Уничтожение документов
В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.
Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.
Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.
Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.
Порядок уничтожения документов
Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.
Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.
При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.
Порядок составления акта
Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.
В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).
Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.
Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.
Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.
Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.
Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:
- для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
- для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.
Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.
Как уничтожить
Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.
Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.
Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Здравствуйте.А как быть с документами на уничтожение-если номенклатура до 2009 года не велась совсем?. Весьма буду признательна если ответите на мой вопрос
В этом случае порядок уничтожения не изменится. Нужно составить акт, сроки хранения определяются по действовавшему перечню документов на момент создания уничтожаемых документов. Просто потребуется больше времени, чтобы разобраться в массе документов из-за хаотичности их формирования еще в процессе делопроизводства.
Помогите, пожалуйста, составить план работы экспертной комиссии на период (например, год). До 2012 года экспертная комиссия не функционировала. В архиве хаос. Необходимо навести порядок. Номенклатура дел имеется. Дел не имеется.
Необходимо приступить к упорядочению документов: провести отбор дел постоянного хранения и долговременного (св. 10 лет) для архивного хранения (нужна подшивка в твердую обложку и составление описей), одновременно отбирают дела с истекшими сроками хранения (включают в акт для последующего уничтожения или решают «пусть полежат еще» из-за практической надобности).
Отсюда план на ближайшее будущее может выглядеть так: 1 – составление описи постоянного хранения за ХХХХ год (ы) (начинают с имеющегося самого раннего, последний обычно определяют как 3 года до текущего). 2 – составление описи дел по личному составу за те же годы. 3 – составление акта на уничтожение. 4 – составление описи специфических категорий (если есть, например, в отдельную опись выделяются дела студентов в вузах, следственные дела в судах и т.д.).
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, сколько должны храниться «Заключения о целесообразности привлечения и использования иностранных работников» (2005 год)
Впечатление такое, что 5 лет ЭПК. Посмотрите ст. 562, 567 Типового перечня 2010 года, ст. 263 Типового перечня 2000 года.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какие документы не включать в дела постоянного срока хранения при проведении экспертизы ценности переписки с вышестоящими и подведомственными организациями? Существует ли какое либо общее правило? Заранее спасибо!
В номенклатуре дел указан срок хранения каждого дела (смотрите «постоянно»), так же этот срок можно непосредственно уточнить в перечне документов.
Еще срок может быть указан с буквами «ЭПК», чаще всего «5 лет ЭПК». Тогда часть таких документов может отбираться на постоянное хранение, какая – это уже субъективно, оставшиеся будут храниться 5 лет.
Обычно это зависит от квалификации и опыта обработчика документов, его личных предпочтений (что по его мнению важно), иногда его настроения в период обработки (хочу – не хочу, болею – надо пораньше сегодня освободиться и т.д.), а также все перечисленное относится к специалистам в государственном архиве (они проверяют описи, если потом документы поступят на госхранение).
Поскольку я работаю в милиции (управление вневед. охраны), то вышестоящий — это МВД. У нас есть утвержденный приказом перечень хранения дел, так вот дело переписки с МВД у меня называется «Приказы, указания, инструкции МВД ПМР, присланные для руководства или сведения, и материалы по их исполнению». Это дело хранится у меня ДМН — до минования надобности, потому что все приказы, письма и т.д. из МВД ко мне приходят либо копиями, либо вторыми экземплярами, следовательно, как только мы исполнили эти документы, можем вообще сразу их выбросить. Но я так не делаю, конечно. В конце года я их частично оформляю и храню в шкафах, из них при оформлении отбираю документы долгодействующие, напр. инструкции, положения, которые могут действовать по 10-20 и более лет и храню их в отдельном деле. Документы из этого дела постоянно необходимы для организации службы, а остальные храню до 10 лет примерно, потом включаю в акт на уничтожение, конечно по решению экспертной комиссии.
Доброго времени суток! Где в акте на уничтожение документов сделать отметку о способе их уничтожения?
В дополнение к предыдущему вопросу: если документы не были сданы на переработку по накладной (например, были сожжены или уничтожены на шредере)
В конце акта на уничтожение документов (смотрите образец) вместо слов «сданы на переработку» пишут о способе уничтожения, вместо «накладной» указывают «по акту выполненных работ от дата №». Суть способа уничтожения следует из содержания акта выполненных работ.
