Приказы по личному составу – их формирование и хранение
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.
Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.
Формирование приказов по личному составу
Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.
При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.
Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.
При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.
В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:
- личные заявления работников,
- докладные и служебные записки,
- представления,
- акты,
- служебные письма других организаций,
- копии личных документов и др.
Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.
Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».
При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.
В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».
Хранение приказов по личному составу
Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).
Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.
Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.
Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.
Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Большое спасибо за ваш сайт и своевременную помощь в решении рабочих вопросов. Вот и теперь нигде не нашла СОГЛАШЕНИЕ ОБ ОТНОШЕНИЯХ И СОТРУДНИЧЕСТВЕ. Не могли бы вы посоветовать, где можно найти его и сопроводительную документацию.
Примерные Соглашения об отношениях и сотрудничестве разработаны Росархивом. Их можно найти на сайте «Архивы России» (www.rusarchives.ru). Однако, если ваша организация является источником комплектования государственного архива, либо намерена стать им, лучше обратиться в соответствующий государственный архив. Они предложат вам уже готовую форму со своими реквизитами.
Здравствуйте, Евгения! Сайт у вас просто уникальный! Большое за него спасибо!
И теперь по моему вопросу, нашей организации 3 года, архивом вообще никто не занимался. И теперь на меня возложили обязанности в кратчайший срок привести архив в порядок. Номенклатура у нас в порядке, ведется практически со дня создания предприятия. Но я не знаю с чего мне начать сшивать архив отдела кадров? Документы в текущем режиме я подшиваю по номенклатуре, учитывая сроки их хранения. Как мне подшивать личные дела? на каждое дело сделать внутреннюю опись документов дела, пронумеровать его, а дальше что? Сшивать дело за делом в хронологическом порядке и по алфавиту? Личные дела тоже подшивать не более 250 листов и не толще 4 см.?
И еще вопрос по подшивке лицевых счетов? как их сшивать, в какой последовательности?
Очень надеюсь на вашу помощь. Заранее спасибо!
Здравствуйте! На личные дела лучше составить отдельную опись, она так и называется «опись личных дел уволенных работников». Лучше каждое дело подшить отдельно с оформлением внутренней описи, разложить дела по алфавиту и составить опись. Можно подшить в одно дело несколько личных дел (до 250 листов), в алфавитном порядке, но такой описью неудобно пользоваться, неудобно впоследствии изымать дела при необходимости. Лицевые счеты по заработной плате формируются по годам (за год одно дело, если больше 250 листов, разбить на тома). Внутри дела лицевые счета раскладываются по алфавиту фамилий.
Большое спасибо за ответ!
Я так поняла, что на каждое личное дело нужно составить внутреннюю опись, пронумеровать, составить лист-заверитель, сделать обложку, проколоть на 4 прокола и подшить? И хранить каждое дело отдельно, не сшивая их все вместе? Может их можно подшить все отдельно и потом хранить в картонных коробах с завязками?
Извините, если совсем глупые вопросы задаю, просто я в этом деле еще совсем дилетант, а архив формировать надо за 3 года до 01.12.2013 (((
Здравствуйте! В любом случае дела после обработки укладываются в архивные коробки, при отсутствии коробок увязываются в связки. Личные дела можно сшивать и вместе, но удобнее сшивать и описывать отдельно каждое дело.
Здравствуйте! Много статей прочитала, но никак не могу понять одного: приказы по личному составу подшиваются в дело в зависимости от сроков хранения (75 и 5 лет это понятно) и разделяются по буквам (л/с, к), но журнал учета приказов по личному составу ведется один или два? Если один значит будет так: пр.№45-л/с, пр. №46-к ? Тогда как потом их сдавать в архив по-отдельности, ведь получится, что нумерация документов будет не по-порядку? (организация у нас маленькая). Заранее спасибо!
Я подшиваю отдельно приказы под «л/с» (срок хранения 75 лет), туда входят прием, увольнение, перевод; приказы под «к» (срок хранения 5 лет), туда входят краткосрочные командировки, отпуска, приказы о работе в выходной день, отстранение от работы и т.д.; приказы под «о» (срок хранения 75 лет), туда у меня входят приказы на отпуска без содержания з/п., отпуска за вредные условия труда, отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. И на все эти приказы веду разные журналы регистрации. И в архив эти приказы тоже надо сдавать по-отдельности.
Здравствуйте! Правильно, формируются и регистрируются приказы с разными сроками хранения отдельно, в разных журналах.
Добрый день! Спасибо за ответы!
Евгения, а лист-заверитель в конце личного дела нужен? Или достаточно будет внутренней описи личного дела? С архивом отдела кадров я вроде бы разобралась как подготовить, а вот с бухгалтерией не знаю как быть. Какие документы бухгалтерия должна сдавать а архив? Лицевые счета или расчетные ведомости? И надо ли отдельно сшивать лицевые счета (или платежные ведомости) руководителей и работников? Нужна ли форма 2-НДФЛ, годовые расчетные ведомости по отчислению страх.взносов в ФСС, годовые декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование?
