Рейтинг@Mail.ru

Учет документов в архиве организации

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования.

Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.

С практической точки зрения для учета документов в архиве достаточно иметь:

  • опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),
  • опись дел по личному составу,
  • опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,
  • опись дел временного хранения (< 10 лет) можно не составлять, тогда учет ведется по номенклатурам дел за разные годы, часто дела данной категории в архив организации вообще не передаются (остаются в структурных подразделениях до истечения сроков хранения),
  • описи дел структурных подразделений – это сдаточные описи, по которым дела передаются в архив организации, они являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел,
  • дело фонда – совокупность документов по истории организации и ее фонда (акты о выделении к уничтожению дел, акты о проведении проверок наличия и состояния дел, акты передачи дел на государственное хранение, историческая справка и др.), документы в деле располагаются по мере поступления в хронологическом порядке, нужно вести внутреннюю опись, листы в деле нумеровать,
  • паспорт архива организации – только для тех, кто является источником комплектования государственного или муниципального архивов.

Лист-заверитель дела служит для количественного учета листов в делах постоянного, временного (> 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).

Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.

Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.

Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.

Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.

Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.

За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.

Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 178 комментариев

Добрый день, Евгения.

Подскажите, нужно ли в Реестр описей вносить Опись подразделения?

Добрый день,

в нормативном документе «Основные правила работы архивов организаций» упоминается об этом. В госархиве мне советовали не отражать сдаточные описи отделов в реестре описей. Мол, для организации достаточно вести учет только основных описей по реестру.

Если надумаете включать описи подразделений, то тогда проследите за правильной нумерацией. Например, отдел кадров включил в свою опись 16 дел за 2006 год, то опись отдела кадров за 2007 год начинают с № 17 (не с № 1), за 2008 год — № 35 и т.д. В моей организации мы за этим не следим. У нас каждый отдел начинает нумерацию с 1 каждый год.

Здравствуйте,

Я работаю в пансионате, для удобства в работе отдел кадров предпочитает не сдавать дела по личному составу в архив. Вопрос: необходимо ли описывать дела по личному составу, которые не сдавались в архив и находятся на хранении? Если необходимо, то как правильно это отобразить в учетных документах архива?

Здравствуйте!

В этой ситуации я посоветовала бы составить опись по личному составу для обеспечения сохранности документов. Желательно прошить документы. Обычно это длительные сроки хранения – 15 лет и 75 лет.

В учетных документах архива никак не отражать. Ведь эти документы так и не попали в архив, значит, Вы за них не отвечаете.

Здравствуйте, возникает проблема при заполнении не только книги-учета поступления и выбытия дел, но и листов фонда. Насколько я понимаю, лист фонда должен отражать все изменения связанные с поступлением и выбытием дел из архива, изменения вносятся на основании, в том числе и акта приема-передачи дел. Необходимо ли данный акт отображать в листе фонда, и как повлияет данный акт на общее кол-во дел, имеющихся в наличии.

С актом о выделении дел к уничтожению тоже вопросы. Я веду учет следующим образом, дела поступают в архив, как только составляется акт, я напротив описей, из которых выбывают дела, делаю отметку с указанием № акта о выделении дел к уничтожению. Например, акт № 1от 15.02.2012 г, а архиве числится 4000 дел, по акту выбывает 500, я отнимаю от общего количества поступивших на этот период дел, все выбывающие дела на эту дату. Получаю 3500. Верно ли я веду учет. Спасибо за понимание, прошу прощение за такой развернутый вопрос.

Здравствуйте!

Акт приема-передачи дел – это основание для внесения изменений в учетные документы. В листе фонда заполняют гр. 6-9 «Выбытие» и поэтому изменится (уменьшить на количество ед. хр., переданных на госхранение по акту) количество в гр. 10-16 «Наличие (остаток)». В книге учета … отметить в гр. 10-12, в конце года показать сумму выбытия с учетом выбывших дел по акту приема-передачи.

>С актом о выделении дел к уничтожению тоже вопросы<

Четко нигде не прописан порядок ведения учетных документов. Поэтому мы в нашей организации пришли к такому выводу. Если по акту выбывают дела временного до 10 лет хранения, то мы такие дела не учитываем ни в книге учета, ни в листе фонда (нет поступления в архив, нет выбытия из архива). Как правило, у нас дела с истекшими сроками хранения из структурных подразделений, минуя архив, сразу передают на утилизацию.

Если нужно отметить выбытие документов по сдаточной описи отдела из архива, то в книге учета в гр. 7-9 отмечаем поступление, после составления годового раздела описи на основании сдаточных в этой же строке в гр. 10-12 оформляем выбытие того же количества ед., в примечании гр. 15 пишем «опись переработана, составлена такая-то». В листе фонда аналогично – гр. 5 и гр. 6,7 («Наличие (остаток)» не заполняется). В этом случае акт на уничтожение совершенно не нужен.

