Рейтинг@Mail.ru

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Готовность для составления номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 510 комментариев

Здравствуйте! Помогите определить статью и сроки хранения таких дел как: Личные карточки учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений; Личные карточки прохождения обучения по охране труда и технике безопасности; Протоколы проверки знаний на допуск к самостоятельной работе и периодической проверки знаний. Спасибо.

Здравствуйте! По Перечню 2010 г.: 1. 5 лет после списания имущества (ст. 765); 2. 10 лет (ст. 626); 3. – 15 лет (ст. 696).

Здравствуйте! В техникуме, где я работаю. открыли новое подразделение, а именно, «Кафедру общеобразовательных дисциплин» и меня назначили заведующей. Но я делопроизводством никогда не занималась и у меня сейчас большие затруднения с составлением номенклатуры дел. Помогите. пожалуйста: с чего начать? какие документы должны туда входить и т.д.? Спасибо.

Здравствуйте! Для составления номенклатуры дел надо сначала составить перечень документов (дел). В номенклатуру включаются все дела, ведущиеся на кафедре: протоколы заседаний кафедры, рабочие программы, планы, отчеты, переписка и т.д. Воспользуйтесь рекомендациями нашего сайта.

За основу можно взять «Примерную номенклатуру дел ВУЗа», утвержденную Министерством общего и профессионального образования РФ 11.05.1999. Она, конечно, устарела, но Вы хотя бы будете иметь представление о составе и сроках хранения документов ВУЗа.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, можно ли в делах подразделений, которые формируются из копий документов (например копии инструкций, приказов, распоряжений, договоров, входящих писем или др.) ставить в графе «Сроки хранения ...» аббревиатуру ДМН (до минования надобности) или ДЗН (до замены новыми) без указания статьи, но в примечании указывать в каком деле хранятся подлинники? Очень нуждаюсь в Вашей помощи. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Так и делается. Для дел с копиями документов ставится срок хранения ДМН, а в примечании делается отметка: «подлинники в д. 01-01».

Огромное спасибо за Вашу помощь. И если можно еще один вопрос, Вы случайно не могли бы подсказать существует ли образец сводной или типовой номенклатуры для нефтеперерабатывающего завода, долгое время пытаюсь найти в интернете, но пока мне это не удаётся. Сейчас делаю попытке сделать ее самостоятельно из предоставленных мне номенклатур (около 50 подразделений), некоторые из них содержат по 200 различных дел, пользуюсь перечнями и 2010 г. (№558), и 2007 г. (№1182), и 1988 г., но поверьте для человека, который сталкивается с этим впервые, это очень сложно выполнимая задача. Спасибо за Ваш сайт, прочитала его от начала до конца, даже прочитала все комментарии к нему, много полезного нашла для себя, если сможете еще раз помочь буду очень Вам благодарна.

Здравствуйте! К сожалению, ни типовой, ни примерной номенклатуры дел нефтеперерабатывающего завода нет. Вы правильно используете действующие перечни документов. Но составить конкретную номенклатуру дел крупного предприятия сложно даже опытному специалисту. Это работа не одного месяца. Рекомендую Вам консультироваться с ведущими специалистами структурных подразделений завода при составлении заголовков дел, применении конкретных статей перечней и пр. Может быть, можно запросить утвержденные номенклатуры дел у предприятий-партнеров. Удачи Вам!

Добрый день!

У меня тоже такая проблема. Заставили делать в срочном порядке номенклатуру нефтеперерабатывающего предприятия. Подскажите, у Вас что-то получилось? Буду очень Вам благодарна за ответ.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно исключить журнал из номенклатуры дел? Нужно ли это как-то зафиксировать? Или же все просто — в конце года убрать лишнее дело? Заранее благодарю!

Здравствуйте! Если какое-то дело включено в номенклатуру дел, а по факту в течение года не заводилось, надо просто не включать его в номенклатуру дел на следующий год и не учитывать в итоговой записи по окончании текущего года.

Подскажите, пожалуйста, как создать дополнительную номенклатурную единицу?

