Образец номенклатуры дел организации
В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.
Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля» Директор
(ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия
24.12.2010
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
24.12.2010 № 1
г. Самара
На 2011 год
|
01. Канцелярия |
||||
| 01-01 | Учредительные документы и устав общества | Постоянно ст. 50 а, 51-53 |
Перечень типовых управленческих архивных документов… (М., 2010) |
|
| 01-02 | Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) | Постоянно ст. 57 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-03 | Штатные расписания и изменения к ним | Постоянно ст. 71 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-04 | Положения о структурных подразделениях | Постоянно ст. 55 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-05 | Приказы директора по основной деятельности | Постоянно ст. 19 а |
||
| 01-06 | Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет ст. 19 в |
||
| 01-07 | Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним | Постоянно1 ст. 18 и |
1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК | |
| 01-08 | Инструкция по делопроизводству | Постоянно ст. 27 а |
Переходящее с 2009 г. | |
| 01-09 | Номенклатура дел | Постоянно ст. 200 а |
||
| 01-10 | Переписка по вопросам основной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 35, 256 |
||
| 01-11 | Резервный номер | |||
| 01-12 | База данных регистрации входящих документов | 5 лет ст. 258 г |
В электронной форме | |
| 01-13 | База данных регистрации исходящих документов | 5 лет ст. 258 г |
В электронной форме | |
| … | … | … | ||
|
02. Отдел кадров |
||||
| 02-01 | Должностные инструкции сотрудников | 75 лет ст. 77 а |
||
| 02-02 | Штатные расписания и изменения к ним. Копии | 3 года ст. 71 б |
Подлинники в деле 01-03 | |
| 02-03 | Приказы директора по основной деятельности. Копии | До минования надобности ст. 19 а |
Подлинники в канцелярии в деле 01-05 | |
| 02-04 | Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) | 75 лет ЭПК ст. 19 б |
||
| 02-05 | Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков | 5 лет ст. 19 б |
||
| … | … | … | ||
Начальник канцелярии К.Е. Турчинская
Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2010 № 3
Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.
С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Еще раз добрый день, у меня еще вопрос как правильно составить сводную номенклатуру дел если одна большая управляющая компания имеет 10 маленьких компаний и в тех есть по 5-6 отделов...как быть в этом случае? Заранее спасибо)))
Каждая самостоятельная организация вне зависимости от подчиненности должна иметь свою собственную номенклатуру дел. При этом с точки зрения делопроизводства не имеет значение ее территориальное расположение.
Отдельные отделы организации могут располагаться обособленно от основного офиса – единая сводная номенклатура дел, все отделы для работы получают соответствующие выписки из нее, и наоборот в одном офисе может располагаться несколько маленьких фирм – тогда каждой по номенклатуре дел.
если есть примеры составления номенклатуры дел по холдингу, прошу вас направить на электронный адрес, либо расписать как возможно сделать. Заранее благодарю, очень выручите.
Слишком все индивидуально и зависит от специфики деятельности. В ближайшее время постараюсь опубликовать примеры номенклатуры дел хотя бы некоторых отделов.
В середине года было переименование организации. Как делать надпись на обложке дела в конце года? по старому наименование или по новому?
Здравствуйте! При переименовании организации в течение календарного года старое наименование на обложке дела заключается в скобки, а ниже пишется новое наименование.
Читала, что при составлении НД, нужно руководствоваться положением об отделе, в котором в частности говорится о том какими документами данный отдел руководствуется в своей деятельности. В этом перечне в том числе указаны и Постановления правительства РФ, и законы РФ. Нужно ли хранить эти документы в отделе и, соответственно, указывать их в НД?
У нас есть возможность использовать для обновления «Консультант плюс». Считается ли это, что мы таким образом храним документы в электронном виде? Хранятся документы на общем сервере. Например, положения об отделах. Нужно ли в каждом отделе упоминать это в своей НД? И должны ли положения храниться в том числе и в бумажном виде?
Спасибо.
Здравствуйте! Столкнулась с такой проблемой: в пришедшей на мое имя служебной записке указано: «предлагаем рассмотреть вопрос о включении в номенклатуры дел на 2009—2011 гг. следующие заголовки дел...». Исходя из ситуации: в номенклатуры дел за эти годы не были своевременно внесены дела, сейчас они накопились, их необходимо сдать на архивное хранение. Разве можно вносить изменения в номенклатуры прошлых лет? Что делать?
Сначала надо отругать за то, что вовремя не вносили в номенклатуру дел дополнительно возникшие дела в течение года (т.е. не предоставили информацию в службу делопроизводства) или, в крайнем случае, сразу после завершения делопроизводственного года.
