Рейтинг@Mail.ru

Электронный документооборот в организации

Помещено в тему: Документооборот

Преимущества ведения электронного документооборота Зачем организации переходить на электронный документооборот? Ведь не только потому, что это модно. К тому же это может оказаться довольно затратным делом, а как скоро окупиться? Как понять, что необходимость изменений в ведении делопроизводства настала? Статья написана с целью ответа на все эти вопросы, оценки преимуществ и недостатков для делопроизводителя, а также работающих с документами исполнителей. И давайте посмотрим, что принесет для организации в целом переход на электронный документооборот.

Впечатления привожу с точки зрения делопроизводителя от использования системы электронного документооборота (СЭД) со значительным объемом документооборота в крупной организации, где я непосредственно тружусь. Не буду приводить название СЭД, чтобы не агитировать в чью-либо пользу, я не занимаюсь распространением этих систем. Если вы пришли к выводу о необходимости перехода на электронный документооборот, то только вам решать какая система подходит вашей компании. Я только стремлюсь предоставить информацию к размышлению.

Негативные стороны ведения электронного документооборота

Первое что приходит в голову – очень, очень муторно закрывать регистрационные карточки документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый документ создается отдельная карточка. Причем правильно закрывать (в срок, с отметкой об исполнении и т.д.). Без этого теряется эффект от использования электронного документооборота.

Система не редко зависает или работает не достаточно быстро (сидишь и смотришь на «зависший» экран), иногда что-то может «слететь» (срочно зовем администратора, значит, какое-то время потеряно).

И избавиться от этого не удается в течение всего времени (несколько лет уже) применения электронного документооборота. К тому же постоянно идут какие-то доработки используемого программного продукта. Денежные затраты на его покупку были не такие уж маленькие, в процессе эксплуатации системы тоже появляются дополнительные затраты.

Новые люди в организации не в состоянии сразу полноценно ринуться в круговорот работы – сначала обучение принципам электронного документооборота с использованием установленной системы. Имеется в виду, что приходится обучать не только делопроизводителя, а вообще всех вновь принятых и имеющих доступ в организации сотрудников к компьютеру. Здесь еще следует учитывать сопротивление людей нововведениям.

Тем не менее, несмотря на все отрицательные стороны, сейчас представить себе работу в офисе без системы электронного документооборота просто немыслимо.

Преимущества электронного документооборота

Посмотрим, что же такого полезного привнес электронный документооборот на примере нашей организации.

Обеспечен эффективный поиск нужного документа в любой момент времени, когда включен компьютер в офисе (всегда в рабочее время, ну или почти всегда). Значит, эффективно налажена оперативная работа с документами – исполнение, контроль, анализ и т.д.

Прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины – как сотрудник, так и руководство может в любой момент узнать, сколько и какие именно документы находятся на исполнении у каждого конкретного специалиста, а также просрочен ли срок выполнения поручения (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов). В результате исполнительская дисциплина явно улучшилась.
 

 
За счет автоматизации работ резко сократилось время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий (сейчас поручения в электронном виде), а также произошло ускорение движения информационного потока за счет автоматизации процессов регистрации, наложения резолюции, направления на ознакомление, согласование документов, анализа деятельности по отдельным направлениями и т.п. Вывод – однозначно повысилась эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

Уменьшились затраты организации на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях. А вот бумаги расходуется все-таки не намного меньше. В наши дни приходится отправлять адресатам в основном документы на бумажных носителях (электронный документооборот и массовое использование ЭЦП еще только впереди).

Думаю, что даже перечисленных преимуществ достаточно, чтобы, по крайней мере, задуматься о возможности перехода на электронный документооборот. Чтобы грамотно выбрать подходящую систему электронного документооборота именно под ваши индивидуальные потребности необходимо знать об основных параметрах выбора СЭД. Продолжение темы последует.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 10 комментариев

Добрый день!

Организация в которой я сейчас работаю, планирует работать в АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота). В этой системе документ «живет» с одним номером, т.е. система присвоила письму исх. номер, я его отправила в филиал — они его приняли с тем же номером. Автоматически формируется карточка документа, в которой стоит номер. Разве это не противоречит правилам делопроизводства, государственному страндарту? Ведь письмо должно иметь исходящий и входящий номер. Спасибо!