Здравствуйте! Поясните, о какой «номенклатурной единице» идет речь?

Здравствуйте, можно ли документы из одного дела хранить в нескольких папках при том, что в каждой папке меньше 100 стр.? Документы, паспорта на погрузочную технику (каждая папка соответственно для каждого транспортного средства).

Здравствуйте! Допустимо, если каждая папка относится к одному транспортному средству.

Здравствуйте, работаю в небольшом ООО. Начинаю так сказать с нуля, посоветуйте, с чего начать? В данный момент работаю над номенклатурой, есть ли образец номенклатуры для бухгалтерии и технического отдела?

Здравствуйте! Для начала надо составить списки дел по каждому структурному подразделению. В номенклатуру дел включить их все. Конкретного образца нет. Можно посмотреть примерные номенклатуры дел, которые разрабатывают ведомства для своих организаций, их можно найти в Интернете. Только выбирайте те, которые разработаны после 2010 года.

Здравствуйте, если у нас в организации есть очень много положений (об аттестации персонала, о корпоративной этике, о дисциплине труда, о работе с персоналом, о производственном контроле за соблюдением требований безопасности и т.д.), как их включить в номенклатуру дел? На каждое заводить отдельный индекс или можно сгруппировать?

Здравствуйте! Можно сгруппировать, если все они формируются в одном структурном подразделении.

Здравствуйте! Составляю номенклатуру. В организации имеется отдельная папка, в которой хранятся Благодарственные письма, отзывы, сертификаты и отдельная папка с коммерческими предложениями. Подскажите, по какой ст. из Перечня их проводить. Возможно, как входящие документы по Ст. 258 г?

Здравствуйте! Все перечисленные Вами документы имеют разные сроки хранения, на ст.258 ссылаться нельзя.

Здравствуйте, скажите схемы электроустановок к какой статье из перечня можно отнести?

Здравствуйте! Вам надо воспользоваться «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182. Надо ещё уточнить, что за электроустановки и какое отношение к ним имеет организация (разработчик, заказчик, эксплуатационник и пр.), от этого зависит срок хранения. Найдите перечень, и с его помощью вы легко во всём разберетесь.

Здравствуйте.

Подскажите, пожалуйста, может ли в номенклатуре указываться срок хранения не по типовому перечню, а по внутренней инструкции компании? Как оформлять такую запись? Если нет, то подскажите, какие примерно статьи можно применить к таким документам, как, например, акт приема-сдачи нефти и газа, режимный лист, журнал учета метанола и прочее в таком роде? Перелопатила весь перечень, так и не поняла. Спасибо за помощь

Здравствуйте! Ссылка на ведомственные нормативные акты допускается. В данном случае в соответствующей графе номенклатуры дел указываются сокращенное название органа, дата и номер акта (Приказ Минэнерго от 24.09.2015 №588). Ссылка на перечень предпочтительнее. В ваших примерах сроки хранения документов и дел определяются на основании «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182. Перечень 2010 года – для управленческих документов.

Здравствуйте! В моей службе есть подконтрольных 4 подразделения, у которых документация практически повторяет нашу за некоторым исключением, могу ли я сделать общую номенклатуру для своей службы и этих подразделений, дополнив ее делами этих подразделений?

Р.S. Эти подразделения находятся в разных городах.

Здравствуйте! Если это обособленные структурные подразделения, то для каждого подразделения составляется своя номенклатура дел. Даже если перечень дел будет повторяться, индексы дел у каждого подразделения будут свои.

Здравствуйте!

Помогите, пожалуйста, в пересоставлении номенклатуры дел в органах госслужбы (делаю это в первый раз)... как это пошагово делается... с чего начать и как пересоставить?

Здравствуйте! Сначала надо уточнить, изменилась ли организационная структура. Если изменилась, то надо составить новую схему номенклатуры дел в соответствии с новой структурой. Затем надо обойти все ранее действующие отделы и уточнить, были ли у них изменения по составу документов и дел. Новые дела надо добавить в номенклатуру, может быть какие-то исключить (если не ведутся). После этого составляется перечень дел новых структурных подразделений. Далее следует работа по редакции заголовков дел и определению или уточнению сроков хранения дел в соответствии с действующим Перечнем. В ходе работы над номенклатурой дел Вы можете консультироваться с куратором государственного архива, источником комплектования которого является ваш государственный орган.