На практике обычно не заморачиваются с изменениями в номенклатуру дел за такие старые годы. Не внесенные дела в номенклатуру перечисляют в описи без указания индекса, затем сдают их в архив.
Добрый день! Подскажите, как указывать в номенклатуре заголовки томов (если они отличаются) одного дела?
Здравствуйте! Общий заголовок (в примере 07-01) может иметь уточняющие (через дробь)
07-01 Инструкции, методические указания и рекомендации
07-01/1 по защите информации
07-01/2 по доступу к информационным ресурсам
07-01/3 по электронному документообороту
07-01/4 по информатизации
Первый раз составляю НД, есть много вопросов...Подскажите, пожалуйста!
1) В НД нужно указывать ВСЕ документы, как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Вопрос — что считаьб электронным документом? Какие сроки для них устанавливать? Как это обозначать в НД — электронный вид? Или как?
2) Если в отделах нет документов (кроме папочек «для себя» в электронном виде)нужно ли оформлять для них НД их отделов?? Ведь, по сути, им можно будет написать только копию положения об отделе и копию НД их отделов, т.к. оригиналы все будут у меня храниться, ну, и все те же папочки «для себя» в электронном виде, для которых не понятно, какие сроки хранения устанавливать...
3) итоговую запись нужно делать в конце года во всех НД отделов + в сводной НД или достаточно только в сводной?
1. Все документируемые участки должны быть отражены в номенклатуре дел вне зависимости от носителя информации. Электронным документом может быть база (журнал, книга) учета (регистрации) чего угодно, график проведения, деловые письма и многое другое, т.е. все документы, которые необходимы в практической деятельности без распечатки их на бумажных носителях.
Как обозначить в номенклатуре дел не нормируется, обычно в примечании (последняя графа) пишут «в электронном виде». Сроки определяют по обычным перечням документов (т.е. те же самые как на бумажных носителях). Электронные документы хранят и уничтожают аналогично их аналогам на бумаге.
2. Хранятся документы у Вас, но они относятся к функциональным обязанностям, закрепленным непосредственно в положении каждого определенного отдела. Поэтому все дела включают в номенклатуру отделов, а в примечании можно указать «формируется секретарем» или что-то в этом роде. К тому же со временем папочки «для себя» постепенно оформляются в реальные дела.
Для маленьких организаций иногда удобнее составлять номенклатуру дел по функциональному принципу. Т.е. названия непосредственно отделов там не фигурируют, а подразделяют на «Руководство», «Кадровое обеспечение», «Хозяйственное обеспечение», «Рекламная деятельность» и т.д.
3. Итоговая запись в сводной делается на основании данных структурных подразделений. В Вашей ситуации достаточно будет только в сводной, поскольку, похоже, этим заниматься придется в основном Вам.
Здравствуйте, не могу разобраться, покажите, пожалуйста, образцы типовой, примерной и конкретной номенклатуры дел.
Здравствуйте!
Обычно типовая и примерная номенклатуры дел составляются для какой-либо системы, например, для банковской сферы деятельности, для судов, для налоговой и т.д. Типовая – нормативный документ (не допускаются изменения), примерная – рекомендательного характера (хочешь применяй, хочешь нет). По содержанию – приводятся заголовки дел и сроки хранения документов, в указаниях по применению конкретизируют для кого предназначена и какие нюансы ее применения.
Конкретная номенклатура дел, обычно ее называют индивидуальная, составляется непосредственно каждой организацией в зависимости от образующихся в практической деятельности дел. При составлении своей номенклатуры дел организация пользуется типовой или примерной номенклатурой дел (если имеется таковая), в общем случае используют перечни документов (типовые или ведомственные) со сроками хранения. Образец индивидуальной номенклатуры дел приведен на этой странице.
Спасибо:) Вот только почему-то преподаватель по делопроизводству требует образцы также и типовой и примерной. А внешне они отличаются от индивидуальной? Или я просто могу изменить сам текст формы и все. Подскажите, пожалуйста.
Внешне могут выглядеть одинаково. Просто типовая или примерная составляются для какого-то одного конкретного направления деятельности, поэтому включены наиболее типичные заголовки дел с документами с целью облегчения процесса составления индивидуальной номенклатуры для организации именно данной сферы.
В Интернете много выложено образцов примерной и типовой, попробуйте воспользоваться поиском.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, на примере представленной НД когда необходимо заполнять столбец КОЛИЧЕСТВО ДЕЛ? по итогам года от руки?
Здравствуйте!
Графу «Количество дел» заполняют после завершения года (когда формирование дел уже завершено). Каким образом не оговаривается нигде. Поэтому можно аккуратно заполнить от руки. Если есть добавления дополнительных дел, то я предпочитаю перепечатать отдельные листы номенклатуры дел так, чтобы не нарушать подписи.
