⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Оформление дела
Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.
Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.
При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.
Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:
- Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).
- Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
- Проводят оформление листа-заверителя дела.
- Если требуется, то составляют внутреннюю опись документов дела.
- Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.
- Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно. Работы могут проводиться без специального оборудования. Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла.
Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел. Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов.
После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение (последнее – для организации-источника комплектования госархива).
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста у нас в садике только сделали архив и документы собрались с 2009 г. по 2013 г., можно ли за все года с 2009 г. по 2013 г. том личного дела сотрудника нумеровать один за другим или надо отдельно нумеровать по каждому году, то есть за 2009 г. собралось 5 личных дел, значит это 5 томов, а за 2010 г. номер тома будет нумероваться с 1 тома или продолжаем на каком томе остановились в 2009 г.
Здравствуйте! Не совсем понятен вопрос. Но могу пояснить следующее. На каждого работника организации заводится личное дело, которое ведется, пока он работает. После увольнения личное дело оформляется и сдается в архив. Личные дела включаются в годовой раздел описи по году увольнения, систематизируются в алфавитном порядке. Если в 2009 году уволилось 5 работников, то в опись личных дел включается 5 дел, в последующие годы нумерация дел продолжается.
Здравствуйте, Евгения! Будьте добры, ответьте пожалуйста на вопрос.
Приказы вышестоящей организации собираем в дело пост. хранения.
Один приказ прислан нам в виде брошюры формата А5 (половина А4), довольно толстой, листов 100. То, что в ней будет сквозная нумерация со всем делом, это понятно (как я понимаю, необходимо нумеровать все листы брошюры, включая её обложку, а последний чистый лист (завершающий, твёрдый) — не нумеруется, т.к. он идёт как чистый лист?).
Но как её прикрепить (дело сдаётся в переплёт, и если просто вложить, то часть текста уйдёт в переплёт и будет не видна, к тому же это будет ненадёжное крепление): предполагаю, что приклеиваются полоски на обложку на корешок брошюры и переплёт уже делается за эти полоски, но опять же это будет ненадёжное крепление.
Возможно, необходимо, как в обычной брошюре, если её оформляют как дело, прошить? Но тогда тоже необходимо приклеивать полоски.
Если можно, поясните пожалуйста. Спасибо.
Здравствуйте! Во-первых, хочу обратить Ваше внимание на то, что не все приказы вышестоящей организации следует оставлять на постоянное хранение. Постоянно они хранятся в фонде этой организации. Вам же следует отбирать на постоянное хранение только те, которые имеют непосредственное отношение к вашей организации. Большинство приказов вышестоящей организации направляется для сведения, срок их хранения – ДМН (до минования надобности) – см. примечание к ст.19 Перечня 2010 г.
Если всё же приходится подшивать (переплетать) подобные брошюры, то нумерация листов будет сквозная, последний (чистый) лист не нумеруется. При необходимости корешок брошюры наращивается, для этого применяются специальные материалы (ледерин, специальный картон и клей). Это уже технические подробности, возможно надо обратиться к хорошему специалисту-переплетчику.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как регистрируются документы, приходящие из суда и все ли надо регистрировать? И как архивировать такие документы. Все дела можно подшить в одну папку (они небольшие) или каждое дело формировать в разные папки?
Здравствуйте! Все поступающие документы должны регистрироваться. При небольшом объеме документов можно формировать документы, поступившие из судебных органов (и направленные) в одно дело.
Здравствуйте, подскажите как мне правильно поступить. Работаю на крупном предприятии, и не так давно меня сделали ответственной за архив. Документов куча, как полезла, а там очень много приказов по основной деятельности еще с 81 года недооформленных. Они прошиты, но поверх нет твердого переплета. Ну, это я постараюсь доделать. Мой вопрос такой: Нужно ли мне делать внутренние описи на эти документы. Там их нет.
Здравствуйте! В соответствии с правилами внутренняя опись документов должна составляться к личным делам уволенных работников. К остальным документам постоянного и долговременного срока хранения внутреннюю опись документов составлять не обязательно.
Здравствуйте! Подскажите, как правильно заполняется тетрадь по архиву личных дел сотрудников, что указываем в тетради.
Здравствуйте! На личные дела уволенных сотрудников составляется опись. В системе учетных документов архива нет такого понятия – тетрадь. С основными учетными документами ведомственного архива можно ознакомиться, изучив рекомендации «Основных правил работы архивов организаций» (2002).
Добрый день!
Допускается ли прокалывать документы для последующей их прошивки (документы постоянного и длительного срока хранения) с помощью дырокола на 4 отверстия? Или обязательны отверстия меньшего диаметра?