Если по акту о выделении дел к уничтожению выбывают дела, которые проходили учет в архиве по «нормальным» описям, то ведут учет аналогично акту приема-передачи дел (см. первый абзац этого комментария).

Уж не знаю понятно ли все изложено. Как говориться, лучше один раз увидеть.

Здравствуйте.

В частной организации организован архив, практически с нуля. Организация НЕ является источником комплектования государственного архива.

У меня такой вопрос: Удобно ли будет ведение учета дел в архиве организации не по сводным описям, а по структурным подразделениям?

--Вести учет фондов (структурных подразделений) организации.

--Каждому структурному подразделению присвоить свой № фонда, и вести учет и шифрование дел отдельно по каждому структурному подразделению.

Например, бухгалтерия-фонд №3. Присвоить номера описей: №1-б(ухгалтерия)(постоянного хранения) и №2-б(по личному составу) и дела шифровать в соответствии с этой описью, начиная с №1 и т.д. Далее: Отдел кадров — фонд № 4. Номера описей №1-ОК (пост. хранения) и №2-ОК (по личному составу). Есть ли уже такой опыт ведения документов архива?

Если структура организации устоявшаяся (без изменений в течение нескольких лет), то с практической точки зрения работа с несколькими фондами внутри отдельной организации может оказаться удобной

Добрый день.

Я не совсем поняла, как оформлять в архив личные дела — документы в папке хранятся в «файлике» или прокалываются дыроколом и подшиваются на мтлч держатель в папку «Дело» вместе с листом-описью?

Есть ли жесткая последовательность расположения документов личного дела при архивном хранени?

Заранее спасибо.

Добрый день! Для передачи в архив оформляются личные дела уволенных сотрудников. Для этого документы снимаются со скоросшивателя, вынимаются из файлов, удаляются металлические скрепки и скобы. Документы в личном деле принято располагать в следующей последовательности: листок по учету кадров, анкета, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме, копии личных документов и далее в хронологической последовательности; последний — приказ (копия) об увольнении. К личному делу составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись помещается вначале дела, листы внутренней описи нумеруются отдельно. Сформированное личное дело прошивается в твердую обложку (картон) в четыре прокола нитками.

Здравствуйте! Я работала в механизированоой колонне 142 в п.Нижнеангарск Северобайкальского района респ. Бурятии. Как мне получить справку, что данная местность относится к району Крайнего Севера? С уважением Татьяна

Здравствуйте! Надо сделать запрос в организацию, где выработали. Они должны сослаться на соответствующее Постановление Правительства.

Здравствуйте! Несколько лет назад наше учреждение стало приемником другого учреждения, но в архив не было передано никаких документов. В данный момент найдены лицевые счета, не подшитые в дела. Дела формирую сама. Как оформить данные документы в архив?

Здравствуйте! Вам надо собрать все документы по личному составу этой организации, не только лицевые счета. Далее распределить их по годам, оформить в соответствии с правилами и включить в самостоятельную опись дел по личному составу. Рекомендации по оформлению дел и составлению описи дел размещены на сайте.

ЗДРАВСТВУЙТЕ. МНЕ НЕ СОВСЕМ ПОНЯТНО, КАК СОЗДАТЬ ФОНД АРХИВА МИРОВОГО СУДЬИ. СПАСИБО.

Здравствуйте! Архивный фонд мирового судьи состоит из документов постоянного хранения, образующихся в процессе деятельности конкретного судебного участка. То есть, надо отобрать по номенклатуре дел, либо по действующим перечням документов с указанием сроков хранения все дела со сроком хранения «постоянно», они и будут составлять архивный фонд мирового судьи (судебного участка). В ведомственный архив мирового судьи поступают также документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста какие документы можно соотнести к документам государственной деятельности, а какие к документам муниципальной собственности? Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! К государственной собственности относятся документы, образующиеся в деятельности государственных органов и государственных организаций (разделяется на федеральную собственность и собственность субъектов РФ). К муниципальной собственности относятся документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Здравствуйте.

Подскажите, пожалуйста. Наша организация занимается строительством и основная часть сотрудников работает по договорам ГПХ. Отдел кадров подшивает к договорам копии паспортов и остальные документы, так же как и в личные дела. При формировании дел в архиве убирать копии?

Нигде не могу найти как (в папках скоросшивателях или сшивать) и сколько (в одном месте пишут 75 лет, в другом 5) хранить эти договоры?. К ним еще есть акты приема-сдачи работ. Их храним как и все акты 5 лет? Помогите, пожалуйста. Архив с нуля, а с договорами ГПХ я еще не работала.