Доброе утро!

Разъясните, пожалуйста, вот например отдел бухгалтерского учета хочет объединить приказы по личному составу (прием, увольнение, поощрение) и командировки в одно дело. Можно ли так сделать? Если нет, то как можно это документально подтвердить.

Здравствуйте! Правила работы архивов организаций (2002) не допускают формирование в одно дело документов с разными сроками хранения. Согласно ст. 19 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, перечисленные приказы имеют сроки хранения – 75 лет и 5 лет.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, зафиксирован ли где-нибудь порядок расположения структурных подразделений в номенклатуре дел? Рекомендательного характера заметки встречаются, но чем конкретно аргументировать то, что канцелярия должна стоять в самом начале, а заместитель про правовой работе после заместителя по финансам? Или это тоже неправильно? Спасибо за ответ.

Здравствуйте! «Основные правила работы архивов организаций» (2002) (п.3.4.8.) рекомендуют составлять номенклатуру дел в соответствии со структурой (штатным расписанием) организации.

В нашей организации личные дела сотрудников хранятся вместе с карточкой ф. Т-2 и трудовыми договорами. Возможно ли объединение этих документов в одном пункте номенклатуры, или их необходимо разделить и разложить документы по раздельным папкам?

Здравствуйте! Трудовые договоры работников формируются в составе личных дел, личные карточки ф. Т-2 – отдельно. Однако в номенклатуре дел надо указывать все три дела, т.к. трудовые договоры могут быть оформлены на временных работников, есть другие случаи, когда личные дела не заводятся.

Очень хороший сайт, статьи говорят о самом главном и понятным языком... везде ссылки на статьи. Даже вопросов не остается...

Доброе утро! Помогите, пожалуйста, подобрать статью — Документы (копии распоряжения, переписка) по Стратегии социально-экономического развития ПФО до 2020 года.

Здравствуйте! Если в деле только копии распоряжений и переписка, то подойдут статьи 264 и 266 Перечня 2010 года.

Добрый день! Очень интересная информация. Ищу ответ вот на какой вопрос. Мне необходимо создать сводную номенклатуру дел по Филиалу. Сотрудники нашего филиала работают в трех городах (в двух республиках). Причем юристы, бухгалтеры есть в каждом городе. Как правильно оформить сводную номенклатуру, если одни и те же дела есть в каждом городе, но и различия в перечне дел тоже имеются?

Заранее благодарю

Здравствуйте! Даже если дела повторяются в разных подразделениях, их надо указывать в каждом подразделении под разными индексами. При составлении номенклатуры дел выдумывать ничего не надо, надо просто составить перечень тех дел, которые на самом деле заводятся в подразделении.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли практически полностью переделать номенклатуру дел структурных подразделений на след. год без сохранения индексов дел текущего года, так как постоянно добавляются функции и резервных номеров не хватает, нарушается схема расположения заголовков дел. Спасибо!

Здравствуйте! Разумеется, при составлении новой номенклатуры дел меняются индексы дел, систематизация дел, номера отделов, уточняются заголовки дел и т.д.

Добрый день! Составляю номенклатуру дел в организации (ООО). Сказать честно, не считала нужным заводить номенклатуру дел в ООО, с гос.архивом договора нет, «важных» дел для сдачи в архив нет. Но недавно в наше ООО был принят сотрудник, ранее работавший в архиве гос.структуры. Этот работник и привел меня к мысли о создании номенклатуры. Но возник спор. Сотрудник предлагает стандартную номенклатуру, прописывает там дела, как говорит — потому что они должны быть!.. Вопрос следующий. Имею ли я право составить номенклатуру под требования нашей организации, или я должна соблюдать стандарты и заводить дела, которые обязательны? К примеру, у нас в кадровой службе ведутся дела: с приказами по личному составу и по профильной деятельности. В последнюю входят и приказы о предоставлении отпусков и командировках. А мне говорят — приказы о предоставлении отпусков надо прописать и завести отдельно... Спасибо за разъяснение! С уважением к Вам.