Благодарю за ответ.
Здравствуйте! У дырокола слишком большие отверстия, что не позволяет качественно прошить (плотно стянуть) дело.
Здравствуйте Евгения, подскажите, пожалуйста, никак не могу понять, формирую внутреннюю опись дела, состоящую из личных карточек работников за все года существования организации, их немного было. А вот в описи индексы каждой личной карточки должны быть или оставлять пустое место в таблице в этом столбце?
Здравствуйте! Если документы в деле однотипные, внутреннюю опись можно упростить. Для личных карточек ф. Т-2 обычно указывают данные, необходимые для поиска: № п/п, ФИО, номера листов, примечание.
Добрый день!
Я пришла работать в свою организацию недавно. Дел, которые должны были передать в архив очень много скопилось, аж с 1939 года.
Подскажите с чего сперва начать.
Здравствуйте! Начать надо с оформления дел и составления описей дел. Вы можете воспользоваться рекомендациями нашего сайта и основными нормативными документами, которые указаны в рекомендациях.
Добрый день!
Пожалуйста подскажите, как правильно подшить в деле личные карточки (Т-2) уволенных, если за сгиб (как они сложены), то не читается вся информация, если разворачивать подшивать за левый край и загибать, получается тоже как то не очень удобно, т.к. карточки ещё старых сотрудников, а выпускались они на довольно-таки плотной бумаге почти картоне (5 карточек и получается огромное пузо у дела), или их просто разворачивать на А3 формат и подшивать в таком формате.
Заранее спасибо.
Здравствуйте! В ваших комментариях прочла, что прокалывать документы для последующей их прошивки (документы постоянного и длительного срока хранения) с помощью дырокола на четыре отверстия не следует. Я пришла в архив недавно, несколько дел прошиты именно при помощи дырокола, как быть перешивать или оставить так? И ещё вопрос: не все структурные подразделения сдают документы постоянного срока хранения, формировать опись №1 из того что сдают?
Здравствуйте! Перешивать не надо, если текст документов свободно читается, дело крепко сшито, листы не распадаются, корешок закрыт. Если документы постоянного хранения значатся в номенклатуре дел, они должны быть сданы в архив и включены в опись дел постоянного хранения. Попробуйте убедить руководителей структурных о необходимости передачи дел, можно прибегнуть к помощи руководителя организации, издать приказ и т.д.
Здравствуйте! Карточки такой формы подшиваются в сложенном виде, корешок можно нарастить (приклеивают полоску).
Здравствуйте! У меня такой вопрос: 1) можно ли личные дела уволенных прошить не каждый отдельно, а по несколько сотрудников в одно дело? Хотя бы у тех сотрудников, если организация такая уже не функционирует; 2) сколько лет нужно хранить входящую и исходящую корреспонденцию? туда входят переписка в рабочей обстановке на разные темы, собирается за рабочий год (у нас в организации нет электронной переписки, документооборот все в бумажном виде). Заранее спасибо за помощь.
Здравствуйте! 1)Допускается группировать в одно дело несколько личных дел уволенных за один год работников, в алфавитном порядке. Объем дела не должен превышать 250 листов. 2). Сроки хранения переписки могут быть самые разные, в зависимости от направлений деятельности. Переписка группируется в дела в порядке, где за документом-запросом помещается документ-ответ. Нельзя делить переписку на «входящие» — «исходящие».
Добрый день! Подскажите решение: У нас в организации готовятся дела для сдачи в архив, они закрыты и стоят на инвентарном учете, но все требуют переоформления, а именно из двух возможно оформление одного, а из одного два или более (не соответствуют 4 см, заверительный лист внесен как документ в опись и проч...), как это отобразить в книге учета (где числятся дела), в актах и какие оправдательные документы необходимы,,, Возможно, что из одного дела (АРХИВНОГО ИНВЕНТ.) стало два и наоборот? Заранее благодарю
Здравствуйте! По всем этим вопросам лучше проконсультироваться с архивом, в который вы передаете документы, так как впоследствии они будут проверять ваш архив. В учетные документы вносить изменения можно после переработки описей.
Здравствуйте! Я подшиваю входящие документы за 2014 год, все старалась по 250 листов, а последний получается на 300 листов. Как быть? Спасибо.
Здравствуйте! Если это дело постоянного хранения, то надо разделить его на два тома. Дела временного срока хранения могут превышать 250 листов.
Добрый день, скажите, пожалуйста, я правильно поняла, что если исходящая корреспонденция (письма) подшиты в дело, то нет надобности делать внутреннюю опись? Спасибо
Здравствуйте! Внутренняя опись документов составляется на личные, судебные, следственные дела. Для остальных дел внутреннюю опись документов составлять не обязательно.
