Номенклатура дел организации – составление и утверждение
Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.
Зачем нужна номенклатура дел каждой организации
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:
- группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
- используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
- используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
- применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
- в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.
Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел может быть
- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
- поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.
Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.
Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.
И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:
- визируется ответственным за архив организации,
- подписывается руководителем службы делопроизводства,
- согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
- направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
- утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
- в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
- в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
- в архиве организации,
- рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
Порядок текущей работы с номенклатурой дел
После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.
На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.
Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.
После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.
Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
У нас плохая номенклатура дел. Можно ее пересоставить в середине года или ждать до конца года?
Можно и в течение года пересматривать номенклатуру дел. Просто большая трудоемкость, поэтому стараются делать «редко, но метко».
В номенклатуру дел включаются документы в копии?
Да. Дело может содержать копии документов. Вместе с тем в номенклатуру дел необходимо вносить все документируемые участки работы. Поэтому если дело сформировано из копий документов, то в заголовке об этом делается отметка. Например, «Штатные расписания и изменения к ним. Копии», а подлинники будут в приказах по основной деятельности.
Спасибо за ответ.
1.в номенклатуре дел присваиваем индекс 1-3 переписка входящая и одновременно 1-9 электронный журнал регистрации входящей корреспонденции. При регистрации входящей корреспонденции какой индекс ставим? 1-3 или 1-9?
2.вся входящая корреспонденция приходит и регистрируем в общем потоке. необходимо выделить переписку по одной фирме. получается что из общего объема «выдергивается» переписка по фирме и при проверки наличия всех писем у нас получается пропущенные номера. Как быть? Для этой фирмы осуществлять отдельную регистрацию?
Спасибо за ответ.
1. Проставляют 1-3, правда привычнее выглядит 01-03. По правилам положено дело с перепиской группировать запрос и ответ на него, запрос-ответ … Вместе помещают входящие и исходящие письма. Регистрация же входящих отдельно от исходящих.
2. Положено все-таки документы каждой фирмы регистрировать отдельно. Не в общем потоке, будет несколько баз данных пусть даже небольших. Если решили в середине года выделить из общего массива регистрацию писем какой-то фирмы, то лучше не исправлять номера, чтобы не наступила полная анархия. Вам же будут приходить ответы со ссылками на номер и дату уже направленных запросов. Ну, будут пропущенные номера. В вашем случае с этим ничего сделать нельзя.
Подскажите, если в организации документы в основном в электронной виде и в эл.базе, то как их отразить в номенклатуре дел? Ведь их нет в бумажном виде? И можно ли в графе 4 указывать несколько статей по тип.перечню! Спасибо.
Все заводимые в организации дела должны быть отражены в номенклатуре дел вне зависимости от вида носителя (бумажный или электронный). В последнем случае в примечании (последняя графа) делают пометку «в электронном виде» или др. подобную. Несколько статей можно указывать в 4 графе. Но надо помнить, что нельзя помещать вместе в одно дело документы постоянного хранения и временного. Если временные сроки хранения оказались по перечню различными, то берут больший из них.
Мне нужно создать архив в организации с «нуля». Не могли бы Вы мне дать несколько советов — как и с чего мне начать. Или хотя бы несколько ссылок, где можно посмотреть. Спасибо.
Конечно. На этом сайте есть очень хорошая статья об организации архива с «нуля». Посмотрите в боковой колонке «Полезное» и третья статья «Организация работы архива». Как появятся вопросы, обязательно задавайте их.
Регистрация всех документов происходит в электронном виде. Как в таком случае правильно это отразить в номенклатуре дел и нужно ли потом журналы регистрации распечатывать на бумажном носителе?
ответ на предыдущий вопрос я нашла, спасибо, просто не внимательно почитала все. Скажите а где можно найти перечень с указанием сроков хранения дел и № статей?
Перечни с указанием сроков хранения можно скачать и на этом сайте. Откройте страницу «Содержание» и там статья «Делопроизводство и архив – нормативно-методические документы».
Обычно электронные журналы не распечатывают. Можно распечатать с одной целью — только с целью получить подписи исполнителей о передаче им документов (в том случае если существующая система регистрации не показывает кому направлены они на исполнение).
Здравствуйте. Подскажите как отражаются в номенклатуре дела переходящие, например, с 2010 г на 2011? ИМ присваивается в 2011 г новый индекс дела?
