⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Личное дело работника
Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.
Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).
Состав документов личного дела работника
- заявление о приеме на работу;
- трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
- личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
- анкета (автобиография);
- документы об образовании (копии);
- документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
- рекомендательные письма или характеристики;
- должностные инструкции (регламенты);
- аттестационные листы, отзывы, представления;
- паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
- заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
- документы о награждении, наложении взысканий (копии);
- сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
- невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
- заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
- иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).
Формирование личных дел работников
Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.
Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).
На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).
Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
Оформление личного дела
В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):
- заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
- в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:
Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)
Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна
- в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:
Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»
То же, «П»-«Я»
- согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
- в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
- срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
- важно зафиксировать количество листов дела.
Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, продолжается ли личное дело работника при смене им места работы (увольнение по собственному желанию) или каждый раз заводится новое? Если дело продолжается, то очень беспокоит наличие объяснительной в личном деле, может ли она послужить отказом при приеме на государственную службу?
Здравствуйте! В соответствии с требованиями Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 при увольнении работника с госслужбы и приеме на должность государственной службы личное дело передается в другой государственный орган. При передаче дела Вашего участия не требуется, отдел кадров это сделает. Если же Вы работали не на государственной должности, то личное дело не подлежит передаче.
Здравствуйте! Работал директором школы. Личное дело хранилось в отделе кадров Отдела по образованию. Сейчас работаю в школе. Должны ли мне отдать мое личное дело на хранение в школу, в которой сейчас продолжаю работать учителем.
Здравствуйте! Личное дело передается при переводе государственного или муниципального служащего из одного гос. (муниципального) органа в другой. Поскольку должность учителя не относится государственной (муниципальной) службе, Ваше личное дело не должно передаваться.
Здравствуйте. Ответьте, пожалуйста, могу ли я, руководитель образовательного учреждения принять на работу сотрудника с копией справки об отсутствии судимости, выданной во время ее работы в другом образовательном учреждении.
Здравствуйте! Не могу ответить.
Справки об отсутствии судимости выдаются уполномоченными органами внутренних дел. Какое отношение к выдаче таких документов имеют образовательные учреждения?
Спасибо за полную и лаконичную информацию!
Скажите, пожалуйста, кто несет ответственность за личные дела сотрудников? Кто понесет наказание в случае их утери? Я работаю в государственной налоговой службе (с недавних пор — фискальной).
Здравствуйте! Ответственность за сохранность документов прописывается в локальных нормативных актах организации (инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях, положении об архиве и др.). Как правило, личные дела работников и государственных гражданских служащих хранятся в кадровой службе организации и ответственность за их сохранность несет руководитель кадровой службы, либо сотрудник, назначенный приказом ответственным за ведение личных дел. Личные дела уволенных работников по описи и акту приема-передачи передаются на хранение в архив организации. Тогда за их сохранность отвечает уже заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив). Личные дела уволенных государственных гражданских служащих передаются в архив гос. органа через 10 лет после увольнения.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, если в личные дела на уволенных работников не были включены следующие документы: личный листок, доп. к личному листку, автобиография. Является ли данное дело полностью сформированным и нужно ли его тогда вообще оформлять, как личное дело для передачи в архив?
Здравствуйте! Перечисленные Вами документы – важные, но не основные в составе личного дела. Поэтому, если личные дела велись и в них есть все остальные документы, их надо оформлять и включать в опись дел по личному составу (или в опись личных дел).
Спасибо большое!
Здравствуйте, хотела бы задать вопрос. Ранее уволенный работник (его личное дело вместе с карточкой Т-2 подшито и лежит в архиве, вновь устраивается к нам на работу, необходимо формировать новое личное дело? Или можно взять старое личное дело и его продолжать добавляя заявление, приказ о приеме на работу?
Здравствуйте! Если личное дело уже оформлено и передано в ведомственный архив по описи, то надо заводить новое дело. Замечу только, что карточки по форме Т-2 на уволенных работников формируются отдельно от личных дел.
Для государственных гражданских служащих действует особый порядок, когда личное дело продолжается, либо передается в другой государственный орган по месту службы.
Здравствуйте! При передаче личного дела гражданского служащего в другой государственный орган возник вопрос, предусматривается ли законодательством подшивка и переплет этого дела?
