Рейтинг@Mail.ru

Регистрация входящих документов

Помещено в тему: Документооборот

Основные правила регистрации входящих документов Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»

Вх. №  0118

22.08.2014

 

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 172 комментария

Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Зав. отделом кадров требует, чтобы я все копировала и хранила в канцелярии, так как в Отделах все теряется, и потом не найти. Я уже видела, что подобный вопрос задавался 25.08.2015. И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. отделом кадров, что это лишняя трата времени и бумаги, все равно в дела потом подшиваются только оригиналы документов! В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации.

Здравствуйте! Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения. Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т.д. и т.п.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом (2-ой, который принесли) экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления (в учреждении куда подает) и на ней поставили отметку?

Здравствуйте! Отметка о принятии документа проставляется на втором экземпляре документа, который принес заявитель. Снимать копию (ксерокопию) документа принимающая организация не обязана.

На что можно ссылаться (что организация не обязана делать копию для отметки)? Может быть какой-то официальный документ?

Здравствуйте! Сослаться можно только на комментарии к Федеральному закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (ст.7, п. 5).

В ФЗ-59 нет п.5 в ст. 7

Добрый день!

У меня следующий вопрос: вначале года начали регистрировать входящие/исходящие/приказы и др., присваивая им обычную порядковую нумерацию (1, 2, 3, и т.д.). Но из-за большого числа документов, регистрируемых задним числом (через дробь: 1/1, ½) руководство хочет сменить порядок нумерации по принципу 01-01, где первые 2 цифры порядковый номер, вторые две — номер месяца. В случае необходимости регистрации задним числом будут меняться вторые две цифры. Можно ли сменить порядок нумерации сейчас?

Это нигде пока не прописано. Есть ли официальное требование о том, что нумерация и дата документа (любого) должны быть последовательными, т.е. приказ № 5 должен быть по дате обязательно раньше приказа № 6? Спасибо.

Здравствуйте! Официальное требование – это ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которому регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенными обозначениями. Порядковый номер – это номер по порядку, понятно, что 6 следует после 5. Буквенное обозначение – это когда определенному массиву (группе) регистрируемых документов присваивается свое обозначение. Например, «к» или «л/с» — приказы по личному составу. Поскольку по правилам регистрация приказа проводится в день подписания, входящего документа – в день поступления, то документ с регистрационным номером 6 не может быть по дате раньше документа под номером 5.

Теперь по первому вопросу. Изменять принятую систему регистрации документов следует с нового календарного года. Не понятно, зачем включать в регистрационный номер документа обозначение месяца, для этого есть свой реквизит – дата документа. Если вы хотите каждый месяц начинать регистрацию с 1-го номера, то это тоже не принято. Бороться с регистрацией документов «задним числом» можно только одним способом – не регистрировать задним числом.

Добрый день!

У меня следующий вопрос. Если документ поступил в организацию после 16.00, то он может быть зарегистрирован следующим числом?

Здравствуйте! В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, сказано, что на следующий рабочий день регистрируются документы, поступившие в нерабочее время. Однако на практике это не всегда выполнимо, особенно, когда документооборот большой, а работник, занимающийся регистрацией документов, выполняет ещё и другие функции. Поэтому обычно документы, поступившие в организацию в конце рабочего дня, регистрируются на следующий рабочий день. Конечно, это не касается документов с отметками «Срочно», «Оперативно», которые должны регистрироваться незамедлительно. Чтобы не было недоразумений в этом вопросе, пропишите в своей инструкции по делопроизводству сроки регистрации поступающих и отправляемых документов.

Добрый день, подскажите. пожалуйста. как и какие документы регистрируются входящие и исходящие по эл.почте.

Так же есть вопрос по пересылке сообщений. Как фиксировать факт того, что сообщение переслано другому адресату.

Здравствуйте! Все документы могут регистрироваться в электронном виде.

В системе электронного документооборота формируется уведомление об отправке документа, а также о получении его адресатом. Если же у Вас нет СЭД, а просто ведется регистрация поступающих и отправляемых документов в электронном виде, то можно завести реестр отправляемых (исходящих) документов.