Графа 5 «Примечание» используется для необходимых отметок. Можно написать «Переходящее с 2010 года». Для переходящих дел надо стремиться сохранять тот же индекс на следующий год. Например, если личные дела сотрудников в 2010 году имели индекс 05-20, то в 2011 году, 2012 году, ... в номенклатуре дел им так же стараются оставить индекс 05-20.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, если в организации произошло сокращение ряда отделов некоторые отделы перестали быть отдельными единицами и влились в другие отделы, Надо ли их номенклатуру переписывать на отделы в которые они влились? Сами дела остались те же, объем тот же, люди не сокращались, просто изменилась подчиненность ряда сотрудников.
В соответствии с требованиями делопроизводства надо пересоставить номенклатуру дел согласно новой структуре. И это делают в течение одного месяца после реорганизации. Иначе вы скоро сами запутаетесь в документообороте (особенно если у Вас большая организация).
Добрый день.
Мы утвердили номенклатуру на 2012 год.
в январе 2012 произошли изменения в функционале подразделений.
Несколько дел из одного подразделения «перешли» в другое.
Как правильно это оформить с изменениями в номенклатуре?
Если это связано с небольшими функциональными изменениями (не было реорганизации), то просто перепечатайте и замените отдельные нужные листы в номенклатуре. Утверждать вновь не надо, т.к. в течение года допускается вносить изменения и дополнения.
Добрый день, а подскажите еще пожалуйста, но не по номенклатуре, а по инструкции по делопроизводству:Если компания небольшая, нужно ли в инструкции описывать подробные процессы работы с документами, вплоть до образцов документов, как оформлять конверты, как передавать друг другу сообщения и т.п. Заранее спасибо
По правилам в каждой организации (неважно малой или огромной) должна быть инструкция по делопроизводству, в которой отражены основные этапы работы с документами. Применяемые виды бланков очень желательно включить. Степень детализации видов работ прописывается исходя из практической надобности. Но цельный образ должен получиться, потом службе делопроизводства будет проще работать.
С другой стороны я не вижу, кто бы смог заставить или проконтролировать коммерческую структуру разработать и ввести в действие эту инструкцию. Считается, что служба делопроизводства заинтересована в установлении точных правил, чтобы на основании инструкции призвать всех сотрудников соблюдать требования делопроизводства.
ДОБРЫЙ ДЕНЬ, просто мне начальник сказал, что хочет привести в порядок документооборот (ранее в организации не было ни инструкции, ни номенклатуры), вот я и думаю надо ли это все скурупулезно вводить?!)))
Основные этапы работы с документами надо прописать. Иначе не стоит вообще браться за инструкцию. А насколько глубоко копать – посмотрите насколько грамотные сотрудники, легко ли реагируют на предложения делопроизводственной службы, в чем-то постоянно возникают сложности, насколько хорошо разграничены обязанности с точки зрения делопроизводства.
Спасибо!))
Сотрудники настаивают на принятии на архивное хранение дел 2010—2011гг., так как им негде их хранить. Что делать, помещение архива небольшое, как донести до людей, что прием дел за эти годы будет происходить в 2013, 2014 гг., как аргументировано отказать в архивном хранении?
По правилам в архив дела передаются не позднее 3-х лет после их завершения в делопроизводстве. Поэтому в принципе можно принимать в архив в 2012 году дела за 2010—2011 годы. Так рано обычно не передают по причине возможного и довольно частого обращения к «свежим» документам. Из-за этого бывает проблематично запрашивать дело в архиве (долго и надо соблюдать формальности) вместо того, чтобы просто взять его с полки.
Можно этот вопрос точнее прописать в инструкции по делопроизводству. Полезно наличие фразы в инструкции следующего содержания: «Хранятся завершенные дела постоянного и временного (св. 10 лет) сроков хранения по месту их формирования в течение 2-х лет, а затем подлежат сдаче в архив».
Здравствуйте, в Вашей статье: «В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года». Подскажите, пожалуйста поэтапный порядок ее переутверждения у руководителя.
Порядок каждый год тот же самый – виза архивиста, подпись начальника канцелярии или кого-то похожего, рассмотрение на ЭК организации, ЭПК арх. учреждения или пропустить, утверждение руководителем
Спасибо за ответ! Уточню: пропустить ЭПК архивного учреждения, даже, если организация является источником комплектования?