Здравствуйте! Лист-заверитель составляется к каждому делу долговременного срока хранения, в том числе к личным делам. В опись дел по личному составу включаются лицевые счета по заработной плате. Расчетно-платежные ведомости включаются только в том случае, если лицевые счета не велись, либо утрачены. Лицевые счета формируются по алфавиту фамилий, независимо от должностей. Годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС, отчеты по страхованию включаются в опись дел постоянного хранения. По 2010 включительно в опись дел постоянного хранения надо включать также отчеты по налогам и в пенсионный фонд. То есть, если в перечне документов с указанием сроков хранения и в номенклатуре дел стоит срок хранения «Пост.», дела включаются в опись дел постоянного хранения, если – «75 лет» — в опись дел по личному составу.
Евгения, а как быть с личными карточками Т-2? Их сшивать или можно просто разложить в архивные картонные короба отдельно по годам?
И лицевые счета надо подшивать на всех сотрудников за минувший год, или только уволенных? Я так понимаю, что прошел 2011 год, и мы сшиваем все лицевые счета всех работников организации за 2011 год, так ведь?
Спасибо вам огромное, что помогаете мне ))))
Здравствуйте! Личные карточки ф. Т-2 на уволенных сотрудников подшиваются в дела в алфавитном порядке. Лицевые счета формируются и подшиваются на всех сотрудников.
подскажите, пожалуйста, уточнение: личные карточки Т-2 уволенных, я формирую в дело «личные карточки уволенных сотрудников 2016» (например), т.е. туда я подшиваю только карточки по алфавиту, также опись и лист заверитель? правильно?
Здравствуйте! Всё правильно. Внутренняя опись документов в обязательном порядке составляется к личным делам. К делу с личными карточками внутренняя опись составляется для облегчения поиска, но это не обязательное требование.
Добрый день! А на карточки т-2 нужно делать общую внутреннюю опись или также как и на личные дела отдельно на каждую карточку? и нумерацию проставлять на каждую карточку отдельно или все по порядку до 250 листа?
И еще, Евгения, такой вопрос, я сшиваю дела за 2010 год и столкнулась с такой ситуацией: в приказы по личному составу со сроком хр. 5 лет подшили приказы на перевод, оказание мат.помощи, на премирование (которые хранятся 75 лет), я их из этой подшивки убрала и теперь получается, что когда я делаю внутреннюю опись документов пишу «номер пропущен» и таких приказов шт. 30-35. Где мне это лучше отразить? во внутренней описи написать «приказ №... отсутствует в связи с технической ошибкой при регистрации» (у вас на сайте вычитала )))))
Или это надо писать в листе-заверителе? Надеюсь понятно написала. Спасибо заранее )))
Здравствуйте! Как же можно составить опись на одну карточку? Личные карточки ф. Т-2 подшиваются вместе в одно дело по году увольнения в алфавитном порядке, если дело больше 250 листов – делится на тома. Нумеруются в пределах одного тома (от 1 до 250). Правила не требуют составлять внутреннюю опись к делам с личными карточками.
Если Вы изымаете приказы из дела 5-летнего срока хранения, то там не надо делать никаких отметок, эти дела не нумеруются, и к ним не составляется внутренняя опись. В листе-заверителе к делу с приказами по личному составу (75 лет) не следует перечислять все «дублетные» номера. Но в предисловии к описи следует указать, что при упорядочении документов было проведено переформирование приказов по личному составу. Внутреннюю опись к приказам по личному составу можно не составлять (правила не требуют). Но журнал регистрации приказов со сроком хранения 75 лет надо включить в опись.
Спасибо! Евгения, теперь возникла такая ситуация:
Я разбираю, проверяю приказы (5 лет), и там есть приказы, которые мы всегда регистрировали в приемной как приказы по основной деятельности (которые 75 лет хранятся) и в архив их сдавала приемная (приказы на оказание мат.помощи, на премирование, на назначение ответственных в кадрах, допуск к самостоятельной работе и т.д.) и сейчас архив приемной подшит за 2010 год, а и что с этими приказами делать мы не знаем. Это надо расшивать, вкладывать эти приказы и все переделывать: опись, нумерацию, лист заверитель? Или можно их как-нибудь просто туда добавить и всё? )))
А приказы 5 лет можно просто хранить в кадрах не сшивая, без описи в папках-регистраторах?
Заранее огромное спасибо! Только благодаря Вам подготавливаю архив! )))
Здравствуйте! На будущее приказы на оказание материальной помощи и о премировании надо регистрировать вместе с приказами по личному составу. Но если они уже были зарегистрированы, сформированы и тем более подшиты вместе с приказами по основной деятельности, лучше оставить так, оговорив особенности формирования дел в предисловии к описи. Документы 5-летнего срока хранения, в том числе приказы, не подлежат подшивке, нумерации и т.д. Их можно хранить на скоросшивателях до отбора дел к уничтожению.