Добрый день!
Собираюсь формировать кадровый архив небольшой профсоюзной организации. Там в общей сложности с приказами, распоряжениями, Т2 и заявлениями листов 20.
Вопрос: можно ли все это собрать в одну папку за все года и в какой последовательности необходимо подшить. Заранее благодарю за ответ.
Здравствуйте! Собрать всё в одну папку нельзя. Эти документы формируются отдельно по каждому виду в пределах одного календарного года. Личные карточки ф. Т-2 – по году увольнения.
Добрый день.
Скажите, пожалуйста, какой срок хранения дела (документы по инвентаризации (протоколы, акты) 2007 года со сроком хранения 5 лет (по номенклатуре 2007 года), если на момент уничтожения (по номенклатуре 2015 года) подлежит хранению уже 10 лет.
Вопросы: 1. Какой номенклатурой руководствоваться для подготовки к уничтожению 2007 или настоящей 2015?
2. Какой срок хранения для вышеуказанного дела?
3. И с каким номером включать в акт по уничтожению по номенклатуре 2007 или настоящей 2015 года?
Здравствуйте! Документы, образованные до 2010 года, подлежат хранению в соответствии со сроками, установленными типовым перечнем 2000 года. Соответственно, в вашем случае все ссылки делаются на номенклатуру дел 2007 года и перечень 2000 года.
По Перечню 2000 года протоколы и акты инвентаризационных комиссий хранятся 5 лет (ст.192).
По Перечню 2010 года документы по инвентаризации активов, обязательств хранятся постоянно, товарно-материальных ценностей – 5 лет (ст. 427).
Здравствуйте! Мы оформили дело (прошили и т.д.). А сейчас обнаружился документ, который должен быть в этом деле. Необходимо перепрошивать дело или есть другие способы добавить документ? И что в этом случае делать с обложкой (листов станет больше) и листом-заверителем?
Здравствуйте! Если это один-два листа, то можно аккуратно вклеить их и пронумеровать под литерными номерами. Заверительная надпись зачеркивается, ниже оформляется новая. На обложке дела количество листов тоже можно исправить путем зачеркивания, либо корректором.
Здравствуйте! а если не один-два листа, а 10? Перепрошивать придется?
Здравствуйте! Если это 10 листов подряд (один документ на 10-ти листах), то вряд ли получится аккуратно вклеить их в прошитое дело, тогда лучше перешить и оформить обложку и лист-заверитель заново.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как технически оформлять дела пост. хранения, состоящие из документа в виде тетради (книги или журнала); сброшюрованной или изначально переплетенной рукописи?
Здравствуйте! Если переплет хороший, то дополнительно прошивать такие дела не надо, лист-заверитель можно вклеить. В остальном дела оформляются обычным образом.
Здравствуйте, возможно ли добавить какой-либо материал в дело, которое находится в делопроизводстве?
Здравствуйте! Не совсем понятно, о чем речь. Но пока дело находится на стадии делопроизводства, его можно формировать, пополнять и т.д.
Здравствуйте, личные дела сотрудников не уволенных должны быть прошиты? И в каком документе это должно быть прописано?
Здравствуйте! Личные дела не уволенных работников, как и все другие дела, незаконченные делопроизводством, т.е. находящиеся в работе, не прошиваются. Согласно п. 4.20 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации. А в соответствии с п. 4.19. Правил оформлению и описанию подлежат законченные делопроизводством дела. Полное оформление включает в себя подшивку дел.
Здравствуйте! Договора аренды, по лизингу имущества организации, купли-продажи земельных участков, зданий, помещений и др. имущества. Договора постоянного срока хранения. Как правильно оформить:1)они прошиваются в четыре прокола? 2)нумеруются графитным карандашом в правом верхнем углу количество листов? (т.к мне сданы договора с номерами договоров проставленными по реестру договоров, которые вели в юр. отделе). 3)Надо оформить внутреннюю опись, если есть реестр договоров с номерами, но не указывают количество листов?
Здравствуйте! Порядок оформления дел постоянного хранения изложен в разделах 4.19. – 4.30. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. 1 и 2 – да. Для дел с договорами внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Но если есть реестр договоров, его лучше оставить, т.к. это облегчает поиск документов.
Здравствуйте! подскажите. пожалуйста, можно ли подшивать штатное расписание и др. документы постоянного хранения в одну папку за несколько лет (например штатное расписание за 2011—2014 гг.)