Здравствуйте! Конечно, номенклатура дел составляется на основании дел, ведущихся в организации. Лишнего придумывать не надо. Только надо правильно формировать дела, не допускается в одном деле формировать документы с разными сроками хранения. В отдельные папки надо формировать приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, о командировках, так как они хранятся 5 лет, а приказы по основной (профильной) деятельности – постоянно.

Здравствуйте! В медицинском учреждении составляем номенклатуру дел, помогите, пожалуйста, определить срок хранения санитарно-эпидемиологических заключений. В принципе, они хранятся постоянно, но на основании какой статья какого перечня...

Здравствуйте! Вам надо изучить Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974), его можно найти в Интернете.

Здравствуйте! По резервным номерам объясните, в новую номенклатуру следующего года они под какими идут порядковыми номерами как резервные или просто вставляются под порядковыми. Можно ли переходящим менять порядковые номера, а на титульном листе просто ставить все индексы всех годов.

Здравствуйте! Если в течение календарного года резервные номера использованы (заполнены конкретными делами), то в номенклатуру дел следующего года они уже вносятся как конкретные дела с индексами. Индексы дел можно менять согласно принятой систематизации дел в номенклатуре. При необходимости можно менять индексы переходящих дел.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, на какую статью ссылаться, выбирая срок хранения для «Журнала выдачи и приема техники», и как поступать в не стандартных ситуациях, когда не возможно найти статью в типовых перечнях. Благодарю за помощь!

Здравствуйте! Не понятно, в каком подразделении этот журнал ведется. Посмотрите, возможно, подойдет ст. 765 Перечня 2010 года. Если же журнал ведется при вводе техники в эксплуатацию, то надо ссылаться на статьи "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Здесь могут быть разные разделы перечня в зависимости от того, что за техника. Если в перечне нет статьи для определения сроков хранения документов и дел, ЭК организации должна составить список таких дел с предложением сроков хранения и представить на рассмотрение ЭПК архивного органа вашего региона.

Здравствуйте! В типовую номенклатуру дел не включают категорию документов ограниченного доступа. Т.е. я правильно понимаю документы ДСП мы не включаем?

Здравствуйте! В номенклатуру дел не включаются документы, составляющие государственную тайну (секретные документы). Документы с грифом «ДСП», документы, составляющие коммерческую тайну, в номенклатуру дел организации включаются с соответствующей отметкой рядом с индексом дела.

Добрый день! Скажите, пожалуйста, как грамотно исключить дело из номенклатуры дело на будущий год. Оставить поле пустым, чтобы не сбивать нумерацию прочих дел, оставшихся в наличии? или же под этим порядковым номером поместить другое дело, сменив его индекс? спасибо

Здравствуйте! Допускаются оба варианта. Только поле остается не «пустым», а пишется «резервный номер». Прибегать к этому следует только, если очень важно сохранить индексы основных дел.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, гос. учреждение подверглась реорганизации, с 01.07.2015 г. вошло в состав вышестоящей организации, как правильно составить номенклатуру дел, с чего начать? Наша организация стала отделом. Сотрудник, который занимался этим направлением, уволился, я ни разу не занималась составлением номенклатуры дел и не знаю с чего начать...

Спасибо.

Здравствуйте! Надо взять старую номенклатуру дел учреждения, исключить из неё те дела, которые не ведутся с 01.07.2015, и уточнить заголовки и сроки хранения дел, которые продолжают формироваться. Эти дела и должны войти в сводную номенклатуру дел организации. Разумеется, индексы дел будут новыми.

Здравствуйте. Подскажите, меняется номенклатура организации в целом из-за переформирования отделов (появление новых, изменение названия отделов). Организация большая. Есть ли возможность оставить номера папок и дел текущего года (для отделов, которые остаются без изменения) до заведения новых папок. Обязательность смены номера мотивируется изменением сроков хранения документации.