Здравствуйте! Если под ГПХ Вы имеете в виду трудовые договоры (контракты), то они хранятся 75 лет в соответствии со ст. 657 Перечня 2010 года. Обычно трудовые договоры подшиваются в личные дела работников. Если на предприятии личные дела не формируются, то трудовые договоры группируются в алфавитном порядке за каждый календарный год. Документы долговременного срока хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению (подшивка или переплет дела, нумерация листов, составление листа-заверителя, оформление обложки дела).

Я имела ввиду краткосрочные договоры подряда с гражданами на выполнение каких-либо работ или услуг (например: по перевозке пассажиров и грузов, на 6 месяцев). Личных дел у них нет.

А акты к ним сколько времени хранятся?

Здравствуйте! Трудовые соглашения и договоры подряда тоже хранятся 75 лет в соответствии с этой же статьей. Их надо сформировать по годам и включить в опись дел по личному составу. Акты выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда хранятся 5 лет, если лицевые счета на них не оформлены – 75 лет (ст. 456 б того же Перечня).

Уточните по договорам подряда. Надо ли в них подшивать копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства подрядчика?

Здравствуйте! Копии личных документов в дело с договорами не подшиваются.

Здравствуйте. Помогите,пожалуйста, в таком вопросе: составляю опись дел по ЛС. В бухгалтерии расчетные ведомости (вместо лицевых счетов) скомпонованы вместе с табелями и приложениями к табелям (организация — не вредники)(расчеты по зарплате, служеб. записки, справки и тп.). Можно ли хранить 75 лет все это вместе? Расшивать главбух ни в коем случае не разрешает, объясняя, что нет такого документа, который бы запрещал хранить вместе документы временного и постоянного срока хранения. Спасибо.

Здравствуйте! Расшивать обязательно! Лишние документы затрудняют поиск информации. «Основные правила работы архивов организаций» (2002), п.3.5.3., регламентируют формировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела. (Аргументация для вашего главбуха).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста: 1.срок хранения Положения об оплате труда и премировании работников от 2008 г. Ведь по старому Перечню — 5 лет Ст. 154 ЭПК, а по- новому — Пост. Ст. 411 (а). И надо ли его включать в опись пост. срока хр.? Так как в архиве только его копии...

2. В описи пост. ср. хранения так и писать: «Изменения в Устав такого-то предприятия»? А если в течении года было несколько изменений, то их все отражать в описи? Спасибо.

Здравствуйте! При проведении экспертизы ценности документов 2008 года надо руководствоваться перечнем 2000 года, т.к. Перечень 2010 года для документов, образовавшиеся с 2011 года.

Статья 154 перечня 2000 года определяет срок хранения для положений о премировании «5 лет ЭПК». Это значит, что по результатам экспертизы ценности документов и по решению ЭПК эти документы могут быть оставлены на постоянное хранение, разумеется, подлинники. В Вашем случае копии положений о премировании не стоит включать в опись дел постоянного хранения.

Все изменения надо подшить в одно дело и включить его в опись дел постоянного хранения под заголовком: «Измненения к уставу ... за 2010 год». В крайних датах указать дату первого и последнего документа (изменения).

И еще вопрос: Срок хранения протоколов рабочих совещаний у руководителя организации за 2008—2009 гг. По старому Перечню, я смотрю, нет оперативных совещаний и хранить значит — Пост. Ст. 5 (г)? Спасибо.

Здравствуйте! Действительно, согласно перечню 2000 года протоколы совещаний у руководителя хранятся постоянно.

Добрый день!

Вопрос: В Организации (ФГБУ) в структуре нет Архива, есть Канцелярия, соответственно дела централизованно не передавались, а хранились и продолжают храниться в структурных подразделениях. В этом случае должно ли быть Положение об архиве или же какие-либо другие документы регламентирующие работу в этом направлении?

Здравствуйте! Положение об архиве должно быть в любом случае. Архив – это прежде всего документы. И в положении должно быть прописано, какие документы составляют архив, кто отвечает за архив и т.д.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, определить сроки хранения след.документов:

1. Заключение изучения состояния условий и охраны труда в Организации,за 2009 год: Ст298 или ст.301 старого Перечня

2. Отчет о состоянии условий охраны труда в Организации за 1-3 кв.2009 года: Ст.298 ?

3. Отчет о состоянии условий охраны труда в Организации за 1 кв.2010 года:ст.606 ТП 2010 г.?

И если это документы пост. срока хранения, следует ли их включать в опись пост. хранения? И можно ли отчеты сформировать в одно дело, так как там по паре листов всего? спасибо.

