Рейтинг@Mail.ru

Как правильно заверить копию документа

Помещено в тему: Оформление документов

Заверение копий документов В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров                                       Подпись                Т.В. Краснополянская
28.12.2014                 Печать

 

 
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 117 комментариев

Подскажите, пожалуйста, можно ли доверять копию уже заверенной копии? (Так называемая «копия на копию»)

Здравствуйте! Копия делается на основании оригинала (подлинника) документа.

Здравствуйте! Допустимо ли для заверения многостраничного документа формата А4 распечаттаь его скан в масштабе 1:2? По аналогии с судебными актами: «Копии судебных актов, содержащих 3 и более страниц и не требующих заверения гербовой печатью, могут быть изготовлены в масштабе 1:2 в виде книжки с листами формата A5. Такие копии скрепляются прошивкой прочной нитью в два прокола или вальцовкой на месте сгиба листов». Ведь копия документа определяется как «экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа» (ГОСТ Р 7.0.8-2013)? Можно ли утверждать, что другой масштаб не препятствует восприятию информации с подлинника документа, а следовательно, заверение копии «в масштабе» правомерно?

Здравствуйте! При заверении копии документа важно, чтобы текст полностью соответствовал подлиннику документа. Масштаб можно изменить. Порядок заверения копии документа регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016.