здравствуйте!
подскажите, пожалуйста, какие аккредитованные организации в Москве занимаются уничтожением документов?
К сожалению, я не имею такой информации. Попробуйте найти фирмы по уничтожению документов по поиску в Интернете. Позвонив туда, можно уточнить эту информацию непосредственно в фирме. Так наверное быстрее всего получится.
а в Москве есть какие-нибудь котельные? вот туда и везите)))) я вот как-то в один год уничтожала документов на кузов газели набралось) написала письмо на ГЭС, они согласились бесплатно помочь. печи у них на газе. такое ужасное пламя, что через полчаса от моих документов даже скрепки не осталось. затраты нужны были тока на бензин чтоб Газель заправить))))
Здравствуйте, уважаемая Евгения! Большое Вам спасибо, столько здесь всего полезного нашла. У меня вопрос. Наша бухгалтерия в спешке (после проверки, с маху) создала приказ в котором учредила ЭК бухгалтерии. Сейчас мне требуется создать ЭК по организации. Как Вы считаете, утверждать на уничтожение документы бухгалтерии должна главбух или все-таки директор? А почему они создали свою ЭК и создали положение о приеме, хранении, уничтожении именно бухгалтерских документов? Потому что головная организация в ходе проверки выявила кучу нарушений. Скажу больше, с 1995 года документы бухгалтерии просто свозились в отдельное помещение и все. А сейчас они хотят чтобы было все красиво и правильно. А я занималась только документами отдела кадров до этого момента.
Здравствуйте!
Спасибо за хороший отзыв о моем проекте.
Создавать ЭК структурного подразделения допускается (в т.ч. бухгалтерии), но обычно с этим не заморачиваются (лишние оформление). Указанное положение может существовать. Впрочем, обычно стараются создавать нечто охватывающее все документы организации.
Акт на уничтожение любых документов организации должен утверждать руководитель организации, предварительно его рассматривают на ЭК организации (в вашем случае главбух и бухгалтерия это дополнительные предварительные этапы). Как правило, акт составляют на все документы организации (нескольких подразделений). Бухгалтерские документы с истекшими сроками и потерявшие практическое значение надо разобрать и уничтожить по акту.
Большое Вам спасибо, все поняла.
Здравствуйте, Евгения!!!
Подскажите, пожалуйста, бухгалтерские документы за 1995—1999 гг. уничтожаем сейчас только по перечню 1989 года (без возможности применения перечня 2000 г.), а документы за 2000 г. — по перечню 2000 г.?
Здравствуйте!
Все указанные Вами документы за 1995—2000 годы надо уничтожать по типовому перечню 2000 г. Посмотрите п. 3.13 указаний по применения перечня 2000 г., согласно которому задним числом разрешено его применять.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько должны хранится акты на уничтожение и на основании какой статьи и какого документа. В Перечне за 2010 год не нашла основания. Логически думаю, что храним постоянно, а как это обосновать?
Здравствуйте! Акты на уничтожение документов действительно хранятся постоянно (ст. 246 Типового перечня 2010 года)
Евгения, и еще вопрос. Сколько лет хранятся дела об административных правонарушениях? Секретарь по делам несовершеннолетних говорит, что 3 года. Перелопатили кучу документов и нигде не нашли на основании какого документа. Нужно прописать в номенклатуре дел, а не нашли обоснование. Помогите, пожалуйста!
Думаю, можно установить срок 5 лет ЭПК согласно ст. 188 Типового перечня 2010 года
Спасибо огромное за ответ! Как раз кстати... У меня заседание ЭПК через час )))
Ого, у вас еще заседает комиссия!!! Везет, а у нас как правило комиссия заседает в одном лице — в моем. Я лопачу горы бумаг, а потом все просто подписываются...
Подскажите, пожалуста контакты какой-нибудь компании, которая оказывает услуги уничтожения архива, вывоза документов, желательно с лицензией на данный виддеятельности. (Ростов-на-Дону)
К сожалению, не владею такой информацией
Добрый день! Подскажите пожалуйста в вузе акты на уничтожение должны храниться постоянно в структурных подразделениях или составляется сводный акт на уничтожение и он должен храниться постоянно? Если документы текущего делопроизводства, то смысл хранить акт постоянно? Помогите пожалуйста советом, с уничтожением документов сталкиваюсь впервые.
