Рейтинг@Mail.ru

Делопроизводство и архив – нормативно-методические документы

В список включены только самые необходимые нормативные документы, которые помогут в любой организации правильно наладить делопроизводство и обеспечить ведение архива. Также вам будут полезны статьи данного ресурса, написанные с учетом всех основных нормативных требований.

Скачать Основные правила работы архивов

  • документ имеет рекомендательный характер,
  • коммерческие структуры тоже могут использовать его как справочник (в том числе для разработки своей инструкции по делопроизводству), т.к. составлен на основании действующих норм по делопроизводству и архивному делу,
  • лаконично и доступно прописаны основные моменты работы с документами, исключите только ненужные вам разделы.

Скачать Методические рекомендации

Используют для определения сроков хранения документов в процессе составления номенклатуры дел, акта об уничтожении документов, отбора дел для передачи их в архив.

  • тем не менее, именно его следует применять для определения сроков хранения документов, образовавшихся в период его действия (годы 2000—2010 гг.), прежде всего речь идет об уничтожении документов за эти годы.

Скачать Перечень 2000 года

  • носит нормативный характер для всех и не зависит от формы собственности,
  • с его появлением отменен Перечень 2000 года (см. выше), поэтому применяется для определения сроков хранения документов, образовавшихся после 2010 года,
  • нормативный источник для установления сроков хранения документов, в том числе в номенклатуре дел, начиная с 2011 года (переоформляются ссылки на соответствующие статьи перечня).

Скачать Перечень 2010 года

  • применяется для специфических функций, если область деятельности организации можно охарактеризовать как научно- , производственно-техническую, проектную и строительную,
  • тем не менее, в указанных сферах деятельности для типовых управленческих функций распространяются требования Перечня 2010 года (рассмотрен выше).

Скачать Перечень НТД

Также могут применяться в работе ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения (при наличии), типовые и примерные номенклатуры дел (при наличии). И еще следует руководствоваться существующими требованиями законодательных и других нормативных правовых актов в вашей области деятельности.

Еще будут полезны в организации работы:

  • носит рекомендательный характер, но все уважающие себя организации стараются следовать требованиям этого документа,
  • статьи по оформлению документов на этом сайте написаны с учетом данных требований.

Скачать ГОСТ по оформлению документов

ГОСТ Р 51141-98

  • Термины, установленные указанным документом, носят официальный характер во всех видах документов по темам «делопроизводство» и «архивное дело», поэтому желательно ознакомиться для общего развития с принятыми «правильными словами» в данной области.

Скачать ГОСТ с терминами

  • может быть использовано организациями всех форм собственности

Скачать положение об архиве организации

  • может применяться организациями независимо от формы их собственности

Скачать положение об экспертной комиссии

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересно посмотреть:


К записи 140 комментариев

Извините, пожалуйста, но хотела бы уточнить. Просто много где читала и везде по-разному пишут. Собираемся уничтожать документы за 2006 год. Вы говорите, что нужно пользоваться Перечнем от 2000 г. Где-нибудь об этом написано? Просто не знаю уже как-быть. Логически, понимаю, что раз в то время действовал тот Перечень, то и уничтожать документы нужно согласно него, но все же?

Типовой перечень 2010 года распространяется на документы, образовавшиеся после его утверждения. К сожалению, в указаниях по применению Перечня прямо об это не говорится. Сроки хранения документов 2006 года определялись по утвержденной номенклатуре дел на 2006 год, которая составлялась на основании Перечня 2000 года.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, как грамотно объяснить своему руководителю, что необходимо на предприятии ввести положение об архиве и положение об экспертной комиссии. На какие документы нужно ссылаться?

Можно сослаться на «Основные правила работы архивов организаций» (2002): п.10.1. (положение об архиве) и п.2.2. (ЭК).

Здравствуйте!

Подскажите, может ли канцелярия отказать курьеру в приеме документов, привезенных нарочно (не запечатанные в конверт с сопроводительным письмом) и на каком основании.

