Электронный документооборот в организации

Помещено в тему: Документооборот

Преимущества ведения электронного документооборота Зачем организации переходить на электронный документооборот? Ведь не только потому, что это модно. К тому же это может оказаться довольно затратным делом, а как скоро окупиться? Как понять, что необходимость изменений в ведении делопроизводства настала? Статья написана с целью ответа на все эти вопросы, оценки преимуществ и недостатков для делопроизводителя, а также работающих с документами исполнителей. И давайте посмотрим, что принесет для организации в целом переход на электронный документооборот.

Впечатления привожу с точки зрения делопроизводителя от использования системы электронного документооборота (СЭД) со значительным объемом документооборота в крупной организации, где я непосредственно тружусь. Не буду приводить название СЭД, чтобы не агитировать в чью-либо пользу, я не занимаюсь распространением этих систем. Если вы пришли к выводу о необходимости перехода на электронный документооборот, то только вам решать какая система подходит вашей компании. Я только стремлюсь предоставить информацию к размышлению.

Негативные стороны ведения электронного документооборота

Первое что приходит в голову – очень, очень муторно закрывать регистрационные карточки документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый документ создается отдельная карточка. Причем правильно закрывать (в срок, с отметкой об исполнении и т.д.). Без этого теряется эффект от использования электронного документооборота.

Система не редко зависает или работает не достаточно быстро (сидишь и смотришь на «зависший» экран), иногда что-то может «слететь» (срочно зовем администратора, значит, какое-то время потеряно).

И избавиться от этого не удается в течение всего времени (несколько лет уже) применения электронного документооборота. К тому же постоянно идут какие-то доработки используемого программного продукта. Денежные затраты на его покупку были не такие уж маленькие, в процессе эксплуатации системы тоже появляются дополнительные затраты.

Новые люди в организации не в состоянии сразу полноценно ринуться в круговорот работы – сначала обучение принципам электронного документооборота с использованием установленной системы. Имеется в виду, что приходится обучать не только делопроизводителя, а вообще всех вновь принятых и имеющих доступ в организации сотрудников к компьютеру. Здесь еще следует учитывать сопротивление людей нововведениям.

Тем не менее, несмотря на все отрицательные стороны, сейчас представить себе работу в офисе без системы электронного документооборота просто немыслимо.

Преимущества электронного документооборота

Посмотрим, что же такого полезного привнес электронный документооборот на примере нашей организации.

Обеспечен эффективный поиск нужного документа в любой момент времени, когда включен компьютер в офисе (всегда в рабочее время, ну или почти всегда). Значит, эффективно налажена оперативная работа с документами – исполнение, контроль, анализ и т.д.

Прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины – как сотрудник, так и руководство может в любой момент узнать, сколько и какие именно документы находятся на исполнении у каждого конкретного специалиста, а также просрочен ли срок выполнения поручения (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов). В результате исполнительская дисциплина явно улучшилась.
 

 
За счет автоматизации работ резко сократилось время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий (сейчас поручения в электронном виде), а также произошло ускорение движения информационного потока за счет автоматизации процессов регистрации, наложения резолюции, направления на ознакомление, согласование документов, анализа деятельности по отдельным направлениями и т.п. Вывод – однозначно повысилась эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

Уменьшились затраты организации на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях. А вот бумаги расходуется все-таки не намного меньше. В наши дни приходится отправлять адресатам в основном документы на бумажных носителях (электронный документооборот и массовое использование ЭЦП еще только впереди).

Думаю, что даже перечисленных преимуществ достаточно, чтобы, по крайней мере, задуматься о возможности перехода на электронный документооборот. Чтобы грамотно выбрать подходящую систему электронного документооборота именно под ваши индивидуальные потребности необходимо знать об основных параметрах выбора СЭД. Продолжение темы последует.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 10 комментариев
Татьяна | 15 02 2013

Добрый день!