Здравствуйте! В учреждение поступило заявление от гражданина, но не через канцелярию, а оставлено на вахте. Далее его передали напрямую в отдел для подготовки ответа. Отсутствие регистрации заявления является ли нарушением и какое последует наказание? Ответ был дан в устной форме и письменно с небольшим нарушением сроков из-за праздничных дней.

Здравствуйте! Надо было зарегистрировать заявление, хотя бы позже. По поводу наказания – это прерогатива вашего руководства.

Здравствуйте! У меня такой вопрос, сегодня вошло 123 писем от одной компании, можно ли зарегистрировать в книгу регистрации одним числом например: 1-123 от 19.07.2016 г. от Цеснабанка?

Здравствуйте! Одной датой зарегистрировать все письма можно, но под одним номером нельзя. Каждому письму должен быть присвоен свой входящий номер, если эти письма разного содержания и с разными исходящими номерами.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, на основании чего присваивается номер Дела? И к какому году архив. относится док-т, утвержденный 00.12.12, но введенный в действие в 00.01.13?

Здравствуйте! В текущем делопроизводстве делам присваивается индекс согласно утвержденной номенклатуре дел. При составлении описи дел присваивается архивный номер (номер по порядку согласно утвержденной описи).

Как правило, документ, утвержденный в 2012 году, относится к 2012 году. Однако план работы на 2013, утвержденный в 2012 году, будет относиться к годовому разделу описи за 2013 год. Так что уточните, какой конкретно документ затрудняет для вас датировку.

Если нужно подать заявление и один-два документа (как приложение), возможно ли вместо оригиналов передать копии, но чтобы секретарь заверила, что копии соответствуют оригинальным?

Какой в этом случае документ оставить себе как доказательство, что все нужные документы были переданы и зарегистрированы?

Здравствуйте! В некоторых государственных и муниципальных органах (например, собес, пенсионный фонд) при приеме копий документов сотрудники заверяют копии, но только при наличии оригиналов. Не знаю, как в вашем случае, уполномочена ли секретарь заверять копии документов. Поэтому лучше сразу приложить к заявлению заверенные копии. В заявлении надо указать, что копии прилагаются. Для этого в тексте заявления надо написать, какие документы вы предъявляете. Заявление составляется в двух экземплярах, на втором экземпляре (вашем) секретарь должна сделать отметку, что заявление принято, проставить штамп организации. Это и будет доказательством, что документы приняты.

Добрый день! Могу ли я регистрировать документы в журнале регистрации в своем подразделении при условии, что данный журнал зарегистрирован в отделе кадров. Каким законом это подтверждается?

Здравствуйте! Закона по этому вопросу нет, и быть не может. В организации может быть принята как централизованная, так и децентрализованная система регистрации документов. Этот должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, либо закреплено соответствующим приказом.

Добрый день! Почтой пришел от Заказчика оригинал акта выполненных работ. Секретарь поставила в правом углу штамп с номером и датой входящего документа. Можно ли на финансовых документах ставить штамп входящего? Права ли она?

Здравствуйте! Если акт прислали без сопроводительного письма, то допускается на акте проставить штамп и регистрационный номер.

Подскажите, пожалуйста, обязательно ли при регистрации входящего письма, помимо штампика, № и даты, ставить подпись (с расшифровкой)? на основании какого документа?

Здравствуйте! Подпись на входящем штампе не проставляется. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит порядковый номер и дату поступления документа в организацию (при необходимости – часы и минуты).

Здравствуйте! В службе без-ти есть журналы, кот-е они сами прошили и теперь им надо скрепить прошивку печатью. НО своей печати у них нет. Какую печать им ставить?

Здравствуйте! Заверительная надпись в журнале и др. делах печатью может не заверяться. Достаточно подписи должностного лица (с расшифровкой) и даты.

