Учет документов в архиве организации
В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве 
на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования.
Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.
С практической точки зрения для учета документов в архиве достаточно иметь:
- опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),
- опись дел по личному составу,
- опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,
- опись дел временного хранения (< 10 лет) можно не составлять, тогда учет ведется по номенклатурам дел за разные годы, часто дела данной категории в архив организации вообще не передаются (остаются в структурных подразделениях до истечения сроков хранения),
- описи дел структурных подразделений – это сдаточные описи, по которым дела передаются в архив организации, они являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел,
- дело фонда – совокупность документов по истории организации и ее фонда (акты о выделении к уничтожению дел, акты о проведении проверок наличия и состояния дел, акты передачи дел на государственное хранение, историческая справка и др.), документы в деле располагаются по мере поступления в хронологическом порядке, нужно вести внутреннюю опись, листы в деле нумеровать,
- паспорт архива организации – только для тех, кто является источником комплектования государственного или муниципального архивов.
Лист-заверитель дела служит для количественного учета листов в делах постоянного, временного (> 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).
Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.
Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.
Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.
Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.
Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.
Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.
Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.
За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.
Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, статьи по срокам хранения Свидетельств о допусках СРО (Саморегулируемые организации), у нас строительная организация — член СРО. Спасибо.
Здравствуйте! Поскольку этот документ не относится к управленческой документации, вам надо использовать "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, раздел 7 – Строительство и реконструкция.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, каким Перечнем следует руководствоваться при уничтожении дел, оконченных делопроизводством в 2009 году? Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 или Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 г.
Здравствуйте! Перечнем 2000 года.
Здравствуйте. Поясните, пожалуйста, что такое «крайние даты» в описи. Это даты первого и последнего документа внесенного в это дело? Т.е. например: я сдаю авансовые отчеты за 2015 год, первый документ в этом деле датируется 10 января 2015 г., а последний 31 декабря 2015 г. Это и будут крайние даты?
Здравствуйте! Крайние даты – это даты первого и последнего документа дела. В плановых и отчетных документах крайние даты не ставятся в описи и на обложке дела, указывается только год. Годовой отчет за 2015 год – в дате указывается 2015 год, хотя отчет составлялся в 2016 году. План на 2017 год – указывается 2017 год, хотя план составлялся в 2016 году.
Здравствуйте! В нашей организации помимо основной деятельности, есть еще и издание журналов. Сколько нужно хранить издаваемые журналы и какая статья Перечня. К сожалению, самостоятельно найти данную информацию я не смогла. Заранее спасибо.
Здравствуйте! Согласно ст. 535 Перечня 2010 г. – до ликвидации организации.
Здравствуйте! Помогите разобраться с реестрами описей, они ведутся отдельно на архивные опиcи и отдельно на сдаточные описи структурных подразделений? Или это должен быть один реестр на все описи? И как заполнять реестр? Каждый год вписывать одни те же описи, но с разными годовыми разделами? В образце «№ п/п 16... опись №2... Всего хранится в архиве 2 описи». Нельзя ли сделать более расширенный образец? С №№ п/п 1,2, 3… 16, 17…
Здравствуйте! Внимательно изучите раздел 3 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Там речь идет о годовых разделах сводных описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, именно на основании этих описей составляется реестр описей. Сдаточные описи здесь не учитываются (о них речь в 4 разделе Правил). Обычно в организации ведутся две-три описи: опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу, опись личных дел. Если есть проектная, научно-исследовательская документация, то составляются ещё описи НТД (научно-технической документации). Исходя из специфики деятельности организации, могут отдельно составляться и другие описи. При завершении описи (когда нумерация превышает 9999 ед.хр.) заводится новая опись, ей присваивается новый номер, она также включается в реестр описей.
Здравствуйте! И все таки я правильно поняла, в реестр описей каждый год вносятся годовые разделы сводных описей? А на сдаточные описи нужно составить реестр сдаточных описей? Еще маленький вопрос. Нумерация сдаточных описей идет, например: № 05сп-11, получается для сдаточных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения одинаковые номера описей или они как то еще обозначаются? Заранее большое спасибо!