Здравствуйте! Согласно Правилам в дело подшиваются документы за один календарный год, за исключением переходящих дел, личных и некоторых других дел.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как правильно сформировать дела. Ситуация такая: в файлах имеются личные карточки Т-2 на 6 уволенных сотрудников (года увольнения: 2011 и 2012). В 2014 году компания переименована, после переименования Т-2 на 4 уволенных сотрудника (2015 год увольнения) есть. Вопрос: как мне правильно их подшить? Архива нет, документы хранятся в файлах и папках, хочу оформить все правильно.
Здравствуйте! Личные карточки на уволенных работников ф. Т-2 подшиваются по году увольнения, включаются в соответствующий годовой раздел описи дел по личному составу. Если 3 работника уволены в 2011 году и 3 – в 2012, то надо сформировать 2 дела – за 2011 и 2012 годы, внутри дела карточки располагаются по алфавиту. В описи дел и на делах указывается прежнее наименование организации (какое было в 2011—2012 гг.). С 2014 года в описи и на делах указывается новое название организации, карточки также формируются за каждый год по году увольнения.
Добрый день! А дела прошиты с помощью брошуратора, это уже не верно?? И нужно прошивать нитками на 4 отверстия + твердая обложка?
Здравствуйте! Согласно Правилам дела долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения подлежат переплету в твердую обложку, либо подшивке в 4 прокола.
Прошивка брошюратором на пластиковую пружинку или металлическими скреплениями не допускается.
Здравствуйте! В Вашей статье сказано о том, что «... проводят прошивку документов... можно с привлечением специализированной организации...». У нас же ок.500 дел, кот-е необходимо прошить. Скажите, пожалуйста, как правильней сформулировать нам служебную записку, какие аргументы весомые привести, дабы нам разрешили заключить договор со спец. орг-ей на подшивку? Спасибо.
Здравствуйте! Можно написать: В соответствии с п. 4.19. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в организации необходимо провести упорядочение дел постоянного хранения и по личному составу, в том числе подшивку дел, в количестве 500 ед. хр. Поскольку в нашей организации нет штатной должности работника архива, прошу заключить договор с архивом или частной специализированной организацией на упорядочение дел постоянного хранения и по личному составу за 2009- 2014 гг.».
Но в нашей организации как-раз таки 1 работник архива есть! Но т.к. ему не осилить физически прошивку 500 ед. хр. дел, поэтому мы хотим заключить договор с частной специализированной организацией. Аргументы сформулировать затрудняемся.
Здравствуйте! Можно написать: «В связи с большим объемом работы по упорядочению документов (500 ед. хр.), сжатыми сроками, а также в связи с загруженностью архивариуса работой по выдаче дел, исполнению запросов, прошу заключить договор на обработку документов с частной специализированной организацией».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас в организации имеются дела с локальными актами. Каждый локальный акт прошит и заверен печатью. Сейчас формирую дело с такими актами для сдачи в архив, как прошивать такое дело? Каждый документ нужно сначала расшить?
Здравствуйте! Металлические скрепления удаляются, а нитки можно оставить, если они не мешают подшивке всего дела.
Доброго дня! Формирую приказы по основной деятельности в дела и столкнулась с приказом, который содержит 346 листов. Как в таком случае его оформить? Можно ли разбить на 2 дела?
Здравствуйте! Поскольку согласно Правилам дело не должно превышать 250 листов, придется разделить приказ на два тома.
ЗДРАВСТВУЙТЕ!! Подскажите, пожалуйста, при формировании тома дела необходимо писать на обложке наименование организации? Дело в том, что организация более 10 раз переименовывалась и меняла свою организационно-правовую форму, была муниципальной... государственной, опять муниципальное... скажем, при формировании документов за 2016 год необходимо писать его наименование только за год хранения документов (только 2016 год) или за все предыдущие года работы в хронологическом порядке (это займет очень много места).
Здравствуйте! На обложке дела указывается только последнее наименование организации (на конец года). Если же обложка уже ранее была оформлена, в начале года было подписано наименование организации, а в течение года оно изменилось, то старое наименование заключается в скобки, а ниже указывается новое наименование организации. За все годы наименования организации не указываются на обложке дела. Для этого есть предисловие к описи дел.
СПАСИБО!
Здравствуйте! Я работаю в архиве на ТЭЦ. Предприятие занимается выработкой и распределением тепловой и электрической энергии. На данный момент занимаюсь составлением номенклатуры на 2017 г.,но для некоторых дел нет статьи по перечню типовых управленческих документов, например — Суточные ведомости нагрузок турбогенератора и прочие подобные документы турбинного участка, отдела энергосбыта и котельного цеха. Подскажите, как быть с подбором статей и сроков хранения?