Здравствуйте! Перечитала несколько раз Вашу статью, но никак не могу взять в толк одно. У нас небольшая организация с численностью в 30 человек. Закончился 2013 год. Я собрала все документы за прошедший 2013 год. Приказы по личному составу, уволенных работников я подшила и убрала отдельно в шкаф. А как быть с приказами тех сотрудников, которые работают? Ведь есть такие кто устроился в 2012 г. Я документы, приказы, договора на всех работающих сотрудников храню в одной папке
Здравствуйте! Дело с приказами по личному составу не надо переформировывать, надо только систематизировать приказы в хронологическом порядке, начиная с 1-го номера. Нельзя разделять приказы на уволенных и работающих! Все приказы за год должны быть подшиты в одно дело.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько лет хранятся приказы о привлечении к работе в выходные дни, об исполнении обязанностей, о предоставлении отгулов?
Здравствуйте! Приказы о предоставлении отгулов в счет ранее отработанного времени следует формировать отдельно от приказов по личному составу, вместе с приказами о ежегодных отпусках, срок хранения – 5 лет. Остальные перечисленные Вами приказы надо формировать вместе с приказами по личному составу, срок хранения – 75 лет (ст. 19-б, 19-б прим. Перечня 2010 г.).
Спасибо! А в каком пункте Перечня написано, что приказы о предоставлении отгулов хранятся 5 лет? Я не смогла найти, к сожалению.
Здравствуйте! Конечно, не нашли. Потому что действующим законодательством не предусмотрено понятие «отгул». То, что мы называем отгул – это предоставление дня отдыха в счет отпуска, либо в счет ранее отработанного времени и др. Поэтому целесообразно приравнивать срок хранения подобных приказов к сроку хранения приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках (5 лет).
Доброго времени суток! Очень полезная информация касательно «отгулов», только я так и не поняла всё-таки какой срок хранения у приказов о привлечении к работе в выходной день? И какой срок хранения у заявления о согласии на привлечение к работе в выходной день, если работник указал в заявлении, что предпочитает не отгул в счёт ранее отработанного дня, а оплату?
Здравствуйте! Приказы о привлечении к работе в выходные дни хранятся 75 лет, заявления — 5 лет (ст.665).
Евгения, добрый день! Скажите, пожалуйста, я подшила приказы по личному составу вместе с заявлениями (их основаниями). Я подшивала по принципу, что срок их хранения одинаков — 75 лет, их не так много и хотелось, чтобы они лежали вместе для быстрого поиска. Сейчас выяснила, что основания подшиваются к личным делам. Стоит ли мне расшивать дела или можно оставить как есть, а будущем делать по-правильному? Спасибо.
Здравствуйте! Я бы рекомендовала Вам сейчас расшить дела и сформировать правильно. Личные дела работников без заявлений о приеме и увольнении будут не полными.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, по такому вопросу: организация маленькая, за год примерно 5-10 приказов по личному составу и столько же примерно на отпуск, а бывает и меньше за год, 2-3 карточки Т-2 уволенных в год. Есть документы за несколько лет. Можно ли их прошить в одно дело, или обязательно формировать дела по годам? И ещё вопросик: личные дела не ведутся, сколько хранить заявления на увольнение и отпуск б/с?
Спасибо!
Здравствуйте! Срок хранения заявлений- 5 лет (ст. 665 Перечня 2010 г.). Заявления о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет только в составе личного дела. Если личные дела не ведутся, то заявления в опись дел по личному составу не включаются.
По поводу формирования дел. Правила рекомендуют формировать в дело документы за один календарный год. Опись дел составляется по годовым разделам. Если в дело подшиты документы за несколько лет, впоследствии затрудняется поиск документов. Неудобно это и при передаче документов по личному составу в архив (в случае ликвидации организации).
Подскажите, в ТОО ведение личных дел, а так же карточки Т-2 обязательно или можно обойтись без этого? И еще — если у нас в основном сезонные работники, как их оформлять? Спасибо.
Здравствуйте! ТК РФ не содержит требования об обязательном ведении личных дел работников. По остальным вопросам Вам лучше обратиться к специалисту по работе с кадрами, либо в Гострудинспекцию.
Добрый день!
При отборе документов на хранение столкнулась в такой проблемой: приказы по основной деятельности, поощрениях, материальной помощи, командировках, административно-хозяйственным вопросам имеют сплошную нумерацию, так же обстоит дело и с приказами по личному составу (прием, увольнение, перевод, все виды отпуска, наказания) зарегистрированы в одном журнале и имеют сплошную нумерацию. Можно ли прошить все виды приказов по личному составу /основной деятельности в дела по номерам или можно частично списать и прошить, нарушив нумерацию приказов?
Ранее экспертизу ценности как и прошивку документов проводил государственный архив или специализированная фирма. При обработке приказов приказы прошивались с учетом регистрации. Правильно ли?
