Рейтинг@Mail.ru

Образец письма-ответа

Помещено в тему: Образцы писем

На обращение даем веский ответ Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
 

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 326 комментариев

Помогите сформировать письмо отказ заявителю предоставить копию протокола заседания комиссии, который является внутренним документом

Здравствуйте! Можно написать: «В ответ на Ваше обращение сообщаем, что протоколы заседаний ревизионной комиссии являются внутренними документами организации, поэтому копию протокола предоставить не можем».

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, если в одном письме (поручении, полученном из «головного» офиса) есть несколько пунктов, которые требуют ответа, как правильно отвечать: одним письмом на поручение, с ответом на все пункты (!) этого поручения или на пункты поручения разными письмами. Что первично при ответе: поручение или пункты? Каким нормативным документом это регламентируется?

Заранее спасибо за ответ.

Здравствуйте! Нормативных документов по этому поводу, конечно, нет. Но, исходя из логики и практики деловой переписки, отвечать надо одним письмом.

Здравствуйте! Подскажите, как ответить на письмо, в котором просят составить акт, но данного в нашем предприятии не существует.

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «В ответ на Ваш запрос сообщаем, что оформить акт приема-передачи документов не представляется возможным, так как фактически передачи документов не было».

Напишите где именно написано о том, что по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от...???

Хотелось бы ссылку на официальный источник.

Здравствуйте! Это написано в «Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (М., 2005) : наличие реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. К ГОСТу Р. 7.0.97-2016 не составлены подробные пояснения или методические рекомендации. Однако это не меняет смысла. И во всех учебных пособиях по деловой переписке не рекомендуется начинать служебные письма с фразы «на ваш №… от…».

Добрый день. пришло письмо с ген прокуратуры наказать сотрудника. который в неправильной форме подал уведомление о принятии работника. который работал на гос.службе cогласно закона о противодействии коррупции. Как юр. отделу дать смягчающий ответ. что будут приняты меры.

Здравствуйте! Можно написать: «Сообщаем Вам, что в отношении сотрудника (должность, ФИО) будет проведено служебное расследование. По результатам расследования будут приняты соответствующие меры».

Здравствуйте!

Необходимо ли в письме-ответе о согласии участвовать в совещании указывать наименование этого совещания? Или ссылка на номер и дату письма-запроса в шапке ответного письма позволит понять, о каком совещании идет речь в нашем согласии? Спасибо!

Здравствуйте! Это на ваше усмотрение. Можно указать название семинара, а можно и не указывать, если это ответ на письмо. Ссылку на номер и дату письма-запроса всегда надо делать в шапке ответного письма.

Здравствуйте! Подскажите мне пожалуйста, я, как физ. лицо, хочу отправить в организацию рапорт на перевод, как правильно сформулировать, чтобы мне дали письменный ответ?? Заранее спасибо

Здравствуйте! Напишите рапорт или заявление, сделав в конце приписку: «Прошу Вас выслать в мой адрес письменный ответ о результатах рассмотрения рапорта».

MAXCACHE: 0.34MB/0.00027 sec