Здравствуйте! В нормативных документах об этом ничего не «прописано». Однако если у курьера не принимают документы, потребуйте хотя бы отметку работника канцелярии, в связи с чем документы не приняты (нет подписи, просрочен ответ, не приёмное время и т.п.). Гарантированно дойдет до адресата документ, направленный заказным письмом с уведомлением.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, имеет ли право ГАУ ТО «Государственный архив» требовать от предприятия предоставления на согласование описи дел постоянного хранения, сводной номенклатуры дел, описи дел по личному составу? Может ли предприятие отказать госархиву принять комиссию по проведению обследования деятельности архива ОАО? Если да, то на каком основании? Что означает понятие «ведомственный архив»? Как узнать наш архив относится к ведомственному или нет?

Здравствуйте! Если вы являетесь источником комплектования ГАУ ТО «Государственный архив», то он имеет право требовать от вас предоставление перечисленных Вами документов, а также имеет право проверять состояние и условия обеспечения сохранности документов постоянного хранения и по личному составу. Основание: Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Подскажите пожалуйста, что входит в нормативно-методическую базу, регулирующую обеспечение физической сохранности документов

Здравствуйте! Вопросам обеспечения сохранности документов посвящен 4 раздел «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Здравствуйте!

Начала работать в детском садике и впервые познакомилась с номенклатурой. Впрочем, руководство садика с ней тоже на «вы», как я поняла. Решила ознакомиться с номенклатурой за последние года, это оказались 2009—2010. И возник вопрос: Книга записей воспитанников — 50 лет, с 329 ВП Что это такое? ПТД, НТД знаю, а это... Протоколы заседаний педагогического совета уч-ия и документы к ним — пост., ст 5а ТП. А это что такое?

И правильно ли я поняла, что статьи общие в ПТД и надо указывать лишь самые приближенные к заголовкам дела в своей номенклатуре?

Здравствуйте! Очевидно, ВП – это ведомственный перечень (перечень Министерства просвещения), а ТП – это типовой перечень 2000 года, действующий до 2010 года. Статьи по перечню надо указывать максимально приближенные к заголовкам документов вашей номенклатуры дел. Для специфических документов можно использовать ведомственные перечни.

Спасибо большое за ответ! Спасаете просто. А где этот ведомственный перечень найти? Гуглю — ничего нет, очевидно надо знать точно, где искать. Или он не изменился и можно в новую номенклатуру перенести из старой?

Здравствуйте! Это Перечень Министерства просвещения СССР 1980 года, но он не отменен. Попробуйте ещё рез через Google. Он есть!

Добрый день!

Нашла Приказ Министерства просвещения СССР от 30 декабря 1980 г. N 176 «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения». Это же оно? Я там нашла, что мне было нужно. Но как его сокращенно в номенклатуре назвать?

Здравствуйте! Перечень этот! В номенклатуре можно обозначать сокращенно, например «ПМП» (Перечень Министерства просвещения), главное в ссылке, либо в предисловии сделайте расшифровку.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, может ли ликвидироваться предприятие без сдачи архива в городской архив, или архив можно просто уничтожить? И где прописано, какие штрафные санкции грозят ликвидатору, если все-таки не передавать в городской архив документы предприятия.

Здравствуйте! Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 10 ст. 23) устанавливает, что при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, документы передаются ликвидационной комиссией в соответствующий государственный или муниципальный архив. Ст. 17 Закона обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, а в ст.27 прописано об ответственности за нарушение архивного законодательства, вплоть до уголовной. На практике при ликвидации организации арбитражный суд требует от ликвидационной комиссии документ, подтверждающий передачу архивных документов, в том числе документов по личному составу, в государственный или муниципальный архив. Без такого документа Ваше предприятие не ликвидируют.

Я работаю в школе. Как правильно составить номенклатуру дел, если некоторые сроки хранения дел в новом перечне за 2010 год не существует. Например «алфавитная книга обучающихся», «приказы по учащимся» и т.д.?

Спасибо.

Здравствуйте! Есть Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР и учреждений системы просвещения (1980), к сожалению, более нового в этой сфере пока нет, но этот перечень не отменен, им пользуются учебные заведения.

Добрый день! Архивом занимаюсь впервые. Скажите где взять статьи?

Здравствуйте! Прежде всего, Вам надо изучить «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., а также потребуется скачать «Перечень типовых …», утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 со статьями о сроках хранения документов (может, Вы эти статьи имели в виду?).

