Рейтинг@Mail.ru

Образец номенклатуры дел организации

Помещено в тему: Номенклатура дел

Здесь пример заполнения

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

Закрытое акционерное                                                                      УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля»                                                               Директор
(ЗАО «Большая капля»)                                                                     __________ И.О. Фамилия

                                                                                                      24.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2010       № 1
г. Самара

На 2011 год

Часть -1

01. Канцелярия

01-01 Учредительные документы и устав общества Постоянно
ст. 50 а,
51-53
Перечень типовых управленческих архивных документов…
(М., 2010)
01-02 Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) Постоянно
ст. 57 а
Переходящее с 2009 г.
01-03 Штатные расписания и изменения к ним Постоянно
ст. 71 а
Переходящее с 2009 г.
01-04 Положения о структурных подразделениях Постоянно
ст. 55 а
Переходящее с 2009 г.
01-05 Приказы директора по основной деятельности Постоянно
ст. 19 а
01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
ст. 19 в
01-07 Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1
ст. 18 и
1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК
01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянно
ст. 27 а
Переходящее с 2009 г.
01-09 Номенклатура дел Постоянно
ст. 200 а
01-10 Переписка по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПК
ст. 35, 256
01-11 Резервный номер

 
01-12 База данных регистрации входящих документов 5 лет
ст. 258 г
В электронной форме
01-13 База данных регистрации исходящих документов 5 лет
ст. 258 г
В электронной форме

02. Отдел кадров

02-01 Должностные инструкции сотрудников 75 лет
ст. 77 а
02-02 Штатные расписания и изменения к ним. Копии 3 года
ст. 71 б
Подлинники в деле 01-03
02-03 Приказы директора по основной деятельности. Копии До минования надобности
ст. 19 а
Подлинники в канцелярии в деле 01-05
02-04 Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) 75 лет ЭПК
ст. 19 б
02-05 Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 5 лет
ст. 19 б

Начальник канцелярии                                                                                    К.Е. Турчинская

Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2010 № 3

2-я часть
 

Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 217 комментариев

Евгения, здравствуйте. Если номенклатура (2013) на 2014 г. не изменяется, то можно использовать 2013-ую.

Здравствуйте, Валентина! Использовать можно, распечатав и утвердив номенклатуру дел на 2014 год. По правилам номенклатура дел утверждается ежегодно на 01 января.

Здравствуйте, мне необходимо составить номенклатуру в строительном холдинге, с чего начать и каким перечнем пользоваться???

Здравствуйте! Для вашей организации необходимо 2 перечня. Рекомендации по составлению номенклатуры дел изложены в п. 3.4. «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Вы также можете воспользоваться рекомендациями статьи, размещенной на сайте.

Здравствуйте! Работаю в муниципальном бюджетном учреждении культуры. Подскажите, пожалуйста, рекомендации для составления номенклатуры дел в учреждении. Спасибо!

Здравствуйте! Рекомендации по составлению номенклатуры дел приведены на сайте. Почитайте их внимательно. С удовольствием отвечу на конкретные вопросы по номенклатуре дел.

Мне нужен ответ по номенклатуре дел

Нет вопроса — нет ответа

Здравствуйте! Работаю в службе спасения, номенклатура дел никогда не велась, в связи со спецификой организации, на некоторые документы затруднительно проставить сроки хранения, пожалуйста подскажите какими документами нужно руководствоваться.

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ — УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ — Утверждено Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР Ф.М.ВАГАНОВ 15 августа 1988 года

Здравствуйте! Наряду с Перечнем 2010 года, вам необходимо использовать Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации.

Здравствуйте! Объясните, какие дела являются переходящими? Приведите пример. Спасибо.

Здравствуйте! Переходящее дело это дело, которое ведется в течение двух лет и более. К ним не относятся дела, в которых сгруппированы документы за несколько лет (например, приказы за 2011—2013 годы в одной папке). А это именно те дела, в которых группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет. Например, личное дело работника (ведется до увольнения работника). К переходящим делам относятся также различные учетно-регистрационные книги, ведущиеся в течение ряда лет.