Здравствуйте! Разумеется, требования ГОСТа и правил делопроизводства должны соблюдаться в автоматизированных системах ДОУ. Рынок систем автоматизации ДОУ представлен большим разнообразием, и не всегда производитель учитывает правила делопроизводства. Организации, соблюдающие требования ГОСТ, при выборе программного продукта должны отдавать преимущество системам, соответствующим правилам делопроизводства.

Добрый день! Аудиторы, которые проверяют нашу организацию, обратились ко мне с вопросом, чтоб я показала им график документооборота. Я давно работаю в делопроизводстве, но такой термин слышу впервые. Подскажите. пожалуйста, если такое понятие.

Заранее, спасибо.

Здравствуйте! Термин «график документооборота» в настоящее время применяется в системе бухгалтерского учета.

В делопроизводстве (или ДОУ) ранее применялся термин «схема документооборота». Такая схема описывает основные стадии жизненного цикла документа от момента создания или получения до момента передачи в архив. Схема прилагается к инструкции по делопроизводству организации. Однако «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, не приводят такую схему.

Добрый день! Работаю в гос. учреждении, численность работников составляет 500 чел. Руководитель дал задание подготовить тех. задание по переходу на СЭД. Я никогда не занималась составлением тех. задания, поэтому для меня это впервой. Подскажите, пожалуйста, с чего начать, что в нем прописывать?

Здравствуйте! Начать надо с обоснования перехода на СЭД (для чего необходимо создание или внедрение системы): создание единого документооборота в учреждении, унификация технологии работы с документами, сокращение затрат, связанных с документооборотом и т.д.

В подобном техническом задании прописываются также сроки начала и окончания создания (внедрения) СЭД, назначение, цели системы. Далее поэтапно прописываются требования к системе: автоматизация приема, обработки и передачи поступающих (входящих) документов, обработка и отправка исходящих документов, подготовка внутренних документов, контроль исполнения документов, ведение электронного архива и т.д. – всё согласно инструкции по делопроизводству.

Здравствуйте,

холдинг огромный, более 30 юр.лиц. 2 компании — более 6 тыс. сотрудников в каждой, остальные маленькие. Интересно Ваше мнение

1) Можно ли внедрять СЭД частями, например, в бухгалтерии, потом в ОК? Это имеет смысл?

2) И ещё, например, 2НДФЛ на 6 тыс. сотрудников, для того чтобы мне хранить в электронном виде — как заверить? Что это за эл.подпись такая должна быть?

3) Если в бумажном варианте: можно ли г. директору подписывать не каждую справку, а сшивку из 250 (прошито пронумеровано, ген.директор)? СПАСИБО ОГРОМНОЕ

Здравствуйте!

1) Я бы посоветовала внедрять систему сразу во всем холдинге. Частями (по отделам) внедрять можно, но это зависит от принятой в вашей организации системы документооборота (централизованная или децентрализованная регистрация), а также от выбранной СЭД (количества функций). Удобнее внедрять систему сразу во всем холдинге, но поэтапно, постепенно наращивая функции.

2) При передаче справок ф. 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по электронной почте они заверяются ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Ключ ЭЦП выдается владельцу в специальном сертифицированном центре. При хранении документа в организации не обязательно заверять его ЭЦП.

3) В распечатанном (бумажном) варианте подписывается каждая справка 2-НДФЛ, т.к. это разные документы: справка формируется на каждого работника.

Добрый вечер!

Подскажите, пожалуйста, в компании нет инструкции по документообороту. Ее обязательно писать? Возможно отдельно сделать инструкцию на оформление писем и на оформление Приказов для сотрудников (у сотрудников нет понимания, что с Приказами делать). Есть какой-то образец, схема? Где можно посмотреть?

Спасибо!

Здравствуйте! В организации разрабатывается и утверждается инструкция по делопроизводству, которая включает в себя образцы оформления и бланки отдельных документов, в том числе приказов и писем. Приказом организации, либо другим локальным нормативным актом можно утвердить бланки документов. Правила работы с документами, порядок подготовки и оформления приказов лучше прописать в инструкции по делопроизводству. За образец можно взять «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 №76. В них подробно изложен порядок подготовки и оформления приказов.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.35MB/0.00028 sec