Если является источником комплектования, то с ЭПК согласование не реже 1 раза в 5 лет. Значит, можно пропускать несколько лет подряд без структурных и больших функциональных изменений. В случае таких изменений согласование с ЭПК требуется проводить сразу (не имеет значения, когда было предыдущее).
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, как правильно оформить указания по применению номенклатуры, если последняя просто переутверждается (без структурных и функциональных изменений). Будет ли правильной изложенное ниже указание или добавить что-то еще?
«Номенклатура дел (наименование организации) на 2012 год составлена в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов...», утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010г. № 558. Сроки хранения дел в номенклатуре указаны с вышеуказанным перечнем: срок хранения «Дмн» (до минования надобности) не менее 1 года; отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Нужно ли в номенклатуре на каждый год постоянно указывать структуру аппарата организации?
Список сокращенных слов указывать на втором листе указания?
Добрый день!
Все эти вещи четко не прописаны ни в одном нормативно-методическом документе (правда, не знаю как в Вашей инструкции по делопроизводству). Поэтому тут Вы имеете свободу действий. Допускается порядок – титульный лист, далее для удобства использования советую составить оглавление (подразделение – страница в номенклатуре дел), указания, список сокращений.
В указаниях можно еще добавить … составлена в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом … Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений согласно структуре организации, утвержденной … Если есть необходимость добавьте что-то еще. Саму структуру не обязательно приводить, но удобно ее все-таки видеть (у нас она только в оглавлении фигурирует).
Где можно посмотреть оформление титульного листа номенклатуры?
Похоже нигде. Сделайте по аналогии с оформлением обложки дела – вверху название организации, в середине номенклатура дел на какой год, справа внизу о сроке хранения и номер ст. по перечню.
Здравствуйте, Евгения! У меня еще вопросы:
1. Как правильно писать в примечании номенклатуры: «документ на машинных носителях» или «в электронном виде»?
2. Какая ст. по перечню: «Документы по сельхозпереселению
(заявления, договоры о переселении в сельскую местность, медицинские заключения, расходы и платежи на перевозку)»?
Здравствуйте, к сожалению, сразу ответить не получилось.
1. Допускается любая отметка, наиболее распространена — «в электронном виде».
2. Затрудняюсь ответить, надо знать специфику документов. Из перечисленного определяющее значение имеют договоры. Если их значение — перевозка, то 5 лет ст. 826. Если речь идет о предоставлении человеку воспользоваться правом на переселение да еще раз в жизни, то тогда срок явно будет долговременным.
Здравствуйте! Обязательно ли иметь организации инструкцию по делопроизводству? Это в каких-нибудь нормативно-правовых документах или еще каких прописано? В организации существует положение о документообороте и все считают, что этого достаточно!
Спасибо.
Здравствуйте!
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 любой организации необходимо зафиксировать принципы работы с документами. Рационально это сделать с помощью инструкции по делопроизводству, т.к. закладывается целостная система всех этапов работы с документами.
В небольших организациях часто выходят из положения путем создания отдельных локальных актов. Это допускается, но бывает неудобно – не все необходимое предусматривают (ответственность кто за что отвечает, правильность выполнения того или иного действия с документом и т.д.).
добрый день!
Скажите, пожалуйста нужно ли вносить в номенклатуру протоколы?
Здравствуйте! Нужно. Например, Протоколы заседания комиссии по вопросу ...
Добрый день. Подскажите пожалуйста составляется ли номенклатура дел для архива технических документов, рабочая документация, проектная документация, исходно-разрешительная документация, испольнительная документация и инженерные изыскания. Вышеперечисленные документы являются источниками комплектования архива Заказчика. Сейчас систематизация ведется по Генеральному плану в разрезе объектов. Точных указаний по этому вопросу не нашла. ГОСТЫ и СНиПы для такого рода документов указаний тоже не содержат. Если номенклатура нужна, то как примерно ее составить. Перечень для определения сроков хранения — Перечень НТД. Буду признательна, если в ответе будут ссылки на нормативы с указаниями. Заранее спасибо.
Здравствуйте!
Все документируемые участки деятельности организации должны быть отражены в номенклатуре дел. Должна получиться единая сводная номенклатура дел организации, в которую наряду с «обычными» документами должны быть включены перечисленные Вами специфические согласно функциональным обязанностям подразделений. Ее форма и порядок составления по тем же правилам (как изложено в статье).