Здравствуйте! Делопроизводство в профсоюзных организациях, подскажите рекомендации для применения и руководства. Номенклатура дел 2010 года необходимо руководствоваться, да? или что-то новое есть еще?

Здравствуйте! Если это первичная профсоюзная организация, то документы достаточно полно представлены в 12 разделе Перечня 2010 года (это самое новое). Для определения сроков хранения документов профсоюзных органов можно ссылаться на Перечень ВЦСПС 1981 года.

Здравствуйте! Подскажите, требуется ли включать в номенклатуру дел стандарты организации.

Здравствуйте! Стандарт организации – это та же инструкция, нормативный акт организации, поэтому включается в номенклатуру дел.

Здравствуйте, скажите, если у меня заведен журнал регистрации входящей документации в 2013 году, то в номенклатуре дел на 2015 год писать переходящее с 2013 года? или переходящее с 2014 года?

Здравствуйте! Если регистрация продолжается в одном журнале, то делается отметка: «переходящее с 2013 года».

Еще вопрос. Инструкция по делопроизводству хранилась до 2014 года в отделе кадров как приложение к приказу 2013 г. В номенклатуре 2014 г. написано, что инструкция по делопроизводству — переходящее с 2013 г. В номенклатуре на 2015 год писать инструкция по делопроизводству — переходящее с 2014 года или с 2013?

Здравствуйте! Если инструкция утверждается приказом как приложение и формируется в деле с приказами, то она не должна значится в номенклатуре дел отдельным делом.

Добрый день! Помогите подобрать статью к делу «Отчеты о выполнении мероприятий по управлению рисками. Паспорта рисков». Спасибо!

Здравствуйте! Можно применить ст. 464 Перечня 2010 года.

Добрый день! я работаю в Департаменте капитального строительства ПФР, номенклатуру дел делаю впервые с чего начать и каким перечнем пользоваться?

Здравствуйте! Для начала надо изучить п. 3.4. «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Можно ознакомиться с рекомендациями по составлению номенклатуры дел, размещенными на сайте. Для определения сроков хранения документов и дел вам понадобятся перечни (здесь посмотрите).

Здравствуйте! Подскажите, нужно ли вводить в номенклатуру карточки учета на каждую конструкторскую документацию, ведущуюся в бюро технической документации, или достаточно отразить в номенклатуре журнал по учету подлинников конструкторской документации ст 260 перечня НТ и пр-ной деятельности 2007 г. Если да, то в каком виде?

Здравствуйте! Если у вас ведется картотека на конструкторскую документацию, то надо отразить её в номенклатуре дел обобщенным заголовком: «картотека учета конструкторской документации».

Здравствуйте! Подскажите, выписки из номенклатуры дел для структурных подразделений утверждаются руководителем организации или нет? И какой номер ставить в номенклатуре дел? Номенклатура дел от 20.12.2014 № ?, так же какой номер ставить в выписках номенклатур дел? Спасибо.

Здравствуйте! Руководителем утверждается сводная номенклатура дел организации, выписки для структурных подразделений не утверждаются. Т.к. это выписки, то проставляется регистрационный номер сводной номенклатуры дел (часто № 1).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, может ли у переходящих дел изменяться присвоенный изначально по номенклатуре индекс? То есть если, например, в 2014 году он будет 05-17, а в 2015 — 05-14, нужно поменять индекс на обложке или стараться избегать этого?

Здравствуйте! Действительно, для переходящих дел надо стараться сохранять индекс из года в год. Но это не всегда возможно, особенно когда меняется номер структурного подразделения. При смене номера на обложке дела ниже прежнего указывается новый номер, старый заключается в скобки.

Здравствуйте!! Если у нас инструкция по делопроизводству, положение об оплате труда, коллективный договор, утвержден приказом и является приложением к нему, то по отдельности их не надо выделять в отдельные дела? И если, допустим, инструкция по делопроизводству утверждена приказом 2009 года, относится к приказам по основной деятельности, эта папка сшита и находится у нас в архиве, то как тут быть!!! просто для себя распечатать, пока действует эта инструкция, и хранить в папочке, не выделяя в отдельное дело??? Спасибо, заранее!!