Заранее признательна за ответ.
Здравствуйте! При подготовке дел на архивное хранение неправильно сформированные дела переформировываются. В предисловии к описи надо указать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как нумеруются прошитые приказы? На учебе говорили, что в правом верхнем углу проставляется номер простым карандашом и не нумеруются подшитые в эту книгу первые листы с заголовком и описью. Спасибо!
Здравствуйте! На учебе вам дали правильную информацию. Уточню только, что не нумеруется первый чистый или титульный лист, а листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Здравствуйте! Если заявление работника — это основание к приказу и храниться отдельно от него, то что является приложением к приказу, которое храниться вместе с ним?
Здравствуйте! Приложение к приказу – это тот документ, который утверждается этим приказом. Для приказов по личному составу это, например, список премируемых сотрудников.
Здравствуйте. Я работаю в кадрах. В этом году руководством был утвержден архив. Теперь мне необходимо подготовить приказы за прошлые годы к передаче в архив. Естественно только те, которые хранятся 75 лет или постоянно. Но закавыка в том, что раньше, до 2006 года, все приказы велись в одной куче и не разделялись по срокам хранения. Что мне теперь делать? Самой их разделять и передавать часть на уничтожение, а часть формировать в соответствии с требованиями к архиву? Или теперь уже все их передать в архив в общей куче, чтобы не нарушилась нумерация?
Здравствуйте! Обычно объем приказов по личному составу 5-летнего срока хранения (отпуска, командировки и пр.) значительно превышает объем приказов со сроком хранения 75 лет. Поэтому целесообразно провести переформирование дел (разделить). Нумерация, конечно, нарушится. В этом случае в предисловии к описи необходимо указать, что нумерация приказов по личному составу нарушена в связи с переформированием дел.
Здравствуйте, такой вопрос, что делать если в приказах при проставлении номеров некоторые номера были пропущены, как это указать во внутренней описи? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Во внутренней описи указываются только приказы (номера), имеющиеся в наличии. В листе-заверителе указываются номера отсутствующих приказов с указанием причины (пропущены в связи с технической ошибкой).
Добрый день, подскажите, пожалуйста, нужно ли хранить приказы по отпускам и командировкам в личных делах?
Здравствуйте! Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках имеют 5-летний срок хранения, поэтому их не следует формировать в составе личных дел.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа о дисциплинарном взыскании в личном деле госслужащего?
Изымается ли этот приказ при сдаче дела в архив? Благодарю
Здравствуйте! Согласно ст.19-б (примечание) Перечня 2010 года приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет.
Здравствуйте! Приказы о повышении квалификации имеют срок хранения по Перечню 2010 г — 75 лет. В организации есть приказы о направлении на повышение квалификации работников (медики, инженеры и др.) за 2002—2009 гг. Какой срок хранения данных приказов?
Здравствуйте! Эти приказы следует формировать вместе с приказами по личному составу (75 лет).
Здравствуйте! Да, такие приказы относятся к приказам по личному составу.
Здравствуйте! Начать письмо можно так: «Уважаемый (ИО)! Искренне благодарны Вам проявленный интерес к климатической обстановке края и озабоченность экологическими проблемами…».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно формировать дела по личному составу; до 1998 г. уже до меня сформированы и сшиты приказы о приеме вместе с заявлениями, до 2006 сшиты приказы, заявления и договоры (приказы и договоры имеют одинаковый номер). Личные дела не на всех заведены. Собираюсь подготовить опись №2 за следующие годы 2007—2012 гг.
Здравствуйте! Если соблюдать правила, то дела надо переформировать: приказы по личному составу, трудовые договоры должны быть подшиты в отдельные дела и включены в опись дел по личному составу. Заявления о приеме на работу надо подшить в личные дела.
Здравствуйте! Наша компания скоро будет ликвидирована. Необходимо будет сдать документы в архив (например, приказы по основной деятельности). Что важно учесть?
Я бы сделала так:
1. Прошить и пронумеровать приказы и все приложения к ним;
2. Склеить листом-заверителем...
Что еще нужно сделать? Плохо разбираюсь в архивной работе. Нужно ли делать внутреннюю опись и что еще необходимо? Спасибо!
Здравствуйте! При ликвидации организации в архив передаются в первую очередь документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки ф. Т-2, личные дела, лицевые карточки или ведомости по начислению заработной платы и др. (дела со сроком хранения 75 лет). На все дела необходимо составить опись, дела включаются в опись по годовым разделам. Внутренняя опись документов дела составляется на личные дела. Подробно ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к оформлению дел постоянного и долговременного хранения можно в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), п.3.6, 3.7. Передача в архив документов постоянного хранения производится по решению соответствующего государственного или муниципального архива. В любом случае вам надо в первую очередь обратиться в архив, куда вы будете передавать документы.
Добрый день.