Здравствуйте! При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов вашего предприятия, наряду с перечнем типовых управленческих документов надо пользоваться "Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
Здравствуйте! При подготовке дела к передаче в архив на титульном листе обязательны реквизиты «начато» и «окончено»? Если да, то в каких случаях они проставляются. Спасибо.
Здравствуйте! В соответствии с п. 4.28. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, на обложке дела указываются крайние даты заведения и окончания дела. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом. Проставление крайних дат обязательно для распорядительных документов, протоколов, личных дел и др. документов. На делах с годовыми планами и отчетами проставляется только год.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сшиваю приказы по основной деятельности, нескольких приказов не хватает, могу ли я вложить копии этих приказов, сделав соответствующую запись в листе-заверителе или это недопустимо?
Здравствуйте! При отсутствии подлинников приказов их можно заменить заверенными копиями. Поэтому следует заверить копии, в листе-заверителе указать номера приказов (копий).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста:
1) У меня дело из нескольких томов. Например, том №1 начато — это дата первого документа в томе, окончено — это дата последнего документа в томе? или в «окончено» писать дату последнего документа в Деле? (то есть крайний документ третьего тома)
2) в делах, срок годности которых 5 лет («переписка с...», документы (переписка, заявки, сведения и др.) по вопросам...), документы располагать в хронологическом порядке сверху вниз? Ну, то есть, чтобы первый документ был январский, а последний декабрьский.
3) Протоколы заседаний (они тоже 5 лет), располагать от первого к последнему сверху вниз?
Здравствуйте! 1) На каждом томе указываются даты первого и последнего документа, подшитого именно в этом томе.
2), 3) Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. Документы переформировываются, в том числе в хронологической последовательности (т.е. сверху за январь), листы нумеруются, дела подлежат подшивке.
Дела временного срока хранения (1, 3, 5 лет) подлежат частичному оформлению (оформляется обложка дела), документы в деле не переформировываются.
Здравствуйте. У нас имеется утвержденная горархивом номенклатура дел (каждый год новая).
Мы заводим папки по всей номенклатуре, но в конце года бывает, что в папке нет ни одного документа или есть 1. При этом часто такие дела постоянного хранения. Как нам быть? Хранить пустые папки не логично, а при передаче в горархив в случае ликвидации от нас будут требовать по номенклатуре.
Здравствуйте! Если в деле хотя бы один документ, то хранить его надо (например, какое-нибудь положение, инструкция). Если дело не формируется (нет документов), то впредь не надо включать его в номенклатуру дел. В случае, если дело предусмотрено номенклатурой дел, но фактически не формировалось, то при представлении описи дел на утверждение ЭПК составляется справка за подписью руководителя о том, что дело не велось. Справка составляется в произвольной форме.
Здравствуйте! Как правильно ставить нумерации страниц распоряжений по основной деятельности, если в одном из распоряжений есть приложения к нему 10 листов? И где указать про эти приложения, во внутренней описи дела или в листе — заверителе?
Здравствуйте! Если Вы имеете в виду нумерацию листов в деле с распоряжениями по основной деятельности, то в данном случае нумерация проводится в общем порядке, отметка о наличии приложений не делается ни в листе-заверителе, ни во внутренней описи документов дела.
Здравствуйте! Подскажите, если один документ помещается в нескольких томах, какое количество документов в деле указывается в итоговой записи во внутренней описи каждого тома?
Здравствуйте! В таком случае нет смысла составлять внутреннюю опись документов дела. Если всё же внутренняя опись оформлена, то в итоговой записи указывается один документ. Что же ещё можно написать?
Здравствуйте, Евгения.
Подскажите, пожалуйста, как все таки быть?
За период работы детского сада с 2009 по 2016 гг. документы с приказами по основной деятельности, личному составу, в т.ч. на ежегодные отпуска, а также по административно-хозяйственной деятельности формировались в одно дело по годам, но полностью не оформлялись, т.е. только сшивались. Хочется оформить как положено.
Как быть? Можно ли расшить дела за предыдущие годы или оставить на постоянное хранение как есть?
Спасибо за помощь.
Здравствуйте! Лучше расшить дела и оформить заново, «как положено».
Доброго времени суток, Евгения!
У меня к вам 4 вопроса по оформлению в дело невостребованных трудовых книжек и подлинных личных документов.
1 вопрос: в каком виде отдел кадров передает по описи дела в архив? каждый год отделу кадров нужно сдавать по описи (сдаточной) в архив невостребованные трудовые книжки, сформированные в дело, т.е. прошиты в дело (в конвертах каждая по алфавиту фамилий), с внутренней описью и листом-заверителем? Наверно лучше, чтобы сдавали пофамильно, чтобы учёт был!?
