Рейтинг@Mail.ru

Сопроводительное письмо к документам

Помещено в тему: Образцы писем

Сопроводительное письмо для подтверждения отправки документов Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

Как написать сопроводительное письмо

1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.
 

 
Посмотреть или скачать сопроводительное письмо к договору.doc

Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример.doc

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 74 комментария

добрый день! подскажите как правильно работать с почтовой корреспонденцией.

Я являюсь офис-менеджером и делопроизводителем в одном лице, отправка почты является одной из моих обязанностей. В нашей компании очень большой объем работ, бухгалтерия и юридический отдел складывают свои документы на отправку мне без указания адресов и без всякой описи (сопроводительных писем) данных документов, мне приходится самой разгребать эти кучи, писать сопроводы, искать почтовые адреса, они не всегда есть в договоре либо уже устаревшие. Жду ответа, спасибо!

Обычно в службу делопроизводства исполнители должны представлять документы на отправку с указанными адресами и готовым сопроводительным письмом. Но в небольших фирмах данная работа может возлагаться на делопроизводителя. Тут все зависит от руководителя и принятого распределения обязанностей в зависимости от существующей нагрузки в различных подразделениях, количестве занятых тем или иным сотрудников, многое зависит от боевитости начальников подразделений и умении отстоять свои интересы (т.е. «спихнуть» побольше на других).

А по поводу поиска адресов – это вечная проблема всех делопроизводителей в больших и малых организациях. Попробуйте сначала запрашивать адреса у исполнителей (часто получается, главное их приучить и вдолбить им о такой необходимости). Если нет, то придется самим – подойдет любой способ: звонок в искомую организацию по найденному телефону через справочную, поиск адреса в Интернете, по справочнику и т.д. Если пишете в одни и те же организации, то заведите собственную базу данных.

Здравствуйте!!! я хотел бы попросить Вашей помощи в составлении объяснительного письма в связи с несвоевременным предоставлением отчета. Я новый сотрудник и как новенькому мне никто и не сказал про этот ежегодный отчет, а теперь хотят наложить штраф на организацию. Основные ПРИЧИНЫ которые необходимо указать это — смена руководства, возбуждение банкротства в отношении моей организации со стороны кредиторов.

Здравствуйте! В другую организацию пояснения оформляется на официальном бланке письма.

Отчет такой-то был представлен позже отчетной даты такой-то по причине смены руководства фирмы и возбуждения процедуры банкротства в отношении ООО «Название».

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться при доказательстве руководству того факта, что на указанных в сопроводительном письме документах (договорах и пр.) отметка «Приложение к письму №... от ...» не ставится? Устно и наглядными схемами-картинками не удается доказать, что фактически не является приложением к , независимо от того, что он формально прописан в разделе .

Здравствуйте! Почитайте п. 3.16. Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. В нем изложены правила оформления отметки о наличии приложений и указано, что при оформлении приложений к распорядительным документам, приложения нумеруются. Для служебных писем этого требования нет.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, сопроводительное письмо пишется в одном или двух экземплярах? Если в двух, где хранится второй экземпляр? Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! Как правило, все письма составляются в 2-х экземплярах. Второй экземпляр подшивается в дело с перепиской (по направлениям).

Здравствуйте!

Значит нужно подписывать у руководителя и ставить печать на двух экземплярах? Один оригинал подшиваем, второй отправляем?

Здравствуйте! Подписывается два экземпляра, а печать по необходимости ставится только на первом экземпляре. Обычные письма, оформленные на бланке организации, печатью не заверяются. Печатью заверяются гарантийные письма и некоторые другие, связанные с финансовыми обязательствами.

Здравствуйте! Хочу выразить Вам своё восхищение Вашей оперативностью и краткостью в изложении ответов на вопросы. Скажите на какой документ или инструкцию я могу сослаться при оформлении реквизитов письма (возник спор с сотрудниками), что где пишется и какие слова должны быть или не быть. Заранее благодарна.

Здравствуйте! Правила оформления реквизитов служебных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, я каждый день отправляю письма по эл.почте, сопроводительные письма одни и те же, т.е. «Уважаемые господа! В приложении — письмо касательно вышеуказанной темы». Как можно по другому написать?

Здравствуйте! Сопроводительные письма принято начинать словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию; «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию); «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Кроме того, в тексте делового письма не рекомендуется применять формулировки «касательно темы…», «касательно договора…». Требования к электронной переписке те же, что и к обычной переписке, однако электронное письмо отличается большей лаконичностью.

