акт приема/передачи дел между двумя сотрудниками архива в связи с увольнением одного. При этом я в составе комиссии (являюсь сотрудником др. отдела) по приказу директора. Предыдущий архивариус дела ни у кого не принимал (ранее не было в штате такой единицы), кое-как своими силами навел сравнительный порядок. На прием/передачу дали 5 дн. — срок нереально маленький для такого архива (это банк), нужно мин. 1 мес и 10-15 чел., а не 5 человек. Но мы этим не располагаем. Может подадите идею, как сделать все быстро и безболезненно?

Здравствуйте! Единственный совет – документы постоянного и долговременного срока хранения проверить поединично, а временного – по описям.

Здравствуйте! Прошу помочь в решении вопроса по номенклатуре дел подразделения: в заголовке дела несколько лет звучало некорректное название. Приняла решение, как ответственная за делопроизводство подразделения, изменить заголовок дела в новом году, соответственно и поменялась статья и определился правильный срок хранения, при том, что наполнение остается прежним. Вопрос: можно ли под тем же индексом менять заголовки одного и того же дела. Заранее признательна.

Здравствуйте! В следующем году у вас будет утверждаться уже новая номенклатура дел, в ней можно менять заголовки и индексы. Главное, правильно определить сроки хранения на основании действующих перечней.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста! Предприятие признали банкротом. В какие сроки необходимо передать документы в архив?

И вообще, может ли работодатель предприятия банкрота не сдавать документы в архив, а выдавать справки с места работы сам. Но по итогу все же не выдавать их, ссылаясь на то, что этим некому заниматься?

Заранее спасибо.

Здравствуйте! На основании п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных предприятий, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу, а также документы временного хранения, сроки хранения которых не истекли, должны быть переданы в соответствующий государственный или муниципальный архив после их упорядочения. Закон не оговаривает, в какой срок должны быть переданы документы. Обычно этот срок указывается в постановлении (решении) арбитражного суда. Так что работодатель (бывший) обязан передать документы в архив. В данном случае Закон защищает граждан от таких работодателей, которые и не собираются выдавать справки о трудовом стаже.

Здравствуйте! В организации с нуля создается архив... В большей степени с той целью, чтобы освободить шкафы от большого количества документов. Организация не включена в список источников комплектования городского архива. Подскажите, пожалуйста, обязательно ли строгое соблюдение основных правил работы архивов организаций с оформлением всевозможных описей и иных форм или же достаточно просто наладить бесперебойную работу архива. Существует какая-нибудь упрощенная форма?

Здравствуйте! Если вы создаете архив, то надо придерживаться рекомендаций «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Упрощение будет в том, что вам не надо будет согласовывать описи дел и другие документы (положение об архиве, положение об ЭК) с архивным органом.

Здравствуйте! В нашей крошечной организации (9 человек) нет архива: серьезные кадровые документы хранятся у директора в сейфе, а всё остальное — в отдельном кабинете. Сейчас я создаю инструкцию по делопроизводству и думаю — надо ли включать туда раздел про архив? и что в нем написать? Ответственным за делопроизводство, кадры, ведение всех журналов является офис-менеджер. Номенклатуру директор велел НЕ составлять, структурных подразделений нет. Спасибо!

Здравствуйте! В вашем случае в инструкции по делопроизводству следует указать, где хранятся документы постоянного хранения и по личному составу, кто отвечает за их сохранность, описать порядок составления описей и оформления дел и т.п.

Добрый день. Вопрос следующий, на данный момент отзыв лицензии у кредитной организации и сейчас соответственно структурные подразделения подготавливают документы для сдачи в архив, кому они должны сдавать документы и описи конкурному управляющему или архивариусу, как и раньше?

Здравствуйте! Если ведомственный архив действует, то документы сдаются в архив, далее работники архива передают документы конкурсному управляющему (после завершения процедуры банкротства).

Здравствуйте! Меня назначили ответственной за архив. Архив маленький, номенклатуру составляли на этот год:

1. Я правильно понимаю, если отделы сдают мне документы, то я их по описи принимаю и получается должно быть 2 описи на отдел (постоянного и временного хранения)?

2. Какие еще необходимые, обязательные документы для работы в архиве требуются? Мы не сдаем документы в гос. архив. Это только для нашего банка.

Здравствуйте! Документы из структурных подразделений в архив передаются по сдаточным описям. Образцы всех описей и других документов, необходимых для работы архива, есть в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002).

Подскажите! Обратилась администрация предприятия-банкрота. Им необходимо сдать документы по личному составу на хранение в госархив. В принципе порядок и работу знаю. Но, существуют ли расценки за оказание подобного рода услуг.

Здравствуйте! Расценки устанавливают сами фирмы, занимающиеся подобной работой. В некоторых регионах при госархивах есть специальные отделы, можно ориентироваться на их расценки, как правило, они размещают их на своих сайтах.

