Личное дело работника
Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.
Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).
Состав документов личного дела работника
- заявление о приеме на работу;
- трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
- личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
- анкета (автобиография);
- документы об образовании (копии);
- документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
- рекомендательные письма или характеристики;
- должностные инструкции (регламенты);
- аттестационные листы, отзывы, представления;
- паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
- заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
- документы о награждении, наложении взысканий (копии);
- сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
- невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
- заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
- иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).
Формирование личных дел работников
Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.
Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).
На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).
Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
Оформление личного дела
В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):
- заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
- в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:
Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)
Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна
- в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:
Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»
То же, «П»-«Я»
- согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
- в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
- срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
- важно зафиксировать количество листов дела.
Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, работник был уволен и личное дело передано в архив, через год он снова принимается на работу, на него заводится новое личное дело или изымается из архива старое?
Здравствуйте! Если дело уже обработано и передано в архив, то надо заводить новое личное дело. Но личное дело госслужащего продолжают, например, заводят том 2, чтобы не расшивать.
Заводится новое дело
Подскажите, пожалуйста, работник был уволен и личное дело передано в архив, через год он снова принимается на работу, на него заводится новое личное дело или изымается из архива старое?
Здравствуйте! Обычно заводится новое личное дело.
Добрый день! Занимаюсь сдачей в архив документов по личному составу. Возник вопрос: приказы на отпуск по беременности и родам хранятся 75 лет или 5 лет? И приказы о премировании, сколько хранятся они? А также основания к приказам — заявления, как их нужно оформлять при сдаче в архив? Особенно интересуют заявления на перевод, на отпуск без сохранения зар. платы,и по беременности и родам. Спасибо.
Здравствуйте! В ст. 19-б Перечня перечислены все виды приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, туда входят и приказы о премировании, и на отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы. Заявления о приеме и увольнении входят в состав личных дел. Остальные формируются отдельно, хранятся 5 лет (ст.665), в архив не передаются.
Спасибо!
Подскажите, могут ли изыматься из организации личные дела сотрудников для проверки? Если да, то кто может изымать.
Здравствуйте! Любые документы (дела) в организации (архиве) могут изыматься правоохранительными органами на основании постановления на выемку документов.
Здравствуйте!
у меня два вопроса:
1. Если работник меняет фамилию, то вкладывается ли в личное дело копия свидетельства о браке или вкладывается копия нового паспорта?
2. по карточке Т-2. В разделе 5 Повышение квалификации уже не хватает места для следующей записи, в этом случае заводится новая карточка Т-2? Если да, тогда со старой что делать? Они вместе хранятся7
заранее спасибо!
Здравствуйте!
1. Копии всех личных документов, включаются в личное дело. В данном случае надо подшить и копию свидетельства о браке, и копию паспорта.
2. При заполнении карточки Т-2, заводится новая. Обе карточки хранятся вместе.
Добрый день, Евгения! Подскажите, пожалуйста, в какое дело можно включить уведомления работникам (например, об изменениях в положении об оплате труда, о начале отпуска и т.п.)? В личные дела работников или нужно завести отдельное дело и журнал регистрации уведомлений? Если отдельно, то какой статьей Перечня руководствоваться для определения срока хранения? Заранее благодарна за помощь!
Здравствуйте! Уведомления, касающиеся перевода, перемещения, увольнения, изменения в оплате труда, включаются в состав личного дела. Уведомления о начале отпуска лучше формировать отдельно. Они как и приказы об очередных отпусках хранятся 5 лет (ст. 665).
А уведомления о предоставлении объяснений по факту опоздания тоже в личное дело?
Здравствуйте, Елена! В подобных случаях надо ориентироваться на срок хранения приказов по данным вопросам. Так, приказы о взысканиях хранятся 5 лет, значит, и документы к ним — 5 лет. То есть объяснительную записку по факту опоздания в личное дело включать не надо, как и приказы о ежегодных отпусках, и документы к ним.
Подскажите, пожалуйста, где можно найти личное дело работника, работавшего в 1984—1989 годах в Министерстве черной металлургии СССР.