2 вопрос: нужно ли нумеровать листы трудовых книжек?
По правилам 2015, п. 4.22. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Значит нужно все-таки её нумеровать, например, 1 лист- конверт, 2 лист – обложка и далее до последнего листа?
В одной статье рекомендуется: «т.к. данные документы являются личными мы не имеем права нумеровать листы такого дела и во внутр. описи графа с номерами листов останется пустой», а также, такие дела формируются в картонные папки с завязками.
Как оформлять такие дела, если мы являемся источником комплектования только управленческой документации и документов НТД?
3 вопрос: как вносить в опись по л.с. невостребованные трудовые книжки и подлинные личные документы?
Если я буду формировать дела вложениями в конверты (нумеровать и конверты, и листы труд. книжки в нем) и сшивать, то, тогда как обычные дела я пишу в опись по ЛС?! Только, опять же, в статье журнала специалист пишет, что нужно независимо от способа оформления дела, вписывать в опись каждую книжку пофамильно, чтобы при выдаче владельцам вписывать в опись факт выдачи, но получается путаница, ведь по описи каждому делу присваивается по порядку свой архивный шифр, а если я буду каждую книжку вписывать, то у меня получится в итоге документов по описи больше, т.е. по номеру по порядку больше, а мы же считаем дела!?
4 вопрос: как поступить, если в некоторых тр. книжках нет записи приема и увольнения в организацию нашу и, например, неизвестна запись увольнения, а только приема? можно ли формировать дело по дате последней записи в трудовой (дата закрытия делопроизводством)?
Если в свое время отделом кадров не внесены записи о приеме/увольнении (с 40-х по 2000-е года), о некоторых сотрудниках никаких сведений нет, т.е. невозможно отследить по приказам и т.д. даты приема/увольнения из организации, о некоторых есть, но тогда теперь мне нужно нести с десяток трудовых книжек в отдел кадров, чтобы они проставляли там даты по приказам, но работающих в тот период сотрудников уже нет, что делать в таком случае? Будет ли грубым нарушением, если в трудовую не будем вписывать даты увольнения и приема, т.к. было переименование организации?
Я могу писать крайние даты по факту, т.е. дата закрытия делопроизводством и будут год последней записи, если невозможно выяснить?
Спасибо заранее!
Здравствуйте! Невостребованные трудовые книжки лучше сдавать в ведомственный архив в составе личных дел уволенных работников. Удобно, когда конверт приклеивается к внутренней стороне обложки дела. Впоследствии трудовая книжка может быть востребована, тогда её удобно изъять. В этом случае листы книжки можно не нумеровать. При передаче трудовых книжек в составе личного дела отпадают и другие вопросы.
Никакие записи в саму трудовую книжку вы не должны вносить!
Ещё раз здравствуйте!
А если у нас в организации невостребованные трудовые книжки просто пролежали в архиве по алфавиту, некоторые выдавались владельцам на руки по расписке, и вряд ли будут вклеиваться в личное дело в последующем, то как мне вписывать их в опись дел по л/с (невостребованные подлинные личные документы)?
Нужно как обычные дела вписывать: дело №, невостребованные подлинные личные документы на буквы «А-И» за такой-то год, на стольки-то листах!?
При выдачи владельцу, отмечать на конверте о выдаче, во вн. описи и листе-заверителе о том, что заменила на копию и изъяла!? Тогда мне не надо делать отметку о выдаче в описи лел по л/с, т.к. не хватит места, чтобы вписывать все изъятия из дела (например несколько или все трудовые)?
как мне их оформить в дело, как дело до 250 листов (дело состоит из конвертов, в которых находятся тр. кн. и личн документы, нумеруются в которых только конверты)?
Спасибо заранее за ответ!
Здравствуйте! Тогда надо сформировать дело «Невостребованные личные документы. Если это только трудовые книжки, то: «Невостребованные трудовые книжки и вкладыши к ним». Включить дело в опись дел по личному составу. Такое дело не прошивается. Документы вкладываются в папку с завязками. Каждая трудовая книжка вкладывается в конверт. Листы трудовых книжек не нумеруются. На конверте проставляется номер, который соответствует порядковому номеру внутренней описи документов дела. Такая внутренняя опись обязательно составляется к делу. В ней перечисляются все документы (трудовые книжки) с указанием ФИО, крайних дат. Обязательна графа «примечание», в которой потом делаются отметки об изъятии документов. Внутренняя опись документов размещается в начале дела.