Здравствуйте! Наше предприятие в настоящее время обрабатывает документы с последующей передаче в ЦГА. Компания, которая выполняет работы, информировала нас, что при передаче в гос.архив надо платить пошлину за каждое дело. Наше предприятие не бюджетное. Вопрос: Есть ли какое-нибудь законодательное обоснование (статья) почему берётся эта пошлина.

Здравствуйте! Если ваше предприятие проводит обработку архивных документов с последующей передачей их в ЦГА, Вам полезно ознакомиться с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», почитайте и комментарии к этому закону.

В соответствии с п. 4 ст.18 Закона документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут передаваться на хранение в государственный архив по договору между собственником документов и государственным архивом. Обращаю Ваше внимание на то, что речь идет о документах Архивного фонда РФ, то есть о документах постоянного хранения. Для этого Ваша организация должна быть включена в список источников комплектования государственного архива, документы должны пройти в установленном порядке экспертизу ценности (на описях должен стоять штамп утверждения ЭПК). Тогда документы должны сдаваться в государственный архив бесплатно (архив может устанавливать плату только за досрочный прием).

Если речь идет о документах временного или долговременного срока хранения (по личному составу), то документы могут передаваться в государственный архив по договору на платной основе. Прежде чем заключить такой договор, изучите учредительные документы госархива (прежде всего Устав), прейскурант цен на платные услуги. Обычно плата берется за каждый год хранения документов, не отнесенных к составу Архивного фонда РФ.

У нас организация жилищно-коммунального хозяйства. Документы накопились за 7 лет, представляют собой архивную россыпь. Где можно получить бесплатную консультацию по приведению архива в порядок?

Здравствуйте! Консультацию можно получить в государственном или муниципальном архиве вашего региона. Хотя большинство архивов бесплатно консультируют только те организации, которые входят в список источников комплектования этих архивов. Возможно, с вашей организации за консультацию потребуют небольшую оплату. Вы можете и сами привести в порядок архив, используя перечни документов с указанием сроков хранения и «Основные правила работы архивов организаций» (2002).

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста какой срок хранения у самой номенклатуры дел и на какую статью ссылаться в приказе МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РФ от 25 августа 2010 г. №558.

Здравствуйте! В соответствии со статьей 200а вышеназванного перечня, срок хранения номенклатуры дел организации – «постоянно».

Добрый день! Подскажите, а какими документами можно пользоваться негосударственной организации при ведении делопроизводства и ведения архива? Заранее благодарю!

Здравствуйте! Это «Основные правила работы архивов организаций» (2002), они включают и вопросы делопроизводства (номенклатура дел, формирование дел). По оформлению документов – ГОСТ Р 6.30-2003.

Большое спасибо!

Скажите, пожалуйста, чем отличается форма бланка от бланка? Если можно дайте ссылку на образцы. Спасибо!

Здравствуйте! В форме бланка указывается порядок (схема) расположения реквизитов документа. На бланке организации уже конкретно указываются эти реквизиты. Образцы бланков документов (приказ, письмо, протокол и др.) приведены на сайте. Образцы основных бланков документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, у меня следующая ситуация, я устроилась в организацию делопроизводителем, которая работает только несколько месяцев, соответственно в ней не организован документооборот. Совсем ничего нет. С чего лучше начать? Организация занимается покупкой/продажей сырья. Знаю, что должна быть номенклатура дел, где взять статьи, что в ней должно быть прописано. должностные инструкции, положения

Здравствуйте! Начать надо с разработки номенклатуры дел (на сайте есть рекомендации). В нее включают все заведенные дела. Сроки хранения и статьи из Перечня документов (смотрите на данной странице).

Здравствуйте! Не могу определить срок хранения копии ПТС на транспортные средства, оригинал передали при купле-продаже. Предприятие (ОАО) является владельцем ПТС.

Здравствуйте! Не понятно, почему ПТС передали, если транспортное средство у вас. Но ПТС должен храниться до утилизации транспортного средства. Если нет оригинала, то надо хранить копию. Сослаться можно на ст. 1193 «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2007).

Не могу понять где хранить неисполненные документы.