Здравствуйте! Если индекс отдела сохраняется, то можно сохранить и индексы дел.

Не подскажете, каким перечнем руководствоваться при составлении номенклатуры и уничтожении документов в медицинской организации, например, для амбулаторных карт пациентов?

Здравствуйте! Для определения сроков хранения медицинских документов медучреждения до сих пор пользуются Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР 1974 года. Есть также отдельные нормативно-правовые акты Министерства здравоохранения, которые содержат перечень форм медицинской документации с указанием сроков хранения. Наиболее полный из них – Приказ Минздрава СССР от 04.10.1980 «Об утверждении форм первичной медицинской документации» (с изменениями на 31.12.2002).

Как убрать из номенклатуры старые дела, которые уже не нужны. Меняется ли индекс дела?

Здравствуйте! Если в предстоящем году дела не будут формироваться, то их не надо включать в новую номенклатуру дел. Соответственно, индексация дел будет меняться. Но если исключаются только 2-3 дела, и для вас важно сохранить прежние индексы, то вместо исключенных дел можно вставить «резервные номера».

Добрый день, подскажите, пожалуйста, на какую статью ссылаться, выбирая срок хранения для 1) «Правоустанавливающие документы на земельные участки, закрепленные на праве постоянного бессрочного пользования» 2) «Правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, закрепленные за учреждением на праве оперативного управления» 3) Книга «Перечень имущества»

Здравствуйте! по Перечню 2010 года: 1) – ст. 133; 2) – ст. 124, 125; 3) – ст. 459 д и 459 л.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, сколько хранятся «списки работников, имеющих право на дополнительный отпуск». Спасибо.

Здравствуйте! Статьи, устанавливающей срок хранения таких списков, в Перечне нет. Есть списки работников (ст. 685 г, срок хранения – 75 лет). Предполагается, что это общие списки работников организации. Хранить 75 лет списки работников, имеющих право на дополнительный отпуск, нет смысла. Тем более, что предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска устанавливается, трудовым договором, приказом или другими локальными нормативными актами организации, которые хранятся 75 лет, либо постоянно. Списки в данном случае имеют лишь вспомогательное значение. Я бы определила им срок хранения «ДЗН» (до замены новыми), указав в примечании, что имеются приказы об установлении дополнительного отпуска.

здравствуйте,

предприятие автотранспортное,

1) подскажите, верно ли подобраны статьи по перечню:

бухгалтерские справки — 362

ведомости на выдачу (списание) билетных катушек — 259 г

акты сверок — 366

акты на списание запчастей — 840

2) если можно, помогите подобрать: Билетно-учетные листы.

Здравствуйте! 1) «Бухгалтерские справки» — надо уточнить заголовок (о чем справка?). Есть бюджетные справки (ст. 352), справки о дебиторской и кредиторской задолженности (ст. 379), и др. В любом случае ст. 362 не подходит; ведомости – ст. 259 не подходит, скорее – 765. Статьи 366 и 840 подобраны правильно.

Поскажите пожалуйста что писать в строчках:

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

? ?

______________№__________

г.Пермь

на 2016 год

также сориентируйте на какую статью сослаться «Руководящие материалы и письма по анализу лекарственных средств» и «Реестры на выплату зп сотрудникам на лицевые счета»?

Здравствуйте! Смотрите общий бланк организации. В этом месте указывается: слева – дата документа, справа – регистрационный номер. Если в вашей организации номенклатура дел не проходит регистрацию, то правая строка не заполняется.

По второму вопросу. В соответствии с Перечнем 2010 года: 1 – ст. 33; 2 – ст. 412.

Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, у нас в номенклатуре есть дела (Годовые статистические отчеты ...) со сроком хранения «постоянно». Организации, предоставляющие данные отчеты ликвидированы, соответственно дела пополняться не будут, должна ли я включать их в номенклатуру в новом году? Как я должна их оформить? На какие нормативные акта я могу сослаться? Дела хранятся у нас в учреждении, в архив мы их не передаем.