Здравствуйте! На сдаточные описи реестр можно не составлять. Сдаточные описи можно как-то дополнительно обозначить, это уже ваше дело.
Добрый день! Подскажите, как правильно вести карточку учета работы с организацией в архиве учреждения, а лучше покажите на примере.
Спасибо.
Здравствуйте! Новыми «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, ведение этой карточки не предусмотрено. Форма карточки учета работы с организацией есть в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), приложение 47. Необходимость ведения такой карточки есть в крупных организациях, имеющих разветвленную подведомственную сеть, особенно, если структурные подразделения расположены удаленно. Лицевая сторона карточки заполняется на основании сведений об организации, её заполнение не должно вызвать затруднений. Оборотная сторона карточки заполняется по итогам проверки архивом структурных подразделений. На основании справки о проверке здесь указывается дата проверки, основные предложения по итогам проверки, результаты выполнения. Последний раздел (4) заполняется согласно паспорту архива.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения энергетических паспортов организации? В 2012 году это введено Приказом Министерства энергетики, но сроков хранения я не нашла в документах, в которых говорится об энергетических паспортах. Только говорится о необходимости обновления этих паспортов не реже 1 раза в 5 лет. Буду благодарна за помощь
Здравствуйте! В данном случае срок хранения определяется на основании "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Изучите внимательно раздел 8.6. и определите срок, исходя из данных (сведений), которые содержатся в энергетическом паспорте. Думаю, подойдет ст. 1347, либо 1348.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас архив частной компании — обязательно ли вести «Книгу учета поступления и выбытия дел, документов». Одно время вели, потом решили, что никакого смысла в этом нет — разве что подсчитать в конце года количество дел. Дела из подразделений передаются по описи, делается отметка в номенклатуре.
Спасибо.
Здравствуйте! Эта книга ведется для учета единиц хранения в архиве. Если у вас небольшая компания, и если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вести эту книгу не обязательно.
Спасибо!
Здравствуйте, Мы ведомственный архив администрации города. На хранении 2 фонда. 1 фонд — исполком до 1992 года, 2 фонд с 1992- по нас. вр. Дела с пос. сроком хр. передаются в муниципальный архив, где документы принадлежат фонду №10. Какой номер фонда отражать в «Книгу учета поступления и выбытия дел, документов» в графе №5.
Здравствуйте! Для организаций, передающих документы в государственный или муниципальный архив, в книге учета поступления… (гр.5) указывается номер фонда, присвоенный архивом. В вашем случае номера фондов должны быть присвоены как фонду исполкома, так и фонду администрации (они должны быть разные). Присвоенные номера фондов указываются как для дел постоянного хранения, так и для дел по личному составу.
Здравствуйте! Посоветуйте, пожалуйста. В архиве организации я завожу сейчас учетную документацию, возникли вопросы по листу фонда:
1. по мере поступления документов, как вносить в него записи, от руки или каждый раз перепечатывать заново?
2. достаточно ли вносить в него документы по сводным описям или нужно по сдаточным описям отделов?
3. как хранить листы фонда, в отдельной папке?
Здравствуйте! 1. Записи в лист фонда заносятся от руки. 2. В лист фонда вносятся данные описей дел постоянного хранения и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. 3. Заводится дело, где хранятся листы фондов, списки и карточки фондов, реестры описей и другие учетные документы.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, обязателен ли паспорт архива для частного професионального образовательного учреждения, а также лист фонда
Здравствуйте! Согласно п. 3.12. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, паспорт архива обязаны составлять организации, являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива. Если ваше учреждение не сдает документы на хранение в государственный или муниципальный архив, паспорт архива составлять не надо. Лист фонда является обязательным учетным документом для архивов организаций. (п. 3.6. вышеуказанных Правил).