Учитывая всё это, могу предложить вариант: «Направляем Вам письмо генерального директора о сроках предоставления квартальной отчетности».

Добрый день!

Мы часто направляем в сторонние организации документы (накладная + договор) по почте РФ. Порекомендуйте, пожалуйста, текст для сопроводительного письма (включающего просьбу как можно скорее подписать и вернуть нам второй экземпляр документов). Заранее спасибо!

Здравствуйте! В таких случаях обычно пишут: «Высылаем Вам два экземпляра договора. После подписания просим направить в наш адрес второй экземпляр документа».

прошу выслать образец сопроводительного письма в пенсионный фонд

Здравствуйте! Такого образца нет. Любое сопроводительное письмо пишется в произвольной форме, начинается словами: «Направляем Вам…».

Здравствуйте! помогите пожалуйста написать письмо-требование о возврате наших экземпляров договоров. они накопили уже за 2 года очень много доп.соглашений и договоров. как это правильно сформулировать?

Здравствуйте! Можно написать: «Убедительно просим Вас выслать в наш адрес по одному экземпляру оформленных договоров и дополнительных соглашений за 2011—2013 гг.».

Здравствуйте! я работаю в госучреждении РК, скоро мое первое судопроизводство, мне надо оформить сопроводительное письмо в суд. так как на каждый документ (доказательства) ставить печать шефу лень. как можно это сделать?

Здравствуйте! Текст сопроводительного письма стандартный, например: «Направляем Вам исковое заявление о… (содержание)». Не забудьте оформить отметку о наличии приложений под текстом письма от границы левого поля: «Приложение: на 3 л. в 1 экз.».

Доброго времени суток, подскажите пжста в следующей ситуации, в нашу организацию пришло письмо, в конверте оказались судя по всему ошибочно вложенные док-ты (не имеющих к нашей организации никакого отношения), далее мне нужно их перенаправить в адрес указанный на конверте, нужен примерный текст сопроводительного. заранее спасибо

Здравствуйте! Напишите: «Высылаем Вам ошибочно направленные в наш адрес документы».

Добрый день, нашей организации заблокировали расчетный счет, мы не получали никакого уведомления об этом, в налоговой мне сообщили, что из-за не уплаты НДС. Как позже выяснилось, это была ошибка банка (в платежке был выделен НДС). Мне предоставили письмо об этой ошибке, нашла выставленный счет и накладную. Когда хотела сдать полученные док-ты в налоговой. мне сказали представить их с сопроводительным письмом. Подскажите пожалуйста приблизительный текст письма. Благодарю заранее

Здравствуйте! Сопроводительное письмо стандартное, только надо перечислить все приложения к письму, например: «Направляем Вам документы для корректировки платежа по НДС.

Приложения: 1. Письмо ОАО КБ «КОР» от 11.11.2013 № 05-03/1205 на 2 л. в 1 экз.

2. Счет от 01.11.2013 №…. На 1л. в 1 экз.».

Добрый вечер! Подскажите пожалуйста, что написать в сопроводительном письме к коммерческому предложению по предоставлению лизинговых услуг

Здравствуйте! В сопроводительном письме пишется стандартная фраза: «Высылаем Вам…» или: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»… далее название документа.

Подскажите, пожалуйста, в каком порядке должны быть подшиты документы в деле постоянного срока хранения. Дело «Ежеквартальный отчет эмитента ценных бумаг», в нем след. документы: сам отчет, сопроводительное письмо, копия квитанции об отправке, сама квитанция, листы согласования, служебная записка. Отдел настаивает, чтобы всё это было подшито в дело.

Здравствуйте! Порядок расположения документов: сопроводительное письмо, отчет, листы согласования. Квитанции об отправке отчета и служебная записка в дело постоянного хранения не подшиваются.

Здравствуйте.

Из сторонней организации пришел конверт с векселями без сопроводительного письма. Служба финансов настаивает на отметке о приеме в журнале учета вх. документации без проставления печати приема на векселях, однако я не соглашаюсь, так как при факте регистрации документам должен присваиваться номер, что в данном случае запрещено делать. Посоветуйте, что нужно делать в этой ситуации? Спасибо.

Здравствуйте! Расчетно-денежная документация, как правило, не регистрируется. В организации должен быть перечень нерегистрируемых документов (приложение к инструкции по делопроизводству).