Чтобы правильно определить сроки хранения дополнительно к типовому перечню документов 2010 года Вам необходимо пользоваться перечнем НТД (утв. приказом Мин. культуры РФ от 31.07.2007 № 1182). Скачать оба перечня можно по ссылке.
Добрый день. У нас большая организация, недавно выяснилось что одно управление оформляет все исходящие письма не под тем номером который стоит в номенклатуре. как это исправить?
Здравствуйте! Это зависит от конкретной ситуации. Возможно ли поменять местами заголовки в номенклатуре дел, чтобы индекс на исходящих письмах стал «правильным»? Если нельзя, тогда исходящие номера на письмах тем не менее не следует исправлять, потому что их получили адресаты и они будут ссылаться на них при ответе. Просто начните с данного момента использовать нужный индекс, какое-то время будет небольшой кавардак в переписке (со временем это пройдет).
Добрый день, подскажите, пожалуйста, а где хранятся сама номенклатура дел и инструкция по делопроизводству – для них заводится специальная папка...или они включаются в какое-нибудь дело? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Данные дела включаются в номенклатуру как самостоятельные, соответственно на каждое заводится своя папка и оформляется обычным способом обложка.
Здравствуйте, помогите разобраться, пожалуйста! В нашем банке произошла реорганизация. Например, структурное подразделение «секретарь руководителя» поменяло индекс. Было №01/4, стало №24- «Общий отдел». Соответственно составлена новая номенклатура с индексацией дел 24- ..., но при этом переходящие дела сдают под старым индексом 01/4... т.5,6 и т.д. Как в новой номенклатуре дел «общего отдела» должно быть это отражено? Ведь дела сдаются, нужно их учитывать, а фактически дел с индексацией переходящих дел в ней нет. Заранее благодарна.
Здравствуйте! Дело относится к тому подразделению, в котором оно было завершено делопроизводством. Поэтому на обложках дел, которые еще планируете формировать в дальнейшем (т.е. на момент реорганизации не завершены делопроизводством), старое название подразделения и старый индекс заключают в скобки, ниже указывают новые значения 24- и «общий отдел». Отныне все действия с данными делами производят согласно новым значениям индекса и отдела.
Все завершенные делопроизводством дела до реорганизации «не трогают», оставляют прежний индекс 01/4. В соответствии со старым индексом дела включают в акт на уничтожение, передают в архив и т.д.
И снова, здравствуйте. ОГРОМНОЕ спасибо за лаконичный, емкий и понятный ответ. Успехов Вам в очень нужном для нас деле.
Добрый день, подскажите, пожалуйста, включать в сводную номенклатуру дел предприятия (общество с ограниченной ответственностью) номенклатуру филиалов (не юридические лица, расположенные вне месторасположения предприятия). Очень нужен ответ!!!! Где можно почитать нормативный документ, статью...
Здравствуйте! Такого нормативного документа, где было бы записано, что филиалы включаются в сводную номенклатуру дел, нет. Однако в п. 3.4.1., 3.4.6. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, указано, что номенклатура дел составляется для всей организации, всех её структурных подразделений. Так что, если эти филиалы не являются юридическими лицами, если у вас с ними одно руководство, кадровая служба и бухгалтерия, надо делать общую сводную номенклатуру дел, а структурным подразделениям, в том числе филиалам, сделать после её утверждения, выписки.
Добрый день, Евгения! Помогите разобраться, пожалуйста. Наше учреждение — муниципальное, занимается культурно-досуговой деятельностью, по всем вопросам деятельности мы подчиняемся Управлению культуры города, которое руководит нами, издавая приказы. Какой статьей Перечня я могу воспользоваться для создания дела «Приказы начальника Управления культуры»? Приказы нашего директора, как я понимаю, попадают под ст. 19 (по основной деятельности, по л/с, по АХВ). В этой же статье есть примечание, где указано, что присланные для сведения хранятся до минования надобности. Но приказы Управления культуры обязательны для исполнения нами. Могу ли я воспользоваться ст. 6 «Поручения вышестоящих организаций»? или тут имеется ввиду что-то иное? Спасибо заранее за помощь!