В организации есть ряд должностей, которые предусматривают наличие медицинской справки у работников, которые их занимают. Подскажите, пожалуйста, каким будет срок хранения данных медицинских справок? На какую статью необходимо ссылаться? Заранее благодарна.
Здравствуйте! Медицинские справки включаются в состав личного дела работника, соответственно срок хранения – 75 лет.
Добрый день. Здесь уже шла речь об ошибках при регистрации приказов, но мне хотелось бы уточнить. Если из приказов с буквенным индексом «к» со сроком хранения 5 лет были изъяты приказы о предоставлении отпусков без содержания, о поощрениях, о различных выплатах, которые имеют срок хранения 75 лет, то что делать с изъятыми приказами? Сформировать отдельное дело из них, тогда как составить заголовок дела? Или приобщить их в дело, где сгруппированы приказы по личному составу (с буквенным индексом л/с) со сроком хранения 75 лет, но тогда в одном деле будут приказы с разными буквенными индексами, так можно? Если можно, то как группировать изъятые приказы в основном деле? По датам? Нужно ли указывать крайние номера приказов в этом случае? Аналогичная ситуация с приказами по основной деятельности, которые ошибочно были отнесены к приказам по административно-хозяйственной деятельности (например, об утверждении положений каких-либо комиссий, о проведении инвентаризации и т.п.). Также изъятые приказы с «ах» можно приобщать в приказы по основной деятельности? И еще вопрос, как я поняла приказы о привлечении к работе в выходной день с оплатой следует относить к приказам по личному составу, а разве можно к таким приказам относить приказы, в которых не указаны фамилии сотрудников?
Здравствуйте! При переформировании приказов в заголовках дел номера приказов не указываются, в предисловии к описи дел следует указывать о переформировании дел.
Если из приказов 5-летнего срока хранения выделены приказы со сроком хранения 75 лет, из них следует сформировать отдельное дело. В заголовках дел следует сделать уточнение: «приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» и «приказы по личному составу (о премировании, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы…)».
Если к приказам по основной деятельности отнесены некоторые приказы по административно-хозяйственным вопросам, то переформировывать такие дела не надо. Тем более что приказы о создании комиссий и об утверждении положений надо относить к приказам по основной деятельности.
Если в приказах о работе в выходные дни фамилии не указаны, то их следует отнести к приказам по основной деятельности.
Спасибо за разъяснения. Но про приказы с «ах» обратная ситуация. Я имела в виду, что случайно начальники канцелярий приказы, которые следовало отнести к приказам по основной деятельности, например, об утверждении положений, состава какой-либо комиссии, организации какого-либо вида деятельности, отнесли к приказам «ах». Получается, что приказы постоянного срока хранения ошибочно были отнесены к приказам «ах». Мы из «ах» должны изъять такие приказы? А вот куда их деть? Также в отдельное дело, а как составить заголовок? Ведь такие же темы приказов будут и в основной деятельности. Может быть можно указать «Приказы начальника учреждения об утверждении отдельных документов, изъятых из приказов по административно-хозяйственной деятельности»? И еще, Вы предложили заголовки дел для приказов по л/с. Это понятно, но проблема в том, что приказы о поощрении, выплатах, премировании будут и в деле со сроком хранения 75 лет, и ошибочно иногда их регистрировали со сроком хранения 5 лет. Поэтому в заголовке дела, где будут приказы о приеме, перемещении, увольнении тоже в скобках можно будет добавить о поощрениях, премиях, выплатах?
Здравствуйте! И в этом случае нецелесообразно расформировывать приказы (ах) и подшивать их в дело с приказами по основной деятельности. Лучше оставить, как есть (назвать приказы по административно-хозяйственным вопросам), и включить всё дело в опись дел постоянного хранения, дав пояснения в предисловии к описи.
По поводу приказов по личному составу. Если изъятых приказов немного (примерно до 10-ти), то можно подшить все приказы в один том вместе с остальными приказами (75 лет), если больше, то лучше сформировать второй том с уточнением заголовков дел.
Если все-таки правильнее приказы по личному составу, изъятые из приказов с индексом «к» (5 лет срок хранения), приобщать в дела с приказами с индексом л/с (75 лет срок хранения), тогда придется расшивать все дела, а их в каких-то учреждениях бывает 3-5 тома, а в управлении 17-18 томов. И внутренние описи придется пересоставлять (у нас составляется внутренняя опись к таким делам). Как правило, ошибки при регистрации приказов мы обнаруживаем при проверках сразу в делах за несколько лет (проверку раз в три года проводим). Все равно, несмотря на объемы, придется приобщать приказы в уже сформированные дела? Ранее мы просили формировать изъятые приказы в отдельные дела, делать запись в листе-заверителе об этой особенности, но меня всегда смущал заголовок дела в этом случае. Помогите разобраться. У нас стали делить приказы с 2010 года, поэтому особого опыта в этом направлении нет.