Добрый вечер!

Подскажите пожалуйста, что можно написать в пояснительной записке, если:

1. компания победила в тендере, прислала проект договора с приложениями, юристы и безопасность согласовали договор;

2. однако, потом выяснилось, что цены в приложениях не соответствуют тем, что были представлены на конкурс и включают дополнительные услуги по тарификации;

3. компания-победитель подготовила приложение и указала те тарифы, что были и на конкурсе.

Вопрос, что написать в пояснительной записке, чтобы согласовали только приложение к проекту договора?

Здравствуйте! Приложения должны соответствовать договору. Поэтому в данном случае надо представить полный пакет документов с соответствующими ценами, а в сопроводительном письме написать: «Просим Вас согласовать договор…».

Добрый день!

К нам на предприятие пришла жалоба из прокуратуры уволенного сотрудника, в котором нас обязуют выслать справку о зарплате истцу, в Центр занятости, а копию сопроводительного письма в прокуратуру.

Подскажите, как лучше оформить письмо и что лучше написать в «теле» письма. Заранее благодарна!

Здравствуйте! Оформляется сопроводительное письмо как любое деловое письмо (образцы на сайте). Текст такого письма – стандартный текст сопроводительного письма: «Высылаем Вам справку о заработной плате (ФИО) за 2013 год по форме 2-НДФЛ.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.».

Здравствуйте, какой срок хранения у сопроводительных писем и по какому пункту перечня?

Здравствуйте! Сопроводительное письмо не хранится само по себе, а только вместе с приложениями. Письма включаются в переписку по направлениям деятельности, соответственно дела с перепиской могут иметь разные сроки хранения.

Обрисую ситуацию. Например, приходит к нам исполнительный лист из суда вместе с сопроводительным письмом, его мы направляем приставам, сопроводительное остается. Как его хранить и сколько лет?

Здравствуйте! Тогда храните 5 лет на основании ст. 189 Перечня 2010 г.

Добрый вечер. Мы собираем все платежные документы по коммунальным услугам (счета-фактуры), делаем сопроводительное письмо и отправляем в ЦФО для оплаты. Данное сопроводительное письмо регистрируем в журнале подготовленных документов. Какую отметку делать в данном журнале о том где находится документ? У нас остается только сопроводительное письмо, акты только в одном экземпляре отправляются в ЦФО. Какую отметку сделать в журнале, что акты мы отдали в ЦФО? Спасибо большое.

Здравствуйте! В сопроводительном письме необходимо указать (перечислить) все отправляемые документы, тогда никакой отметки в журнале делать не надо, т.к. в письме есть наименование адресата, перечислены отправленные документы.

Доброе утро! Подскажите, пожалуйста, организация N сделала запрос о предоставлении документов в нашу компанию, но наши учредители сказали, чтоб мы никакую документацию не предоставляли и пусть организация N делают запрос непосредственно им. Как составить отказ организации N и указать о направлении запроса их нашим учредителям? Спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: «Сообщаем Вам, что для получения копий учредительных документов (название компании) необходимо направить запрос в (название компании-учредителя)».

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, что написать в сопроводительном письме на возврат исполнительного листа, если удержания по нему не проводились, в связи с тем, что пришло письмо от приставов о частичном погашении долга и новый исполнительный. Заранее спасибо

Здравствуйте! Напишите: «Возвращаем исполнительный лист от… №…в связи с частичным погашением долга».

Добрый день. Помогите пожалуйста составить претензию покупателю. Не отправляют нам наши экземпляры накладных. Писала официальное письмо. по пред. договоренности отправляла в эксель. Да, да, обещают отправить и не отправляют. Хотя весь товар отплатили (с задержкой конечно, но все таки). Есть еще один нюанс. Организация их переименовалась. И получается, что одну накладную должны с ООО"Ромашка" и другую ООО «Тюльпан». Как добиться возврата накладных?

Здравствуйте! Можно написать: «Убедительно просим Вас в кратчайшие сроки выслать в наш адрес товарно-транспортные накладные от… . В противном случае вынуждены будем прекратить отгрузку товара».

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, как правильно написать сопроводительное письмо заказчику о том, что мы направляем документы экземпляры которых отсутствуют в нашей бухгалтерии.

Здравствуйте! Не совсем понятен смысл письма.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста нужно ли писать сопроводительные письма на все документы? Например на возврат вторых экземпляров накладных, счет-фактур на полученные номера журналов, книг?