Здравствуйте!

1. Ст. 298. 2. Если нет годового отчета, хранить постоянно (ст.298). 3. Если нет годового отчета, хранить постоянно (ст.606). Перечисленные документы следует включить в опись дел постоянного хранения. Можно сформировать в одно дело, включив в годовой раздел описи по первой дате. Однако, если вы передаете документы в государственный или муниципальный архив, следует согласовать этот вопрос с ними.

Здравствуйте! Подскажите как оформить табели учета рабочего времени при вредных условиях труда, если такие табели не выделялись. Оформлять все табели со сроком хранения 75 лет? Так же приказы на отпуска работникам с вредными условиями труда в отделе кадров не выделяются от очередных отпусков. Их тоже все оформлять со сроком хранения 75 лет и какого года, с 2011?

Здравствуйте! Придется переформировывать дела. На будущее формировать эти документы отдельно (предусмотреть в номенклатуре дел).

Здравствуйте, а с какого года эти дела оформляются со сроком хранения 75 лет, с 2011 г. или с 2000 г.

Здравствуйте! Поскольку Перечень 2000 года отдельно не выделяет сроки хранения этих приказов, как и табелей, то – с 2011 г.

Вы ошибаетесь. Перечень 2000 года. — ст.306 — 75 лет, перечень 2010 — ст. 615 — 75 лет

Действительно, по поводу табелей ошиблась, т.к. в перечне 2000 года несколько статей со сроками хранения табелей. Для работников с вредными условиями труда – 75 лет.

Здравствуйте, к нашей организации (форма — государственная бюджетная) присоединяется организация (форма — государственная бюджетная) после реорганизации. Подскажите пожалуйста как правильно принять архивные документы у данной организации, какие документы нужно оформлять при приеме архива?! Заранее большое спасибо за помощь

Здравствуйте! Во-первых, на все документы должны быть составлены описи: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; временного (до 10 лет) хранения. Прием производится по описям дел поединично. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и подписи заведующего (ответственного) за архив и лица, передавшего документы. На принятые документы составляется акт. Уже в архиве принятые дела надо включить в систему учетных документов, ведущуюся в архиве (книга учета поступления и выбытия документов, лист фонда, список фондов и т. д.) – см. раздел 6 «Основных правил работы архивов организаций» (2002).

Здравствуйте, помогите, пожалуйста, определить статью перечня для документа: Отчет об определении рыночной стоимости пакета акций организации за 2006 год. Спасибо.

Здравствуйте! Именно такого отчета в перечне нет. Возможно, по результатам оценки составляется другой вид документа (акт, заключение и т.п.), либо этот отчет прилагается к годовой финансовой отчетности (ст. 351). Попробуйте поработать с перечнем и подобрать статью не по номинальному признаку, а исходя из содержания документа.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, как быть в такой ситуации, подготовила и направила описи постоянных дел на утверждение в государственный архив (в описях указаны только годовые статистические отчеты, приказов по основной деятельности за периоды которые сдавала не выпускались, бухгалтерские документы — не указывала, так как все хранится централизованно в архиве бухгалтерии), мне позвонил эксперт их госархива и сказала что скорее всего описи могут не утвердить в связи с тем, что там только стат. отчеты указаны. Заранее большое спасибо

Здравствуйте! Действительно, такую опись не утвердят. Вы же согласовывали с государственным архивом номенклатуру дел. Все дела, указанные в номенклатуре со сроком хранения «постоянно», должны быть включены в опись дел постоянного хранения. Дополнительно отмечу, что на практике не бывает ситуации, когда за год не издано ни одного приказа по основной деятельности. Годовые бухгалтерские отчеты и другие документы бухгалтерии постоянного хранения тоже надо включить в опись, даже если они хранятся не в ведомственном архиве. На хранение в государственный архив вы будете передавать эти документы не ранее, чем через 10 лет.

Здравствуйте, уточнение к вопросу от 15.07.2014 года, номенклатуры дел за те периоды которые сдавала не издавалась, последняя за 2005 год и все и то в ней прописаны были только: одно дело (номер 01-05) приказы по личному составу и основной деятельности и годовые статистические отчеты, бухгалтерские и кадровые документы вообще не были прописаны.

Здравствуйте! Возможно, номенклатура дел была неверно составлена. Думаю, представитель государственного архива должен на месте разобраться, проверив наличие дел и правильность их формирования.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, как быть в такой ситуации: при подготовке описи по личному составу был выявлен ряд недостатков:

1. отсутствует некоторое количество личных дел уволенных сотрудников;

2. отсутствуют карточки Т-2 уволенных сотрудников;

3. расхождения в нумерации и датах приказов по личному составу;

4. отсутствует несколько приказов по личному составу.