Например, мы посылаем запрос, письмо регистрируется, но ответа не получили. Где хранить отправленное письмо?

Здравствуйте! В данном случае второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с перепиской.

Подскажите, пожалуйста, как расшифровать аббревиатуру «ЭПК», проставленную в Вашем Образце номенклатуры дел отдела кадров (столбец «Срок хранения»)

Здравствуйте! Аббревиатура «ЭПК» означает «экспертно-проверочная комиссия». Эта комиссия действует при архивном учреждении, органе. Отметка «ЭПК» в перечнях документах с указанием сроков хранения означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения после предварительной экспертизы, а уничтожение документов с такой отметкой может быть проведено только после согласования с архивным органом. Подобные разъяснения имеются во всех перечнях.

скажите, сколько лет хранится должностная инструкция и какая статья по приказу №558 от 25 августа 2010 года (перечень управленческих документов)? Заранее спасибо за ответ

Здравствуйте! На основании ст.77 хранятся 75 лет. Можно хранить их в составе личных дел.

Добрый день! Подскажите, как правильно определить сроки хранения в сфере ЗАГС. Каким Перечнем воспользоваться?

Здравствуйте! Есть старый перечень 1976 года – «Перечень документов органов ЗАГС с указанием сроков хранения». К сожалению, новый перечень в это сфере не разработан. Некоторые документы ЗАГС есть в Перечне Минюста СССР 1980 г. Сроки хранения книг записи актов определяются Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ (изм. 2002). Для определения сроков хранения управленческих документов применяется Перечень 2010 года.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какими документами должно пользоваться федеральное бюджетное учреждение (филиал) при составлении своей номенклатуры дел (организация речного транспорта)?

Здравствуйте! Для составления номенклатуры дел можете пользоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (2002), а также рекомендациями нашего сайта (статья по составлению номенклатуры дел). Для определения сроков хранения документов – Перечень 2010 года.

Здравствуйте. Не могу найти сроки хранения технических условий на присоединение к сетям водоснабжения и канализации. Не подскажете какой срок хранения ТУ?

Здравствуйте! Вам необходимо использовать «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182). В этом перечне сроки хранения документов указаны по графам, в зависимости от вида деятельности организации (заказчик, разработчик, эксплуатационная организация). Срок хранения ТУ – постоянно, либо «до замены ТУ» — ст. 364.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, определить статью по перечню для документов о проведении конкурсов печатных работ на публикацию (публикации, заявления, протоколы)

Здравствуйте! Может быть, ст. 92 Перечня 2010 года.

Здравствуйте! Подскажите как обычно сокращают названия перечней 1988 г., 2000 г., 2007 г. 2010 г., ведомственного.

Здравствуйте! Обычно перечень 2007 г. – ПНТД; типовые перечни управленческой документации по годам: ТП 1988, ТП 2000; ТП 2010. Можете придумать свои обозначения.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, с чего начать: поставили задачу подготовить номенклатуру дел за 2014 год. В моём ведении на данный момент исходящие письма, входящие письма, приказы, распоряжения, жалобы. Входящая корреспонденция по эл. почте регистрируется в электронном виде, а по почте России в журнале вход. корреспонденции (в основном это акты поставщиков, которые регистрируются, что с этим делать?) До моего прихода никакого перечня не существовало (работаю недавно инспектором канцелярии). Нужно ли мне ознакомиться с номенклатурой дел других подразделений или составить свою, за которую отвечаю. Организация является медицинским учреждением.

Здравствуйте! Сначала надо собрать перечни дел всех структурных подразделений и совместно с сотрудниками структурных подразделений определить сроки хранения дел на основании перечней документов с указанием сроков хранения. Подробные рекомендации по составлению номенклатуры дел изложены на нашем сайте. Номенклатура дел разрабатывается на предстоящий год. Поэтому вам надо составлять номенклатуру дел на 2015 год.

Добрый день! Возникла необходимость в номенклатуру дел на 2015 год включить новое дело с протоколами производственных совещаний, которые проводит главный инженер организации. Какой срок хранения у этих дел? Протоколы совещаний у генерального директора в 2014 по номенклатуре имели постоянный срок хранения (ст.18б Перечня).