Здравствуйте! Регистрируем служебные записки, заявления в журнале регистрации док-в внутр. пользования. Но отдав рук-лю на подпись, некот-е служебки просто не возвращаются, а остаются у нее, либо рук-ль сама лично передает этот док-т напрямую. Т.е. мне его резолюция остается неизвестна. И как тогда в таком случае быть, ведь я не могу вписать в журнал кому был отписан тот или иной док-т? Графы в журнале пустуют, а при проверке что буду говорить вообще без понятия.

Здравствуйте! Укажите в инструкции по делопроизводству, что документы должны передаваться через службу делопроизводства для соответствующих отметок.

Добрый день!

Подскажите, должны ли регистрироваться анонимные письма, поступающие в организацию? Если нет, то каков порядок обращения с ними?

Здравствуйте! Согласно п.1 ст.11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» на письма, в которых не указаны ФИО, адрес, ответ не дается. Однако если в обращении содержится важная общественная информация, информация о противоправных деяниях, его необходимо передать в соответствующий государственный орган.

П. 2 ст.8 этого же Закона указывает, что все письма и обращения подлежат регистрации. Поэтому анонимное письмо следует зарегистрировать с соответствующей отметкой, далее действовать исходя из содержания письма. Если письмо не рассматривается, в журнале регистрации делается соответствующая отметка.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как регистрировать исходящую корреспонденцию, которая передается через курьера и имеет сопроводительное письмо. Ей должен присваиваться Исходящий номер и заносится в сопроводительное письмо?

Здравствуйте! Разумеется, вся исходящая корреспонденция, передаваемая через курьера, должна регистрироваться с присвоением регистрационного номера.

При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты. В журнале регистрации документов, имеющего форму сшитых поспешно отдельных листков, стоит поздняя дата. На оригинале входящего номера нет! Суд принял сторону организации. Как мне доказать свою правоту?

Здравствуйте! Согласно п.2 ст.8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» обращение (жалоба) должно быть зарегистрировано в течение 3-х дней со дня принятия обращения. При подаче обращения лично надо настаивать на отметке организации с проставлением даты. Для доказательства Вашей правоты обратитесь к адвокату.

Добрый день!

Подскажите, пришло из налоговой уведомление о постановке на учет организации, могу ли я на самом уведомлении ставить отметку с вх. номером? Юристы настаивают, чтобы отметка стояла на конверте, хотя уведомление с исх. номером.

Здравствуйте! Отметка с исходящим номером никогда не ставится на конверте, только на документе. Разумеется, отметку надо ставить на самом уведомлении.

Здравствуйте! По регистрации внутренних служебных записок: испол-ль принес на подпись рук-лю сл.зап., я ее зарегистрировал, далее рук-ль поставил свою резолюцию, и я передал ее лицу, указанному в резолюции. НО исполнитель требует предоставлять копию своей сл. зап. уже с резолюцией рук-ля как бы для себя. Как я должен в данном случае поступить: имею ли я право давать эту копию или нет. И в том и в другом случае на каком основании?

Здравствуйте! Не будет нарушения, если вы сделаете копию исполнителю. Внутренние документы следует регистрировать после подписания и резолюции.

Здравствуйте, подскажите, у нас муниципальная организация. Например, я пишу служебную записку, пришла регистрировать к секретарю. Она говорит, пока не будет хотя бы подписи посредника директора, регистрировать не буду... в итоге бумага теряется не зарегистрированная. По сути написала бумагу, регистрацию поставили без всяких подписей и получила копию, что пустила в дело. А там уже решают походотайстовать или нет. Смысл регистрации в том, что по факту данная бумага была написана, я права???

Здравствуйте! Прохождение внутренних документов организации осуществляется через службу делопроизводства (секретаря). Служебная записка должна быть подписана исполнителем. Необходимость других виз устанавливается локальными нормативными актами организации (инструкцией по делопроизводству). Поэтому не могу пояснить, права ли секретарь с требованием проставить дополнительную подпись. Но документ должен пройти регистрацию, что исключает его утрату.

Здравствуйте! У нас филиал организации, как правильно регистрировать входящие документы из нашей головной организации и входящие из других организаций. Нужно ли заводить разные журналы регистрации?