Здравствуйте, Елена! На основании ст. 19 а-прим. приказы вышестоящих организаций имеют срок хранения «до минования надобности», то есть вы сами определяете, сколько их хранить. Безусловно, приказы вашего управления обязательны для исполнения, но постоянно они будут храниться в составе фонда управления культуры. У себя же вы можете оставить на постоянное хранения только приказы, непосредственно касающиеся деятельности вашего учреждения. Например, приказы о реорганизации вашего учреждения, создании филиалов, проведении проверки и т.п.
Здравствуйте!
поясните, пожалуйста, дело № 01-08, которое не образовалось в течение года, я убрала из номенклатуры, зато появилось новое дело, могу ли я новое дело закрепить за № 01-08
Здравствуйте! Если вы разрабатываете новую номенклатуру дел на 2013 год, то Вы можете так поступить. Если же вы хотите внести изменения в номенклатуру дел в текущем году (2012 г.), то новое дело необходимо включить в оставленный резервный номер, либо, если нет резервных номеров, поместить после последнего заголовка дела соответствующего структурного подразделения с присвоением его последующего порядкового номера.
1.В каком случае лучше разработать новую номеклатуру?
2. Если в текущем году около 10 дел не образовались и не образуются в следующем, я убираю из номенклатуры на следующий год, номер тоже убирается или остается пустым?
1. По правилам номенклатура дел утверждается ежегодно с 1 января. Тут и нужно воспользоваться моментом и внести все изменения в номенклатуру.
2. Вы составляете новую номенклатуру, поэтому вносите все необходимые изменения с новой нумерацией. Пустых номеров оставлять не надо. Но можно оставить резервные номера (вместо наименования заголовка указать «резервный номер»).
Здравствуйте! Нужно ли в номенклатуру дел вносить дела и истекшим сроком хранения?
Здравствуйте! Номенклатура дел – это перечень дел, предполагаемых к заведению в предстоящем году (сейчас на 2013 год). Поэтому документов с истекшими сроками хранения в ней не может быть априори.
Скажите, пожалуйста. Я недавно устроилась в небольшую организацию секретарем. У них никогда не было секретаря. Если я сейчас составлю номенклатуру дел, мне нужно будет её утверждать в гос.архиве?
Здравствуйте, Ирина! Номенклатура дел согласовывается с архивным органом в случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива. Вам следует узнать об этом у своих сотрудников. Если никто не в курсе, можно позвонить в архивный орган вашего региона (агентство, комитет, отдел), либо сделать туда письменный запрос.
Здравствуйте!
Составляем номенклатуру дел на новый год, высвободились номера,так как дела не образовались, чтобы не менять номера старых дел, можно ли ставить «резервный номер» в дела , которые не образовались? Например: 07-29- документы по инвентаризации, 07-30 — «резервный номер», 07-31 — Журнал регистрации...,
Здравствуйте, Анастасия! Резервные номера можно оставлять там, где Вам необходимо, если важно сохранить старые номера.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, а если на небольшом предприятии документами лаборатории и документами службы качества заведует один человек, номера документов продолжать (например журнал лаборатории 04-18, а потом журнал любой службы качества 04-28) или документы службы качества уже пойдут под номером 05-02? Заранее спасибо за консультацию.
Здравствуйте! Номенклатура дел строится в соответствии со структурой организации, либо по функциям. Поэтому в документы лаборатории и службы качества следует включать в разные разделы номенклатуры (04-18 и 05-02).
Добрый день.
Вы отвечали по поводу возможности размещения резерва в середине номенклатуры (ответ от 11.12.2012). Подскажите, пожалуйста, какой-либо законодательный акт, в котором это прописано.
Здравствуйте! К счастью, российское законодательство ещё не дошло до регулирования подобных вопросов. В нормативно-методических документах по делопроизводству также нет разъяснений по применению резервных номеров в номенклатуре дел. Однако в практике составления номенклатур дел конкретных организаций размещение резервных номеров в середине номенклатуры дел встречается довольно часто. И ЭПК архивных органов согласовывают такие номенклатуры. Здесь можно исходить из того, что нормативные акты по делопроизводству не запрещают применение резервных номеров, в том числе в середине номенклатуры.
Добрый день! Помогите подобрать статью к делу "Переписка, содержащая информацию с грифом «Для службеного пользования». Так же сложно подобрать статьи к делам, содержащим коммерческую тайну. Спасибо!