Здравствуйте! Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2005 № 69 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» (п.18) личное дело брошюруется, листы нумеруются, прилагается внутренняя опись документов.
Здравствуйте! Если уволенный сотрудник возвращается, его личное дело еще не оформлено и не передано в архив, то, как я понимаю, его можно продолжить и вновь вкладывать заявление и приказ о принятии и другие документы, а на обложке личного дела какие даты указывать? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Будут даты: самого первого приказа о приеме и предстоящего приказа об увольнении (когда оно случится в будущем).
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, подшиваются ли личные карточки в личное дело при увольнении ???
Здравствуйте! Личные карточки (ф. Т-2) на уволенных работников формируются в самостоятельное дело, в личное дело не подшиваются.
Здравствуйте! Подскажите , пожалуйста, как нумеруются личные дела? Организации 20 лет, а личным делам никогда не присваивался номер. С уволенными понятно, уже ничего не сделаешь, как быть с работающими. В организации 75 сотрудников.
Здравствуйте! Полному оформлению (обработке) с составлением описи и присвоением архивных номеров подлежат личные дела уволенных работников. Личные дела работающих сотрудников хранятся в кадровой службе организации без присвоения номеров.
Добрый день! Расскажите, пожалуйста, как формировать документы по личному составу, если личные дела работников не формируются в организации. Спасибо!
Здравствуйте! Помимо личных дел в опись дел по личному составу включаются приказы по личному составу, личные карточки (ф. Т-2), трудовые договоры, должностные инструкции работников, лицевые счета по заработной плате и др. документы, имеющие срок хранения 75 лет.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, имеет ли специалист охраны труда доступ к личным делам?
Здравствуйте! Согласно Закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ – только в пределах, необходимых для выполнения функций в соответствии с должностными обязанностями. При этом должно быть оформлено обязательство о неразглашении персональных данных.
Здравствуйте, если личные карточки, приказы (прием, увольнение) в личное дело не подшиваются, значит подшиваются копии? При формировании личных дел приказы и карточки вытаскиваются и формируются в отдельные дела?
Здравствуйте! Личные карточки (ф. Т-2) формируются отдельно уже на стадии делопроизводства. Приказы по личному составу также формируются отдельно. В личное дело подшиваются копии приказов о приеме, перемещении, увольнении.
Здравствуйте! Я знаю, что оригиналы каких-либо документов нельзя хранить в личном деле, только копии (паспорт, снилс, инн, диплом об образовании, сертификаты и т.д.). Начальник требует, чтобы ему приносили оригиналы сертификатов на повышение квалификации. Есть ли какой-то закон (постановление), регламентирующий этот порядок? Заранее спасибо!
Здравствуйте! Вы можете показать начальнику оригинал документа, но в личное дело подшиваются заверенные копии личных документов. В Указе Президента РФ от 30.05.2005 № 609 перечисляется состав личного дела государственного гражданского служащего, здесь речь идет о копиях документов.
Спасибо Вам большущее!
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, если при подшивке личных карточек в дело не хватает одной карточки (на одного работника она просто не была заведена), эта информация указывается в листе-заверителе об отсутствии документа или где и как?
Здравствуйте! Можно указать в листе-заверителе и предисловии к описи.
Здравствуйте, вопрос такой «В одном деле находятся несколько личных дел уволенных сотрудников (с буквы Б по букву Ч), как правильно нужно составлять опись такого дела? Нужно ли расписывать каждый документ в описи?»
Заранее большое спасибо за помощь
Здравствуйте! На каждое личного дело оформляется внутренняя опись документов дела, которая должна заводиться на стадии делопроизводства. На всё дело (наряд личных дел) для удобства пользования можно составить внутреннюю опись личных дел (№ п/п, ФИО, номера листов).
Еще раз спасибо за помощь, еще такой вопрос «В этом деле с буквы Б по букву Ч находятся дела уволенных сотрудников и как оказалось в разные годы. Но это дело прописано в описи и утверждено Гос.архивом. Подскажите как быть?» Заранее спасибо большое за помощь
Здравствуйте! Правила рекомендуют формировать личные дела уволенных работников по году увольнения. Но если опись уже согласована с государственным архивом, то переформировывать дела следует только по согласованию с архивом.