Здравствуйте! Рекомендую Вам сделать запрос в Российский государственный архив экономики (РГАЭ), так как документы ликвидированных министерств и ведомств были переданы туда. Адрес: ул. Большая Пироговская, д.17. Москва. ГСП-1. 119991.
Здравствуйте!
При подготовке личного дела к сдаче в архив, нужно ли в личном деле делать пересистематизацию листов дела, т.е. самый ранний документ должен оказаться первым?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Личные дела уволенных сотрудников перед сдачей в архив подлежат пересистематизации: после личного листка по учету кадров документы располагаются в хронологической последовательности, самый ранний документ будет первым. К личному делу составляется внутренняя опись документов дела.
Спасибо за ответ! Подскажите, в каких нормативных документах или методических можно найти порядок ведения и предачи личных дел на хранение в архив.
Здравствуйте! «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002) содержат некоторые рекомендации по формированию и оформлению личных дел. Подробно о формировании личных дел и подготовке их к передаче в архив изложено в методическом пособии Мосгорархива «Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий» (М.,1993). Более новое методическое пособие разработано ВНИИДАД ФАС РФ – «Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах разных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение (М.,2002).
Добрый день, подскажите, пожалуйста, нужно ли прошивать документы личного дела сотрудника пока он еще работает (не гос.учреждение), или это уже только когда готовишь личное дело для сдачи в архив, если прошивать то как у нас специальные папки для сейфа, в папках не предусмотрены скоросшиватели, мы просто подкалываем все выписки из приказов и документы скрепками, чтобы просто не разваливались, нам удобно, но может быть есть строгий порядок ведения личных дел сотрудников?
Опись никогда не велась с действующими делами,только на уволенных к сдаче в архив, на новых уже будем заводить внутреннюю опись, а старые врядли в кротчайшие сроки получится описать.
Спасибо заранее!
Здравствуйте! Полному оформлению, в том числе подшивке, подлежат личные дела на уволенных работников. Личные дела работающих хранятся в кадровой службе, ведутся в папках- скоросшивателях. Нормативными документами это нигде не регламентируется. Однако хранение дел на скрепках может привести к утрате документов. И потом, по правилам обложка дела должна быть оформлена (название организации, отдела, индекс по номенклатуре, заголовок дела и т.д.). При отсутствии папки это невозможно выполнить.
добрый день! у меня такой вопрос как правильно оформить документы работнику для перечисления полного расчета на расчетный счет в банке?
Здравствуйте! Извините, но по этому вопросу Вам лучше обратиться к бухгалтеру.
Здравствуйте! Обязательно ли формировать личное дело сотрудника в папке «Дело» или же можно использовать другие папки?
Здравствуйте! В текущем делопроизводстве можно использовать любые папки, удобные для формирования личного дела, однако после завершения дела (увольнения сотрудника) дело подшивается в твердую обложку из картона, можно использовать и папки «Дело».
Добрый день! Подскажите пожалуйста куда можно обратиться в г. СПб для розыска документов из личного дела сотрудника предприятия, которое было ликвидировано в 1973 г.
Здравствуйте! Вам надо написать запрос в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий и учреждений Санкт-Петербурга» по адресу: 191019, Днепропетровская ул., д. 9а, Спб. В запросе надо указать полное название организации на момент ликвидации, структурное подразделение, ФИО и должность сотрудника. Желательно приложить ксерокопию соответствующих листов трудовой книжки. Запрос можно разместить и на сайте этого архива.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, сколько хранится положение об оплате труда? Опись по личному составу составляется в конце каждого года? Спасибо.
Здравствуйте! Если положение об оплате труда разработано Вашей организацией, то срок хранения – «постоянно». Если прислано из вышестоящей или сторонней организации – 5 лет после замены новым (ст. 411 перечня 2010 г.).
По правилам описи дел постоянного и долговременного сроков хранения составляются не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве. Удобнее составлять описи ежегодно. При небольшом объеме документов можно за 2-3 года.