Добрый день. У нас в организации такая ситуация: все приказы регистрировались и регистрируются в одном журнале: и по лс, и по осн деятельности, и др. Когда начала оформлять дела для передачи на хранение, стала их делить, но нумерация приказов в делах ведь сбивается.
Здравствуйте! Разумеется, нумерация приказов в этом случае нарушается. Тогда в заголовках дел номера приказов не указываются, а в предисловии к описи отмечается, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел. На будущее ведите отдельно регистрацию приказов. Причем, из приказов по личному составу надо выделить приказы со сроком хранения 5 лет (о ежегодных отпусках, командировках и др. согласно ст.19б Перечня 2010 года).
Не совсем ясен Ваш полет мысли.
Одни дела направленности — по личному составу, другие — по основному виду деятельности организации. Конечно они могут (и должны) дробиться по срокам хранения, если это прописано в Номенклатуре.
И Вы правильно заметили, что номера на обложке писать необязательно. Но вот фразу про переоформление — не вижу смысла вообще писать.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, что делать?
При составлении описи дел постоянного хранения была нарушена нумерация дел. Соответственно на обложках дел также проставлена неправильная нумерация. Нужно ли переоформлять обложки или же можно замазать корректором и проставить правильную нумерацию?
Заранее спасибо!
Здравствуйте! До передачи в государственный или муниципальный архив архивные номера (шифры) на обложках дел рекомендуется проставлять карандашом, при необходимости легко можно исправить. В вашем случае переоформлять обложки, конечно, не надо. Номера можно исправить корректором или путем зачеркивания.
Не вижу смысла исправлять номера на делах. Ведь эти номера соответствуют номерам в описи.
А-то, что они попутаны в описи — Ну считаю я так, — можно так ответить.
Сложно пользоваться описью, если в ней все номера попутаны. Какие-то ошибки в нумерации (пропущенные номера, дублетные) обязательно оговариваются в заверительной надписи к описи. При больших нарушениях лучше перепечатать опись и сделать исправления на обложках дел.
здравствуйте, подскажите, пожалуйста, можно ли в заголовке дела постоянного хранения использовать официально принятые сокращения, в частности ВСХП (всероссийская сельскохозяйственная перепись). спасибо
Здравствуйте! Официально принятые сокращения применять можно. Правда, Вы привели не совсем удачный пример. ВЦСПС – это официально принятое сокращение, ВСХП – нет. При применении сокращении и аббревиатур в описи к ней в обязательном порядке составляется список сокращенных слов с расшифровкой.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно сформировать дело с невостребованными трудовыми книжками! После проверки сказали сложить их по годам в отдельную папку, как лучше это сделать?
Здравствуйте! Сложить в папку с завязками, составить внутреннюю опись документов дела.
Здравствуйте! Если в архиве хранятся лицевые счета с 1972 г по 2011 г, составлены сводные описи и присвоены № дела. Бухгалтерия принесла снова лицевые счета за 2006 г и составила опись для сдачи в архив. Как включить в сводную опись и присвоить № дела
Здравствуйте! Если это 2-3 дела, то лучше включить их в прежнюю сводную опись дел в соответствующий раздел (2006 год) под литерными номерами, например, 215а, 215б. Если больше, можно составить дополнительную опись дел по личному составу с присвоением ей отдельного номера.
Здравствуйте! Бухгалтерия сдала в архив лицевые счета по дате увольнения, т.е на титульном листе пишут Лицевые счета за 2006 год на букву «А», а в внутренней описи указывают ФИО и период работы 12.10.2005г-24.12.2006г и на каждую букву начало периода разный, а конец 2006г.
Как оформить сводную опись и можно написать лицевые счета за 2006г, а в графе крайние даты указать период?
Здравствуйте! Разберитесь сначала, возможно, это указан период работы, т.е. даты приема и увольнения работника. Посмотрите на самих лицевых счетах, какие там указаны даты (год, месяц) начисления заработной платы. В крайних датах лицевых счетов указываются только месяцы и год. Если начисление зарплаты идет за 2005—2006 гг., то это надо указывать и в заголовке дела и в крайних датах (октябрь 2005—декабрь 2006).
Здравствуйте! Организация ликвидировалась и наша организация стала правопреемником. В архив были сданы документы личные карточки и лицевые счета.
Вопрос на эти документы составляется отдельная сводная опись или включить общую сводную опись и распределить по годам и номер дела поставить литерный номер.
Здравствуйте! На документы ликвидированной организации составляется отдельная опись дел.
Здравствуйте !!! Подскажите пожалуйста как принять в архив предприятия проектную и исполнительную документацию. Как должен быть оформлен титульный лист на архивной коробке.