Здравствуйте! Хотела бы уточнить — приказы на краткосрочные заграничные командировки имеют срок хранения 5 лет (статья 29б (2)? и еще хотела бы уточнить срок хранения приказов (и № статьи) на создание комиссии с целью проведения служебного расследования?
Здравствуйте! Такие приказы относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно (ст. 19а Перечня 2010 г.).
Здравствуйте! У нас в отделе кадров приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и приказы отпуска без сохранения заработной платы не разделяются и ведутся в одном деле, хотя согласно перечня они разного срока хранения 5 лет и 75 лет. Скажите, мне их сейчас надо переоформить в два дела по срокам хранения или можно оставить их на хранение в одном деле со сроком хранения 75 лет. Переоформлять не очень хочется, т.к. если не найдут какой-нибудь приказ крайняя буду я, а так все приказы на месте с одной нумерацией.
Здравствуйте! В данном случае дела надо переоформлять. Можно переоформить при упорядочении документов, т.е. спустя 2-3 года по завершении их делопроизводством. В предисловии к описи дел надо написать, что нумерация в приказах нарушена в связи с переформированием дел.
Здравствуй! Подскажите, пожалуйста. 1. Какие командировки внутрироссийские и зарубежные относятся к КРАТКОСРОЧНЫМ? Сколько это дней и где это написано? 2. Приказы на отпуска без сохранения заработной платы будут все хранится 75 лет? И на один день и на 30 дней? А то в некоторых источниках тоже указывается на краткосрочные приказы без сохранения заработной платы, а сколько это в днях не совсем понятно. Заранее благодарна.
Здравствуйте! К сожалению, ТК РФ не устанавливает принципы разделения служебных командировок на долгосрочные и краткосрочные. Раньше Инструкцией Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 устанавливалось, что срок служебной командировки работника не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути; для строительных и монтажных работ – 1 год. Можно взять за основу эти сроки. Следует учитывать, что сроки хранения документов по личному составу устанавливаются необходимостью подтверждения трудового стажа и заработной платы работников. Поэтому можно оставить на более длительные сроки хранения (75 лет) приказы по командировкам, если работники направлялись на работу в районы крайнего севера, либо служебная командировка была связана с ликвидацией природных и техногенных катастроф, так как эти условия предполагаю более высокую базовую часть трудовой пенсии.
Не все приказы о предоставлении отпуска без сохранения заработной следует хранить 75 лет. Если это отпуск по уходу за ребенком – однозначно 75 лет. Если 1-3 дня по семейным обстоятельствам – 5 лет.
С учетом особенностей работы вашей организации и количества приказов по командировкам, на отпуска можно определить в инструкции по делопроизводству организации порядок формирования и сроки хранения категорий приказов по личному составу. Естественно, основываясь на сроках хранения Перечня 2010 года.
Здравствуйте! Скажите приказ директора «Убываю в командировку в г. М... На период моей командировки обязанности директора возлагаю на заместителя...» по основной деятельности или по командировкам сроком хранения 5 лет? У нас этот приказ регистрируется в приказах по командировкам. Правильно ли это? Большое спасибо!
Здравствуйте! Такие приказы относятся к приказам по основной деятельности.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, приказ о выходе на работу после отпуска по уходу за ребенком какой срок хранения имеет? 75 или 5 лет хранения?
Здравствуйте! Такие приказы относятся к приказам по личному составу с 75-летним сроком хранения.
Здравствуйте! Разъясните, пожалуйста, приказ «О возложении обязанностей» на время однодневной командировки руководителя подшивается в папку по личному составу со сроком хранения 5 лет или 75 лет? За 2015 календарный год у руководителя было примерно 80 однодневных командировок. На каждую командировку составлялся приказ «О возложении обязанностей» на разных заместителей. Логично предположить, что такие приказы следует формировать в папку по личному составу со сроком хранения 5 лет? Права ли я?
Здравствуйте! Приказ о временном исполнении обязанностей на время отсутствия руководителя организации относится к приказам по основной деятельности (срок хранения – постоянно).
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, если маленькая организация надо ли при подшивке приказов для архива переформировывать дела? И что под собой подразумевает маленькая организация?
Здравствуйте! Дела с приказами по основной деятельности и личному составу формируются в разные дела, независимо от того, большая организация или маленькая. Также отдельно формируются приказы по личному составу с 75-летним сроком хранения и 5-летним сроком.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как сшивать личные карточки формы Т-2. Они у нас разные. Формат А4 и А4+ (чуть больше).
Здравствуйте! Формат А4 это стандартный лист. Если карточка чуть превышает установленный размер, можно заказать картон под этот размер. По высоте карточки можно подрезать, там обычно остается большое поле. Если нет возможности подрезать, то лист заворачивают.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, у нас в организации хранятся личные дела граждан за 1997—1999 гг., они подшиты, но внутренняя опись и лист-заверитель отсутствуют, нужно ли мне в каждое дело вклеивать лист-заверитель и внутр. опись, или на этот период действовали другие нормативные акты и это не требуется. Спасибо
Здравствуйте! Требования о необходимости оформления внутренней описи к личному делу и об оформлении листа-заверителя были и в старых правилах (2002, 1983). Так что дела необходимо дооформить.