Здравствуйте! Сопроводительные письма при отправке подобных документов составлять надо. Это удобно для адресата, а для отправителя это является подтверждением, что документы отправлены.

Добрый день, мне нужен образец сопроводительного письма (шапочка)

Спасибо заранее

Здравствуйте! «Шапочка» есть в нашем образце.

Добрый вечер! Помогите, пожалуйста, написать письмо, чтобы своевременно подписывались документ. Спасибо.

Здравствуйте! Не очень понятен смысл.

Добрый день! Если в конце текста сопроводительного письма будет запись"Приложение: согласно описи на 32 листах", то как тогда правильно оформляется опись документов? Спасибо!

Здравствуйте! В описи по пунктам перечисляются все прилагаемые документы.

Здравствуйте! Как правильно ответить на требование прокурора о готовности объектов к осенне-зимнему отопительному сезону, с чего начать. Заранее благодарна

Здравствуйте! Очевидно, должен быть конкретный ответ, исходя из ситуации.

Здравствуйте! Как правильно оформить реквизит «Отметка о наличии приложения» в ситуации, когда с сопроводительным письмом отправляется книга в 2 экземплярах.

Здравствуйте! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, указывается только количество экземпляров. Если название книги указывается в тексте сопроводительного письма, то пишется: Приложение: в 2-х экз.

Если название издания в тексте сопроводительного письма не указывается, то пишется: Приложение: Название в 2-х экз.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в сопроводительном письме: Администрация г. Н-ка юридический отдел или Администрации г. Н-ка Юридический отдел? Спасибо за ответ.

Здравствуйте! Если речь идет о реквизите «адресат», то оформляется так:

Администрация г. Нальчика

Юридический отдел

либо:

Начальнику юридического отдела

Администрации г. Нальчика

Н.Н. Сенину

Присылает вышестоящая организация письмо с приложением: на 5 л. в 1 экз., распечатываем — получается 10 листов. Так сколько же листов?

Здравствуйте! При регистрации надо указать то количество листов документа, которое получили.

Здравствуйте помогите пожалуйста. Нашей компанией от управляющей компании не были предоставлены документы и обоснования тарифов, а также проигнорировали течение с крыши и чистку снега. Как правильно написать грозное письмо «О непредоставлении документов».

Здравствуйте! Можно написать: «Требуем незамедлительно представить документы по обновлению тарифов за коммунальные услуги. В противном случае вынуждены будем обращаться в инспекцию государственного жилищного надзора».

Просьба подсказать, как лучше сформулировать в сопроводительном письме для Трудовой Инспекции причину несвоевременной выплаты ЗП. Заранее спасибо

Здравствуйте! Чтобы сформулировать причину, надо знать её, а Вы ничего об этом не пишете. Какие документы Вы направляете в инспекцию с сопроводительным письмом?

Добрый день!!

Подскажите, пожалуйста, при отправке контрагентам их экземпляров документов, УПД, актов, договоров, посредством Почты России надо ли заполнять описи вложения, или можно послать обычным письмом?

Здравствуйте! При отправке документов ценным письмом обязательно заполняется опись вложения, таким образом, почта несет ответственность за сохранность вложения. Можно отправить документы заказным или простым письмом, опись вложения при этом не составляется. В этом случае рекомендуется составить сопроводительное письмо, в котором перечисляются все отправляемые документы с указанием количества листов и экземпляров. Почта несет ответственность за утрату заказного письма, у отправителя остается квитанция об отправке. При утрате простого письма сложно подтвердить факт отправки документов. Выбор за вами.

Если письмо подписано руководителем, то в тексте письма правильно будет писать «направляЮ», «СообщаЮ», или направляЕМ", сообщаЕМ"? По логике — подписано одним лицом, значит, направляЮ, не «царь всея Руси» же...Как правльно?

Здравствуйте! Поскольку в деловой переписке письмо пишется от имени организации, на бланке организации, то принято писать «направляем», «высылаем», «сообщаем». Тем более, ГОСТР 6.30-2003 (Методические рекомендации по внедрению ГОСТ) устанавливает, что в деловой переписке текст излагается от первого лица множественного числа. Изложение текста от первого лица единственного числа допускается, если письмо оформлено на бланке должностного лица, либо носит конфиденциальный характер.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.48MB/0.00033 sec