Добрый день! Конечно, Вам сложно подобрать соответствующую статью, так как в перечне дела с перепиской распределяются по направлениям деятельности. Так и надо формировать дела с перепиской (по вопросам воинского учета – ст.690, о состоянии защиты информации – ст. 224, о безопасности и антитеррористической защите – ст. 883,890). Не рекомендуется формировать переписку по признаку ограничения доступа к документам. Но если у вас так сложилось, то беспроигрышный вариант – ст. 32, 33, 34, 35 – переписка по основным направлениям деятельности.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, а можно ли оставить резервными 1 и 2 номера в номенклатуре отдела?
Дело в том, что на предприятии работаю с середины декабря, а теперь приходится заполнять номенклатуру на 2013 год, а там нумерация идет с 05-03. Проблема в том, что часть документов ведется в электронном виде в СЭД, и их номера изменить нельзя. Я поставила на 1 и 2 место следующие за этими дела, но они по важности менее важны. Как поступить в этой ситуации. Номенклатура на 2013 год тоже утверждена, и изменения я смогу сделать только в НД-2014.
Здравствуйте!
Если номенклатура дел на 2013 год уже утверждена, Вам ничего не остается делать, как работать по ней. Если под индексами 05-01 и 05-02 в заголовке не значится «резервные номера», то это не резервные номера. Считайте, что это техническая ошибка. Особого криминала тут нет. Но при составлении номенклатуры дел на 2014 год постарайтесь заполнить эти номера. Можно поставить, например, приказы, инструктивные указания вышестоящих организаций, копии приказов вашей организации, копии положений об отделах и т.п.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, если мы закрыли дело, расположенное в середине номенклатуры, можем ли мы, вместо него поставить «резерв» дабы не изменять нумерацию следующих дел? Есть ли нормативные акты регламентирующие это? Сколько резервов может быть в номенклатуре? Заранее спасибо!!!
Здравствуйте! Резервных номеров можно оставлять несколько в каждом разделе номенклатуры дел. Детально не регламентируется. Чтобы не изменять нумерацию, часто «ненужное» дело заменяют на «резервный номер».
Добрый день. Скажите пожалуйста как формируется сводная номенклатура дел. Как номенклатуры филиалов учитывать при составлении сводной?
Добрый день! При составлении сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурных подразделений располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации. Если филиалы являются юридически самостоятельными организациями, их номенклатуры не включаются в сводную номенклатуру дел головной организации. Они предоставляют вам свои номенклатуры для контроля. Если филиалы не являются самостоятельными организациями, их номенклатуры включаются в сводную после номенклатур структурных подразделений головной организации.
Добрый день! Формирую дела согласно Номенклатуре дел. У нас маленькая организация (8 чел.). Подскажите пожалуйста: Как группировать приказы по личному составу. Приказы по кадрам (прием, увольнение, отпуск, перевод, обучение) группируются в одно дело за календарный год (например приказы по кадрам 2012 года, приказы 2013 и т.д.) или они постоянного срока хранения (в дело надо только добавлять)? Заранее благодарю!
Здравствуйте! Приказы по личному составу формируются в соответствии со сроками хранения:
— прием, перемещение, увольнение, аттестация, премирование, отпуска по уходу за ребенком… — 75 лет;
— о дисциплинарных взысканиях, ежегодных отпусках, командировках — 5 лет (ст. 19-б Перечня типовых управленческих архивных документов…» (2010 г.). Нельзя в одно дело формировать документы с разными сроками хранения. Формируются приказы в пределах календарного года.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, если нет «нужной» статьи в Перечне, можно ли срок хранения определять по Перечням других ведомств, получив «одобрение» ЭК организации? Что, в этом случае, указывается в примечании Номенклатуры дел: протокол ЭК или названия Перечня, который использовали? И крайний вопрос: чем регламентированы эти действия? Ни в Правилах, ни в других источниках не нашла ответа. Спасибо.
«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.), п. 3.4.9., регламентируют, что при включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения устанавливает ЭПК соответствующего архивного органа по представлению ЭК организации. То есть ЭК предлагает свой срок хранения, но решение принимает ЭПК. Тогда в 4 графе номенклатуры дел (не в примечании!) ниже срока хранения ставите дату и номер решения ЭПК. Применение перечней других ведомств нормативно-методическими документами не регламентируется. Но на практике организации зачастую используют перечни «не своих» ведомств, если совпадают хоть какие-то сферы деятельности. Надо читать указания по применению перечней. Ссылку на статью ведомственного перечня делаете также в 4 графе номенклатуры дел.