Здравствуйте! Оригиналы (подлинники) документов, утверждаемых приказами, формируются в деле с приказами по основной деятельности. Для работы можно распечатать копию документа.

Здравствуйте. Работаю в строительной компании. Никаких номенклатур и подавно не было. Примерно понимаю с чего начинать... но не знаю откуда брать эти статьи на которые надо ссылаться, что за приказ хотя бы почитать... где найти действующий приказ или регламент... что-нибудь

Здравствуйте! Сроки хранения документов и дел определяются перечнями документов с указанием сроков хранения. Смотрите еще здесь.

Здравствуйте, скажите, у нас на предприятии одним приказом утверждены положение по ЭК и положение об архиве приложениями (приложение 1 и приложение 2). Значит ли это, что в номенклатуре не нужно присваивать номер этим положениям и вообще их проводить по номенклатуре? Спасибо.

Здравствуйте! Если положение утверждено приказом, то его подлинник (оригинал) формируется в деле с приказами, в опись дел постоянного хранения включается в составе приказов по основной деятельности. Если в отдельное дело формируется копия положения, то оно включается в номенклатуру дел с указанием «копия», срок хранения «ДМН» и отметкой в примечании о месте хранения подлинника.

Добрый день! Составляю сводную номенклатуру дел на 2015 год. Номенклатура раньше не велась. В организации в штатном расписании в наименовании структура «Администрация» входят заместители, финансовый директор, а также инспектор по кадрам, юристы, инженер по ТО (отдельных отделов нет), бухгалтерия указана как отдел. Как распределить индексы дел под заголовком «Администрация»?

Здравствуйте! В таком случае в номенклатуре дел делается раздел «Администрация» (01), в который входят подразделы «инспектор по кадрам» (01-01), «юрист» (01-02) и т.д.

Здравствуйте! Я работаю в образовательном учреждении - Лесопромышленном техникуме. Я не могу найти в перечнях статей, которые мне нужны для некоторых дел. Например:

— Журнал индивидуальной работы с обучающимися;

— Учетно-справочная информация об обучающихся, относящихся к группе риска;

— Журнал анализа работы преподавателей;

— Аналитический материал по анализу вновь принятого контингента.

И тому подобное. Пожалуйста подскажите как быть. Спасибо.

Здравствуйте! Для определения сроков хранения специфических документов образовательных учреждений надо использовать Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР (М.,1980).

Добрый день. Работаю в бюджетном учреждении, ведутся журналы регистрации заявлений. По нашей номенклатуре есть нормативно-правовая документация, охрана труда, кадровая работа, бухгалтерия. Куда мне отнести журналы регистрации заявлений?

Здравствуйте! Журнал регистрации заявлений надо отнести к тому подразделению, которое ведет этот журнал (регистрирует заявления).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какой проставлять регистрационный номер в номенклатуре дел, если номенклатру согласовали только 25.02.2015 г., утвердили 15.03.2015? И подскажите, как теперь поступать с делами, которые вела с начала года (индексы дел разные)?

Здравствуйте! На делах ниже старого индекса проставляется индекс по номенклатуре дел 2015 года, старый индекс заключается в скобки.

Здравствуйте! У меня такой вопрос: по номенклатуре дел следует идентифицировать документы. У нас филиальная сеть. И я теперь в затруднительном положении как начать кодировку. До сего момента номенклатура дел велась в бухгалтерии своя не оф. утвержденная и все. Буду ждать вашего ответа.

Здравствуйте! Только не понятно, в чем заключается вопрос и что за «кодировка»?

Добрый день! Меня зовут Елена! Мне нужно разработать номенклатуру дел организации, основными видами деятельности которой являются: поисково-разведочное и эксплуатационное бурение нефтяных и газовых скважин, в т.ч. горизонтальное, текущий и капитальный ремонт скважин, подбор рецептур, разработка и сопровождение буровых растворов, цементирование скважин, услуги по технологическому сопровождению наклонно-направленного бурения.

С чего начать? Какими перечнями пользоваться?

Здравствуйте! Для начала Вам надо составить перечень дел вашей организации. Для определения сроков хранения документов вашей организации вам надо пользоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а также

«Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. При разработке номенклатуры дел вы можете воспользоваться рекомендациями, размещенными на сайте.