Здравствуйте!
У меня разделилось мнение с главный бухгалтером, она считает, что вести номенклатуру дел в организации не обязательно, а я считаю что нужно.
Мое мнение – обязательно нужно. Номенклатура дел закрепляет систему группировки документов в дела, служит учетным документом, т.е. наряду с инструкцией по делопроизводству позволяет упорядочить процесс делопроизводства. Смотря где Вы работаете, потому как для «серьезных» организаций ведение номенклатуры дел является нормативным требованием. Для фирм с небольшим документооборотом еще как-то можно существовать в подобии хаоса разной степени.
«Здравствуйте!
У меня разделилось мнение с главный бухгалтером, она считает, что вести номенклатуру дел в организации не обязательно, а я считаю что нужно»
У меня сложилась подобная ситуация, при разработке НД (впервые) все руководители отделов предоставили перечни документов для составления номенклатуры, а гл. бухгалтер отказалась в чем-либо мне помочь, мотивируя это тем, что мне заняться не чем, вот и хожу всех от работы отвлекаю, бухгалтера все завалены работой, и мол что если мне нужно, то сиди сама и делай. А как делать, если доступ к документам она не дает... Вот как в таких ситуациях поступать, руки просто отпускаются...
Здравствуйте! Не расстраивайтесь, к сожалению подобные ситуации встречаются, в этом случае номенклатура определенного подразделения будет скорее всего формальной. Тогда необходимо структурировать хотя бы основные документы подразделения, особенно с постоянными сроками хранения. Попробуйте составить основу номенклатуры бухгалтерии и показать ее наиболее адекватному бухгалтеру. Обычно люди не отказываются помогать и подсказывают по своему направлению. Объясните, что постараетесь отнять как можно меньше их драгоценного времени, а необходимость действительно существует.
Добрый день!
Непонятно как оформлять переходящие дела. Если в прошлом году было заведено 1 дело по определенному вопросу, то в след.году будет изначально на 1 дело больше? А если из года в год дела переходят, то как писать в примечаниях — переходящее от... (от какого года? если дела переходят уже несколько лет таким образом). Спасибо за ответ
Здравствуйте! По номенклатуре дело может быть одно, а томов завели в течение года хоть 20, хоть 40. В гр. 5 «Примечан.» делают запись вида «2 тома переходящих с 2010 года» или «ведется с 2010 года», в гр. 3 «Количество» проставляют цифру фактически заведенных новых томов в течение завершившегося года. На обложке тома – крайние даты, например, 11.01.2010 – 28.12.2013 (переходящее в течение нескольких лет).
Дело может переходящим с текущего на будущий год, тогда в примечании – «переходящее на 2013 год». В примечании можно делать любые пометки в свободной форме о ведении дел.
Здравствуйте! У нас произошло разделение одного управление на два: функции просто разделились между двумя отделами. Подскажите пожалуйста:
1.Нужно ли вносить сейчас изменения в НД или можно подождать до конца года?
2.В ситуациях, когда нужно менять сразу НД — в какие сроки это должно быть сделано и регулируется ли этот вопрос в документах?
3.Можно ли просто внести изменения в НД приказом или нужно согласовывать с ЭК любые изменения в штатке и а)принимать заново новую НД, или б)только согласовывать и оформлять, как изменения в НД.
4.Если серьезные изменения произошли в штатном расписании с 1 июня — пока будет утверждаться новая НД, пройдет еще 1-2 месяца, с какого числа будет вводиться новая НД? Можно ли в приказе по утверждению НД будет, указать, что она вводится с даты введения новой штатки — с 1 июня?
И еще один вопрос: НД утверждена как приложение к приказу, как правильно оформить рабочий экземпляр для архива? В каких документах это должно найти отражение?
Здравствуйте!
1. Необходимо пересоставить номенклатуру дел сразу, не откладываю до конца года.
2. Считается, что в течение месяца (п. 3.5.1 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
3-4. Поскольку будет совсем новый документ – номенклатура дел, то ее надо согласовать ЭК организации и в случае необходимости (т.е. организации-источнику комплектования госархива) направить на рассмотрение ЭПК архивного органа. Все это займет время, поэтому фактически пока работают по проекту номенклатуры. После утверждения ее руководителем, можно подготовить приказ о введении ее в действие.
Обычно предпочитают утверждать без приказа (гриф утверждения), но допускается изданием приказа об утверждении номенклатуры дел. Подробнее почитайте по ссылке.
нумерация идет до скольки?
Используют хоть 100 номеров (т.е. сколько потребуется) для дел в каждом разделе (отделе), чтобы пронумеровать все образующиеся.