Здравствуйте! Не понятно, что вы имеете в виду под словом «исполнительная документация». Проектная документация принимается в архив по отдельной описи. Единицей учета проектной документации является лист (чертеж), внесенный в спецификацию. Обязательным для проектной документации является наличие внутренней описи документов дела. На архивной коробке указывается наименование проекта, номер фонда, номер описи, номера ед. хр. Подробно об особенностях работы с проектной документацией, формы описей и пр. изложено в «Основных правилах работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (1988).
Здравствуйте! Еще раз хочу у Вас спросить на счет лицевых счетов. Внутренняя опись период пишут по дате приема и увольнение работника, соответственно и начисление заработной платы за этот период. Получается, я должна оформить заголовок дела Лицевые счета на букву А за 2005—2006г.г. Лицевые счета на букву Б за 2004—2006г и т.д?
Здравствуйте! Заголовок должен выглядеть так: «Лицевые счета по заработной плате работников предприятия за 2004—2006 гг. «А».
Добрый день. У меня вопрос по личным заявлениям — прием, перевод, увольнение.
Личных дел на предприятии не велось. Номенклатуры дел тоже не было.
В году таких заявлений по 1-2-3 . Можно ли все заявления сгруппировать в три разных дела (прием,перевод,увольнение). То есть три отдельных дела. Но каждое дело за все годы. (Как личные карточки — по алфавиту).
Спасибо.
Здравствуйте! По правилам в дело формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих. Поэтому вам надо формировать все заявления (прием, перевод, увольнение) в одно дело за каждый календарный год. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке (по датам заявлений). Если такие документы формировать в одно дело за несколько лет, то впоследствии будет затруднен отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Напомню, что срок хранения заявлений, не вошедших в состав личных дел – 5 лет согласно ст. 665 Перечня 2010 г.
Добрый день! Подскажите пжл, меня интересует срок хранения по Перечню. В архив организации сдают «Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда». Срок хранения: 45 л. (1) ст. 602 ( (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда- 75 л.). Условия труда как-раз подходят под 75 л. Какой срок хранения писать на деле и в НД: 45 или 75? Такие примеры есть! Если все-же 75 л., как быть с другими делами, которые сдавались ранее?
Большое спасибо, Вам за помощь! Очень помогаете в работе!
Здравствуйте! Согласно Закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ срок хранения документов по личному составу для документов, созданных с 2003 года – 50 лет. Поэтому при разработке номенклатуры дел на 2018 год надо ставить срок 50 лет. Для документов, созданных до 2003 года, срок хранения остается 75 лет. По поводу уточнения срока хранения документов по ст. 602 надо учитывать, что статья имеет добавление к сроку – «ЭПК», то есть срок хранения может быть продлен.
Добрый день! «Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда» не относятся к кадровым. Срок хранения у них все-равно будет 50 лет (с 2003 года), так как они относятся к документам по личному составу? Правильно я поняла? Тогда в описи при сдаче в архив какую статью ставить? Спасибо!
Здравствуйте! Документы по аттестации рабочих мест не относятся к документам по кадровому обеспечению, но относятся к документам по личному составу, так как связаны с трудовыми отношениями работника с работодателем. Документы указанные вами документы удостоверяют работу человека в условиях вредного производства, дающее право на получение льготной пенсии, пенсии по инвалидности. Эти документы включаются в опись дел по личному составу, впоследствии используются для оформления справок социально-правового характера. При передаче документов по личному составу в ведомственный архив в описи указывается срок хранения дел без ссылки на статью. В номенклатуре дел указывается срок хранения дела со ссылкой на статью. Ставьте ст.602 и в примечании – 43-ФЗ.
Добрый день!
В архив организации сдали «Приказы о премировании». На обложке дела написано: начато 01.01.2017, окончено 31.05.2017, хотя по факту (первый приказ) начато с 09.01.2017.
Это правильно? Или надо исправлять? Спасибо!
Здравствуйте! На обложке дела надо указывать крайние даты документов, подшитых в дело. В вашем случае начальная дата 09 января 2017.
Добрый день! Подскажите пожалуйста можно ли на дела постоянного срока хранения оформлять корешки с указанием года и букв (например Лицевые счета по з/п за 2000 год, на корешке напечатано и наклеено «2000 г. „А-К“»)? Примет ли потом гос архив такие дела?
Здравствуйте! На корешках лицевых счетов можно делать надписи фломастером, ручкой. Любые наклейки на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не допускаются. В государственный архив дела с наклейками точно не примут. Хотя документы по личному составу, к которым относятся и лицевые счета по заработной плате, передаются в государственный архив, как правило, только после ликвидации организации.