Здравствуйте! Справки о доходах в личных делах муниципальных служащих должны храниться за весь период работы, или за последний год?
Здравствуйте! Согласно ст.42 ФЗ РФ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» в состав личного дела государственного гражданского служащего включаются сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в порядке, установленном для государственных гражданских служащих (основание: ФЗ РФ от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ»). То есть, сведения о доходах включаются в состав личного дела и хранятся, как и личное дело, 75 лет ЭПК. Ст. 660 Перечня 2010 года также устанавливает срок хранения для этих документов – 75 лет ЭПК. Если к сведениям прилагается справка о доходах, она также хранится в составе личного дела.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, если бывший гос. служащий перешел на муниципальную службу, его личное дело передается на новое место работы?
Здравствуйте! Передается в обязательном порядке.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, вкладывается ли в личное дело заявление и распоряжение об отпуске по уходу за ребенком до 3 лет?
Здравствуйте! Приказы (распоряжения) об отпуске по уходу за ребенком хранятся 75 лет (ст. 19б Перечня 2010 г.), поэтому их необходимо формировать в составе личного дела.
Здравствуйте! Ответьте пожалуйста! В личном деле работника находятся документы (приказы или распоряжения) о приеме (увольнении). Должны ли там быть копии этих документов или оригиналы?! И если копии, то где сказано что там должны быть только копии? Спасибо!
Здравствуйте! Подлинники распорядительных документов, в том числе по личному составу, формируются в отдельные дела. В личные дела подшиваются копии или выписки из распорядительных документов, о чем сказано во всех методических документах. Из нормативных актов – это «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
скажите, пожалуйста, в какой последовательности подшиваются документы в личное дело сотрудника?
Здравствуйте! В хронологической последовательности.
Здравствуйте! Подскажите, на какие законы можно сослаться при формировании личного дела уволенного в отдельное дело, а не в наряды.
Добрый день ! Ознакомьтесь с положениями п. 3.6.18 и п. 3.7.23 ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), в которых прописана процедура включения личных дел в состав описи дел по личному составу.
Здравствуйте! На законодательном уровне регулируется только ведение личных дел государственных гражданских служащих – это Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела». В положении перечислен состав личного дела государственного гражданского служащего, порядок его ведения, хранения, передачи и др. Такой же порядок установлен и для муниципальных служащих. Для этих категорий обязательно формирование и хранение личного дела отдельно на каждого служащего. Для остальных работников допускается после увольнения формировать личные дела в «наряды» по году увольнения.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста личные дела кандидатов наук, докторов наук, сотрудников награжденных гос. наградами, грамотами Администрации и т.д. нужно хранить постоянно и включать в опись 1?
Мы научно-исследовательский институт, но не входим в список источников комплектования
Здравствуйте! Согласно ст. 656 а Перечня 2010 года постоянный срок хранения имеют личные дела работников, имеющих степени и звания, а также награжденных государственными наградами. Личные дела работников, награжденных грамотами администрации, к этой категории не относятся. Личные дела, имеющие постоянный срок хранения, включаются в опись дел по личному составу с отметкой «хранить постоянно».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где должны храниться контрольные листы о прохождении инструктажа по технике безопасности!
Здравствуйте! Можно хранить вместе с документами (протоколами) аттестации по технике безопасности.
Добрый день, подскажите, пожалуйста, сотрудник уволился с госслужбы, а теперь просит предоставить ему копии всех документов связанных с работой (приказы на прием, перевод, о присвоении классных чинов, расчета выслуги лет и др.). Может ли кадровая служба дать эти документы? На основании какого нормативно-правового акта?
Здравствуйте! Насколько я знаю, такие документы сотруднику госслужбы при увольнении не выдаются. Для более точного ответа Вам надо обратиться в Гострудинспекцию.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, надо ли заверять копии документов уволенных сотрудников при сдаче личных дел в архив?
Здравствуйте! Копии документов личного дела заверять не обязательно.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как правильно указывать номер дела и индекс дела на обложке личного дела уволенного сотрудника? Откуда брать эти номера? И правильно ли я делаю при прошивке личного дела уволенного сотрудника:
прошиваем в 4 прокола. Формируем в следующем порядке: внутренняя опись дела, все документы в хронологическом порядке, лист-заверитель. Обложку оформляем по образцу.