Здравствуйте! Для этих протоколов тоже подойдет ст. 18 б.

Здравствуйте, составляю номенклатуру дел на 2015 год для медицинского учреждения, последняя номенклатура была составлена в 2009 году, кроме основного перечня 2000 года, кот. сейчас заменен на 2010 года, были использованы: «Перечень документов со сроками хранения МЗ СССР, органов, учреждений, организаций ...системы ЗО, М.Б 1974 г.» и "Приказ МЗ СССР №1030 от 04.10.1980 «Об утверждении форм первичной медицинской документации со сроками хранения», не могу найти заменились ли эти документы новыми или они и сейчас действуют, где посмотреть???

Здравствуйте! Указанные Вами документы не отменены, ими до сих пор пользуются учреждения здравоохранения, т.к. новые в этой сфере, к сожалению, не разработаны.

Здравствуйте. Я работаю в сфере высшего образования. Подскажите, пожалуйста, заголовок дела «Документы (предложения, методические рекомендации) по актуализации Программы развития за 2014 год» к какой статье относится? Заранее спасибо.

Здравствуйте! Возможно, подойдет ст. 263 или 269 Перечня 2010 года.

Здравствуйте. Срок хранения приказов о привлечении к работе в нерабочий праздничный день — 5 лет. А если в этом приказе указана двойная оплата за работу в такой день — срок хранения такого приказа сколько?

Здравствуйте! Такие приказы лучше формировать вместе с приказами по личному составу (срок хранения – 75 лет).

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, определить статью по перечню для актов приема-передачи трудовых книжек, составляемых при уходе в отпуск сотрудника кадровой службы (организация — управление финансов).

Здравствуйте! Ст. 79-б Перечня 2010 года.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, определить статью по перечню для документов «Документы (копии приказов, докладов, служебные записки, уведомления, и т.д.) о проверках достоверности и полноты представленных сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего»

Здравствуйте! Возможно, ст. 679 Перечня 2010 г.

Здравствуйте! Вопрос такой — наименование наших документов не в точности соответствуют названиям документов в Приказе 558, обязательно ли наши документы переименовывать в соответствии с названием документов как 558?

Здравствуйте! Заголовки документов и дел любой организации не могут точно соответствовать заголовкам Перечня.

Евгения, здравствуйте!

Помогите, пожалуйста, определить статьи по Перечню для документов: 1)"Протоколы заседаний Совета многоквартирного дома" (ст.18 к) — ?????); 2) «Конкурсная документация на участие в открытом конкурсе по выбору управляющей организации»; 3) «Акты осмотра технического состояния зданий, сооружений, жилых и нежилых помещений после залития». Спасибо Вам большое за сайт и за помощь!

Здравствуйте! 1) – ст. 949; 2) –ст.812; 3) — ст. 929.

Здравствуйте! если названия документа не найдено в перечне, как определиться со сроком хранения документа? Документ называется — «акт обследования зеленых насаждений на территории города N».

Здравствуйте! Перечень 2010 года включает управленческие документы. Вам следует изучить «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, либо использовать ведомственный перечень.

Здравствуйте! Недавно устроилась на работу в организацию, где в течении нескольких лет (т.е. с момента основания организации) архив не велся совсем, документы просто складывались в беспорядке. Подскажите, пожалуйста, как привести этот архив в порядок. С чего лучше начать?

Здравствуйте! Организацию ведомственного архива необходимо строить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002). Можно воспользоваться рекомендациями нашего сайта (архив «с нуля»). Для начала Вам надо разобрать документы по годам и срокам хранения.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, документ называется «Книга учета записей о захоронении», срок хранения такого дела постоянный, но не могу найти статью по Перечню 2010 г.

Здравствуйте! Такой статьи в Перечне 2010 года нет. Возможно, вам следует обратиться к ведомственным инструкциям.