Елена.
Добрый день! Постоянно хранятся только сводные акты. В структурных подразделениях можно акты на уничтожение и не оформлять, а составлять только сводный акт на основании списков (реестров) подразделений. Постоянно акты на уничтожение хранятся на основании перечней документов со сроками хранения, как типовых, так и ведомственных (для ВУЗов, кстати, есть таковой). И естественно, в него входят только документы временных сроков хранения, т.к. документы постоянного срока хранения в акт на уничтожение не включаются.
Здравствуйте!!!! Спасибо за такой хороший сайт, много полезного:))) У меня такой вопрос: Что делать, например, со свидетельством о браке при уничтожении гражданского дела с истекшим сроком хранения? некоторые говорят, что уничтожать вместе с делом, некоторые-хранить 40 лет. Как быть? Заранее благодарна за ответ!
В соответствии со ст. 664 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, подлинные личные документы граждан хранятся до востребования, невостребованные – 75 лет. Так что, если речь идет не о копиях, а о подлинниках свидетельств, следует известить владельцев о необходимости получить документы. Невостребованные документы придется хранить 75 лет, предварительно составив на них опись.
а если брак расторгнут, то разве я имею право отдать свидетельство о заключении брака?
Вы же не указали в своем сообщении, что это гражданские дела о расторжении брака. Если при расторжении брака свидетельства о браке не возвращаются, Вам лучше обратиться в вышестоящую организацию за указаниями о хранении этих документов.
Спасибо, Евгения!!!! Узнала, они уничтожаются вместе с делом, так как не имеют никакой силы после расторжения брака.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, я работаю в банке. У нас есть дело: «Досье по паспортам сделок», там находятся и паспорта сделок. В Перечне 2010 года есть ст.453, в которой указан срок хранения — постоянно. Но начальник отдела говорит, что мы работаем на основании Инструкции Банка России от 04.06.12 № 138-И. Там сказано, что банки хранят паспорта сделок в электроном виде не менее 3-х лет. Поэтому у нас в номенклатуре стоит срок хранения — 3 года. Сейчас уничтожаем старые досье, я даже и не знаю, стоит ли изъять от туда паспорта сделок и хранить их постоянно?..
Здравствуйте, Татьяна! Перечень 2010 года определяет сроки хранения типовых управленческих документов, ст.453 входит в раздел «Бухгалтерский учет и отчетность» и, скорее всего, не относится к банковским паспортам сделок. Сроки хранения банковских документов лучше определять по ведомственным перечням – ЦБ РФ, Сбербанка и др. И ещё. Если ваша номенклатура утверждена ЭПК архивного органа, её следует придерживаться.
Не подскажите, на какой нормативно-правовой акт или внутренний документ, Вы ссылаетесь при уничтожении документов?
Уничтожают документы в соответствии с перечнями документов
Добрый день! В нашем ООО бухгалтерия работает в программе 1С, главная книга и заработная плата вся в электронном виде (кроме ведомости), но уже выдали банковские карточки. Как оформить дело?
Документы по заработной плате (лицевые счета, карточки-справки) хранятся 75 лет. Поэтому их обязательно надо распечатать, сформировать по годам. В пределах календарного года лицевые счета (карточки-справки) по заработной плате располагаются в алфавитном порядке.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как правильно уничтожить договоры на оказание платных образовательных услуг в вузе.
Срок хранения договоров – 5 лет после истечения срока действия договора. То есть если договор закрыт в 2006 году, его можно уничтожить в 2012 г. Договоры включаются в акт на уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Акт согласовывается с экспертной комиссией ВУЗа и утверждается ректором. После утверждения документы можно утилизировать.
Подскажите, пожалуйста, а как узнать, относимся ли мы к ведомственному архиву? Банк в котором я работаю, существует уже 20 лет. Договоров с ведомственными архивами нет. Архив у нас свой. Номенклатуру составляют начальники подразделений, утверждает ЭК и все.