Сотрудники которые ранее вели документооборот отдела кадров уже уволились. Подскажите пожалуйста, что в данной ситуации надо оформлять и как быть в такой ситуации. Заранее большое за помощь!!!!!!

Здравствуйте! Во-первых, надо попытаться разыскать или восстановить (можно заверенными копиями) утраченные документы. Если это невозможно, то надо составить опись на имеющиеся дела, а в предисловии к описи указать на отсутствующие дела и причину их отсутствия: утрачены, не велись (например, карточки Т-2) и т.п. Особенности формирования приказов, отсутствие некоторых номеров, пропуски (технические ошибки) в нумерации приказов оговариваются в листе-заверителе дела.

Здравствуйте!!!!! Очень прошу Вас помочь в одном вопросе: В связи с ликвидацией двух организаций была сформирована одна организация на правах структурных подразделений. То есть автоматически должны быть переданы все архивные дела, но так как это были года 1974—1992, я не уверена что все передавалось как положено. Сейчас при составлении описи по личному составу у меня уже не хватает более 100 личных дел уволенных сотрудников. Как быть в этом случае? Подскажите пожалуйста. Розыскные мероприятия проводили, этих дел нет, вообще никакой документации нет, кроме пары книг с приказами и 10 личных дел. Просто жалко тех людей, которые не смогут подтвердить свой стаж на этой работе. Помогите пожалуйста. Заранее спасибо большое за помощь.

Здравствуйте! Надо выяснить, составлялись ли ранее описи по личному составу. Может быть, дела по личному составу были переданы, например, в вышестоящую организацию. Личные дела могли и не заводиться. А вот приказы по личному составу и документы по заработной плате (лицевые счета или ведомости) надо найти.

Здравствуйте, приказов по личному составу и по зарплате нет (розыскные мероприятия проведены, документов не найдено), подскажите как быть? какие документы правильно составить и на что ссылаться при составлении писем? Заранее благодарю за помощь

Здравствуйте! Каких писем? В чей адрес? Об утрате документов долговременного срока хранения необходимо сообщить в соответствующий архивный орган вашего региона. Если же Вы спрашиваете об ответах на запросы о трудовом стаже, так и пишите, что документы по личному составу утрачены. Тогда на основании вашего ответа граждане хотя бы будут восстанавливать свой трудовой стаж через суд.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как составить справку об условиях хранения документов в архиве организации. Спасибо

Здравствуйте! Такая справка имеет довольно значительный объем (3-5 листов), и в рамках комментариев это невозможно. Рекомендую Вам взять Основные правила работы архивов организаций (раздел 4) и по пунктам указать выполнение (или невыполнение) рекомендаций Правил в конкретном архиве.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, в таком вопросе: я недавно работаю в отделе культуры администрации ИМР СК делопроизводителем. И на меня возложили обязанности ведение архива. Я никогда этим не занималась и насколько мне известно должен быть составлен акт передачи документов. Но его никто не собирается делать... В отделе находятся с 1964 года приказы начальника по личному составу... обработанные. И описи к ним. Мы сами не обрабатываем документы, а отдаем их в архивный отдел администрации и за отдельную плату они нам готовят и отдают на хранение... Вот в третьем квартале были обработаны документы за 2008—2009 г.г. У меня имеется описи дел постоянного хранения и по личному составу. Мне нужно подготовить паспорт архива организации, но я затрудняюсь это сделать... Подскажите, как стать грамотным архивариусом, с чего нужно начать, какие документы, методические рекомендации почитать... то есть для меня это сейчас темный лес... Заранее, спасибо!

Здравствуйте! Прежде всего Вам надо изучить «Основные правила работы архивов организаций» (2002). Много информации есть на нашем сайте. И, конечно, надо взаимодействовать с куратором архивного отдела администрации, который должен давать вам бесплатные консультации.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сроки хранения и статьи для:

1. Выписки из единого госреестра прав на недвижимость и сделок с ним (регистрация) — 2008 год

2. Переписка организации с Управлением Федеральной регистрационной службо — 2008 год

Спасибо.

Здравствуйте! Сроки хранения дел за 2008 год определяются согласно Перечню 2000 года.

1. Постоянно — ст. 15

2. 5 лет ЭПК – ст.41.

Здравствуйте, не могу определиться со сроками хранения документов формы СЗВ-К. 5 лет как персонифицированный учет или 75 лет — как индивидуальные сведения. Помогите, пожалуйста.

Здравствуйте! Форма СЗК-К относится к индивидуальному персонифицированному учету.

Это документы периода 2003—2009 гг. По ст. 477 ТП 2000г. срок хранения 5 лет. Так сколько мне их хранить? 5 лет по Перечню или все-таки 75 лет согласно ТП 2010 года?