Добрый день, подскажите пожалуйста при переводе работника с негосударственной службы на государственную в одной организации необходимо ли заводить новое личное дело или можно продолжать старое, заведенное при приеме на работу не в качестве госслужащего?
Здравствуйте! Надо продолжать старое личное дело.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, какие документы входят в состав личного дела уволенного сотрудника при сдаче в архив? Заранее спасибо.
Здравствуйте! В состав личного дела входят: заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу, личный листок по учету кадров, анкета, копии личных документов, должностная инструкция, аттестационные листы и др., заявление об увольнении, копия приказа об увольнении. Не следует подшивать в личное дело заявления и приказы на отпуск.
Добрый день, Евгения. У меня к Вам следующие вопросы:
1. При оформлении дел для передачи в архив можно ли в одно дело объединить несколько лет, например «Штатные расписания» за 2000- 2005 год?
2. Оригиналы должностных инструкций для передачи в архив подшиваются в одно дело «Должностные инструкции» или они входят в состав личных дел уволенных сотрудников? Тот же вопрос относительно трудовых договоров. Спасибо за ответ.
Здравствуйте!
1. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то от вас потребуют формировать в дело документы одного календарного года (это регламентировано правилами). Если же вы сдаете дела только в архив организации, то при небольшом объеме документов (если штатное расписание на 1-2 листах), можно подшить в дело документы за 2-3 года. 2. Индивидуальные должностные инструкции работников и трудовые договоры имеют срок хранения 75 лет и в большинстве организаций включаются в состав личных дел. Однако нормативными документами это нигде не установлено, поэтому можно формировать эти документы и отдельно. Так делают организации, где личные дела не ведутся.
Здравствуйте ! Скажите, пожалуйста, надо ли на госслужбе через год изымать из личного дела приказ о дисциплинарной ответственности ??? Делается ли где-то на это ссылка ??
Здравствуйте! В соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, в личном деле копии приказов о дисциплинарных взысканиях хранятся до его снятия или отмены. Соответственно, после снятия взыскания копия приказа изымается из личного дела. Соответствующая отметка проставляется во внутренней описи документов дела.
Здравствуйте. Ответьте пожалуйста на вопрос: « При увольнении пед. работника отдается ли из личного дела аттестационный лист?» Спасибо!
Здравствуйте! При увольнении работника никакие документы из личного дела не выдаются.
здравствуйте! не могли бы вы помочь. сотрудник уволен в 2011 и в 2012 принят. личное дело не передано в архив. надо на него завести новую анкету, автобиографию???
Здравствуйте! Даже если личное дело не передано в архив, при увольнении работника оно считается завершенным, и в случае, если он вновь принят на работу, обычно на него заводится новое личное дело. Но даже если Вы решили продолжить ведение старого личного дела, анкету и автобиографию работник должен заполнить вновь, т.к. анкетные данные уже изменились.
Заявления на отпуск, приказ о выплате отпускных работнику подшивается в личное дело или нет? копия паспорта нужна в личном деле?
Здравствуйте! Копии личных документов подшиваются в личное дело. А вот заявления на отпуск и приказы об отпусках надо формировать отдельно, так как эти документы имеют срок хранения 5 лет, а личное дело хранится 75 лет.
Добрый день! При переводе из одного гос. органа в другой с сотрудником переходит и его дело. Но возник вопрос, нужно ли присваивать новый номер личного дела и какая будет дата начала? Спасибо.
Здравствуйте! В гос. органе, куда переведен служащий, личному делу присваивается индекс по номенклатуре дел этого органа. Новый индекс дела и наименование гос. органа указываются ниже предыдущих, прежние заключаются в скобки. Датой начала личного дела остается дата приказа о приеме в прежней организации.
Здравствуйте. У нас на крупном предприятии было принято продолжать личные дела на вновь трудоустроенных работников, дела которых не сданы в архив (за последние три года), так как даже за один год работник мог устроиться трижды. Не существует ли запрета на такую практику? Нам важна информация и за предыдущие периоды работы. Можно ссылку на нормативный документ это запрещающий, если он есть? Спасибо.