Здравствуйте, Татьяна! Ведомственный архив – это архив организации, архив вашего банка. Документы постоянного хранения передаются от организаций в государственные и муниципальные архивы. Решение о включении документов в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов принимает архивный орган вашего региона. С организациями частной формы собственности заключаются договоры. Если у вас не заключен такой договор, значит вы не являетесь источником комплектования этих архивов, и должны хранить документы в своем ведомственном архиве. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» регулирует организацию хранения документов, порядок упорядочения и передачи архивных документов, обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу. Номенклатуру дел утверждает не ЭК, а руководитель организации после согласования с ЭК.
Спасибо Вам большое! Очень помогаете!
Добрый день!
1. При переезде обнаружилось много копий (вторые и третьи экземпляры документов, которые каждое структурное подразделение подшивало в свои папки, и они были сданы в архив. Подскажите, пожалуйста, порядок уничтожения этих документов: обязательно ли составлять описи дел по личному составу за соответствующий период?
2. При уничтожении архивных документов обязательно ли составлять описи дел с постоянным сроком хранения?
3. Как правильно уничтожить документы со сроком хранения ДМН в структурных подразделениях — достаточно ли составить акт об уничтожении или должны быть составлены описи дел по личному составу?
Организация не является источником комплектования и в компании не хотят организовывать ЭК.
Спасибо!
Здравствуйте! В соответствии с п. 2.4. «Основных правил работы архивов организаций» (2002 г.) уничтожение документов с истекшими сроками хранения проводится только после утверждения описей дел постоянного хранения. Документы со сроком хранения «ДМН» уничтожаются на таких же основаниях.
Копии документов можно уничтожить при наличии подлинников. Тогда в акте на уничтожение после заголовков дел пишете: «копии», а в графе «примечание» делается отметка: «оставлены подлинники». Не являющимся источником комплектования организациям так же желательно придерживаться существующих норм, а так, кто же проконтролирует или запретит ...
Здравствуйте! В ипотечном потребительском кооперативе сколько времени должны храниться копии уставов, соглашений между членов кооператива, бухгалтерские документы о выдаче денежных средств под отчёт. Через какое время можно уничтожить выше перечисленные документы? Какая ответственность предусмотрена за преждевременное уничтожение документов? Заранее благодарен за ответ!
Здравствуйте! В соответствии со ст.436 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, срок хранения соглашений – 5 лет по истечении срока действия соглашения. Копии уставов, скорее всего, являются приложением к соглашениям. Первичные бухгалтерские документы хранятся 5 лет при условии проведения проверки или ревизии (этот же Перечень). В соответствии с Законом 125-ФЗ от 22.10.2004 организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (п.1 ст. 17). За нарушение Закона предусматривается административная и уголовная ответственность (гл.7).
Здравствуйте, подскажите, будет ли правильным, если «акт об уничтожении печатей организации» будет находиться в деле «акты о выделении документов к уничтожению». И соответственно, его нумерация будет исходить из номера последнего акта об уничтожении документов.
Здравствуйте! Печати и штампы – это материальные ценности организации. Их заказывает, как правило, служба снабжения и числятся они за материально ответственным лицом. Подготовить акт на уничтожение печатей и штампов может служба делопроизводства, но храниться он должен в службе снабжения или у лица, ответственного за снабжение. Акты о выделении к уничтожению документов хранятся в деле фонда в ведомственном архиве или делопроизводственной службе организации. Кроме того, эти документы имеют разные сроки хранения: акт о выделении к уничтожению документов – постоянно (ст. 246 Перечня), акт об уничтожении печатей и штампов – 3 г. при наличии книги учета (ст. 778). Соответственно, эти документы должны формироваться в разных делах.
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, каков срок хранения журнала вскрытия и сдачи служебных помещений: 1 год (ст. 884) или 5 лет (ст.892)? Заранее спасибо за ответ!
Здравствуйте! В ст. 884 речь идет о режимных помещениях (секретных, спецхранилищ и т.п.), в ст. 894 – о служебных. Поэтому Вам подходит ст. 892.
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, по какой статье можно уничтожить вторые экземпляры приказов по личному составу, премировании, материальной помощи (принесли из бухгалтерии)? Заранее спасибо за ответ!
Здравствуйте! Срок хранения копий, а также вторых экземпляры приказов – до минования надобности. При списании этих документов во 2-й графе акта указываете на их копийность (Приказы директора предприятия по личному составу. Копии (2-е экз.), в 8-й графе (примечание) делаете запись: «оставлены подлинники».