Спасибо
Здравствуйте! Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел, номер дела – по описи дел, проставляется после систематизации дел.
Документы личного дела формируются в хронологической последовательности, дело подшивается в 4 прокола.
Нужно ли подшивать личную карточку работника в личное дело?
Здравствуйте! Личные карточки ф. Т-2 в личные дела не подшиваются, они формируются в отдельное дело.
Здравствуйте! Я являюсь работником Учебного центра дополнительного профессионального образования (курсы повышения квалификации и переподготовки рабочих, макс. 250 ч. обучения) .
Должны ли мы формировать личные дела слушателей?
Сколько лет они хранятся?
Если произошла утеря личного дела слушателя, а восстановление невозможно, какие могут быть последствия?
Здравствуйте! В настоящее время законодательство обязывает вести личные дела только на государственных гражданских и муниципальных служащих. Личные дела оформляются на работников. В вашем случае это скорее наблюдательные дела. Обязанность вести их должна быть прописана в ведомственных инструкциях, либо в инструкции вашего учебного центра. Там же должно быть указано на ответственность за утрату документа.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, что нужно делать с трудовой книжкой сотрудника если он умер? Она хранится в организации или отдаем ее родственникам?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Можно передать родственникам под роспись. Если они не заберут, то хранить 75 лет.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, в организации не формируются личные дела из-за большого количества сотрудников, сколько лет хранить заявления на прием и увольнение? Нужно ли формировать на них отдельные папки и к какой статье относить?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! Если личные дела не заводятся, то заявления о приеме и увольнении формируются в отдельное дело, хранятся 5 лет (ст.665 Перечня 2010 года).
Добрый день!
Приняли на работу сотрудника по совместительству. Вопрос: нужна ли мне для формирования личного дела копия его трудовой книжки с основного места работы? Запись в трудовую книжку о совместительстве ему не нужна.
Здравствуйте! Копия трудовой книжки в личное дело не подшивается.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, в методических рекомендациях Росархива по экспертизе док. по личному составу есть указание, что с 1989 г. срок хранения личных дел творческих работников изменен с «постоянно» на 75 лет. 1) Где это регламентировано и соблюдается ли это правило. 2) Значит ли это, что всех творческих работников надо делить на имеющих звания и награды и не имеющих? А наличие звания или наград д/б подтверждено в деле или нет? Скажем, лично дело артиста, получившего звание уже после увольнения, относится к какой категории?
Здравствуйте! В настоящее время для определения сроков хранения личных дел следует руководствоваться ст.656 Перечня 2010 года. Соответственно, на постоянное хранение следует оставлять личные дела руководящих работников, а также работников, имеющих награды, степени, звания. Для остальных установлен срок хранения 75 лет ЭПК, это значит, что впоследствии некоторые из этих личных дел могут быть оставлены на постоянное хранение исходя из значения, роли работника. Это же относится и к личным делам творческих работников, артистов.
Методические рекомендации Росархива «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного Фонда РФ документов по личному составу» от 23.12.2014 не содержат указания относительно изменения сроков хранения документов, а просто последовательно излагают этапы изменения сроков хранения документов по личному составу в связи с выходом перечней документов с указанием сроков хранения.
Спасибо. А что касается второй части вопроса? О критерии выделения имеющих звания и награды?
Здравствуйте! Я же ответила, что выделение — согласно ст.656 Перечня 2010 года: имеющие звания и награды – постоянно, остальные – 75 лет ЭПК.
Это понятно, я имею в виду, какой критерий выделения — звание и награды должны иметь подтверждение в этом деле или достаточно знания о том, что человек имеет звание?
Здравствуйте, кто имеет право просматривать мое личное дело на работе???
Здравствуйте! Вы сами имеете право знакомиться с материалами своего личного дела, а также сотрудники организации и сторонних организаций, подписавшие обязательство о неразглашении сведений ограниченного доступа, персональных данных, но только в том случае, если это необходимо для их служебной деятельности.
Добрый день!
Восстанавливаю личные дела за сотрудника, который уволился. Ни в одном личном деле нет анкет и автобиографий. Как быть?
Здравствуйте! По возможности надо восстановить недостающие документы. Там, где это невозможно, придется оставить так.