Здравствуйте! В нормативных документах нет запрета на этот счет.
Здравствуйте. Я военнослужащий, у меня закончился контракт в октябре, а личное дело еще не было отправлено со старого места службы. Хотелось бы узнать, как долго может оно может там находиться и в какие сроки по закону они должны отправить дело? Спасибо!
Здравствуйте! Не могу прокомментировать, т.к. в ведомстве Министерства Обороны действуют свои инструкции.
Здравствуйте! очень полезно было прочитать всю тему. 1) Вопрос: устроилась кадровиком в ЗАГС. До этого на госслужбе не работала. Знаю, что по каждому Министерству могут быть свои рекомендации по ведению личных дел. Подскажите, где найти нормативку по ЗАГСам (это министерство юстиции)?
2) Декларации о доходах с какого срока подшиваются в личные дела? В каком году это стало обязательным?
Спасибо
Здравствуйте! Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентирован Указом Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности…», он же предписывает включать в личные дела государственных служащих декларации (сведения) о доходах.
Здравствуйте!!! Подскажите пожалуйста! Работник работает с октября по май (включительно) гардеробщик, место работы за ним сохраняется на летний период, записи в трудовой книжки делать по приказам приема и увольнения каждый раз или можно написать одну и пока оставить до того момента пока он сам не захочет уволиться, к примеру через 5-ть лет!!???
Здравствуйте! Если гардеробщик работает у вас по срочному договору, и каждый раз на него оформляются приказы о приеме и увольнении, то и записи в трудовой книжке надо делать в соответствии с приказами. Рекомендую Вам внимательно изучить ТК РФ, статьи о сезонных и временных работниках.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. Работник работал на муниципальной службе и уволился. Через месяц устраивается на другую муниципальную службу. Возможна ли передача личного дела по запросу из одной организации в другую и каким нормативным документом это объясняется?
Здравствуйте! В соответствии с п. 21, 22, 23 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела», утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, личное дело государственного гражданского служащего передается при его переводе, а также при увольнении с последующим приемом в другой государственный орган. А в соответствии со ст. 30 Закона № 25-ФЗ от 02.03.2007 ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в порядке, установленном для ведения личных дел государственных гражданских служащих. Таким образом, передача личного дела в Вашем случае не только возможна, она обязательна!
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста! На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. В описи надо фамилии работников писать в родительном падеже или именительном? Например:
Личное дело уволенного работника Бескровных Геннадия Ивановича
То же Волковой Александры Ивановны
ИЛИ:
Личное дело уволенного работника Бескровных Геннадий Иванович
То же Волкова Александра Ивановна
Спасибо заранее.
Здравствуйте! В описи личных дел уволенных работников ФИО указываются в именительном падеже. В описи в заголовке дела указывается только ФИО: «Волкова Александра Ивановна». Слова «Личное дело» перед ФИО указываются только на обложке дела.
Здравствуйте! подскажите пожалуйста. После увольнения сотрудника личное дело государственного служащего сформировано, закрыто и направлено в архив отдела кадров. спустя несколько месяцев поступили документы (например: о снятии с учета по субсидии, свидетельство о пов. квалификации и иные) необходимо ли поднять личное дело и подшить поступившие документы?? мнение сотрудников отдела разошлись. Спасибо заранее.
Здравствуйте! Вы рано передали личное дело в архив. В соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 личное дело уволенного государственного гражданского служащего хранится в кадровой службе и передается в архив организации только по истечении 10 лет. В этом же Указе есть перечень документов, входящих в состав личного дела гражданского служащего. Документы о повышении квалификации обязательно входят в состав личного дела. По поводу субсидии – уточните по перечню.
Нужно ли заверять все копии в личном деле гербовой печатью? и как правильно заверять копии? Спасибо.
Здравствуйте! Во внутренних документах, в том числе в личном деле работника, при заверении копии документа печать не ставится. Подробнее о заверении посмотрите здесь.