Здравствуйте! 8 лет назад у меня пропал брат в декабре 2004 года. В этом году мы только узнали. что он был обнаружен в январе 2005 года повешенным. Нам об этом милиция не сообщила. Мама ходила в криминалистику просила документы и фото с места происшествия. ей сказали. что все сожгли. вправе ли милиция уничтожить эти документы. Брат похоронен как неизвестный.
Здравствуйте! Документы по расследованию убийства (самоубийства) должны быть в прокуратуре. Такие следственные дела имеют долговременные сроки хранения. Попробуйте обратиться туда.
Спасибо!
Здраствуй, подскажите пожалуйста правильно ли я поняла порядок уничтожения документов:
1)Составляем акты о выделении к уничтожению документов
2)рассматриваем данные акты ЭК организации с составлением протокола заседания ЭК и затем данные акты о выделении к уничтожению передаем на утверждение руководителю
3)передаем организации по уничтожению данные документы с составляем акт об уничтожении документов.
т.е получается что у нас должно получиться два акта: один на выделение к уничтожению и один на уничтожение?
Заранее спасибо за ответ!
Здравствуйте! Весь алгоритм Вы расписали правильно. Если придерживаться формы, рекомендованной Основными правилами работы архивов организаций, то в конце акта о выделении к уничтожению есть отметка о сдаче дел на переработку (в конторы вторсырья). Вписываете дату и номер приемо-сдаточной накладной, после чего опять ставите подписи. Вместо накладной может быть акт выполненных работ (об утилизации).
Добрый день! еще один вопрос! Когда должен утверждать акт о выделении к уничтожению руководитель предприятия? Например: дата составления акта является 11.01.2013 (она же и будет являться датой акта), комиссией рассмотрели данный акт 28.01.2013, а уничтожение планируется в течении месяца (так как составляется не один общий акт, а несколько (по подразделениям), так когда должен утвердить руководитель данный акт? До рассмотрения комиссией или после? И может ли комиссия рассматривать одним заседанием несколько актов о выделении к уничтожению?
Заранее спасибо за ответ!
Здравствуйте! Разумеется, комиссия на одном заседании может рассмотреть несколько актов. Руководитель утверждает акт после решения комиссии. Кстати, датой акта является дата его утверждения. И только после утверждения акта документы можно сдавать в контору вторсырья на переработку.
Добрый день!!! Необходимо списать документы за 2006 год. В 2006 году была одна номенклатура, в 2013 году — новая. ПО какой номенклатуре списывать документы?
Здравствуйте! Документы за 2006 год надо списывать по номенклатуре 2006 года.
Спасибо большое! Очень информативно, и очень помогло!!
Здравствуйте! Необходимо уничтожить по истечению срока медицинские документы. Архивариус требует сдать в утильсырье. Но документы имеют персонифицированные данные. Раньше сжигали самостоятельно. А теперь необходим документ. Как быть?
Здравствуйте! Документы можно сжечь, тогда в акте делается отметка: «документы уничтожены путем сожжения», далее подписи и дата. Можно сдать в контору по переработке вторсырья, которая выдаст вам документ об утилизации документов, что допустимо и для медицинских карт.
Здравствуйте, наша организация не сдает документы в гос. архив, подскажите, нужно ли согласовывать акт на уничтожение с ЭПК организации?
Здравствуйте! В организации существует не ЭПК, а ЭК (экспертная комиссии). При отборе документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, ЭК согласовывает акты на уничтожение, независимо от того, сдает организация документы постоянного хранения в государственный архив или нет. Рекомендую вам разработать положение об ЭК на основе примерного положения, где четко прописаны все функции ЭК.
Здравствуйте. Интересная статья. спасибо. Вопрос: если нет архивариуса, есть руководитель группы документационного обеспечения, он (руководитель) должен заниматься архивом? Архивом раньше никто не занимался, документы не в порядке. А организация большая, соответственно и документов с прошедшим сроком очень много.
Здравствуйте! Если документов много, то необходимо выделить штатную единицу специалиста по архиву (архивариуса, зав. архивом). Если нет такой возможности, то хотя бы назначьте приказом ответственного за архив, установив определенную доплату. Не советую руководителю службы ДОУ брать на себя работу по архиву, т.к. не будет хватать времени на это, а работа должна проводиться постоянно.