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, каков срок хранения патентов на изобретения в организации и к какому виду документов их относят — к управленческой или научно-технической документации? Надо ли включать их в описи?
Здравствуйте! Согласно ст. 656 "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, на патентные формуляры установлен срок хранения 15 лет ЭПК, для эксплуатационных организаций – 15 лет. Этот вид документов относится к научно-технической документации (НТД) и включается в опись НТД. Если патентов много, то на них может быть составлена отдельная опись.
Здравствуйте! Не могу разобраться, подскажите пожалуйста у личных карточек Т-2 ВУР какой срок хранения и номер статьи по перечню какой? В статье №658 перечня за 2010 год просто указаны личные карточки, а про ВУР ничего не сказано и непонятно сколько они хранятся. Спасибо.
Здравствуйте! В личной карточке Т-2 есть раздел «Сведения о воинском учете». Карточки Т-2 (ВУР), которые ведутся в некоторых организациях, по сути, дублируют карточки Т-2. Поэтому специалисты рекомендуют хранить эти карточки 3 года после увольнения работника по аналогии со ст. 685 е и 690 Перечня 2010 года. В «Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях» Минобороны от 11.07.2017 ничего не говорится о сроках хранения карточек воинского учета.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. Включают дела временного (до 10 лет) хранения в лист фонда, реестр описей и паспорт архива? Такие дела в архив организации сдаются. Спасибо!
Здравствуйте! Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив организации передаются в исключительных случаях. Они учитываются по сдаточным описям, либо просто по номенклатуре дел. В такие учетные документы, как лист фонда, реестр описей и паспорт архива, дела временного (до 10 лет) хранения не включаются. Это видно и по формам учетных документов (приложение 13, 19).
Добрый день.
Помогите, пожалуйста, разобраться! По орг. стрктуре есть корпоративный центр с директором и региональные отделения со своими директорами. Везде издаются приказы по основной деятельности. Где должны храниться приказы? Все в корпоративном центре или регионы хранят свои на местах? Нумерация приказов везде своя.
Спасибо.
Здравствуйте! Если приказы, издаваемые отделениями, подписываются директорами этих отделений, то, конечно, они должны храниться на местах, то есть в отделениях.
Вы имеете ввиду оперативное хранение? А если документы подлежат обработке и передаче в архив организации. Получается Необходимо все хранить централизовано? И составить на приказы отделений разные описи. Верно?
Здравствуйте! Да, в ответе речь шла об оперативном хранении и о формировании дел. При упорядочении документов приказы по основной деятельности включаются в опись дел постоянного хранения. Можно составить общую опись для всех подразделений. Если же это юридически самостоятельные региональные отделения, то опись составляется на каждое подразделение. Храниться документы могут как централизованно, так и в подразделениях. Всё зависит от условий хранения (наличия помещений) и кадров (архивных работников).
Добрый день! Подскажите. пожалуйста, сроки хранения протоколов клинических испытаний, а также отчётов о клинических испытаниях? Какому перечню руководствоваться, при определении сроков хранения такой документации?
Здравствуйте! Если речь идет о медицинской документации, то сроки её хранения определяются согласно «Перечню документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения», утвержденному приказом № 493 от 30 мая 1974 года. Некоторые виды медицинской документации упомянуты в письме Минздрава РФ от 07.12.2015 № 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации».
Здравствуйте, обработка должна проводиться на основании последнего действующего перечня или старому, к примеру номенклатура составлена по старому, не по новому.
Здравствуйте! Сроки хранения документов и дел устанавливаются в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения. Если у вас номенклатура дел составлена по старому (отмененному) перечню – это нарушение. Отбор дел на постоянное и долговременное хранение следует проводить в этом случае по действующему (новому) перечню.
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, разобраться с созданием фондов в архиве. Что такое фонд? И кто присваивает номер фонду? Дела в государственный архив не передаём. Нужно ли вообще создавать фонды? И как составить план (схему) расположения фондов в архиве.