Евгения, здравствуйте, подскажите пожалуйста, какой срок хранения «Итогового отчета о целевом использовании выделенных Фондом денежных средств (грант)» и допустима ли такая формулировка заголовка (без указания периодичности). Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! На основании статьи 327 Перечня 2010 года срок хранения отчетности об использовании фондов зависит от периодичности (годовые – постоянно, квартальные – 5 лет, месячные – 1 год). Соответственно, в заголовке дела необходимо указывать периодичность.

Добрый день! Наша организация не является источником комплектования гос. архива. Занимается лизингом. Срок хранения лизинговых договоров — ПОСТ.** (в ссылке указано, что не более 10 лет). Мне в номенклатуре писать — 10 лет, или постоянно. Не могу понять.

Спасибо.

Здравствуйте! В номенклатуре дел надо указывать срок «постоянно». Ссылка ** в Перечне 2010 года означает, что при ликвидации организации, не являющейся источником комплектования, документы принимаются в государственный или муниципальный архив по выборочному принципу.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, срок хранения, вот такая формулировка: Сведения о просроченной кредиторской задолженности согласно постановлению правительства области от ... Это отчетность перед учредителями. Какую статью и какой срок хранения поставить? Отчетность ежеквартальная. Заранее спасибо

Здравствуйте! Ст. 347 Перечня 2010 г.

Здравствуйте! Составляю номенклатуру дел в ФГУП в службе главного энергетика много журналов какие статьи и сроки хранения поставить. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Для начала укажите названия журналов.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, каким перечнем пользоваться при составлении номенклатуры дел бюджетного учреждения?

Здравствуйте! Перечень типовых документов 2010 года.

Здравствуйте. Как узнать, является ли наш филиал источником комплектования гос. архива, если в головную организацию мы не предоставляем документы на хранение и они не включают нас как филиал в свою номенклатуру дел. Головная организация и наш филиал являемся организациями Госкорпорации Росатом.

Здравствуйте! Федеральное архивное агентство (Росархив) заключило договор с госкорпорацией Росатом от 20.10.2010, согласно которому госкорпорация обеспечивает сохранность и использование документов Архивного фонда РФ в течение 100 лет (депозитарное хранение). Госкорпорация и её организации не передают документы в федеральные и государственные архивы. Для уточнения вопроса конкретно по вашей организации надо сделать запрос в Росархив, либо в Росатом.

Здравствуйте, в организации изменилась орг. структура, объединили отделы. Теперь дела, которые хранились в одном отделе, перешли в другой отдел. Если переиздавать номенклатуру дел в течение года, то какой индекс присвоить новым перешедшим делам? и можно ли изменять индекс подразделений, если номенклатура переиздается в течение года?

Здравствуйте! Если в течение календарного года изменились организационная структура и функции отделов, то разрабатывается новая номенклатура дел. Соответственно, индексы дел изменятся. Новый индекс указывается на обложке дела ниже старого, старый заключается в скобки.

Добрый день! Подскажите, нужно ли в описях дел постоянного срока хранения указывать номенклатуру дел справочно, если в первой описи она занесена?

Здравствуйте! Обычно в опись дел постоянного хранения номенклатура дел не включается. Организации, являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, передают экземпляр номенклатуры дел сразу после согласования на ЭПК, она хранится постоянно в наблюдательном деле организации.

Здравствуйте! Необходимо составить номенклатуру дел на крупном металлургическом заводе. С чего начать?

Здравствуйте! Для начала надо собрать со всех структурных подразделений перечень дел.

Доброе утро!

Будьте добры, подскажите, пожалуйста, статью по документу "Журнал регистрации уведомлений (о назначении служебной проверки, об изменении существенных условий служебного контракта, трудового договора, об увольнении).

Может быть ст. 666 подойдет?

Здравствуйте! Подойдет ст. 683.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, составляем номенклатуру дел на следующий год и возник вопрос: несколько дел в подразделении аннулировалось в связи с ненадобностью, соответственно освободились индексы дел. Эти индексы могут быть присвоены другим делам или нет?

Здравствуйте! При разработке новой номенклатуры дел индексы дел, как правило, меняются. Индексы аннулированных дел могут присваиваться другим делам.