Здравствуйте! Сроки хранения документов, образовавшихся по 2010 год включительно, определяются в соответствии с Перечнем 2000 года.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, статью ТП 2000 для Индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица за 2009 год. Спасибо.

Здравствуйте! Это ст. 477 Перечня 2000 года.

Здравствуйте! Требуется помощь по формированию дела: Приказы по основной деятельности. Нет оригиналов, но есть скан-копии приказов. Составлен акт о невозможности определить местонахождения оригиналов. ЭК предлагает распечатать скан-копии и вложить их вместо оригиналов, оформить это протоколом ЭК. В листе-заверителе также указать № протокола. Вопрос: надо ли заверять скан-копии у юристов нашей организации, если нет оригиналов на бумаге? Кто должен утверждать акты по проверке состояния и наличия дел: руководитель организации или председатель ЭК? Спасибо.

Здравствуйте! Копии должны быть обязательно заверены. Акт проверки наличия и состояния документов и дел составляется комиссией и утверждается руководителем организации.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, найти статью в перечне для документов конкурса печатных работ на публикацию (публикации, заявления, протоколы). Спасибо.

Здравствуйте! Ст. 92 Перечня 2010 года.

Здравствуйте, помогите пожалуйста:

1. Обязательно ли прошивать документы на 4 прокола или можно на 3;

2. Обязательно ли регистрировать заявления о приеме, об увольнении и переводе, о несогласии с новыми условиями трудового договора, если да, то на какой приказ можно ссылаться и где взять формы ведения журнала?

3. Что должно входить в личное дело работника? Обязательно ли при передаче в архив оформлять: внутреннюю опись личного дела, делать лист-заверитель, прошивать? Или можно оставить в том варианте в котором есть (папка-скоросшиватель, обложка с указанием организации, ФИО сотрудника, дата приема и увольнения сотрудника)?

Заранее благодарю за помощь

Здравствуйте!

1. В соответствии с п. 3.6.4. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения подшиваются на 4 прокола.

2. Такие заявления обычно не регистрируются. Они включаются в состав личного дела и, соответственно, учитываются во внутренней описи документов личного дела.

3. В соответствии с Основными правилами архивов организаций личные дела уволенных работников подлежат подшивке, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись документов дела. Примерный состав документов личного дела приведен на нашем сайте.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, правильно ли я определила статьи для хранения:

— табелей посещаемости детей в детском саду (ст. 586);

— заявления родителей на выдачу справок (ст. 183-б).

Здравствуйте! Для определения сроков хранения документов детских дошкольных учреждений следует наряду с Перечнем 2010 года пользоваться Перечнем документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР (1980). Приведенные Вами документы не соответствуют статьям Перечня 2010 г.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как быть в такой ситуации. Я совсем недавно заведую архивом в своей организации. И столкнулась со следующей проблемой. Личные дела передавались в архив с 1993 года. Часть личных дел оформлена совершенно неправильно, многие из них фактически нужно переделывать (в некоторых даже отсутствуют документы о приеме или увольнении с работы и др. недостатки). Те люди, которые их сдавали в архив и принимали, уже давно не работают. У меня возник вопрос — можно ли переоформить личные дела и кто в настоящее время должен это делать — я, как лицо, ответственное за архив, или сотрудники отдела кадров?

Заранее благодарю за ответ

Здравствуйте! Конечно, лучше переоформить такие дела. Если они уже переданы в архив, то работу должны проводить работники архива. Сотрудники отдела кадров должны помочь в восстановлении документов.

Здравствуйте, нужен совет. Работаю в творческой организации — театре, архив которого частично был описан и передан в госархив в советское время, часть была описана, но оставлена в театре, часть неописана. Некоторое время он был заброшен и частично растерян (в том числе описанная часть). Сейчас я занимаюсь новым упорядочением, изучением, использованием и оцифровкой оставшегося. При этом, естественно, архива в структуре нет, положения, паспорта, учетных документов тоже и как их заводить с учетом истории вопроса непонятно. Делать все акты по правилам и создавать всю учетную документацию заново — уйдут годы. Скажем, заставить отделы сдавать по сдаточным описям документы нереально. Я могу только сохранять документы поединично, «из рук в руки», впоследствии формируя из них самостоятельно дела. Как правильно выстроить в таких условиях учетную документацию?

Здравствуйте! Для начала Вам надо решить вопрос с утратой документов. Надо провести проверку наличия документов и дел, составить акт, провести розыск документов, затем составить акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Все эти процедуры изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002).