Здравствуйте, при передаче дел Отделом планирования в архив у нового работника архива возник вопрос почему за 2010, 2011 годы и ранее сдавалось 5 дел, а теперь 3, просит предоставить объяснительную, а я никаких концов найти не могу. Возможно, были какие-то изменения в законодательстве, влияющие на перечень сдаваемых дел или касающиеся сроков хранения. В общем, не знаю, что писать в объяснительной.

Здравствуйте! Надо сначала найти причину. Для этого надо сравнить номенклатуры дел за несколько предыдущих лет. Возможно, были внесены изменения в номенклатуру дел. Это могло быть не только из-за изменения сроков хранения документов в соответствии с типовыми перечнями, а также в связи с изменением функций отделов и других причин. Возможно, дела просто не оформили для передачи в архив.

Кто должен делать опись при сдаче документов в архив? Архивариус или сдающей документы человек?

Здравствуйте! Как правило, сдаточную опись составляет передающая сторона (структурное подразделение).

Добрый день!

Я сдала документы ликвидированной организации в городской архив. Но у меня остались еще документы (бухгалтерские в основном и журналы регистрации и т.д.) от этой организации, которые не сдаются в городской архив.

Что с ними делать в дальнейшем? Их у меня три — ликвидированы в 2014,2009, 2007.

Заранее спасибо!

Здравствуйте! Документы временного срока хранения придется хранить в вашей организации до истечения сроков хранения, после чего составляется акт на уничтожение. Документы 5-летнего срока хранения за 2007—2009 гг. уже можно списать.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, можно ли приказ по основной деятельности с грифом ДСП регистрировать в журнале регистрации вместе с приказами без грифа ДСП. Спасибо.

Здравствуйте! Приказы с грифом «ДСП» регистрируются вместе с остальными приказами. В журнале регистрации и на обложке дела делается соответствующая отметка.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста! Структурное подразделение сдаёт дела в архив за 2010 год. Тогда еще архива на предприятии не было, так же и номенклатура не велась, а на титульном листе дела проставляется индекс дела по номенклатуре, как нам быть в этой ситуации?

Здравствуйте! Если не было номенклатуры дел, откуда же вы возьмете индексы дел? Тогда индекс дела просто не проставляется, ставится отметка «б/и» (без индекса).

Здравствуйте, сдаем архив за 2013—2014 г. При сдачи описи нам сказали, что название бухгалтерских док. тов. поменялось и теперь нужно поменять название на папках. Правы ли в архиве, ведь на момент 2013—2014 годов все было так, имеем ли мы право менять название на обложке руководствуясь 2016 годом, если содержимое папки и название пронумерованных и прошнурованных документов все равно будут иметь другие названия за 2013—2014 гг.Чем мы должны руководствоваться.

Здравствуйте! Заголовки дел на обложках должны соответствовать номенклатуре дел за соответствующий период. Если вы сдаете документы за 2013 год, то они должны быть оформлены в соответствии с номенклатурой дел 2013 года.

Здравствуйте. Один приказ об утверждении должностных регламентов состоит из более чем 500 листов (много приложений по 6 листов). Как в таком случае сшивать его, если один приказ на 2 и более томов «разлучать» нельзя? Заранее спасибо.

Здравствуйте! Можно разделить на тома, в заголовке дела отразить номер и содержание приказа, указав на приложения.

Добрый день! К нам в архив орг-ции поступила служебная записка отдела с просьбой посодействовать по вопросу передачи лицевых счетов раб-в с 88 по 99 гг. в архив орг-ции. Объясняя это тем, что в архиве отдела не выдержаны условия содержания для док-в со сроком хр-я 75 лет и архив отдела переполнен. НО в архиве орг-ции тоже нет места, поэтому мы не можем принять их дела на хранение. Помогите сформулировать в их адрес аргументированный ответ. Будем Вам признательны за ответ!

Здравствуйте! Документы по личному составу, к которым относятся лицевые счета по заработной плате, должны быть упорядочены с составлением описи дел, и храниться в ведомственном архиве организации. Если архив переполнен, надо добиваться выделения дополнительных помещений под архивохранилище.

Мы не против их принять. НО доп. помещений в этом году точно не предвидится. Как тогда нам быть?

Здравствуйте! Затрудняюсь что-то ещё вам посоветовать, так как по правилам вы обязаны принять эти документы. Не знаю всей вашей ситуации, но может быть, можно освободить место на стеллажах за счет списания документов с истекшими сроками хранения.

Освободили, но это «капля в море». Подскажите пожалуйста текстовку служебной записки на выделение доп. помещения. Огромное Вам спасибо!

Доброго денечка!

Запутались мы... кто должен составить опись дел сам отдел, кот-й передает в архив или же архивариус, кот-й принимает?