Добрый день! Подскажите, обязательно ли основания к приказам подшивать отдельно, или же допускается формировать в дело вместе Приказы по личному составу и заявления.
Здравствуйте! Основания к приказам подшиваются отдельно от самих приказов. Тем более, это касается заявлений. Заявления о приеме и увольнении подшиваются в личные дела и, соответственно, хранятся 75 лет. Заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков хранятся 5 лет.
Добрый день ! Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения распоряжений по личному составу о временном замещении работников, находящихся в ежегодном отпуске или на период временной нетрудоспособности? А также сколько хранится книга регистрации таких распоряжений ? Спасибо!
Здравствуйте! Такие приказы (распоряжения) связаны с доплатой работнику, поэтому формировать их надо вместе с приказами по личному составу со сроком хранения 75 лет. Журналы регистрации распорядительных документов имеют такой же срок хранения, как и сами регистрируемые документы.
Здравствуйте! Вопрос по формированию личных дел: предыдущий кадровик подшивал в личные дела оригиналы заявлений (прием, увольнение,отпуск), оригиналы приказов по этим заявлениям. Я считаю, что подшивать нужно копии, а оригиналы хранятся отдельно, со сквозной нумерацией, по порядку издания. Чем руководствоваться?
Здравствуйте! В личные дела подшиваются подлинники заявлений о приеме, увольнении, переводе. Заявления на очередной отпуск в личные дела не подшиваются, так как срок их хранения – 5 лет. В личные дела подшиваются копии приказов о приеме, переводе, увольнении. Оригиналы этих приказов формируются в отдельное дело – приказы по личному составу, ведется журнал регистрации приказов по личному составу.
Добрый день! подскажите, пожалуйста, срок хранения приказа «Об объявлении благодарности».
Здравствуйте! Согласно ст. 19 б «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о поощрениях, награждениях — 75 лет ЭПК.
Можно еще уточнения: приказ об изменении штатного расписания — это по сон. деятельности? о назначении на должность — я правильно понимаю что это по личному? они будут в разных «делах»? мне пришлось переформировывать приказы по л/с за 2007 год, т.к. там же и об изм. штат. расп., там и о приеме/увольнении/отпуск
Здравствуйте! 1 — относятся к приказам по основной деятельности (хр. Пост.); 2 –по личному составу (хр. 75 лет). Формируются отдельно из-за различных сроков хранения.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся служебные записки о рассмотрении к награждению, поощрению. Возможно ст.665?
Здравствуйте! Именно ст. 665 Перечня 2010 года соответствует этим документам.
Добрый день! в организации нет нумерации дел, архивом не занимались вообще с 1998 г., все просто свалено в коробки и по всем отделам. Подскажите с чего начать работу и как сделать проще? Если все это сшивать и нумеровать — года не хватит, к тому же некоторые отделы против, чтоб их короба распаковывали, срок 3 месяца... Заранее спасибо
Здравствуйте! Сначала надо разобрать документы по годам и по срокам хранения. Сроки хранения должны быть указаны в номенклатуре дел. Если её нет, надо пользоваться перечнями документов с указанием сроков хранения: до 2010 г. – Перечень 2000 г., после 2010 – Перечень 2010 года. Подписывайте сразу на обложке дела срок хранения. После такой «сортировки» станет ясно, какие документы надо оставить на хранение, а какие можно уничтожить. На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению. Документы временного хранения (до 10 лет), срок хранения которых не истек, можно оставить в структурных подразделениях. Документы со сроком хранения «постоянно» и 75 лет подлежат оформлению (прошивают по установленным правилам).
Здравствуйте! Я впервые занимаюсь подшивкой документов на архивное хранения приказов по личному составу! Папка велась одна (там и приказы на отпуск и командировки и премии и прием и увольнение) по срокам хранения они разные. Как мне быть при подшивке?
Здравствуйте! В данном случае надо разделить приказы по срокам хранения. На долговременное хранение оставить приказы со сроком хранения 75 или 50 лет. Они подлежат подшивке. В предисловие к описи следует указать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел. Приказы со сроком хранения 5 лет подшивать не надо, по истечении срока хранения они подлежат уничтожению.
Здравствуйте! В учреждении (больнице) составляют опись по л/с за 2013 год. Начальник отдела кадров заявила, что все приказы (приказов много) разложили в личные дела, говорит так им удобно. Что делать?
Здравствуйте! В личные дела подшиваются копии, либо выписки из приказов по личному составу (прием, перемещение, увольнение). Подлинники (оригиналы) приказов должны быть сформированы в одно дело. В вашем случае надо извлечь подлинники приказов из личных дел и восстановить дело с приказами с помощью журнала регистрации. Начальнику отдела кадров надо пояснить, что дела должны формироваться согласно утвержденной номенклатуре дел. В номенклатуре должны значиться дело с приказами по личному составу и отдельно личные дела. Покажите ей также ст. 656 Перечня 2010 года, где указано, что в личное дело входят копии приказов и выписки из них.