Какие статьи Перечня № 558 от 25.08.10 можно было бы объединить, убрать значок ЭПК, целесообразно разделить на две статьи (постоянного и временного н/п 21)

Здравствуйте! Вопрос об объединении статей в Перечне лучше задать разработчикам Перечня. Если же речь идет о номенклатуре дел организации, то в некоторых случаях можно объединить дела. «Убрать» отметку ЭПК при разработке номенклатуры дел не всегда возможно, так как экспертиза ценности документов проводится после завершения дел делопроизводством. Специалист оценивает не только конкретные документы, но в совокупности весь состав документов за определенный период. Тогда один и тот же документ, например доклад о работе (ст.21), может быть отобран на постоянное хранение, или нет, если содержание документа повторяется в сводном годовом отчете.

Здравствуйте!

Я работаю в отделе кадров. У нас часто меняются должностные инструкции. Все подлинники мы, конечно же, храним отдельно, прошитыми и пронумерованными. Копию инструкции кладем в личное дело. Однако из-за постоянных обновлений личное дело сотрудников не помещается в папки! «Толстеет».

Вопрос: нельзя ли изъять копии предыдущих должностных инструкций из личных дел. И положить действующие. Они ведь и так хранятся в виде подлинников отдельно????

Здравствуйте! Согласно ст.77 Перечня 2010 года индивидуальные должностные инструкции работников должны храниться 75 лет. В личное дело подшивается подлинник документа, второй экземпляр или заверенная копия выдается работнику. При необходимости можно формировать отдельное дело с должностными инструкциями. Однако в опись дел по личному составу должностные инструкции включаются в составе личного дела, поэтому изымать какие-либо экземпляры из личного дела не следует.

Скажите, пожалуйста, сколько лет хранятся документы в архивах ЗАГСа.

Здравствуйте! Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» акты записей гражданского состояния хранятся в архивах ЗАГС 100 лет, после чего передаются в государственные архивы. Другие документы, образующиеся в деятельности ЗАГС, имеют разные сроки хранения в соответствии с перечнями документов и ведомственными инструкциями.

Добрый день! Составляю акт об уничтожении документов за 2007 год. Вопрос: На что я должна опираться? Номенклатуру дел по 2007 году или на Перечень 2013 года?

Здравствуйте! Документы 2007 года уничтожаются согласно номенклатуре дел 2007 года и Перечня 2000 года.

Добрый день! Положение о постоянно действующей ЭК и Положение об архиве сначала согласовали с Гос. архивом (дата стоит 11.03.2015), потом согласовали нашими сотрудниками (дата стоит 30.03.2015), т.к. без их виз не подписывал руководитель и только после этого руководитель утвердил данные документы (дата 14.08.2015)... Скажите, пожалуйста, правильно ли будет если мы поставим дату «задним» числом 30.03.2015 в грифе утверждения в данных документов??

Здравствуйте! Положение вначале подписывает исполнитель, позже должна быть дата согласования ЭК, затем дата согласования ЭПК (госархив) и в последнюю очередь – утверждение.

Добрый день! Вопрос по делопроизводству следующего характера:

— Организация переименована по приказу Министерства 13 октября;

— Изменения в Устав (получили 16 октября), зарегистрированы в налоговой 28 октября;

1. С какого числа должна быть новая гербовая печать? новые бланки и печати структур? (за один день это ведь всё не сделается);

2. Как определить этот переходный срок? Кто его устанавливает? Или в каком нормативном акте это прописано?

3. Если в этот период пользоваться старыми печатями будет ли это правомочно?

4. Обязательно ли вводить в действие новые печати приказом организации, если у нас есть положение о печатях? (наверное, нужно, но вопрос на всякий случай).

Спасибо.

Здравствуйте! В приказе Министерства должно быть указано, с какого числа вводится новое название организации. С этой даты и надо применять новые печати и бланки. Никакими нормативными документами «переходный период» не устанавливается. Просто дата переименования должна быть на несколько дней позже даты министерского приказа, за это время можно изготовить новые печати и бланки. Как правило, новые печати и бланки вводятся в действие приказом организации.

Нужна ссылка на официальный документ о том, что документы до 2010 года включительно уничтожаются по Перечню 2000 года, а с 2011 — по Перечню 2010 года

Здравствуйте! Решением ЦЭПК при Росархиве от 15.09.2009 согласованы Указания по применению Перечня 2010 года, они размещены на сайте Росархива и, к сожалению, не были опубликованы при издании Перечня. Других официальных документов нет. Читайте в указаниях по применению перечня

День добрый ! У нас в инструкции по делопроизводству прописано «Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм)». Т.е. по сути конкретно не прописано о том, что бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов". В связи с чем сотрудники начали приносить документы напечатанные к примеру на желтой бумаге, зеленой (цветной, объясняя это тем, что ведь это нигде не прописано — значит можно!). Вопрос: принимать ли такие документы, либо вносить изменения в инструкцию? А если не принимать, то чем обосновывать свой отказ?