Здравствуйте подскажите пожалуйста как ставить номенклатурный номер, и обязательно ли ставить на все папки?
Здравствуйте! На каждой папке требуется указать индекс по номенклатуре дел. Посмотрите статью образец оформления обложки дела.
Добрый день.
Еще не до конца разобралась с правилами составления номенклатуры, и как-то сложно для понимания некоторые моменты. Помогите разобраться, пожалуйста.
Наша фирма небольшая, нас в штате 6 чел, бухгалтер, офис-менеджер, директор и др. Документов образуется не очень много. Подскажите пожалуйста, как правильно в таком случае систематизировать список заголовков, хотелось бы чтобы дела были на минимальное кол-во папок?
Что с чем можно объединить? Можно какой-то пример оформления этого?
Здравствуйте! В вашем случае заголовки дел лучше систематизировать по функциональному признаку (руководство, бухгалтерское обеспечение, кадровое обеспечение, т.е. указываете вместо названий отделов). Включайте в номенклатуру только те дела, которые формируются в работе (фактически образуются).
Здравствуйте! подскажите, пожалуйста, как быть. Главный офис предприятия со всеми структурными подразделениями находится в городе Н, по всей стране находятся филиалы предприятия, которые не являются отдельными юр. лицами. Я составляю сводную номенклатуру дел по предприятию. Включаются ли в нее номенклатуры филиалов? и передают ли филиалы документы в архив в главный офис либо передают в архивы по месту расположения? заранее спасибо
Здравствуйте! Если филиалы входят в структуру вашего предприятия, то их документы надо включать в сводную номенклатуру дел. Вопрос о месте хранения документов решает архивный орган по месту расположения головного предприятий, обратитесь туда.
Добрый день!
Так случилось, что пришлось заняться делопроизводством (раньше никогда с этим не сталкивалась). Ваш сайт просто спасение! Встала в ступор с НД, прежняя в компании имеется. Какие мои действия с нового года? Самой ходить по отделам составлять или сотрудники отделов должны предоставить список? В прежней НД в графе «место хранения» указан номер кабинета, достаточно ли этого?
Здравствуйте, Татьяна! Действия предпринимать надо не с нового года, а уже сейчас. Если Вас назначили ответственной за разработку сводной номенклатуры дел организации, Вы должны подготовить проект приказа о разработке номенклатуры дел, где обязать руководителей структурных подразделений составить списки дел, формируемых в отделах. Собрав списки, Вы должны обойти отделы, проверить, все ли дела включены; сверить, соответствуют ли заголовки дел формируемым в деле документам. После этого можно приступать к составлению сводной номенклатуры дел.
В номенклатуре дел нет графы «место хранения». В примечании лучше указать исполнителя, ответственного за ведение того или иного дела.
Здравствуйте! Очень нужен образец НД системного администратора!!! Помогите, пожалуйста!
Здравствуйте! В номенклатуру дел включаются только те документы, которые фактически заводятся в процессе работы. Советую Вам взять «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 30.07.2007 № 1182 и внимательно изучить раздел 13. Вы обязательно увидите «знакомые» Вам документы. Включайте в номенклатуру только, что у Вас есть в наличии.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как мне подготовить номенклатуру дел на 2012 г. нужно ли вносить туда журналы (например, регистрации инструктажа на рабочем месте), если они пустые, не заполняли еще?
И нужно ли подшивать приказы по осн. д-ти и личному составу за 2012 г.? журналы к ним? У нас за период с 2006 по 2012 гг. два раза менялось наименование организации, мне нужно делать разные НД либо только на 2012 г с нынешним наименованием ?
Возможно, вопросы задаю неграмотные и глупые, заранее прошу прощения за это, только первый месяц на работе и это моя первая работа.
Номенклатура дел на 2012 год должна быть утверждена ещё в декабре 2011 г., в крайнем случае в январе 2012 г. И журналы такие должны быть в номенклатуре. Если они не заполнялись – это проблема ответственного за технику безопасности.
Подшиваются документы постоянного хранения и по личному составу не ранее, чем через год после завершения их в делопроизводстве. Журналы регистрации приказов тоже включаются в описи.
Номенклатуры дел за предыдущие годы (с 2006) не составляются. Номенклатура делается на следующий (например 2013) год.
Большое спасибо за ваши статьи по НД!
Я студент и ваш язык из десятков авторов донес до меня истину НД! Спасибо,счастья вам!
Спасибо, очень приятно получить такой комментарий
Здравствуйте) очень полезная информация представлена на сайте)
у Вас есть примерный образец номенклатуры для юриста предприятия (юридического отдела у нас нет) при составлении номенклатуры возникли определенные трудности) у меня есть категория документов, которым я могу присвоить индексы, а какие еще документы подотчетны юристу???