Здравствуйте! Архивный фонд – это совокупность документов одной организации. Если в вашем архиве хранятся документы только вашей организации, то это будет только один фонд, номер фонда в данном случае присваивать не надо. Несколько фондов будет иметь архив организации, который хранит документы подведомственных организаций, ликвидированных организаций и т.п.
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, как заполнить книгу учета поступления и выбытия документов, название каждого дела можно включить? и когда нужно заполнять
Здравствуйте! Заполняется при поступлении документов. Каждое дело не надо указывать. Указывается название и номер описи, количество поступивших дел по категориям (постоянного хранения, временного свыше 10 лет, по личному составу).
Добрый день!У меня вопрос по листу фонда, а именно про учет неописанных документов.
В архив организации сдают дела временного (до 10 лет) хранения. На них я не делаю годовые разделы сводных описей. Наверно на такие дела надо вести учет в листе фонда, как неописанных документов? Разъясните пжл. Спасибо!
Здравствуйте! Дела временного (до 10 лет) срока хранения в учетные документы ведомственного архива, в том числе в лист фонда, не включаются. Поясню подробнее. Дело в том, что учетные документы, предусмотренные «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (2015), распространяются на документы постоянного хранения, по личному составу и на документы временного (свыше 10 лет) срока хранения. Ведомственный архив не должен хранить документы временного (до 10 лет) срока хранения.
П.2.3. вышеуказанных правил устанавливает, что хранению в архиве подлежит часть документального фонда организации, включая документы Архивного фонда РФ (документы постоянного хранения), документы по личному составу и документы временного (свыше 10 лет) срока хранения. Документы временного (до 10 лет) срока хранения хранятся в структурных подразделениях до списания. На практике встречаются ситуации, когда из-за недостатка места хранения документов в структурных подразделениях, по распоряжению руководства архив вынужден приниматьдокументы временного (до 10 лет) срока хранения. Тогда эти документы надо хранить на отдельных стеллажах. Учитывать их можно по сдаточным описям, либо просто по номенклатуре дел.
Добрый день!
У меня такая ситуация, помогите пжл! Стараюсь навести порядок в учетных документах в архиве организации. На дела по личному составу (лицевые счета, табели и наряды работников вредных профессий, табели учета рабочего времени, документы по аттестации рабочих мест по условиям труда, документы расследования несчастных случаев) составлены описи временного (свыше 10 лет) хранения. И соответственно учитываются они, как дела временного (свыше 10 лет) хранения. Разве это не дела по личному составу? И так уже тянется с 2005 года. Надо составлять акт о технических ошибках в учетных документах? Разъясните, хочется получить ответ. Пока моя работа состоит из одних вопросов. Спасибо!
Здравствуйте! Конечно, это дела по личному составу. Но дела по личному составу относятся к документам временного (свыше 10 лет) лет срока хранения. Поэтому противоречия тут нет. Акта составлять не надо. Но на описях дел и в других учетных документах можно внести дополнение, например, в скобках, что это дела по личному составу
Здравствуйте!
Я опять к вам с вопросами, мне не совсем понятно.
Дело в том, что в описях временного (свыше 10 лет) хранения (сдавали структурные подразделения в архив организации) были включены дела по личному составу (их достаточно много) вместе с действительно делами свыше 10 лет, из этих описей вытекают сводные описи и так тянется с 2005 года.
В учетных документах в архиве организации (лист фонда, реестр описей, паспорт архива), конечно, эти дела считаются, как временные (свыше 10 лет) хранения.
Лист фонда, реестр описей ведутся в электронном виде, можно ли мне сделать исправления или как-то по- другому надо поступить?
Что мне делать? Пока для меня темный лес.
Поступить также, как и с описями постоянного хранения? Кто будет подписывать описи?
Кто сдавал документы, кто принимал в архиве, давно уже не работают. Пока у меня только одни вопросы. Не знаю, понятно ли всё изложила.