Здравствуйте! Если отчеты не составляются, дела не заводятся, то в новую номенклатуру дел эти дела не включаются. Оформлять это никак не надо. Согласование номенклатуры дел экспертной комиссией вашей организации и утверждение руководством является подтверждением того, какие дела будут формироваться в предстоящем году. Существенные изменения можно отразить в протоколе ЭК.

Здравствуйте! Прошу прощения, если вопрос покажется немного глупым. Подскажите, пожалуйста, если номенклатура дел состоит из нескольких листов, то она прошивается или скрепляется степллером? Так как хранится постоянно, то подшивается в скоросшиватель? И так же акты об уничтожении, если из нескольких листов состоят прошиваются дыроколом и скрепляются «в настоящем документе прошито ... листов» или скрепляется степллером? И так же храниться в скоросшивателе? Правильно ли это?

Здравствуйте! На стадии делопроизводства, пока номенклатура дел находится в работе, она может храниться на скоросшивателе, может быть скреплена степлером – как вам удобнее работать. При подготовке дел к архивному хранению дела постоянного хранение должны быть переплетены или подшиты в твердую обложку в 4 прокола. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения формируются в деле фонда (см. ст.246 Перечня 2010 г.), которое передается на хранение в государственный или муниципальный архив только после ликвидации организации.

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, есть ли нормативные правила составления номенклатуры, кроме общих фраз, описанных в Правилах работы архивов и перечня? Дело в том, что госархив не согласовывает номенклатуру из вредности, используя общие формулировки о том, что она составлена не по их правилам (в частности, им не нравится, что туда включены электронные документы, что само собой разумеется, и прописаны отдельные нюансы хранения и формирования дел). Сослаться на письменный норматив они отказываются. Что делать в таких случаях?

Здравствуйте! Нормативные документы – это и есть Правила и перечни. Есть много методических пособий по разработке номенклатур дел: «Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел». ВНИИДАД. М., 2006. Н.А. Храмцовская. «Практика разработки номенклатуры дел «с нуля». М., 2004. И другие. На нашем сайте размещена статья по составлению номенклатуры дел организации. По поводу вашей номенклатуры. Электронные документы включаются в общую номенклатуру дел, вы правы. Не понятно, какие «нюансы» формирования и хранения дел прописаны в вашей номенклатуре, и главное, где они прописаны. Какие-либо пояснения по формированию, хранению дел следует давать в примечаниях, либо в специально составленных рекомендациях по применению номенклатуры дел (своего рода предисловие к номенклатуре дел). Безусловно, госархив должен обосновывать свои замечания, ссылаясь на нормативные документы.

Спасибо. Все указанные документы я внимательно изучала. С точки зрения указанных правил, все требования вроде выполнены. Структура соблюдена, сроки хранения тщательно выверены по типовому и отраслевому перечням, со всеми подразделениями все согласовано (что тоже не нравится госархиву! наличие подписей рук-лей подразделений!). Под нюансами имеются в виду несколько оговоренных в примечаниях особенностей формирования переходящих дел творческого характера. Проблема в том, что они не считают нужным давать замечания в письменном виде. Так как, видимо, официально им придраться не к чему. Но как быть не понятно.

Здравствуйте! По поводу согласования сводной номенклатуры дел структурными подразделениями вашей организации я бы тоже сделала замечание. Это очень хорошо, что все отделы принимают участие в разработке номенклатуры дел, но лучше оставить это во внутренних документах (согласование номенклатур дел структурных подразделений), для госархива достаточно, что сводная номенклатура дел прошла согласование экспертной комиссии (ЭК) организации. Если вы хотите получить от госархива письменные замечания, то направьте номенклатуру дел с сопроводительным письмом, где укажите, что просите направить в ваш адрес письменные замечания.