Буду Вам очень признательная)
Здравствуйте! «Подотчетно» то, что руководитель отписывает Вам на исполнение и что формируется в процессе Вашей работы. Ничего другого брать на себя не надо. Посмотрите раздел 1.4. «Перечня типовых управленческих архивных документов …» (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 №558) и включайте в свою номенклатуру только то, что Вы ведете. В разных организациях по-разному. Например, дело с договорами в некоторых организациях
формируется в юридической службе, в других – в отделах по направлениям деятельности (бухгалтерия, отдел комплектации, отдел информатизации и т.д.).
Спасибо) я посмотрела, у меня конечно побольше будет документов)
Очень полезный сайт) добавила его к себе в закладки и сотрудникам рекомендовала)
Поздравляю Вас с наступающим Новым годом! Желаю Вам крепкого здоровья, успехов в делах, счастья!!!
пожалуйста, помогите как сделает номенклатура дел для ТОО строительной компании на 2013 года в РК
Порядок составления номенклатуры дел подробно описан в статье о номенклатуре дел, представленной на сайте. Внимательно изучите её. Начинать надо с составления перечня дел, заводимых в структурных подразделениях. Составить номенклатуру дел, не изучив документы Вашей компании, не зная её функций и структуры невозможно.
Добрый день, подскажите пожалуйста, Н.Д. в организации не ведется. Все регистрировалось в канцелярии. В канцелярии не могут мне объяснить откуда и почему ставится номер /...... Меня назначили ответственным за военно-учетный стол. Веду переписку с военкоматами, управой, министерством здравоохранения. Как правильно регистрировать?
Здравствуйте! Если есть регистрационный индекс, то номенклатура всё-таки была. И пока не разработана новая номенклатура дел, Вам придется регистрировать под старыми индексами. Это всё-таки лучше, чем вообще без них.
здравствуйте, у Вас на сайте много полезной информации, можно у Вас за регистрироваться
Здравствуйте! На сайте не предусмотрена регистрация, любой желающий может оставлять комментарии. Вы можете внести сайт в закладки на своем браузере. Вы также поможете развитию сайта, порекомендовав его в социальных сетях (кнопки после каждой статьи).
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как мне оформить номенклатуру дел:
организация открыта 10.11.12 в 4 квартале. Мне нужно сделать номенклатуру за 2012 и еще на 2013 год? за 2012 получается будут номенклатура дел «19» ноября 2012 г. №1? а за 2013 год уже номенклатура дел №2? я правильно понимаю? такая последовательность нумерации номенклатуры дел? Спасибо за ранее. и можно НД без грифа утверждение, если есть приказ?
Здравствуйте! Номенклатурам дел не надо присваивать номера. Просто одна будет «Номенклатура дел на 2012 год», другая – «Номенклатура дел на 2013 год». Гриф утверждения ставится в любом случае. Только если утверждается приказом – «УТВЕРЖДЕНА приказом от 11.12.2012 № 9», без приказа – «УТВЕРЖДАЮ, подпись, дата» (ГОСТ Р 6.30-2003).
Здравствуйте! Помогите пожалуйста разрешить вопрос: НД в нашей организации (Государственное бюджетное учреждение, открытое в конце 2012 года) составляется впервые, при заполнение колонки «Сроки хранения» столкнулись с проблемой — в Перечне типовых архивных документов не можем подобрать соответствующую статью к заголовкам некоторых дел, как следствие, не можем определиться со сроками хранения. В связи с этим, вопрос: правомерно ли, чтобы сроки хранения определила экспертная комиссия, созданная в нашей организации? Спасибо.
Здравствуйте! В перечне должны быть документы, образующиеся в деятельности бюджетного учреждения. Может быть, Вы просто по-другому их называете?
По поводу экспертной комиссии. Она не может сама устанавливать сроки хранения. Но может направить свои предложения по срокам хранения отдельных дел на рассмотрение ЭПК архивного органа в вашем регионе. И только ЭПК может установить сроки хранения документов.
Добрый день!
я никогда не работала с номенклатурой дел и практически не знакома со структурой организации, для которой ее необходимо составить... Вы не могли бы выслать примерную... для ОАО... проблема с расстановкой структурных подразделений... в каком порядке?
Здравствуйте! Примерной номенклатуры дел для ОАО не бывает. ОАО имеют разные структуры, сферы деятельности и т.д. Если вы взялись за составление номенклатуры дел, то, прежде всего надо ознакомиться с организационной структурой ОАО. Систематизация дел в номенклатуре проводится в соответствии со структурой организации.