По поводу учетных документов. Некоторые из них (паспорт, номенклатуру дел и др.) можно запросить в государственном архиве, они предоставят вам копии. Некоторые учетные документы для вашего архива вести необязательно – список фонда, паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, учетные документы страхового фонда. Главное – восстановить описи дел. Книгу учета и поступления документов, лист фонда можно завести заново. Однако все вопросы Вам всё равно необходимо решать с государственным архивом.

Спасибо, но у госархива позиция одна, вы нас приглашайте, мы все сделаем за деньги...

Здравствуйте! В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах…», утвержденных приказом Минкультуры от 18.01.2007 № 19 (п. 4.9.) государственный архив обязан оказывать методическую помощь своим источникам комплектования. Рекомендую Вам написать официальное письмо на имя директора архива об оказании методической помощи, перечислив все проблемы, и уверена, ответ будет положительный.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, Свидетельства о государственной регистрации права также прошиваются в 4 прокола или их все-таки лучше хранить в файлах? И помогите правильно подобрать статьи для них: до 2011 года — это статья 428 или 57 ТП 2000 г., а после 2011 г. — это ст.185 ТП 2011 г.? Спасибо.

Здравствуйте! ст. 57 ТП 2000 и ст.185 ТП 2010 – статьи для этих свидетельств. Однако на государственное хранение оригиналы этих документов следует передавать только после ликвидации организации. Конечно, оригиналы надо хранить в файлах. При обработке дел постоянного хранения в дело можно подшить заверенную копию.

Здравствуйте!

Совсем недавно назначена на должность архивариуса в институте. Подскажите, пожалуйста:

1) Как правильно уничтожать дипломные проекты студентов? Срок хранения 5 лет. Дипломы, к примеру, 2010 года в каком году должны быть уничтожены 2015 или 2016?

2) При составлении номенклатуры дел должен ли заголовок дела строго соответствовать типовому перечню 2010 года?

Спасибо!

Здравствуйте! 1) Документы за 2010 год, имеющие срок хранения 5 лет, отбираются к уничтожению после 01 января 2016 года. 2) Заголовок дела в номенклатуре дел составляется в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002) (п. 3.4.9.). При составлении заголовков дел можно ориентироваться на статьи перечней документов с указанием сроков хранения, в том числе Перечня 2010 года. Главное, чтобы заголовок отражал содержание дела.

Здравствуйте! Подскажите, к какой статье ТП можно отнести Акты приема-передачи функций в сфере информационных технологий? В этом Акте отражается передача от одной организации к другой перечень орг. техники, серверов, раб. станций и т.п на обслуживание.

Здравствуйте! Возможно, ст. 210 перечня 2010 года.

Здравствуйте! В Муниципальном образовании местной Администрации хранятся Уставы утратившие силу. Сколько лет надо их хранить до передачи на постоянное хранение в ЦГА и на какой документ можно сослаться. Спасибо.

Здравствуйте! Уставы организаций хранятся постоянно по месту разработки или утверждения, в других организациях – 3 года после замены новыми (ст.50 перечня 2010 г.). Для проведения комплексной экспертизы ценности документов и целесообразности передачи их на государственное хранение вам следует обратиться в уполномоченный архивный орган вашего региона.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, можно ли хранить индивидуальные сведения о труд. стаже и заработке, не разбивая их на пачки, без списков работников и описей, как это было прежде. Не могу нигде найти, были ли какие-либо изменения на этот счет. Сдаем отчетность электронно. Спасибо.

Здравствуйте! Сведения о трудовом стаже и заработке работников включаются в опись дел по личному составу (срок хранения 75 лет) только при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по заработной плате работников. При наличии основных документов по заработной плате они хранятся 5 лет. Формировать в дела и подшивать сведения следует только тогда, когда они включаются в опись дел по личному составу, в других случаях хранить эти документы можно так, как вам удобно.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения сервитута и статью по перечню!

Здравствуйте! Проекты границ сервитута — ст. 876 «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Срок хранения – в зависимости от статуса организации (см. графы перечня).

Добрый день! Подскажите, пожалуйста: если понадобится документ (например приказ), как его правильно изъять, ведь он находится в прошитой папке? Нужно ли вести журнал?

Здравствуйте! Если дело с приказами или другими документами оформлено, прошито, включено в опись дел постоянного хранения и сдано на хранение в архив, то изымать из него документы можно только по постановлению правоохранительных органов. При необходимости можно сделать копию с приказа, не расшивая дело.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно формировать Индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, а также сумм налогового вычета работников (нужно ли по алфавиту фамилий) и нужно ли включать в опись №2 за 2000—2011 годы. За данный период лицевые счета отсутствуют, имеются только расчетные листки. По объему получается по 2-3 тома, объемом 250 листов. Если не формировать по алфавиту, то тома не будут иметь различий в заголовке. Заранее большое спасибо!