Здравствуйте. Помогите разобраться в сложном для меня вопросе. На нашем предприятии около 60 подразделений, у всех есть одинаковые названия дел, такие как положение об отделе, должностные инструкции, бизнес-планы и др. — все эти документы хранятся в копиях и в «Примечании» обязательно указывается, где хранятся подлинники. Но есть дела в которых в силу различных обстоятельств и роду деятельности обязательно должны хранится и подлинники и копии документов, например «Переписка по основным (профильным) вопросам деятельности (входящие и исходящие документы, информационные письма и др.). Подлинники и копии». Подскажите, пожалуйста, как правильно определить сроки хранения таких дел и что при этом указывать в примечании.

Здравствуйте! По поводу первой группы документов (положения, инструкции, планы) вы делаете всё правильно. А в переписке лучше не делать отметку «подлинники и копии». Информационные письма вышестоящих организаций, как правильно, копии. Для определения сроков хранения этих документов важно обращать внимание на отметки «присланные для сведения», либо «относящиеся к деятельности организации», первые хранятся до минования надобности, вторые – постоянно.

Будьте любезны подскажите, пожалуйста, такие дела как: книга регистрации боя посуды; журнал органолептической оценки качества полуфабрикатов, блюд и кулинарных изделий и журнал здоровья работников по какой статье провести можно?

ЗЗдравствуйте! Конкретно таких документов в Перечне 2010 г. нет. Можно применить следующие статьи: 1) – ст. 769; 2) – ст. 758,759; 3) – ст. 914.

«Вспомогательные и контрольные книги» при условии проведения проверки (ревизии) это как понимать?

Здравствуйте! Отметка в перечне «при условии проведения проверки (ревизии)» означает, что документы могут быть отобраны к уничтожению по истечении указанного срока хранения, но только в том случае, если за этот период была проведена ревизия финансово-хозяйственной деятельности организации и налоговая проверка.

День добрый! Будет ли правильно написать ст. 596 по делу Представления на оплату труда, если нет, то тогда какая статья подходит?? И еще такой вопрос: по происшествию 3-х месяцев с начала года выясняется, что руководитель отдела включила в номенклатуру дела такие дела, которые по факту не ведутся, а просто оставлен под них номер «на всякий случай», т.е. просто заведены папки (по факту они пустые). На что мы ей посоветовали убрать их тогда из номенклатуры. Тогда она их исключила и написала в этих графах резервный номер. Правильно ли мы поступили в данном случае?

Здравствуйте! Ст. 596 подходит для данных документов. Незаведенные дела не следовало исключать из утвержденной номенклатуры дел в середине года. Просто на следующий календарный год не надо включать их в номенклатуру дел. Бывает, что некоторые дела, включенные в номенклатуру дел, фактически не ведутся. В таком случае по окончании года в примечании следует сделать отметку «дело не заводилось». В итоговой записи эти дела не учитываются.

Здравствуйте! На собеседовании был задан вопрос:"В каком месяце создаётся сводная номенклатура дел?". Я знаю, что номенклатура на следующий год создаётся в IV квартале текущего года. В каком документе есть упоминание месяца создания номенклатуры? Спасибо.

Здравствуйте! В «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), п. 3.4.6. сказано, что номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.5.1.) сказано, что номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с ЦЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, о сроках разработки и согласования номенклатуры дел ничего не говорится.

Глупый вопрос, но тем не менее: внедрение номенклатуры в делопроизводство — это после ее утверждения выписки раздать по структурным подразделениям и те дела, которые у них хранятся, подписать в соответствии с утвержденными номенклатурой наименованиями дел? Спасибо

Здравствуйте! В целом всё верно, только надо ещё следить, чтобы дела формировались в соответствии с номенклатурой дел.

Приветствую Вас! У нас стомат. клиника. Пожалуйста, подскажите статьи по следующим делам: — Инструкции по технике безопасности и пожарной безопасности; — анкеты пациентов; — журнал отзывов и пожеланий;- паспорт здоровья и медицинские книжки сотрудников.

И такое еще уточнение, если копии товарных накладных получается мы не должны их хранить 5 лет как оригиналы, согласно статьи 362. Тогда какая статья будет?