Добрый день! В нашей организаций есть номенклатура, но в ней не отражен «ГРАФИК ОТПУСКОВ» (даже в подразделенных структурах). Подскажите, надо ли нам отражать это в номенклатуре?
Здравствуйте! Если такой документ ведется, то он должен быть включен в номенклатуру дел. В номенклатуру включается общий (сводный) график отпусков организации, который ведет отдел кадров, в некоторых организациях – бухгалтерия. Срок хранения — 1 год (ст. 693 Перечня 2010 года).
Добрый день!
Сейчас многие дела ведутся в электронном виде со сроком хранения «постоянно» (например «Журнал регистрации приказов, распоряжений, корреспонденции». Подскажите, как правильно оформить «Итоговую запись». И как подсчитать кол-во заведенных дел. Спасибо!
Здравствуйте! Документы со сроком хранения «постоянно» необходимо распечатывать, если они ведутся в электронном виде. В итоговой записи учитывается фактическое количество заведенных дел.
Здравствуйте, мы формируем архив в детском саду, я могу начинать год с сентября, или же нужно начинать с нового года
Здравствуйте! Документы, подлежащие передаче в архив учреждения, формируются уже на стадии делопроизводства. Основные документы группируются в дела с начала календарного года (приказы по основной деятельности и личному составу, финансовые планы, бухгалтерские отчеты и т.п.). Документы, связанные с учебным процессом, формируются за учебный год. Таким образом, в годовой раздел описи за 2013 год войдут приказы по основной деятельности за 2013 год, планы учебных занятии за 2013/2014 учебный год и т.д. Номенклатура дел утверждается с 1 января.
Добрый день, подскажите пожалуйста, если необходимо внести изменения в номенклатуру дел, что мне нужно для этого сделать? и если в перечне нет статьи подходящей под некоторые отделы номенклатуры, как быть?
Здравствуйте! Если образовались дела, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, то их можно вставить на место резервных номеров, либо просто после последнего номера в соответствующем разделе. Если в перечне не находится нужная статья, можно подобрать аналогичную по содержанию статью, либо воспользоваться другими перечнями: Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, ведомственные перечни, соответствующие вашей сфере деятельности.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как поступить в следующей ситуации.
Две компании: Головная компания и Дочернее предприятие. Структурные подразделения одной компании выполняют работы и ведут документы по двум компаниям, например, отдел персонала, планово-аналитический отдел, финансовый отдел и др. И в основном это структурные подразделения Дочернего предприятия. То, что необходимы номенклатуры дел по каждой компании отдельно – это понятно. Но, например, кадровое делопроизводство Головной компании ведется отделом персонала Дочернего предприятия. Как это отразить в номенклатуре дел Головной компании?
Здравствуйте! Вы правильно пишете, что для каждой компании нужны отдельные номенклатуры дел. И в номенклатуры дел включаются только те документы, которые фактически ведутся в структурных подразделениях компаний. Если одна компания выполняет работу по кадровому обеспечению двух компаний, то документы по кадровому делопроизводству образуются, соответственно, только в этой компании, что должно быть отражено в номенклатуре дел. В другой компании документы по кадровому делопроизводству не откладываются и в номенклатуру дел не включаются. Можно это оговорить в рекомендациях (пояснении) по применению номенклатуры дел, в самой номенклатуре никаких отметок делать не надо.
Здравствуйте!
Исправляю существующую номенклатуру (не без помощи Вашего сайта), возник такой вопрос: в одном из отделов несколько схожих дел были включены в НД под одним номером. Я их разбила по номерам через дробь для удобства использования в работе: 3-16/0, 3-16/1, 3-16/2 и т.д. (последняя цифра — номер филиала). Но проблема в том, что номера филиалов идут не по порядку, т.е. 1, 2, 4, 5, 6, 7, 9, 11, 14.
Нужно ли оставлять номера 3-16/3, 3-16/8 и т.д. как резервные номера или их можно пропустить? И можно ли в данном случае номер 3-16/0 записать как 3-16/ЦД (ЦД — аббревиатура головного офиса)?
Здравствуйте! Номер после слеш можете ставить любой, в том числе с буквенными обозначениями. Главное, чтобы номер был закреплен за конкретным делом.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста статью и сроки хранения Журнала учёта непрерывного стажа работников и Журнала учёта надбавок за непрерывный стаж?
Заранее спасибо)
Здравствуйте! В Перечне таких журналов нет, как и в нормативных документах по кадровому делопроизводству. Это вспомогательные журналы, ведутся по инициативе организации. Поэтому можно порекомендовать срок хранения ДМН (до минования надобности).