Буду очень благодарна за ответ, спасибо!
Здравствуйте! Можно переделать описи дел постоянного хранения,это называется переработка описей. Почитайте правила. Переработанные описи подписываются и утверждаются заново. Описи дел структурных подразделений или сдаточные описи за ранние годы пересоставлять нет смысла. Изменения в учетные документы вносить можно.
Добрый день!
С нетерпением жду вашего ответа на вчерашнее письмо.
Перебираю описи постоянного хранения и такая-же ситуация: дела по личному составу (лицевые счета работников вредных профессий) уже в описях постоянного хранения. Такая неразбериха в описях, об учетных документах не говорю. Посоветуйте, как все грамотно сделать. Спасибо!
Здравствуйте! Это действительно нарушение. Надо изъять дела по личному составу из описей дел постоянного хранения, оставив в описи пропущенные номера (можно перепечатать опись) и изменив заверительнуюнадпись описи. Затем изъятые дела надо включить в опись дел по личному составу (можно под литерными номерами). Если дел достаточно много, то можно составить дополнительную опись дел по личному составу, присвоив ей новый номер. Затем следует внести изменения в другие учетные документы (лист фонда и пр.).
Евгения, здравствуйте!
У меня такой вопрос. В архиве организации 3 фонда. Реестр описей должен быть один на все 3 фонда или на каждый фонд?
Спасибо!
Здравствуйте! В архиве заводится один реестр описей на все фонды. В реестре фиксируются данные по мере поступления описей с обязательным указанием номера фонда.
Здравствуйте! Пытаюсь разобраться с учетом дел в архиве суда. Из учетных документов есть только описи. Помогите, пожалуйста, разобраться с заполнением книги учета поступления и выбытия и листа фонда. Например, если часть дел 2018 года сдана в архив в 1 ноября 2018, другая часть 1 марта 2019, а годовой раздел архивной описи составлен 1 апреля. Правильно ли я понимаю, что в книгу учета заносятся даты фактического поступления дел (1 ноября и 1 марта), а в лист фонда — дата составления годового раздела описи? Или дата её утверждения? (Опись составлена, а на утверждение ЭПК будет направлена через 3 года).
Здравствуйте! Заполняйте книгу учета поступления и выбытия дел, документов и лист фонда согласно приложениям 11 и 13 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Тогда Вам всё станет понятным. В книгу учета заносится каждое поступление документов в архив. По вашим сведениям надо занести в книгу поступления согласно сдаточным описям поступления 01.11.2018 и 01.03.2019, заполнив графы 1-6. После составления описи дел 01.04.2019 следует заполнить графы 8-10. Лист фонда (приложение 13 Правил) имеет два раздела: 1. Учёт неописанных документов. 2. Учёт описанных документов. Поэтому следует заполнять в листе сведения, как до упорядочения документов, так и после составления описей дел. По описанным документам в листе фонда заполняются разные графы: 1-7 – описанные документы, 8-9 – утвержденные ЭПК. Графы 1-7 заполните 01.04.2019, графы 8-9 – через 3 года.
Добрый день!
Кто передает свои документы на государственное хранение?
Кто является инициатором для включения в Списки — источники комплектования государственных, муниципальных архивов? Сами государственные, муниципальные архивы или организации должны подавать кокой-либо запрос, заключать договор? (в нашем случае организация ГУП) Возможно мы уже в списках, но не подозреваем об этом?
Здравствуйте! Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке включаются государственные и муниципальные органы. Организации и предприятия, в том числе ГУП, включаются в списки источников комплектования на основании договора, после экспертного заключения уполномоченного органа в сфере архивного дела. Инициатором может выступать как сама организация, так и архивный орган.
Евгения, здравствуйте!
На заседании экспертной комиссии решили некоторые дела, у которых срок хранения по перечню 5 лет ЭПК, перевести на постоянный срок хранения. Скажите пжл, как это всё отразить в учетных документах архива? Акт составили, а дальше всё остановилось.