Работница при трудоустройстве предоставила трудовую книжку (ТК). В ТК после записи об увольнении с предыдущего места работы (на развороте стр. 12-13 дата увольнения 17.05.2013) внесена нами запись о приеме ее на работу с 27.05.2013. Позже обнаружили что в ТК отсутствуют 4 листа. Получилось, что наша запись о приеме на работу размещена на развороте 14 и 19 страницах, т.е. отсутствуют 4 листа стр. 15-18 и 27-30. Как поступить в данной ситуации? Остаются ли действительны записи в ТК с 1 по 14 страницу? Нужно ли завести новую трудовую книжку, начиная с записи о приеме в нашей организации или полностью восстанавливать все записи в новую ТК сотрудником отдела кадров? В каком НПА это указано?
Здравствуйте! Извините, но вопрос не по профилю сайта. Вам следует обратиться за консультацией к специалисту по работе с кадрами.
здравствуйте, подскажите, пожалуйста, я работал на гос службе, был уволен, но через 3 месяца опять устроился туда же, в личном деле имеется моя медицинская справка, которая еще действительна. Нужно ли повторно получать медицинскую справку при трудоустройстве в тот же государственный орган, если еще не просрочена справка хранящаяся в личном деле
Здравствуйте! Личное дело государственного гражданского служащего хранится в кадровой службе государственного органа в течение 10 лет после увольнения работника. Если медицинская справка ещё имеет срок действия, думаю, повторно проходить медицинскую комиссию не надо. Но, возможно, в гос. органе есть какие-либо другие доводы для повторного медосмотра.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста сотрудник сменил фамилию. В его личное дело я вкладываю копии новых документов: паспорт, снилс... Что делась с копией старого паспорта? Оставить в ЛД или изъять в архив либо уничтожить?
Здравствуйте! Копии личных документов остаются в личном деле работника, прежние изымать не надо.
Добрый день! Могу ли я получить копии личного дела от СБ с бывшего места работы. Т.к. после увольнения в других компаниях меня нигде не пропускает СБ. Могу ли я судится с бывшим работодателем из-за этого. Т.к. он сам меня попросил написать заявление (если не напишешь я запартачу тебе трудовую и т.д.), сказал мне так
Здравствуйте! Личное дело должна запросить организация.
Добрый день! Скажите пожалуйста, на государственную службу устроился сотрудник, до этого он так же работал в гос. структуре. Наша организация сделала запрос на передачу его личного дела, а он уволился через неделю с момента трудоустройства. Есть ли необходимость в получении его личного дела. Спасибо!
Здравствуйте! Если он оформил личный листок, анкету, есть заявления о приеме и увольнении, приказы, то, очевидно, надо подшить все эти документы в личное дело.
Нужно ли к личному делу государственного гражданского служащего приобщать распоряжения об отпусках (НПА)?
Здравствуйте! Приказы (распоряжения) о ежегодных оплачиваемых отпусках имеют временный срок хранения (5 лет), поэтому их не надо подшивать в личные дела (хр. – 75 лет).
Здравствуйте!!!
Подскажите пжл, я уволилась из компании 6 лет назад-и у меня была утеряна трудовая, в новой трудовой трудовой книжке не указан стаж работы в этой компании...
сейчас я устраиваюсь работать в эту компанию... Сохранились ли у них данные о моей работе 6 летней давности... Может всё давно удалено и у них уже не осталось никаких данных?
Здравствуйте! По действующему законодательству организация обязана хранить документы по личному составу (приказы, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др.) в течение 75 лет. Поэтому документы о Вашем трудовом стаже должны сохраниться.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, следует ли включать в личное дело уволенных работников их заявления о переводе на др. должность, о продлении временного срока работы, о совместительстве и тп.?
Здравствуйте! Заявления о переводе, продлении срока работы, совместительстве включаются в личное дело. Заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск, отгул – не включаются. То есть, заявление, за которым следует приказ со сроком хранения 75 лет остается в личном деле, 5 лет – нет.
Скажите, пожалуйста, личные дела руководителей организации (директоров) хранить с отметкой — пост.ст.656 (а)? и включать в какую опись: постоянного хранения или опись дел по личному составу? и вообще как их хранить: в общей папке личных дел за год увольнения или отдельно папка должна быть?