И еще забыла добавить в вопрос: при изменении организационной структуры аннулировано структурное подразделение, индекс этого подразделения может быть передан другому подразделению? Дела, которые велись в аннулированном подразделении, перешли в другой отдел.

По правилам при изменении структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел, соответственно, индексы структурных подразделений могут меняться. Если дела ликвидированного отдела передаются в другой отдел, то им присваиваются индексы этого (нового) отдела.

Спасибо за предыдущие ответы. Возникла спорная ситуация. Меня обязали заниматься номенклатурой дел нашей организации и архивом. Организация у нас небольшая, не является источником комплектования архива, номенклатура дел предприятия существует, но 2 года не обновлялась. За это время произошли изменения в организационной структуре. Раньше был секретарь, который занимался данным направлением (номенклатура дел, архив) на данный момент секретаря в структуре и штатном расписании нет, также нет специалиста по кадрам (раньше был). Часть обязанностей по делопроизводству возложили на бухгалтера, часть на меня. Обязанности кадрового работника возложены на юрисконсульта. Камень преткновение у нас в следующем, бухгалтер входит в бухгалтерско-экономический отдел и главный бухгалтер отказывается часть номенклатуры дел бывшего секретаря включать в номенклатуру дел своего отдела, также юрисконсульт не хочет объединять свою номенклатуру с кадровой. Они настаивают на том, чтобы все осталось про прежнему, не смотря на то, что специалистов нет, чтоб индексы дел так и оставались ранее присвоенными. Я объясняла, что они должны дела аннулированных подразделений включить в свои номенклатуры дел, присвоить им новые индексы, а старые указать ниже новых в скобках. У секретаря ранее был индекс дел 01, у кадров 02. По правилам, если я правильно понимаю, эти индексы должны быть свободными и могут быть заняты в дальнейшем новыми структурными подразделениями / должностными лицами. Если я соглашусь не менять индексы, оставлю старые индексы дел, то тогда как мне назвать подразделы номенклатуры с документацией в данном направлении, если в структуре нет ни секретаря, ни специалиста по кадрам? Подскажите, как правильно сделать чтоб все были довольны, настаивать на замене или пойти на уступки? Если настаивать, то на какой документ сослаться, что они обязаны (для нашей организации получается, что требования носят рекомендательный характер)? Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! Чтобы «разрулить» данную ситуацию, можно построить вашу номенклатуру дел по функциональному признаку, это допускается для небольших организаций. В этом случае разделами номенклатуры дел будут не названия структурных подразделений или должностей, а функции или направления деятельности организации (руководство, кадровое обеспечение, бухгалтерское обеспечение и т.д.). Тогда можно попытаться сохранить индексы дел, хотя это совсем не обязательно.

Добрый день. В очередной раз обращаюсь к Вам за помощью. Вопрос в следующем: при формировании номенклатуры дел на 2016 год возник вопрос по заполнению графы 3, там должно указываться количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. Правильно я понимаю, что эта графа в номенклатуре дел на 2016 должна быть пустой, а в конце 2016 г. я должна ее заполнить? А структурные подразделения должны мне присылать свои номенклатуры на 2016 г. с заполненной графой №3 или нет? Просто ведь есть дела «переходящие» и в них даже бывает несколько частей. Сейчас я должна сделать итоговую запись к номенклатуре дел на 2015 г. тоже не очень понимаю, как это сделать, т.к. графа 3 у всех пустая. Разъясните, пожалуйста, правильность заполнения 3 графы номенклатуры дел, и итоговой записи. Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании делопроизводственного года для подсчета количества заведенных дел и заполнения итоговой записи. Графа заполняется по данным структурных подразделений, они могут вам прислать свои номенклатуры с заполненной графой, можете сами обойти структурные подразделения и заполнить графу сразу в сводной номенклатуре дел, это дело техники.

Добрый день!

Будьте добры, подскажите, пожалуйста, статью по документу «Организационно-методическая работа с профессорско-преподавательским составом (индивидуальные планы и отчеты, сведения о выполнении преподавательской нагрузки)» и «Личные дела слушателей», мы являемся учебным центром. Спасибо за ответ!