Здравствуйте! Помогите разобраться. Возникла необходимость регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию в ещё одном отделе. Необходимо ждать начала следующего года или можно начать уже сейчас?
Здравствуйте! Можно сейчас
Спасибо огромнейшее!!
Здравствуйте! Раньше в одном деле были документы с разными сроками хранения, сейчас переформировываем дела, группируя дела по документам с одним сроком хранения и меняем названия дел, в связи с чем возник вопрос: будет ли означать, что дата начала новых дел должна соответствовать дате утверждения новой номенклатуры? Как указать в делах «новой» номенклатуры сроки начала переходящих переименованных дел, ведь там окажутся «старые» документы? Может быть все изменения оговорить в примечании?
Здравствуйте! Крайние даты дела должны соответствовать документам, находящимся в деле. Например, номенклатура действует с 01 января, а дело может быть начато только с 01 июля. Переходящие дела включаются в номенклатуру дел с отметкой «переходящее». В номенклатуре дел даты дел никогда не ставятся! Только на обложках дел! Тогда у вас не возникнут вопросы. Новая номенклатура дел составляется и вводится в действие без всяких ссылок и оговорок на старую номенклатуру.
С 01.07.2013 у нас в организации произошли структурные изменения, добавилось 3 новых структурных подразделения. Нужно ли перевыпускать сводную номенклатуру дел?
Да, в течение месяца
Добрый день, скажите какой срок хранения должностных инструкций (копии) в подразделениях, если оригиналы хранятся в отделе кадров?
Здравствуйте! Копии документов хранятся в структурных подразделениях ДМН (до минования надобности), если подлинники есть в другом структурном подразделении. Об этом надо делать ссылки в номенклатуре дел.
скажите, а сколько хранятся инструкции по охране труда и по пожарной безопасности? Спасибо
Здравствуйте! Если эти локальные нормативные акты разработаны Вашей организацией – то постоянно, если присланы из другой (например, вышестоящей), то – 3 года после замены новыми (ст. 27 Перечня 2010 года).
Здравствуйте.
Подскажите, если фирма небольшая, подразделений нету, 1 офис, документооборота немного, нужно составлять НД или можно обойтись? Вообще НД обязательна? можно хранить документы как нам удобно?
Здравствуйте! Удобно хранить документы в соответствии с номенклатурой дел, так как она определяет сроки хранения документов, используется при распределении документов в дела, при регистрации документов и др.
Здравствуйте!
Скажите, можно ли разделить номенклатуру по следующему принципу:
а) Присвоить отделам номера букв. Так, отдел кадров — ОК, отдел по работе с клиентами — К, юр.отдел — Ю и т.д. К ним добавить номер подразделения, тоже буквенный, если есть, и букву, обозначающую услугу?
б) внутри этих отделов, конкретно у клиентского отдела сделать номенклатурную привязку не к функционалу дела (фирма небольшая и попросту возникнет перегрузка с порядковой нумерацией рано или поздно, да и поиск это затруднит), а к дате создания документа?
Здравствуйте!
а) «Основные правила работы архивов организаций» (2002) рекомендуют в номенклатуре дел присваивать структурным подразделениям цифровые обозначения (01, 02, 03…). Если в одном структурном подразделении действует несколько служб, можно к цифровому обозначению добавлять буквенные (01к, 01ю…).
б) Формировать дела только по дате создания документа правилами делопроизводства не допускается.
Здравствуйте! Пришла на работу в больницу 2013 г, номенклатуры здесь отродясь не было. Хотят начать восстанавливать с 1991 г. За это время больница сто раз меняла название, это имеет значение? И документы естественно были до 2010 г. Их уничтожать по старому перечню?
Здравствуйте! «Восстанавливать» номенклатуры дел за прежние годы нет смысла, и это невозможно априори, т.к. номенклатура дел – это перечень дел, предполагаемых к заведению в предстоящем году.
При выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения до 2010 года надо использовать Перечень 2000 года. В акте ссылаться на статьи перечня. В заголовке и преамбуле акта указывается последнее наименование организации.
Добрый день! Можно ли в утвержденной номенклатуре дел написать в графе «Примечание» слово «Переходящее» (касательно дел) от руки? На этапе составления забыли внести данное примечание.
Здравствуйте! Подобные дополнения допускается вносить в утвержденную номенклатуру дел.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, мне нужно разработать НД, дело в том, что организация новая — номенклатуры никогда не было, можете выложить образец приказа или распоряжения, обязывающего разработать НД руководителей структурных подразделений и что к данному приказу нужно приложить? За раннее благодарю!
Здравствуйте! В распорядительной части приказа надо написать: «Руководителям структурных подразделений разработать номенклатуры дел своих подразделений и представить начальнику общего отдела до 15 ноября 2013 г.». К приказу можно приложить форму номенклатуры дел структурного подразделения (приложение 8 «Основных правил работы архивов организаций» (2002).