Здравствуйте!
Скажите, пожалуйста, 1) Нужно ли при приеме на работу делать копию медицинского полиса работника в личное дело? В каком нормативном акте это прописано?
2) Обязательно ли хранить приказы (о приеме и увольнении) вместе с заявлениями работников или можно хранить отдельными делами и под отдельным номером?
Если да, то где это прописано?
Здравствуйте! В «Положении о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденном Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 прописано, что в личное дело подшиваются копии личных документов работника, в том числе копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан. Других нормативных актов о составе личного дела нет.
Приказы по личному составу формируются в отдельное дело. Заявления работников о приеме и увольнении подшиваются в личные дела (см. то же Положение).
Здравствуйте! Никогда не работала с кадровым документооборотом, сейчас перевели из менеджера в менеджера по персоналу, т.к. некем заменить. Подскажите, пожалуйста. С чего начать? Просмотрела дела сотрудников, многие поувольнялись по собственному желанию, что мне делать с личными делами? Мне их нужно архивировать?
Здравствуйте! Личные дела уволенных работников подлежат полному оформлению и включению в опись дел по личному составу, либо составляется отдельная опись на них. Порядок оформления дел и составления описи изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002). Можно также воспользоваться рекомендациями нашего сайта.
Добрый день! Занимаясь подшивкой личных дел, столкнулась с такой ситуацией. Сотрудник уволен в 2012 году, а в 2013 появилась копия выписки приговора суда о запрете занимать определенные должности. По правилам личное дело сотрудника формируется от приема до его увольнения. В данном случае решение суда было в следующем году после года увольнения. Но с другой стороны, сотрудник занимал руководящую должность, и запрет занимать в дальнейшем подобные должности не малозначителен. Или все это уже не имеет значения после увольнения, и в личное дело подобные документы не стоит подшивать? А если все-таки подшивать, то значит дело будет закрыто в 2013 году, а не в 2012 году, когда было увольнение? Простите за сбивчивый вопрос. И спасибо за Ваши ответы. Они очень помогают в работе
Здравствуйте! Конечно, поступивший документ надо подшить в личное дело. Формируется личное дело всё равно по году увольнения (2012), на деле в крайних датах указывается дата увольнения, ниже делается запись: «в деле имеется документ 2013 года».
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, архивное личное дело сотрудника ОВД (аттестованного) направляется ли в адрес учреждения по запросу, если последний устраивается на работу гос. служащего?
Здравствуйте! Личное дело государственного (муниципального) служащего передается при переходе на другое место службы.
Здравствуйте! Есть ли законодательство или нормативные документы государственного масштаба обязывающие Отдел кадров упорядочить документы уволенных сотрудников. Мне, как архивному работнику, хотелось бы получать на хранение «готовый продукт». Документов, регулирующих работу отдела кадров — нет. А архивный регламент — они не соблюдают. Хочу аргументировать законом. Спасибо.
Здравствуйте! Есть закон, обязывающий организации хранить документы по личному составу в течение сроков, установленных перечнями документов с указанием сроков хранения – это Закон № 125-ФЗ. А какое структурное подразделение в организации занимается оформлением документов – это должно определяться локальными нормативными актами организации (положения об отделах, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству). Как правило, если в организации есть специалист по архиву, он и занимается упорядочением документов.
Здравствуйте! Я знаю, что документы в личном деле уволенного нужно располагать в хронологическом порядке, но как конкретно. 1. Например так: заявление о приеме на работу, должностная инструкция, трудовой договор, копии личных документов (паспорт, образование, снилс и т.д.), приказ о приеме и так далее. Я правильно поняла?
2. Если дата паспорта позже даты диплома об образовании, то что идет в начале?
3. Нужно ли копии заверять в личном деле, и может ли это делать кадровик?
Здравствуйте! Сначала располагаются личный листок по учету кадров и анкета. При размещении копий личных документов дата документа не имеет значения, сначала размещается копия паспорта. Копии документов обычно заверяет работник кадровой службы.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, работник поступил на работу в 2012 году, Индекс дела по номенклатуре дел в 2012 был 01-44, в 2013 индекс поменялся на 01-36, работник уволился в 2015 при формировании дела в архив, какой указывать индекс 01-44 или 01-36 на титульном листе?