Организация в которой я сейчас работаю, планирует работать в АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота). В этой системе документ «живет» с одним номером, т.е. система присвоила письму исх. номер, я его отправила в филиал — они его приняли с тем же номером. Автоматически формируется карточка документа, в которой стоит номер. Разве это не противоречит правилам делопроизводства, государственному страндарту? Ведь письмо должно иметь исходящий и входящий номер. Спасибо!
admin | 17 02 2013

Здравствуйте! Разумеется, требования ГОСТа и правил делопроизводства должны соблюдаться в автоматизированных системах ДОУ. Рынок систем автоматизации ДОУ представлен большим разнообразием, и не всегда производитель учитывает правила делопроизводства. Организации, соблюдающие требования ГОСТ, при выборе программного продукта должны отдавать преимущество системам, соответствующим правилам делопроизводства.
Светлана | 03 03 2015

Добрый день! Аудиторы, которые проверяют нашу организацию, обратились ко мне с вопросом, чтоб я показала им график документооборота. Я давно работаю в делопроизводстве, но такой термин слышу впервые. Подскажите. пожалуйста, если такое понятие.

Заранее, спасибо.
admin | 04 03 2015

Здравствуйте! Термин «график документооборота» в настоящее время применяется в системе бухгалтерского учета.

В делопроизводстве (или ДОУ) ранее применялся термин «схема документооборота». Такая схема описывает основные стадии жизненного цикла документа от момента создания или получения до момента передачи в архив. Схема прилагается к инструкции по делопроизводству организации. Однако «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, не приводят такую схему.
Галина Анатольевна | 24 11 2015

Добрый день! Работаю в гос. учреждении, численность работников составляет 500 чел. Руководитель дал задание подготовить тех. задание по переходу на СЭД. Я никогда не занималась составлением тех. задания, поэтому для меня это впервой. Подскажите, пожалуйста, с чего начать, что в нем прописывать?
admin | 26 11 2015

Здравствуйте! Начать надо с обоснования перехода на СЭД (для чего необходимо создание или внедрение системы): создание единого документооборота в учреждении, унификация технологии работы с документами, сокращение затрат, связанных с документооборотом и т.д.

В подобном техническом задании прописываются также сроки начала и окончания создания (внедрения) СЭД, назначение, цели системы. Далее поэтапно прописываются требования к системе: автоматизация приема, обработки и передачи поступающих (входящих) документов, обработка и отправка исходящих документов, подготовка внутренних документов, контроль исполнения документов, ведение электронного архива и т.д. – всё согласно инструкции по делопроизводству.
Мария | 17 02 2016

Здравствуйте,

холдинг огромный, более 30 юр.лиц. 2 компании — более 6 тыс. сотрудников в каждой, остальные маленькие. Интересно Ваше мнение

1) Можно ли внедрять СЭД частями, например, в бухгалтерии, потом в ОК? Это имеет смысл?

2) И ещё, например, 2НДФЛ на 6 тыс. сотрудников, для того чтобы мне хранить в электронном виде — как заверить? Что это за эл.подпись такая должна быть?

3) Если в бумажном варианте: можно ли г. директору подписывать не каждую справку, а сшивку из 250 (прошито пронумеровано, ген.директор)? СПАСИБО ОГРОМНОЕ
admin | 23 02 2016

Здравствуйте!

1) Я бы посоветовала внедрять систему сразу во всем холдинге. Частями (по отделам) внедрять можно, но это зависит от принятой в вашей организации системы документооборота (централизованная или децентрализованная регистрация), а также от выбранной СЭД (количества функций). Удобнее внедрять систему сразу во всем холдинге, но поэтапно, постепенно наращивая функции.

2) При передаче справок ф. 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по электронной почте они заверяются ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Ключ ЭЦП выдается владельцу в специальном сертифицированном центре. При хранении документа в организации не обязательно заверять его ЭЦП.

3) В распечатанном (бумажном) варианте подписывается каждая справка 2-НДФЛ, т.к. это разные документы: справка формируется на каждого работника.
Светлана | 16 08 2016

Добрый вечер!

Подскажите, пожалуйста, в компании нет инструкции по документообороту. Ее обязательно писать? Возможно отдельно сделать инструкцию на оформление писем и на оформление Приказов для сотрудников (у сотрудников нет понимания, что с Приказами делать). Есть какой-то образец, схема? Где можно посмотреть?

Спасибо!
admin | 21 08 2016

Здравствуйте! В организации разрабатывается и утверждается инструкция по делопроизводству, которая включает в себя образцы оформления и бланки отдельных документов, в том числе приказов и писем. Приказом организации, либо другим локальным нормативным актом можно утвердить бланки документов. Правила работы с документами, порядок подготовки и оформления приказов лучше прописать в инструкции по делопроизводству. За образец можно взять «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 №76. В них подробно изложен порядок подготовки и оформления приказов.