Вообще-то лучше каждое личное дело хранить отдельно. Личные дела руководителей включаются в опись дел по личному составу с отметкой в примечании «хранить постоянно».
И в продолжение первого вопроса: карточки Т-2 руководителей организации хранить 75 лет или пост., тогда по какой статье? Спасибо.
Согласно ст. 658 Перечня 2010 года личные карточки имеют срок хранения 75 лет ЭПК. Здесь нет деления, как в личных делах – пост. для руководителей и 75 лет ЭПК для других работников.
Скажите, пожалуйста, где должны храниться декларации о доходах и имуществе руководителей муниципальных учреждений (не муниципальных служащих)? В личных делах или в отдельных папках?
Здравствуйте! Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2005 № 609 – в составе личного дела.
Добрый день, можно ли включать в состав личного дела на уволенного работника личную карточку Т-2? Спасибо.
Здравствуйте! Личные карточки (ф. Т-2) на уволенных работников формируются отдельно от личных дел.
Здравствуйте! В случае объединения личных дел в одну обложку путем их сшивания составляется внутренняя опись с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы. В этом случае нужна ли в объединенном деле внутренняя опись к каждому личному делу с перечислением состава документов личного дела.
Здравствуйте! В данном случае одно другого не исключает. Внутренняя опись документов обязательна для личного дела. Обычно она заводится уже при ведении личного дела, на стадии делопроизводства. А перечень личных дел (фамилий) составляется при оформлении законченных дел для передачи в архив.
Здравствуйте! Наша организация готовится к ликвидации, в связи с этим подготавливаем личные дела уволенных работников к сдаче в архив. Обязательно ли каждое личное дело работника сшивать в отдельную папку-скоросшиватель или будет уместно, сделав лист-разделитель, сшивать их в дела по 250 листов не более 4 см в толщине?
Здравствуйте! Удобнее, когда каждое личное дело подшито отдельно. Это облегчает поиск необходимой информации. Но допускается и формирование в одном деле нескольких личных дел. Они формируются по году увольнения в алфавитном порядке.
Добрый день! Помогите, пожалуйста, я совсем запуталась. В этой статье приводятся документы личного дела для хранения в архиве организации? А при сдаче в государственный архив, какой перечень документов должно содержать личное дело?
Здравствуйте! Личное дело как раз и формируется для последующей передачи его в архив организации. В государственный архив документы по личному составу, в том числе личные дела, передаются в случае ликвидации организации, требования те же.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, какие санкции и от кого нам могут грозить, если мы объединим в личном деле документы сроком хранения 75 и 5 лет (имею ввиду заявления и приказы на ежегодный отпуск). Организация небольшая и нам удобнее хранить все в одном деле, чем в отдельных папках.
Здравствуйте! В данном случае никаких санкций не будет, но я бы не советовала Вам «захламлять» личные дела документами временного хранения. Хотя бы потому, что рано или поздно Вам придется сдавать эти документы в государственный или муниципальный архив (например, при ликвидации), а многие архивы берут плату с коммерческих организаций плату за хранение, причем, полистно. В любом случае, поверьте опыту, лучше придерживаться рекомендаций правил.
Здравствуйте! Голова идет кругом от информации. Как оформить внутреннюю опись личного дела на работника? Как нумеровать Дело, если будет еще поступление документов пока работник не уволится, например запись будет под № 12, а документ подложен в папке сверху?
Здравствуйте! При подготовке на архивное хранение личных дел уволенных работников проводится переформирование дел, чтобы первые документы в деле оказались сверху. При этом перенумеровывают документы, зачеркивая «старые» номера листов.
Доброго времени суток! Подскажите, где можно получить документы, подтверждающие стаж работы и справку о заработной плате (для оформлении пенсии). Сотрудник работал на хлебозаводе им В.П. Зотова с 1977 по 1983 год. В настоящий момент хлебозавод не работает. Ответственных лиц не найти. Ранее направленный запрос в Государственный Архив РФ результатов не дал. Ответили, что запрашиваемыми сведениями не располагает.