Здравствуйте! Если инструкции разработаны вашей организацией, то срок хранения – постоянно; если присланы сторонней организацией – 3 года после замены новыми (ст. 27 Перечня 2010 г.). Журнал – 5 лет (ст. 258 е перечня 2010 г.). Для определения сроков хранения медицинской документации вам следует изучить Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства здравоохранения СССР (1974).

По поводу товарных накладных. Если у вас наряду с подлинниками есть их копии, то копии следует хранить ДМН (до минования надобности), если же у вас только копии товарных накладных, то согласно ст. 362 они хранятся 5 лет.

Добрый день! У нас организация социального обслуживания. На какой нормативный документ при составлении номенклатуры необходимо ориентироваться? Меня интересуют охрана труда, пожарная безопасность, доступная среда и закупки. Спасибо

Здравствуйте! Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел вам следует ориентироваться на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Доброго времени суток.

Недавно устроился на работу в МАУ «МФЦ» — «самостоятельно» учреждение, а именно, нет структурных подразделений и т.д.

В связи с изменениями (сокращение отделов) хочу сделать новый документ (номенклатуру).

Прочит разные статьи Ваши и возникли такие вопросы:

1. Если я делаю заново данный документ все индексы (которые существуют на данный момент) не могу повторяться (они должны быть все изменены)?

2. Если все данные хранятся у нас в организации в течении 5 лет и только после передаются в архив, нам не нужно с ними согласовывать номенклатуру?

3. «Переходящие», как я понял эти дела (срок у которых постоянный) должны оставаться в новой номенклатуре? И как их отобразить? Не нашел примерного образца.

Благодарю за помощь.

п.с У нас нету отдела делопроизводства, так что мне, юрисконсульту, приходиться заняться данным документов. Познаний в делопроизводстве у меня нету :)

Здравствуйте!

1. Если существенно меняется состав документов и дел номенклатуры, добавляются новые дела, исключаются те, которые уже не ведутся, то естественно, индексы дел меняются. Если же только уточняются заголовки дел номенклатуры, сроки хранения в соответствии с новым перечнем и т.п., а состав и систематизация дел не меняется, то индексы дел можно оставить прежними.

2. Если ваша организация является источником комплектования муниципального архива, то номенклатура дел должна согласовываться с ним 1 раз в 5 лет и каждый раз при существенных изменениях в номенклатуре.

3. Переходящими называются дела, которые ведутся в течение 2-х и более лет. Например, журнал учета движения трудовых книжек, заведен в 2000 году и ведется до сих пор. Это дело будет переходящим, оно ежегодно будет включаться в номенклатуру дел с отметкой в примечании «переходящее».

Добрый день. Подскажите. пожалуйста, приказ о принятии к учёту НМА относится к каким приказам? И приказ о выплате вознаграждения за патент?

Здравствуйте! Приказы об учёте НМА относятся к приказам по основной деятельности. Если в приказе о вознаграждении есть ФИО, суммы выплат, то он относится к приказам по личному составу.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, в соответствии с номенклатурой дел, назначаются ответственные за хранение и управление документацией, существует ли какая-нибудь нормативная документация, расписывающая суть ответственности и порядок ведение журналов в СПП?

Здравствуйте! В нормативных документах по делопроизводству этого нет, однако вы можете разработать свои локальные нормативные акты по этому вопросу, либо прописать это в своей инструкции по делопроизводству.

Добрый вечер!

Составляю номенклатуру дел для учреждения дополнительного образования (спортивная школа). У меня возникли затруднения с определением сроков хранения для учебной документации (например: журналы посещения занятий, личные дела учащихся, документы о присвоении разрядов и др.).

Подскажите, пожалуйста, какой перечень использовать при определении сроков хранения учебной документации.

Заранее спасибо!

Здравствуйте! Для определения сроков хранения учебной документации можно использовать «Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений и организаций системы просвещения» (М., 1980). К сожалению, более нового в этой области ничего нет. Но этот перечень до сих пор используется даже при разработке примерных номенклатур дел для учреждений образования.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.51MB/0.00128 sec