Добрый день, уважаемая Евгения! Закончила в спешке делать номенклатуру на 2013 год по здоровенному Обществу. Но вот проблема, многие структурные подразделения не дают своих заголовков дел, мотивируя это тем, что у них не ведется делопроизводство. Бьюсь с ними, но без результатно... Можно ли оставить все так и утвердить, а на следующий год начать трясти всех капитально и заранее? И если будет какая-то проверка, то что грозит мне и моему начальнику, что не все подразделения включены в сводную номенклатуру? Заранее большое спасибо.
Здравствуйте! Если бы организация являлась источником комплектования госархива, то в таком виде номенклатуру дел вам не согласовали бы. Отправили бы на доработку. В общем случае пускай будет неполная номенклатура дел (без нескольких отделов), чем вообще никакой. Проверки по делопроизводству обычно устраивает вышестоящая организация, если имеется таковая. Чтобы в номенклатуру дел включить все подразделения, попробуйте издать приказ, чтобы все отделы составили перечни своих дел. Обойдите сами все подразделения, пусть они предоставят Вам документы, которые ведут.
Большое Вам спасибо!
Здравствуйте. Подскажите наших сотрудников канцелярия обязывает вести журналы по номенклатуре год с 01.01 по 31.12. а срок хранения стоит 5 лет. Как быть в этой ситуации заполнять журнал пока не закончатся листики или все таки начинать с 01 января и заканчивать 31 декабря, далее сдавать в архив? И есть ли какие то Госты или стандарты в которых это подробно описывается?
Здравствуйте! Журналы можно вести в течение нескольких лет (переходящий), при этом нумерация каждый год начинается с № 1. Допускается заполнять журнал в течение одного года, затем начинать новый (даже если остались листы). Это на усмотрение организации. Срок хранения журнала подразумевает 5 лет после последней записи в нем. Подробно в нормативных это не прописано, просто сложилась такая практика по делопроизводству.
Подскажите, если я храню документы для внутреннего пользования (копии) мне необходимо это включать в номенклатуру дел?
Считается, что все образующиеся дела необходимо включать в номенклатуру. В Вашем случае делается отметка о копийности. «Заголовок тра-ля-ля. Копии». А в примечании «Подлинники — в деле 02-05».
Здраствуйте. Подскажите, пожалуйста, у нас в номенклатуре изменилось название журнала. Каким образом нам надо внести изменения в номенклатуру: убрать старое название, написать новое и как это оформить. Спасибо
Здравствуйте! Правилами точно не регламентируется. На практике в подобной ситуации просто перепечатывают необходимый лист номенклатуры дел, документально не оформляют данное действие.
Добрый день, Евгения! Подскажите, пожалуйста, дела с учредительными документами или локальными нормативными актами будут являться переходящими? Если да, то в примечании нужно писать с какого года они «переходят»?
Здравствуйте! Учредительные документы организации ведутся в течение ряда лет в одной папке. Это будет переходящее дело. А вот локальные нормативные акты каждый год разрабатываются разные. Такое дело надо предусмотреть в номенклатуре, но оно не переходящее. Учитываются переходящие дела при составлении итоговой записи к номенклатуре дел. В примечании не обязательно делать отметки (в целом они могут быть любыми для упрощения систематизации документов, в т.ч. о переходящих делах).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, что делать, если я завела папку «Нормативные акты Учреждения», внесла в номенклатуру. Но это копии всех нормативных актов. оригиналы находятся в Приказах по основной деятельности как приложение. Мне в номенклатуре указать, что это копии, или вытащить все нормативные акты (Правила, инструкции, положения и т.д.) из приказов и сформировать папку из оригиналов? С Уставом и Свидетельством о регистрации также поступить? заранее спасибо.
Здравствуйте! Удобно, когда все нормативные документы находятся в одной папке. Поэтому оставьте эту папку со сроком хранения «ДМН», указав в заголовке, что это копии, а в примечании укажите: «подлинники – д. 01-05». Из приказов нельзя изымать приложения.