Здравствуйте! Прошу проконсультировать: приказы по л/с (прием, перевод, увольнение) объедены в одно дело — при архивировании, допустим, за 2013 год как их размещать (в каком порядке?) в архивной папке для брошюрования? Сначала прием, потом перевод, затем увольнение? Необходимо ли разделять каждое направление чистым листом? Если да, то нумеруется ли чистый лист? Заранее признательна.
Здравствуйте! В деле приказы размещаются в хронологическом порядке, с января по декабрь и по порядку номеров приказов. Не надо разделять отдельно прием, перемещение, увольнение. А вот приказы со сроком хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных отпусков, командировках) следует выделить отдельно, они не подлежат полному оформлению и в опись дел по личному составу не включаются. Чистые листы, лист-заверитель в деле не нумеруются.
Добрый день, ситуация такая. С руководителем идет спор о том, что я утверждаю, что приказы по личному составу и заявления (прием, перевод, премии, материалки) должны быть отдельно. Ссылаюсь на перечень (разные сроки хранения 50 и 5 лет) и на Правила, что нельзя формировать дело с разными сроками хранения. Руководитель утверждает, что к приказу должны быть приложены заявления, т.к. должно быть основание и подтверждение, на основе чего она выдала премию или т.п. и данные же приказы должны хранится в личном деле, но есть указ президента, что должно находится в личном деле, где подобных заявлений не должно быть. Как быть?
Здравствуйте! Вы правы, и правильно даете ссылки на документы. Надо убедить руководителя, покажите выписки из нормативных документов.
Здравствуйте! прошу проконсультировать отн. указания статей хранения по Перечню от 2010 г. по личному составу в НД на 2017 год согласно новым правилам, утв. Федеральным законом № 125-ФЗ ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Следовательно, в графе НД «Срок хранения и номер статей по перечню» для приказов по личному составу. должна указать: «50 л., ст.19б» и т.п. или как?
Здравствуйте! В этом случае надо делать ссылку на Закон (№43-ФЗ от 02.03.2016).
Здравствуйте! Подскажите, в приказах на ежегодный отпуск указывается выплата разовой материальной помощи за текущий год. В нашей организации (детский сад) так принято. Приказы на отпуск — 5 лет хранение. А приказы на выплату мат. помощи, скорее всего — 50 лет. Или можно 5 лет хранить? Бухгалтерия централизованная, имеет свое делопроизводство и архив, все приказы им сдаются в оригинале.
Здравствуйте! Если в этих приказах указана конкретная сумма материальной помощи, то согласно ст. 19б Перечня 2010 г. следует оставить их на 50-летний срок хранения.
Здравствуйте! Подскажите, как архивировать заявления работников на выплату материальной помощи, если они содержат резолюцию директора и заменяют собой приказы по личному составу. В личные дела работников (при наличии таковых)? Или в отдельные дела по году составления? При этом, личные дела ведутся не на всех сотрудников. В какой статье Перечня от 2010 года есть ссылка?
Спасибо за помощь!
Здравствуйте! Заявления не могут заменять приказы по личному составу. Если считаете, что эти заявления важны, можно оставить их в личных делах. Не вошедшие в состав личных дел заявления хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня 2010 г.). Данные о всех выплатах работников содержатся в лицевых счетах по заработной плате.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, у кого хранятся приказы по личному составу6 у кадровика или делопроизводителя? Кто ответственный и кто подшивает? Спасибо заранее.
Здравствуйте! Это зависит от распределения обязанностей в каждой конкретной организации. Но обычно приказы по личному составу формируются и хранятся в кадровой службе.
Здравствуйте. Впервые формирую документы по сотрудникам для передачи на хранение. У меня вопрос по поводу приказов, срок хранения которых составляет 5 лет: если организация существует с 2006 года, то срок приказов (5 лет) истек и передавать не надо, так? Передавать те, которых срок еще не истек? Например, есть приказы по оплачиваемым отпускам за 2015 год, я передаю в гос. архив с пометкой, что им осталось храниться еще 3 года. Или я что-то путаю?
А можно вообще не передавать приказы сроком хранения 5 лет, а передать только те, которые имеют долгий срок?
Здравствуйте! Действующие (не ликвидированные) организации, являющиеся источниками комплектования государственного архива, передают в гос. архив только документы постоянного хранения. Документы с истекшими сроками хранения включаются в акт об отборе дел к уничтожению. Уничтожить дела, включенные в акт, можно только после утверждения описей дел постоянного хранения за соответствующие годы (если утверждена опись дел постоянного хранения за 2006 год, можно уничтожить дела 5-летнего срока хранения за 2006 год).