Здравствуйте! Личные дела уволенных работников включаются в опись дел по году увольнения, поэтому индекс дела в описи и на обложке дела указывается по номенклатуре дел того же года. То есть вы должны указать индекс 01-36.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, обязаны ли мы выдать копии личных дел на некоторых сотрудников, а также копии документов, если при проверке образовательного учреждения проверяющие запросили копии дипломов, копии приказов о приеме, информацию о повышении квалификации (копии удостоверений) на каждого сотрудника.
Здравствуйте! Копии личных дел выдавать не надо. Для проверяющих надо подготовить только те документы, которые они запросили. Разумеется, у проверяющих должен быть допуск к работе с персональными данными.
Здравствуйте, подскажите ответ на такой вопрос: работник увольняется и просит сделать копию всего личного дела, а там листов 200. Должны ли мы удовлетворить просьбу? Так же просит копии всех приказов о выплате ему денежных средств за год. Возможно ли это?
Здравствуйте! Работник может ознакомиться с материалами своего личного дела под роспись. Копию личного дела вы не обязаны делать. Пусть напишет заявление на имя руководителя, если он разрешит, то можно удовлетворить просьбу работника.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, должны ли храниться в личном деле работника (не муниципального служащего) копии паспорта, СНИЛС, медицинского полиса, военного билет?
Здравствуйте! Данные копии включаются в личное дело.
Здравствуйте! Если карточки Т-2 подшиваются отдельно, то на них так же нужна опись, лист-заверитель и т.д.?
Здравствуйте! Дело с личными карточками ф. Т-2 включается в опись дел по личному составу. Дело также прошивается в обычном порядке. Внутреннюю опись можно не составлять.
Огромное спасибо вам за ответы! Скажите, а карточки Т-2 обязательно ли заводить?
Здравствуйте! Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ведение личных карточек работников обязательно для организаций. Личные карточки ф. Т-2 заводятся для учета личного состава работников организации, разработана унифицированная форма карточки.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, сколько лет хранятся личные дела слушателей курсов дополнительной подготовки при ВУЗе (выше был вопрос о личных дел слушателей учебного центра)?
Студенческие дела храним 75 лет, а с делами слушателей — непонятно, т.к. их свидетельства действительны всего 5 лет, долговременное хранение дел нецелесообразно, при этом другие ВУЗы хранят дела слушателей так же, как и студенческие. В законодательной базе ответ не нашла.
Здравствуйте! Поскольку в перечнях нет отдельной статьи для определения срока хранения личных дел слушателей учебного центра, следует хранить их 75 лет. Подтверждение о прохождении обучения в учебном центре может понадобиться человеку в течение всей жизни.
Здравствуйте! Возник такой вопрос: меняется ли номер личного дела если заводить его на одного и того же человека, которого уволили сегодня, а принят он будет завтра????
Здравствуйте! В таком случае лучше продолжить предыдущее личное дело. Не понятно, о каком номере идет речь? Если это архивный номер, то он так сразу не должен быть присвоен.
Здравствуйте, будьте добры, поясните, пожалуйста, могу ли я получить от предприятия копию личной анкеты из личного дела деда, той части, где он указывает родителей.
Данный документ необходим мне как косвенное доказательство родства с моим прадедом для оформления его захоронения.
Документы, подтверждающие родство с дедом имею.
Спасибо
Здравствуйте! Напишите письменный запрос в адрес руководителя предприятия, в этом случае не должны отказать.
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, почему не заводятся личные дела на уборщиц и водителей? У нас муниципальное предприятие, спасибо.
Здравствуйте! Нигде не сказано, что на этих работников личные дела не заводятся. На самом деле во многих организациях личные дела заводятся на всех постоянных работников.
Скажите, пожалуйста, при замене паспорта сотрудника в личном деле должны хранится все копии ранее выданных паспортов?
Здравствуйте! Копии личных документов из личного дела не изымаются.
Здравствуйте! В нашем учреждении ведется журнал и книга «Заявление сотрудников», у меня такой вопрос: при приеме сотрудника на работу его заявление я должна вложить в личное дело, а подшивать в папку заявление сотрудников получается не нужно?
Здравствуйте! Заявления о приеме на работу подшиваются в личные дела работников. В журнале заявления регистрируются.