Здравствуйте. Мне необходимо создать номенклатуру дел в организации с «нуля». Организация только начинает свою работу. Не могли бы Вы мне дать несколько советов — как и с чего мне начать. Где можно посмотреть. Заранее спасибо.
Здравствуйте! На сайте размещена статья о составлении номенклатуры дел, в которой есть ссылки на нормативно-методические документы. Можно посмотреть там. Вам в первую очередь необходимо наметить перечень заголовков дел. Запросите их в отделах, посмотрите/расспросите на рабочих местах какие документы возникают в их деятельности, просмотрите положения об отделах и т.п. В зависимости от перечисленных там функций можно так же наметить определенные заголовки дел.
Здравствуйте! скажите где искать историю номенклатуры дела, ее первый выпуск, ее год выпуска и т.п.
Здравствуйте! Номенклатура дел – документ постоянного срока хранения, хранится в организации. Поэтому надо искать номенклатуру дел за все предыдущие годы в архиве организации. Если Ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, можно запросить в соответствующем архиве копию номенклатуры дел.
Добрый день!
Я работаю в сельской школе делопроизводителем и запуталась, как правильно озаглавить: типовая, примерная или номенклатура дел
Здравствуйте! Номенклатура дел конкретной организации – «Номенклатура дел на 2013 год».
Здравствуйте! В организации недавно. Ранее составленная номенклатура дел имеет до 11 свободных номеров в середине (оставляли, чтобы не менять номера переходящих дел, в основном различные журналы регистрации. При этом нумерация дел идет сквозная между разделами (по подразделениям), да еще с наложением номеров, например: дела раздела с индексом «01» в номенклатуре присутствуют с 01-01 по 01-29 далее с 01-40 по 01-55, дела раздела «02» с 02-50 по 02-77, раздел «03» с 03-80 по 03-83. Допустимо ли такое? Можно ли нумеровать дела сквозняком независимо от первого индекса подразделения?
С марта месяца меняется организационная структура организации. Можно ли как-то в связи с этим отредактировать номенклатуру дел, чтобы привести ее в более приемлемый вид? Можно ли менять номер дела для переходящих дел (в частности журналов, которые ведутся несколько лет), делая соответствующую пометку в примечаниях номенклатуры? Буду очень признательна за помощь.
Здравствуйте! Конечно, такую номенклатуру надо переработать, тем более, если у вас меняется структура организации. Индексы дел в номенклатуре присваиваются в пределах каждого структурного подразделения: с 01-01 по 01-20; с 02-01 по 02-35; с 03-01 по 03-32 и т.д. При разработке новой номенклатуры номера любых дел, не только переходящих, можно менять.
Подскажите, пожалуйста, например книга учета движения трудовых книжек, является переходящим делом. При смене ее номера дела, как нужно это отразить в номенклатуре? В прошлой или в новой номенклатуре?
Здравствуйте! При смене индекса переходящего дела на обложке поставляется новый индекс, прежний заключается в круглые скобки. В номенклатуре дел это дело учитывается как переходящее при составлении итоговой записи (делается отметка в 3 графе).
Здравствуйте! Приказы по личному составу, имеющие разный срок хранения рекомендуется формировать в разные дела (напр. приказы о приеме, переводе, увольнении со сроком до 75 л. и приказы о ежегодных отпусках, командировках сотрудников со сроком до 5 л.). В этом случае обязательно должны быть отдельные журналы регистрации и отдельная нумерация приказов?
Здравствуйте! Конечно, должны быть отдельная нумерация и отдельные регистрационные журналы для каждого вида приказов.
Добрый день! Архив не формировался в компании до настоящего времени, хотя организация существует с 1995 года. Поручено организовать таки архивное хранение по всем правилам. С чего начать? Статью по этой теме на сайте читала. Поняла, что нужны положение об архиве, номенклатура, экспертная комиссия. Номенклатуру дел нельзя же сделать за прошлые годы? Значит, описи дел на архивное хранение принимать без ссылок на неё, то есть без индексов и т.п.?
Здравствуйте! За предыдущие годы номенклатуру дел составлять нет смысла и не надо. Описи дел составлять без ссылок на индексы, во 2-й графе ставите отметку б/и.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста считается ли номенклатура дел правильной, если в ней указаны сроки хранения документов, но без указания статей по перечню?
Здравствуйте! Правила предусматривают проставление в номенклатуре дел сроков хранения документов со ссылкой на перечни.