Здравствуйте, Евгения! Очень нуждаюсь в Вашей помощи. Мне поручили создать в нашей организации архив технической документации (мы занимаемся автоматизацией производства). Ранее документы фиксировались в электронном виде в файле «архив» и ставились в лоток с определенным номером. Все происходило «накатом». Сейчас руководство хочет переформировать дела по «объектам», т.е. в каждое дело должна входить конструкторская (разработка шкафов), проектная (с заключением экспертизы), эксплуатационная документация (руководства и инструкции) и технические акты по конкретному объекту. Как быть с номенклатурой? она же предполагает совершенно другой подход к формированию дел.
Я никогда ранее архивами не занималась. Не знаю даже с чего начать. Спасибо.
Здравствуйте! Основное требование в работе с научно-технической документацией – как раз формирование проектной и опытно-конструкторской документации по объектам. Почитайте «Основные правила работы с научно-технической документацией на предприятиях», утвержденные приказом Главархива от 12.10.1988 № 71. При разработке номенклатуры дел надо использовать «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182. Старую номенклатуру надо переработать.
Не могли бы Вы помочь нам и выслать примерную номенклатуру дел "Государственного бюджетного учреждения социального обслуживания населения Свердловской области «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» Заранее спасибо.
Здравствуйте! Речь идет о номенклатуре дел конкретной организации. Это уже не примерная номенклатура дел. Для составления номенклатуры дел надо изучить документы этой организации.
Как приятно Вам говорить Здравствуйте. Все-таки этот сайт, как хорошая настольная книга. Который день знакомлюсь. На возникшие вопросы в процессе ознакомления нахожу ответы.
Но у меня вопрос. В номенклатуре за 2013 год написано Образовательная программа. Программа уже составлена и не будет переходящим делом (Ваша учеба). В конце 2013 г. в конце номенклатуры ее подсчитываем? «Номенклатура дел — это перечень дел, предполагаемых к заведению в предстоящем году». Но она уже есть и продолжается на 2014 год. Пишем на 2014 г.? Если пишем, то в конце года подсчитываем?.
Здравствуйте! Документ «Образовательная программа на 2013—2015 гг.», разработанная в 2013 году, включается в номенклатуру дел 2013 года и учитывается в итоговой записи номенклатуры дел на 2013 год. Это не переходящее дело, если в 2014—2015 гг. документ не будет дополняться.
Здравствуйте. Понятно, что образовательная программа и устав — не переходящие дела (завели в 2013 г.) Но эти документы учитываем в номенклатуре на 2014 г.? И самое главное — в итоговой записи учитывать (в 2014 г.)?
Здравствуйте! Устав, утвержденный в 2013 году, в номенклатуру дел 2014 года не включается, и соответственно, в итоговой записи не учитывается.
В номенклатуре за 2013 год в итоговой записи их учитываем. А в 2014?
Здравствуйте! Нет, не учитываем. В итоговой записи номенклатуры дел учитываются только те документы, которые включены конкретно в эту номенклатуру дел. Номенклатура дел утверждается ежегодно.
Здравствуйте, Евгения. Другой ответ за 05.02 увидела. Спасибо, что отвечаете. А вот к этой теме другой вопрос. На 2010 г. составили номенклатуру. Вроде на 2011 г. документ не надо учитывать. Но появился другой перечень. Изменились сроки, статьи. При изменении статьи надо вписывать этот документ в номенклатуру на 2011 г.
Здравствуйте! С вступлением в действие Перечня 2010 года надо было разработать номенклатуру дел на 2011 год в соответствии с новым перечнем. Только не поняла, о каком документе идет речь.
Здравствуйте. 1. Вопрос на ответ от 08.02.2014. Например, Устав.
2. В этой статье дан образец номенклатуры. Я уже «выучила», что значит переходящее дело. Почему Инструкция по делопроизводству на 2011 г. стала переходящим с 2009 г.
Здравствуйте! Если инструкция в 2011 году не разрабатывается и не дополняется, то её не надо включать в номенклатуру дел 2011 года.
Здравствуйте Евгения. Неужели это Вы ответили?. Вы так не отвечаете. Необходим конкретный ответ.
В предыдущих ответах: Устав, утвержденный в 2013 г. на 2014 г. не включается. Почему тогда в образце Инструкция по делопроизводству на 2011 г. стала переходящим делом с 2009 г. (если «бумажку» в 2009, 2010 г.г. не положили)?
Здравствуйте! В данном примере в инструкцию по делопроизводству ежегодно вносились дополнения.