Здравствуйте! Ваша ошибка в том, что Вы направили запрос не в тот архив. ЦГА РФ хранит документы федеральных органов. Хлебозавод им. В.П. Зотова – государственное унитарное предприятие. Если предприятие ликвидировано, то документы должны быть переданы в Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан Москвы (Профсоюзная ул., д. 80, Москва, 117393).
Здравствуйте!
Подскажите пожалуйста, что нужно делать в случае утери личного дела работника. Заранее благодарю!
Здравствуйте! Если личное дело уволенного работника хранилось в архиве, то надо организовать поиск в соответствии с п. 4.7.9. «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Если дело не будет найдено, то составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 36 Правил). После утверждения акта дело снимается с учета.
Здравствуйте! Нужно ли заводить новое дело на работника, если он был уволен и пришел вновь через месяц, дублировать ли новый пакет документов в этом же деле?
Здравствуйте! В данном случае можно продолжить старое личное дело. Часть документов может дублироваться (новая дата).
Здравствуйте. В организации в личном деле хранятся абсолютно все копии документов. Архив ранее не велся, а сейчас хотим оформить все как положено. Скажите что не нужно хранить в личном деле:
1)Копии личных документов (паспорт, инн, снилс, диплом, свидетельство о браке и о рождении детей);
2)Копия заявления о приеме на работу
3)Оригинал трудового договора;
4) Копия приказа о приеме на работу;
5) Оригинал согласия на обработку персональных данных;
6) Личная карточка;
7) Копии заявлений и уведомлений о переводе;
8 ) Копии приказов о переводе;
9) Копии заявлений об изменении личных данных (фио, прописка и т.д);
10) Копии приказов об изменении личных данных;
11) Копии заявлений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
12) Копии приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
13) Копии извещений о предоставлении отпуска;
14) Копии приказов о предоставлении отпуска;
15) Копии заявлений и приказов о переносе отпуска;
16) Копия заявлений и приказов на увольнении;
17) Оригиналы доп.соглашений к трудовому договору и соглашений о расторжении трудового договора.
И где их хранить если не нужно хранить в личном деле.
Здравствуйте! Сначала замечания и дополнения по Вашему списку. В начале личного дела подшиваются анкета, автобиография, личный листок по учету кадров. Заявления о приеме и увольнении — должны быть оригиналы. Личные карточки (ф. Т-2) в личные дела не подшиваются, они формируются в отдельное дело. Заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск и копии приказов о предоставлении ежегодного отпуска в личное дело не подшиваются, т.к. это документы временного срока хранения (5 лет). Всё остальное — по Вашему списку.
Состав документов личного дела перечислен в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Можно ориентироваться на этот список, исключив документы, касающиеся прохождения государственной службы. Разработаны также подобные положения для муниципальных служащих, для работников ряда министерств и ведомств. Возможно, ваша организация относится к одному из них.
Здравствуйте!
Я работаю в коммерческой организации. Готовлю документы по личному составу на передачу на госхранение. Для коммерческих организаций не обязательно ведение личных дела работников, поэтому готовлю описи на трудовые договоры и доп. соглашения, личные карточки ф.Т-2 и т.д. Возникли вопросы:
1. как поступить с заявлениями работников на прием и увольнение?
2. правильно ли будет оформить внутреннюю опись трудовых договоров по алфавиту работников с указанием даты договора. не знаю как сформулировать правильно сам заголовок «Трудовой договор с ...», и нужно ли описывать доп. соглашения (дата документа) — и как оформить заголовок? Спасибо!
Здравствуйте!
1. Вне личного дела заявления хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня 2010 года). 2. Заголовок дела: «Трудовые договоры работников предприятия за 2010 год и дополнительные соглашения к ним». Внутреннюю опись лучше составить по алфавиту фамилий. В заголовке внутренней описи указывается только ФИО работника, это облегчает поиск. Это допускается, т.к. в деле все документы одного вида, а название документов отражено в заголовке дела.