Здравствуйте! Индивидуальные планы и отчеты преподавателей хранятся 1 год – ст. 291 и 476 Перечня 2010 года. Если вы выдаете документ об окончании учебного центра, то личные дела слушателей должны храниться 75 лет. В Перечне 2010 года такой статьи нет. Для установления сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, надо обратиться в уполномоченный орган по архивному делу в вашем регионе. Решение ЭПК архивного органа будет являться основанием для установления сроков хранения документов и дел.

Добрый день,

помогите, пожалуйста... Мне необходимо подобрать статью и срок хранения для «Индивидуальных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленных страховых взносов, сумм налогового вычета».

Мы — транспортная компания, пользуюсь перечнем 558. В перечне ФНС есть такой документ...но тогда я должна где-то указать что статья из другого перечня?

Здравствуйте! Возможно, подойдет статья 394 Перечня 2010 года. Перечень ФНС действует только для органов и организаций налоговой службы.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у дела «список работников имеющих право на доп. отпуск и сокращенный рабочий день». Спасибо

Здравствуйте! Рекомендую применить ст. 685 г Перечня 2010 г. Если есть общий список работников организации, то установить срок ДЗН (до замены новыми) или ДМН (до минования надобности).

Здравствуйте! Подскажите, как заполнить итоговую запись к номенклатуре 2015!

Если дело заведено в 2011 г. и оно не закрыто до сих пор (постоянка, дело клиента), вносить его в итоговую запись постоянка/переходящее?

Учитываются ли электронные дела, положение об отделе (утверждено приказом 2014 г.), должностные регламенты (изменяются в течение 2015)?

Здравствуйте! Перечисленные Вами дела относятся к переходящим, учитываются в итоговой записи к номенклатуре дел в строке по срокам хранения «постоянного», в графе «переходящих».

Доброе утро!

Помогите, пожалуйста, в подборе статьи по документу: Документы (приказы, справки, переписка) по осуществлению ведомственного контроля в сфере закупок для обеспечения государственных нужд (№44-ФЗ) — я поставила ст.173а, мне сказали что статья не та. Спасибо.

Здравствуйте! Рассмотрите ст. 273 и 275.

Доброго дня. Подскажите, приказы касающиеся пожарной безопасности, это приказы по АХД? О назначении ответственного за п.б, или ответственные по огнетушителям к каким приказам их отнести и их срок хранения.

Здравствуйте! Все перечисленные Вами приказы относятся к приказам по основной деятельности, срок хранения – постоянно.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как вести правильно подсчет в гр. 3 на дело «производственные инструкции» при этом все инструкции хранятся в одной папке. По правилам инструкции, периодически пересматриваются и утверждаются, но у них различный срок пересмотра. В 2015 г. часть инструкций была пересмотрена, в таком случае в гр.3 мы ставим количество пересмотренных инструкций или как одно дело? Спасибо.

Здравствуйте! Если это одно дело (том, папка), то оно и учитывается в номенклатуре дел как одно дело.

Добрый вечер,

Как оформлять электронные дела — названия файлов должны содержать номенклатурный номер?

Здравствуйте! В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, подробно описан порядок формирования электронных дел и составления описей дел электронных документов. Индекс дела по номенклатуре проставляется в описи дел электронных документов во второй графе (приложение 17 Правил). В названии файла индекс дела по номенклатуре не должен присутствовать.

День добрый. Подскажите, пожалуйста, примерную номенклатуру дел для ателье по пошиву одежды и магазина тканей и фурнитуры. Спасибо.