Здравствуйте! И индивидуальные карточки, и расчетные листки должны формироваться по алфавиту фамилий.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, правильно ли составлен заголовок дела: Трудовые соглашения работников Общества и акты выполненных работ к ним. Буквы А-Ю.

Нужно ли указывать в заголовке Буквы А-Ю, т. к. это 1 том? Документы в деле сформированы по алфавиту фамилий?

Здравствуйте! Заголовок правильный, только слово «буквы» не пишется, просто: «А» — «Ю».

Здравствуйте! Подскажите срок хранения ведомости учета ассигнований и объемов финансирования расходов бюджетных средств. Спасибо

Здравствуйте! Посмотрите раздел «Финансирование» Перечня 2010 года.

Извините, не указала, что сроки документов регламентированы перечнем 2000 г.

Здравствуйте! Посмотрите ст. 107.

Здравствуйте! Я работаю в организации недавно. Номенклатура дел на 2015 год не утверждена (и до этого тоже не утверждалась). С чего мне начать работу в архиве? Описи никогда здесь не составлялись. Мало того, одно структурное подразделение, которое находится в другом здании, привозит документы на хранение к нам. В основном, это акты, которые они хранят 5 лет. Заголовки дел — это просто фамилии сотрудников. Помимо этого, часть стеллажей занята рабочими проектами зданий. Как их правильно систематизировать?

Здравствуйте! Для начала надо разобрать документы по годам и срокам хранения. Если нет номенклатуры дел, надо опираться на перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни типовых управленческих документов: до 2010 года – Перечень 2000 года, после 2010 года – Перечень 2010 года. На документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения составляются описи дел. Подробнее с работой по оформлению дел и составлению описей можно ознакомиться, изучив «Основные правила работы архивов организаций» (2002).

Проектные документы на здание лучше не трогать. В упорядоченном состоянии проектная техническая документация храниться у разработчика (проектировщика), вам эти документы нужны для эксплуатации здания.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какие сроки хранения и в какой архив Санкт-Петербурга можно сдать медицинские карты стоматологического больного. Накопилось много мед. карт, а куда их деть не знаем.

Спасибо.

Здравствуйте! В соответствии с Перечнем документов Минздрава медицинские карты стационарных больных должны храниться 25 лет, амбулаторных больных – 5 лет. Медицинское учреждение должно хранить эти документы в течение данных сроков, в государственные и муниципальные архивы они не передаются.

Здравствуйте! Подскажите на какой документ мне сослаться, чтобы регистрация приказов и их прошивка велись по правилам. Могут ли приказы, издаваемые разными структурными подразделениями, но подписываемые одним руководителем института иметь сквозную регистрацию (регистрируются в программе)? Или им нужно присваивать отдельные номера с индексом подразделения? Как их потом передавать в архив на хранение? Приказы по студентам, которые хранятся 75 лет?

Здравствуйте! Приказы должны иметь единую регистрацию. Даже если они подготовлены разными структурными подразделениями, издаются они руководителем, подписываются руководителем (ректором). Приказы делятся на приказы по основной деятельности, по личному составу, в учебных заведениях издаются приказы по личному составу учащихся. В пределах этих групп регистрация и нумерация должны быть едиными.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, не могу определиться со статьями и сроками хранения протоколов рабочей комиссии: оценка работы работника во время испытательного срока. то есть выдержал или нет работник испытательный срок. Протоколы утверждены руководителем организации, это период 2011—2015 гг.

Здравствуйте! Может подойти только ст. 696 Перечня 2010 года.

Здравствуйте! Не могу определить статью и срок хранения оборотной ведомости движения материальных ценностей по перечню 2000 г. Спасибо

Здравствуйте! Ст. 168.

Здравствуйте!

Подскажите; при поступлении договоров в архив в какой раздел годовой описи их включать? — по дате заключения или дате закрытия. Секретарь систематизирует договора по алфавиту, без учёта срока хранения. Спасибо.

Здравствуйте! Датой договора является дата его подписания. Договоры со сроком хранения «постоянно» включаются в опись дел постоянного хранения по дате заключения договора.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно формировать архив в такой организации как «Бюро судебно-медицинской экспертизы». Акты и заключения исследования трупов и живых лиц. Я являюсь делопроизводителем этой организации и у меня масса вопросов по архивному делопроизводству. Спасибо!

Здравствуйте! Для начала задайте хоть один конкретный вопрос. Все рекомендации по ведению ведомственного архива изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), а также на данном сайте много информации.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, для номенклатуры дел статьи для след. документов:1. Журнал учета результатов прохождения испытательного срока

2.Журнал регистрации заявлений сотрудников предприятия. Спасибо.