И ещё вопрос, правда, не по теме.
Отдел капитального строительства будут сдавать документы за очень много лет и у них в основном документы нестандартные (если можно так выразиться), т.е. сметы, схемы, чертежи, планы, это большие альбомы, сложенные огромные листы, есть папки, где сложены просто листочки, относящиеся к одному делу. Все эти дела в таком состоянии, что придется долго работать. Как эти документы мне принимать в архив? Как и что считать за единицу хранения?
Спасибо большое!
Здравствуйте! Изменить сроки хранения документов, установленные Перечнем, может только ЭПК архивного органа по предложению ЭК организации. См. п. 4.9. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 N 526.
Дела со сроком хранения «5 лет ЭПК» подлежат полистной экспертизе, часть документов из этих дел может быть оставлена на постоянное хранение. Но это не означает изменение срока хранения дела.
Все сведения в учетные документы заносятся на основании сдаточных описей и описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
За единицу хранения проектной документации, чертежей, принимается лист (чертеж). Сметы, пояснительные записки, сшитые в дела, учитываются как обычные дела. Подробно об учете и хранении проектной документации можно ознакомиться в «Основных правилах работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях», утвержденных Главархивом 12.10.1988 № 71. Некоторую полезную информацию можно почерпнуть также в «Основных правилах работы с НТД в государственных архивах» (2003). Сроки хранения НТД устанавливаются "Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
Евгения, здравствуйте!
Подскажите, пжл, если документы отдела капитального строительства до 2007 года, то каким перечнем пользоваться? Там есть документы и 1990 года, а может еще и раньше.
Спасибо большое!
Здравствуйте! Для документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, до 2007 года действовала 2 часть «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденного Главархивом 15.08.1989.
Здравствуйте! Обращаюсь к Вам с очередным вопросом. В архиве дела по личному составу были внесены в опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения вместе с другими делами общего делопроизводства. Сейчас госархив потребовал направить опись по личному составу для согласования. Пришлось на эти дела составить отдельную опись и теперь они числятся в 2 описях (свыше 10 лет и по личному составу). Как правильно оформить выбытие данных дел из первой описи? Я пока написала в примечании, что дела перенесены в другую опись. Можно ли так делать?
И ещё вопрос: как отражаются такие изменения в листе фонда? Заранее спасибо!
Здравствуйте! Дело не должно числиться в двух описях. При изъятии дела из описи в описи делается отметка в графе «приложение» «выбыло», составляется новая итоговая запись к описи. Соответствующие записи делаются и в листе фонда (графы 1, 2, 3, 4, 6, 7).
Здравствуйте!
Неправильно указан срок хранения у некоторых дел: 5 лет, а по перечню срок постоянный. И числятся эти дела в описи дел временного (до 10 лет) срока хранения. Подскажите, как правильно исправить. Надо ли собирать экспертную комиссию и все запротоколировать? Как отписать эти дела, можно сейчас (дела 2013 года)? Спасибо!
Здравствуйте! Надо просто изъять эти документы из описи дел временного хранения и включить их в опись дел постоянного хранения либо литерными номерами, либо дополнительной описью. В номенклатуру дел текущего года следует внести изменение, согласовав с ЭК.
Добрый день! Прошу проконсультировать по номерам фонда.
Организация была создана как филиал в 1997 по 1999. В 2000 году была ликвидирована. С 1999 получает статус ООО региональной компании. В 2012 организацию переименовывают. Как определить сколько должно быть фондов и как им присвоить номер (он должен быть числовой или буквенный). Спасибо!
Здравствуйте! При ликвидации организации и образовании на её основе новой организации создается новый фонд. При переименовании организации новый фонд не образуется, продолжается прежний фонд. Каждому фонду присваивается свой числовой номер. В вашем примере будет два фонда: №1 с 1997 года по 1999 год и № 2 с 2000 года по настоящее время. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает соответствующий архив исходя из своей системы нумерации фондов.