Здравствуйте! Заочно номенклатуру дел любой организации составить нельзя. Надо знать структуру организации (отделы), состав документов и пр.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно составить Номенклатуру дела для ООО (занимается машиностроением) и на какой перечень ссылаться при составлении Номенклатуры организации? Как правильно составить Номенклатуру в моей ситуации (в своей практике первый раз столкнулась с таким) — ООО является арендатором завода у бывшего ОАО завода (на данный момент идет процедура банкротства). Сам завод находится в др. городе, там нет ни номенклатуры дел и т.д., на данный момент все документы передаются в архив. Мы, т.е. новое предприятие ООО, находится в др. городе и является центральным офисов (административное). Как правильно мне в этих условиях составить номенклатуру дел, и вообще перенести ведение документооборота со старого предприятия (там заведены журналы учета документов и приказов на 2016 г.) уже в новое ООО. И как правильно организовать взаимодействие между филиалом и заводом? Ведь в номенклатуре мы не можем указать 2 журнала входящих например?? Т.е. сейчас заводить новые журналы, составлять Номенклатуру дел или же продолжать ведение старых журналов? Но номенклатуры нет в любом случае в старом ОАО. Извините, что так много написала, но ситуация для меня сложная пока на данный момент. Заранее спасибо Вам за ответ!!

Здравствуйте! В вашем случае при разработке номенклатуры дел надо использовать два перечня: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

В вашей ситуации надо разработать номенклатуру дел действующего предприятия (ООО). Для предприятия, находящегося в стадии банкротства и уже передающего документы в государственный архив, номенклатуру дел разрабатывать не надо. Тем более, недопустимо продолжать ведение документов, начатых в ОАО. У вас новое предприятие. Вы должны вести документы ООО по вновь разработанной и утвержденной на 2016 год номенклатуре дел.

И снова Доброго времени суток.

Хочу задать еще вопрос.

При составлении новой номенклатуры дел, чем руководствоваться? Есть старая, у нас произошло сокращение отделов (наше учреждение не структурное, т.е. «мы сами по себе», но произошли изменения в отделах и нужно убрать ненужные «индексы» (дела). В интернете нигде не вижу конкретной статьи о «новой номенклатуры», все статьи о составлении (впервые).

Здравствуйте! При составлении «повторной» номенклатуры дел действуют те же правила, что и при разработке номенклатуры дел впервые. Особенность только в том, что при разработке номенклатуры дел впервые со всех структурных подразделений собираются списки заводимых дел, изучается подробно состав документов, определяются сроки хранения. А при составлении номенклатуры дел повторно используется старая номенклатура дел, уточняется состав документов и заголовки дел, по необходимости включаются новые дела и исключаются те, которые уже не ведутся. При изменении состава дел в номенклатуре, соответственно, меняются индексы дел.

Здравствуйте. Есть вопрос по заполнению итоговой записи номенклатуры дел. Предыдущие ответственные за архив ее никогда не заполняли и объяснить мне, как правильно это заполнить не смогли. Я правильно понимаю, что указываю в кол-во дел (грубо, папок с документами), которое образовалось в течение года по 1 индексу? Например: есть дело пост. срока хранения с индексом 01-09 — заключения о согл-ии/отказе в согл-ии док-тов терр. планирования, в течение года у меня образовалось 9 папок с такими заключениями. Я 9 дел указываю в итоговой записи или я просто считаю, сколько у меня в номенклатуре дел с постоянным сроком хранения (допустим, всего 12) и ставлю именно 12 в записи? Спасибо за помощь.

Здравствуйте! В Вашем случае по индексу 01-09 будет 9 дел. После заполнения графы 3 по всей номенклатуре дел подсчитывается количество заведенных дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Общее количество заведенных по каждой категории дел проставляется в итоговой записи.

Здравствуйте!

Помогите, пожалуйста, в подборе статьи по документам: служебные записки 2013—2015гг (о доплатах,о закупке оборудования) ст. 258г Перечня 2010? Отдельно утвержденное (без приказа) Положение об эффективности организации? К какой статье относится план график разработки программы повышения эффективности? А также к какой статье нужно отнести журнал регистрации приказов вышестоящей организации(копии) 2009г и журнал регистрации приказов органов местной власти (копии) за 2009г (может 72а перечня 2000г.?) Заранее безмерно благодарна!

Здравствуйте! Ст. 258 относится к регистрационным документам (базы регистрации). Сами служебные записки – ст. 87 и ст.88. Положение об эффективности организации – ст. 27, план-график – ст. 292 Перечня 2010 г. Журнал регистрации я бы отнесла к ст. 72 б Перечня 2000 г., т.к. это всё же документы другой организации (поступившие к вам), а 72 а – срок хранения «постоянно».