Здравствуйте! При небольшом объеме документов можно регистрировать все поступающие документы в одном журнале. Если документооборот большой, можно выделять для регистрации отдельные массивы документов (поступающие из вышестоящих организаций и др.).

Добрый день. в мою организацию поступил входящий документ (запрос) с другой организации, но на нем нет подписи руководителя, даты и номера регистрации. Я отказалась регистрировать его, т.к. руководитель той организации его не подписал. Была ли я право, и на какай закон я могу ссылаться?

Здравствуйте! Подпись и дата – это основные реквизиты, придающие документу юридическую силу. Вы могли не регистрировать этот запрос, а направить отправителю по указанному адресу. Состав и порядок оформления необходимых реквизитов для каждого вида документа содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная директору рс существенных нарушениях условий труда, которые могут иметь судебные последствия, директором не рассматривается, секретарем не регистрируется! Что делать?

Здравствуйте! Надо настоять на регистрации докладной записки. В противном случае можно направить документ по почте заказным письмом с уведомлением.

Секретарь организации отказывается регистрировать и ставить входящий номер на претензионных документах, делая это умышленно, что бы в суде нельзя было подтвердить факт их получения. Какие административные меры можно применить в данном случаи?

Здравствуйте! Регистрационный номер на втором экземпляре входящего документа секретарь может не ставить, а вот дату и входящий штамп или подпись обязан проставить согласно Закону от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (см. комментарий к ст.7).

Здравствуйте!

Наша организация часто направляет запросы на получение сведений, например, из ЕГРЮЛ или Росреестра. Ответы на запросы поступают в виде документов (с гербовой печатью), где в табличном виде (мелко, где-то в середине листа) указан исходящий номер запроса, но как такового сопроводительного письма нет. Документ приносит курьер. Имеем ли мы право ставить регистрационный штамп входящего документа непосредственно на предоставленном ответе (места для штампа, как правило, нет) с гербовой печатью?

Здравствуйте! Если нет сопроводительного письма, то входящий штамп ставится на самом документе.

Добрый день! Согласно ФЗ «О порядке регистрации, рассмотрения обращений граждан, а также приема по личным вопросам», обращения граждан рассматриваются в течении одного месяца. Обязаны ли делопроизводители давать информацию заявителям о ходе рассмотрения обращения (давать информацию об исполнителе и его контактных данных) в течении данного срока. Если да, то чем это регламентируется.

Здравствуйте! В Законе всё прописано. Информация заявителю направляется в том случае, если срок рассмотрения обращения продлевается (ст.12). Также надо уведомить заявителя, если обращение направляется в другой государственный орган (ст. 10). В обычных случаях никакая информация заявителю о ходе рассмотрения обращения не направляется.

Здравствуйте.

Когда письмо в организацию приносит представитель отправителя и подаёт свой экземпляр для проставления отметки с входящим номером, коллега, ведущая делопроизводство, не ставит на этот экземпляр штамп входящего номера с названием организации, а от руки пишет номер, дату, свою фамилию и расписывается. Считаю это неправильным, но вынуждена выполнять её требование, когда приходится её замещать. Однажды, увидев, как я поставила наш штамп (название организации + вход. № + дата) — на экземпляр отправителя, с удивлением и недовольством начала объяснять, что это только наш штамп, ставить его можно только на наших экземплярах, а на сторонних — никогда; максимум, что мы можем поставить, — это простой штамп с наименованием организации (был у нас раньше такой), а под ним написать входящий номер и дату, но наш штамп (по образцу в данной статье) — ни в коем случае. Своё мнение ничем не аргументирует. С помощью чего его можно опровергнуть, на что сослаться?

Здравствуйте! Должностное лицо или делопроизводитель, принимающий документ, должен проставить на втором экземпляре или копии документа отметку о приеме с указанием даты. Обычно такая отметка проставляется на входящем штампе. В комментариях к Федеральному закону от 02.05.2006 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (ст.14) даются пояснения по этому вопросу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, закон о сроках рассмотрения документа. Если это судебный запрос, или запрос из МВД, или это просто организация.

Есть закон от 02.05.2006 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

MAXCACHE: 0.41MB/0.00032 sec