Передача дел в архив организации
Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.
Какие категории документов передают в архив
Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.
Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.
За какие годы дела подлежат передаче в архив
Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.
График приема-передачи дел
В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.
Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.
График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.
Порядок передачи дел в архив
В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).
Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).
Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.
Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.
И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.
После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.
Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой). Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты.
Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива. Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения). Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте недавно устроился в архив организации занимающееся капитальным строительством.
Как сдается и выдается документация по капитальному строительству (проектная и рабочая документация) и Исполнительная документация (акты ввода в эксплуатацию, паспорта на оборудование и т.д…). Не могу понять почему в законах разные сроки хранения (помогите, пожалуйста). В Основных Правилах работы архивов организаций проектная документация по капитальному строительству — 25 лет, в ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ — 20 лет.
Здравствуйте! Ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в организациях. Для проектной документации по капитальному строительству этот срок 25 лет. Речь идет о документах, уже отнесенных к постоянному хранению, включенных в описи дел постоянного хранения и утвержденных ЭПК. 25 лет эти документы хранятся в организации, после чего передаются на постоянное хранение в государственный архив. В «Основных правилах работы архивов организаций» (2000), вышедших в свет до принятия Закона, этот срок был 20 лет. Однако сейчас уже действуют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в которых не указаны сроки временного хранения документов АФ РФ в организациях. Обращаю Ваше внимание на то, что не вся проектная документация имеет постоянный срок хранения. Сроки хранения документов по капитальному строительству определяются "Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
Здравствуйте !! Можно сдать в архив расчетные листки работников предприятия, если лицевых счетов нет.
Здравствуйте! При отсутствии лицевых счетов по заработной плате работников в опись дел по личному составу включаются расчетно-платежные ведомости по заработной плате, либо расчетные листы.
Здравствуйте. Сколько хранятся договоры ГПХ? Также как и трудовые договоры? Я в архиве обрабатываю трудовые, договоры подряда и приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет. Получается и договры ГПХ относятся к трудовым. Заранее спасибо
Здравствуйте! Договор гражданско-правового характера (ГПХ) – это договор возмездного оказания услуг или договор подряда на выполнение определенных работ без вступления в трудовые отношения. Заключается на определенное время. Сведения о выплатах, начислениях по договору ГПХ, о сумме страховых взносов, работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд, то есть впоследствии договор ГПХ может служить основанием для начисления трудовой пенсии. Поэтому хранятся договоры ГПХ так же как трудовые договоры 75 лет (с 2003 г. – 50 лет) согласно ст. 657 Перечня 2010 г.
Здравствуйте! Подскажите, как поступить в данной ситуации, и какой приказ составить. Работаю я секретарем, скоро сдавать архив для постоянного хранения. Начальник архива сказала мне, что я собираю с сотрудников документацию готовую и сдаю ей. Только вот сотрудники хотят, чтобы я сама все за них подшивала и сдавала (Естественно это не оплачивается), как быть в данной ситуации?
Здравствуйте! Если в вашей должностной инструкции не указано, что вы обязаны проводить упорядочение (научно-техническую) обработку дел постоянного хранения, то вы не должны этого делать. В организации должна действовать инструкция по делопроизводству, в которой прописывается, какое структурное подразделение отвечает за оформление документов постоянного и долговременного срока хранения, либо каждое структурное подразделение сдает документы в подготовленном (оформленном) виде. Если такой инструкции нет, надо издать приказ о передаче документов в архив организации. В приказе должно быть отражено, в каком виде передаются документы, в какие сроки.
Здравствуйте!
Извините, что задаю вопрос не по теме. Скажите пожалуйста, что необходимо для того, чтобы мою организацию (ГКУ Управление соцзащиты района) включили в список организаций источников -комплектования.
И еще вопрос — в 2012 году у нас произошла реорганизация, документы никуда не передавались. Можно ли сейчас передать эти документы, не являясь при том организацией- источником комплектования?
Если это можно сделать, что для это нужно?
Спасибо.
Здравствуйте! Решение о включении организации в список источников комплектования принимает уполномоченный орган в сфере архивного дела каждого региона (комитет, агентство, управление…). Вам надо обратиться в этот орган с просьбой о принятии вашего учреждения в список источников комплектования. После заключения договора с соответствующим архивом вы будете взаимодействовать с ним, и решение о судьбе документов до 2012 года будет принимать этот архив. Скорее всего, их примут на хранение после упорядочения и составления описей дел, и после истечения срока ведомственного хранения (10 лет).
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста. При приеме дел в архив организации от структурных подразделений столкнулась с тем, что некоторые отделы не хотят сдавать документы постоянного срока хранения, потому что они нужны для работы. (3 года хранения в отделе уже истекло). Как в этом случае правильно поступить?
Здравствуйте! Вы можете объяснить сотруднику, что дело постоянного хранения подлежит полному оформлению и включению в опись дел. После этого дело можно вернуть в структурное подразделение под роспись в книге выдачи документов.
Добрый день!
Пишу Вам снова, так как не нашла здесь своего вопроса. Ваш ответ для меня важен.
Маркшейдерско-геологическая служба принесла в архив организации на сдачу документы постоянного хранения. Я работаю архивариусом.
Документы нестандартные, если можно сказать. Например: Годовая программа развития горных работ (большая папка-коробка) — это у них считается одно дело. В этой папке-коробке находятся годовые планы (3 журнала, каждый больше 250 листов) и программы развития (3 папки, в них схемы, большие такие листы).
Скажите пжл, как принимать мне такие документы? Отдельно каждый журнал и папку? Что Вы мне посоветуете? Спасибо!
Здравствуйте! Однозначно, надо принимать отдельно каждый журнал и папку, учитывать отдельно каждую единицу хранения. Если ваша организация является источником комплектования государственного архива, то надо согласовать с ним объем дел (количество листов в журнале).
Спасибо большое!
Наша организация не является источником комплектования государственного архива.
Хочется еще спросить. Эта же служба сдала государственную статистическую отчетность за 2017—2018 годы, в каждой по 60-70 страниц). В эту отчетность входят отчетный баланс, сведения, отчет. Но дело в том, что в НД этой службы нет такого дела (государственная статистическая отчетность), а есть по отдельности, т.е. отчетный баланс, сведения и т.д.
Можно мне принять одним делом, а в НД сделать изменения?
Здравствуйте! В одно дело можно включить отчетный баланс и сведения, в заголовке дела на обложке и в описи обязательно указать (отчетный баланс и сведения), за каждый год надо формировать свое дело, то есть нельзя объединить в одно дело документы за 2017—2018 гг.