Рейтинг@Mail.ru

Учет документов в архиве организации

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования.

Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.

С практической точки зрения для учета документов в архиве достаточно иметь:

  • опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),
  • опись дел по личному составу,
  • опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,
  • опись дел временного хранения (< 10 лет) можно не составлять, тогда учет ведется по номенклатурам дел за разные годы, часто дела данной категории в архив организации вообще не передаются (остаются в структурных подразделениях до истечения сроков хранения),
  • описи дел структурных подразделений – это сдаточные описи, по которым дела передаются в архив организации, они являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел,
  • дело фонда – совокупность документов по истории организации и ее фонда (акты о выделении к уничтожению дел, акты о проведении проверок наличия и состояния дел, акты передачи дел на государственное хранение, историческая справка и др.), документы в деле располагаются по мере поступления в хронологическом порядке, нужно вести внутреннюю опись, листы в деле нумеровать,
  • паспорт архива организации – только для тех, кто является источником комплектования государственного или муниципального архивов.

Лист-заверитель дела служит для количественного учета листов в делах постоянного, временного (> 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).

Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.

Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.

Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.

Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.

Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.

За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.

Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 138 комментариев

здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, статьи по срокам хранения Свидетельств о допусках СРО (Саморегулируемые организации), у нас строительная организация — член СРО. Спасибо.

Здравствуйте! Поскольку этот документ не относится к управленческой документации, вам надо использовать "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, раздел 7 – Строительство и реконструкция.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, каким Перечнем следует руководствоваться при уничтожении дел, оконченных делопроизводством в 2009 году? Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 или Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 г.

Здравствуйте! Перечнем 2000 года.

Здравствуйте. Поясните, пожалуйста, что такое «крайние даты» в описи. Это даты первого и последнего документа внесенного в это дело? Т.е. например: я сдаю авансовые отчеты за 2015 год, первый документ в этом деле датируется 10 января 2015 г., а последний 31 декабря 2015 г. Это и будут крайние даты?

Здравствуйте! Крайние даты – это даты первого и последнего документа дела. В плановых и отчетных документах крайние даты не ставятся в описи и на обложке дела, указывается только год. Годовой отчет за 2015 год – в дате указывается 2015 год, хотя отчет составлялся в 2016 году. План на 2017 год – указывается 2017 год, хотя план составлялся в 2016 году.

Здравствуйте! В нашей организации помимо основной деятельности, есть еще и издание журналов. Сколько нужно хранить издаваемые журналы и какая статья Перечня. К сожалению, самостоятельно найти данную информацию я не смогла. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Согласно ст. 535 Перечня 2010 г. – до ликвидации организации.

Здравствуйте! Помогите разобраться с реестрами описей, они ведутся отдельно на архивные опиcи и отдельно на сдаточные описи структурных подразделений? Или это должен быть один реестр на все описи? И как заполнять реестр? Каждый год вписывать одни те же описи, но с разными годовыми разделами? В образце «№ п/п 16... опись №2... Всего хранится в архиве 2 описи». Нельзя ли сделать более расширенный образец? С №№ п/п 1,2, 3… 16, 17…

Здравствуйте! Внимательно изучите раздел 3 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Там речь идет о годовых разделах сводных описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, именно на основании этих описей составляется реестр описей. Сдаточные описи здесь не учитываются (о них речь в 4 разделе Правил). Обычно в организации ведутся две-три описи: опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу, опись личных дел. Если есть проектная, научно-исследовательская документация, то составляются ещё описи НТД (научно-технической документации). Исходя из специфики деятельности организации, могут отдельно составляться и другие описи. При завершении описи (когда нумерация превышает 9999 ед.хр.) заводится новая опись, ей присваивается новый номер, она также включается в реестр описей.

Здравствуйте! И все таки я правильно поняла, в реестр описей каждый год вносятся годовые разделы сводных описей? А на сдаточные описи нужно составить реестр сдаточных описей? Еще маленький вопрос. Нумерация сдаточных описей идет, например: № 05сп-11, получается для сдаточных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения одинаковые номера описей или они как то еще обозначаются? Заранее большое спасибо!

Здравствуйте! На сдаточные описи реестр можно не составлять. Сдаточные описи можно как-то дополнительно обозначить, это уже ваше дело.

Добрый день! Подскажите, как правильно вести карточку учета работы с организацией в архиве учреждения, а лучше покажите на примере.

Спасибо.

Здравствуйте! Новыми «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, ведение этой карточки не предусмотрено. Форма карточки учета работы с организацией есть в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), приложение 47. Необходимость ведения такой карточки есть в крупных организациях, имеющих разветвленную подведомственную сеть, особенно, если структурные подразделения расположены удаленно. Лицевая сторона карточки заполняется на основании сведений об организации, её заполнение не должно вызвать затруднений. Оборотная сторона карточки заполняется по итогам проверки архивом структурных подразделений. На основании справки о проверке здесь указывается дата проверки, основные предложения по итогам проверки, результаты выполнения. Последний раздел (4) заполняется согласно паспорту архива.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения энергетических паспортов организации? В 2012 году это введено Приказом Министерства энергетики, но сроков хранения я не нашла в документах, в которых говорится об энергетических паспортах. Только говорится о необходимости обновления этих паспортов не реже 1 раза в 5 лет. Буду благодарна за помощь

Здравствуйте! В данном случае срок хранения определяется на основании "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Изучите внимательно раздел 8.6. и определите срок, исходя из данных (сведений), которые содержатся в энергетическом паспорте. Думаю, подойдет ст. 1347, либо 1348.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас архив частной компании — обязательно ли вести «Книгу учета поступления и выбытия дел, документов». Одно время вели, потом решили, что никакого смысла в этом нет — разве что подсчитать в конце года количество дел. Дела из подразделений передаются по описи, делается отметка в номенклатуре.

Спасибо.

Здравствуйте! Эта книга ведется для учета единиц хранения в архиве. Если у вас небольшая компания, и если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вести эту книгу не обязательно.

Спасибо!

Здравствуйте, Мы ведомственный архив администрации города. На хранении 2 фонда. 1 фонд — исполком до 1992 года, 2 фонд с 1992- по нас. вр. Дела с пос. сроком хр. передаются в муниципальный архив, где документы принадлежат фонду №10. Какой номер фонда отражать в «Книгу учета поступления и выбытия дел, документов» в графе №5.

Здравствуйте! Для организаций, передающих документы в государственный или муниципальный архив, в книге учета поступления… (гр.5) указывается номер фонда, присвоенный архивом. В вашем случае номера фондов должны быть присвоены как фонду исполкома, так и фонду администрации (они должны быть разные). Присвоенные номера фондов указываются как для дел постоянного хранения, так и для дел по личному составу.



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.41MB/0.00028 sec