Здравствуйте! Чтобы окончательно отрегулировать этот вопрос, внесите изменение в свою инструкцию по делопроизводству. Основание: ГОСТ Р 6.30-2003 «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ», п. 5.5., где сказано, что «бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона».

Добрый день! Огромное спасибо всем разработчикам за такой значимый в нашей работе сайт, особенно для новичков, здесь есть ответы на все вопросы! Начну с начала, я недавно приступила к обязанностям в ЗАО (предприятие большое) и честно говоря хватаюсь за голову, документооборот в плане организации архивного делопроизводства хромает, архивохранилища нет. Номенклатура дел ежегодно формируется на нашем предприятии, но проверяя статьи, выбираемые сотрудниками ответств. за составление НД понимаю, что явно не подходят многие, я не архивист и, конечно, масса вопросов в этом деле. Подскажите, пожалуйста, как лучше обосновать, и на какие нормативные документы ссылаться для подтверждения значимости на предприятии введения штатной единицы архивариуса. Огромное спасибо, буду очень признательна!

Здравствуйте! Для обоснования штатной единицы архивариуса на крупном предприятии рекомендую Вам в первую очередь ссылаться на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Ст. 17 Закона обязывает все государственные органы и организации, в том числе находящиеся в частной собственности, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу. То есть по закону в организации должен быть архив, и для обеспечения его работы в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526) должен быть работник (и) архива. Существуют различные методики расчета штатной численности работников архива, их можно найти на сайте Росархива, но эти методики не носят нормативный характер. Необходимо также доложить руководству об объеме документооборота на предприятии, о количестве дел (единиц хранения) в архиве и о видах работ, выполняемых в архиве (комплектование, упорядочение, учет, выдача архивных справок и др.).

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, есть ли где-то четкий перечень входящих писем, не подлежащих регистрации и ответу на них. Немного поясню ситуации: поступаем очень много писем с просьбами о помощи (зачастую без указания имени руководителя и «живой» подписи). Специалист, который занимается вопросами благотворительности, просит найти обоснование не отвечать на подобные письма. В инструкции по делопроизводству у нас указано: "Часть документов передается руководителю без регистрации (рекламы, открытки, письма-благодарности, приглашения на мероприятия, то есть на нашу инструкцию не могу ссылаться). А в нормативных документах пока нашла только общие рекомендации.

Здравствуйте! Нормативные документы содержат равно такой же перечень, как в вашей инструкции.

На каком основании заводить журнал по фиксации обеспыливания и санитарных дней в архиве? И нужно ли?

Спасибо!

Здравствуйте! «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 не содержат требования вести такой журнал. Однако, в целях соблюдения санитарно-гигиенического режима в помещении архива, обеспыливание коробок, стеллажей и пр. проводить надо, в соответствии с теми же Правилами (п. 2.27.). Чтобы как-то отразить эту работу, можно включать работу по обеспыливанию в годовой план работы архива.

Добрый день! Только-только устроилась руководителем отдела делопроизводства, который состоит из 3-х человек: меня, делопроизводителя и архивариуса. К сожалению со многими вещами по архивному делу я не знакома и поэтому не знаю многих нюансов по работе архивариуса. Из-за этого же не могу «ставить» задачи ему. Архивариус же категорически отказывается что-либо докладывать о текущих делах в архиве. Т.е. по факту я, как его руководитель, не знаю чем занимается мой подчиненный и не могу контролировать его. Что делать?

Здравствуйте! Рекомендую Вам изучить «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Ориентируясь на эти правила, можно по пунктам проверять работу архива (соблюдение режима обеспечения сохранности документов, ведение учетных документов архива, соблюдение графика приема документов и т.д. и т.п.).

MAXCACHE: 0.47MB/0.00043 sec