Здравствуйте! Сдаточную опись дел составляет отдел. Архивариус должен дать образец (форму) описи, может помочь в составлении описи.

Добрый день!

Организация являясь подведомственным учреждением, может ли сдать на хранение документы постоянного, долговременного хранения и по личному составу своему учредителю? Существует ли нормативный документ по передаче документов своему учредителю? Тем самым будет упрощенна процедура архивного процесса: не надо будет согласовывать описи дел и другие документы (положение об архиве, положение об ЭК, сводную НД) с архивным органом. В частности, существующие помещения под архив в нашей организации в полной мере не соответствуют требованиям Федерального закона № 125-ФЗ. Также передача документов с конфиденциальной информацией нашему учредителю усилит меры по неразглашению и нераспространению сведений, составляющих конфиденциальную информацию.

Здравствуйте! Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то все вопросы, связанные с передачей документов в вышестоящую организацию, надо решать с архивным органом. Чтобы конкретно ответить на Ваши вопросы, надо видеть все учредительные документы, знать территориальное расположение организаций. В принципе передача документов в вышестоящую организацию при определенных условиях возможна, процедура – обычная при передаче документов (описи, акт).

Здравствуйте! В описи № 2 дел по личному составу в графе «Срок хранения» для документов с 2003 года мы теперь должны писать: 50 лет ЭПК, а ссылку делать на 43-ФЗ? Какие документы с 2003 года остаются с прежним сроком 75 лет? Трудовые договора работников, не вошедшие в состав личных дел (они не ведутся), уволенных в 2016 году, но принятых на работу ранее 2003 года, храним 50 лет? Документы по аттестации рабочих мест храним по прежнему 75 лет? или 50 ЭПК? Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них сколько теперь храним? Табели учета рабочего времени по вредникам? Храним 50 лет ЭПК?

Здравствуйте! Согласно ФЗ-43 все документы по личному составу, образованные с 2003 года, хранятся 50 лет. Проще говоря, всё, что было со сроком хранения 75 лет, переводится на 50 лет.

Здравствуйте, я работаю в отделе где есть делопроизводитель, который занимается входящей исходящей документацией, и формированием дел. Скажите, пожалуйста, должен он вести архив, сшивать дела, или это должен делать другой человек??

Здравствуйте! Это зависит от распределения обязанностей в конкретной организации, от объема документооборота. Если в организации нет освобожденного работника по архиву, или такой работник есть, но объем дел большой, то оформлять дела могут работники структурных подразделений. Всё это должно быть прописано в инструкции по делопроизводству и в должностных инструкциях.

Доброго времени суток!

Наша организация основана во второй половине 2014 года, и за два года образовалось 30 дел постоянного срока хранения, 9 дел по личному составу (75 лет). Но архива как такового не имеется (храним в железных шкафах в группе (документационного обеспечения).

Но мы должны составить паспорт архива для передачи дел в городской архив.

Должны ли мы сдавать дела в этом году (за 2014—2015 года)? Или есть какой-нибудь запрет?

Здравствуйте! Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ от 22.10.2004 (ст.22) органы местного самоуправления и муниципальные организации, являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов, передают документы на постоянное хранение через 5 лет. То есть, документы постоянного хранения за 2014 год должны быть переданы в муниципальный архив в 2020 году. Согласно п. 4.11. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, описи на дела постоянного хранения должны передаваться на рассмотрение ЭПК архивного органа через три года после завершения дел в делопроизводстве. То есть, опись дел постоянного хранения за 2014 год должна быть передана в муниципальный архив не позднее 2018 года. Муниципальный архив должен предоставить вам график передачи дел и график рассмотрения описей на ЭПК. С архивом вы должны также согласовывать все вопросы паспортизации.

Здравствуйте! Обязательному включению в список источников комплектования городского муниципального архива подлежат органы местного самоуправления, выборочно – некоторые муниципальные предприятия. Попробуйте написать: «Просим исключить наше предприятие из списка источников комплектования городского архива, так как в связи с изменением функций, у нас в настоящее время не образуются документы, представляющие научно-историческую ценность». Если у вас договор с архивом, то можно не продлевать срока действия.

Здравствуйте! В данном случае лучше написать докладную записку на имя руководителя организации, например: «Довожу до Вашего сведения, что по состоянию на 01.01.2016 и данным паспорта архива на 01.12.2015 загруженность помещения архива составляет 100%. Согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение установленных сроков. Однако из-за отсутствия свободного места в архиве, в настоящее время мы не можем принять на хранение документы по личному составу от структурных подразделений. Прошу Вас в ближайшее время предоставить для архива соответствующее помещение площадью не менее 30 кв. м и протяженностью стеллажей 5000 погонных метров».



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.54MB/0.00044 sec