Подскажите пожалуйста, приказ об уничтожении дел с истекшим сроком хранения к каким функциям документа относится и почему он к ним относится?
Здравствуйте! Такой приказ будет относиться к приказам по основной деятельности.
Добрый день! Спасибо за такой скорый ответ) не ожидала) у меня еще вопрос: ну ладно, все таки я этим занимаюсь. создали рабочую группу, разобрали документы в архиве. Сделали акт. Расписались. А дальше как действовать? В архиве есть документ и постоянного хранения. Ну, ладно, мы их оттуда уберем, прошьем, подпишем. А остальные как уничтожить? На основании нашего акта, создать комиссию? или не стоит уже комиссию создавать? или сразу же сделать приказ об уничтожении документ с прошедшим сроком?
Здравствуйте! Экспертную комиссию (ЭК) надо создавать обязательно, так как ЭК согласовывает описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе по личному составу, а также согласовывает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. При этом отбирать документы к уничтожению можно только после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Приказ об уничтожении документов с истекшими сроками хранения издавать не надо, это одна из функций ЭК, что должно быть отражено в положении об ЭК, или хотя бы в приказе о создании ЭК.
спасибо. в том то и дело что положение об ЭК есть. просто все старые документы валялись в подвале, поэтому создали не комиссию, а рабочую группу. ну, чтоб молодежь все перебрала) соответствующий акт, о том какие там документы уже создали и подписали. И на основании акта мы делаем приказ, чтоб док-ы с истекшим сроком уничтожить а с длительным сроком извлечь. + уже после составить акт об уничтожении доков. Думаете это не правильно? Может как то можно без комиссии обойтись?
Здравствуйте! Не понятно, как это у вас положение об ЭК есть, а самой комиссии нет? Без согласования ЭК никакие документы уничтожать нельзя.
Акт об уничтожении документов составляется один: в акте о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения делается отметка об утилизации документов. Посмотрите внимательно форму акта.
Добрый день! Всё понятно. Да, комиссию создали) все таки.) Будем извлекать документы с длительным сроком хранения. И акт на уничтожение. Спасибо огромное!
Добрый день, уважаемая Евгения! Большое Вам спасибо за такую большую и полезную работу. Если позволите, такой вопрос, который меня мучает уже месяц. Я работаю зав. архивом в очень большой организации в Москве, филиалов у нас пропасть: и в Новороссийске, и в Перми, в Когалыме и много еще. Вот стали звонить люди из Новороссийска, что им надо уничтожить старые бухгалтерские и кадровые документы. У меня-то в Москве есть ЭК, а у них на местах нет. Я думаю, что они должны создать свои ЭК для уничтожения в частности, акты на уничтожение должен подписывать управляющий филиалом. Как Вы считаете, правильно я думаю или нет? Заранее спасибо.
Здравствуйте! В таких случаях в филиалах создаются свои ЭК, а в головной организации – ЦЭК.
Спасибо Вам, преспасибо большущее!!!!
Здравствуйте! В нашей организации решено переформировать дела за прошлые годы: оставить нужные приказы и уничтожить потерявшие историческую ценность. Как и где должно быть отражено данное решение? Как внести в акт на уничтожение данные приказы-указывать, что дела переформированы?
Здравствуйте! Не понятно, какие приказы Вы намерены уничтожить? Срок хранения приказов по основной деятельности – постоянно, по личному составу — 75 лет. Можно отобрать к уничтожению приказы о командировках, ежегодных отпусках, административных взысканиях и пр. (см. Перечень) по 2007 год включительно, а также копии приказов при наличии подлинников. Решение об уничтожении документов принимает ЭК, согласовав акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со ссылкой на Перечень!). Утверждает акт руководитель.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Компания существует с 2001 года. Архив не велся должным образом. Сотрудники отделов сваливали свои папки на полки архива и все на этом. В 2006 году была реорганизация, до 2006 года компания числилась в Ульяновском филиале, после — уже сама стала Самарским филиалом. Номенклатуры дел в архиве соответственно нет и не было. Подошло время уничтожения документов — в частности меня интересует входящая и исходящая переписка. Как поступить с ней? Можно ее уничтожить, составить акт на уничтожение? Или у таких документов срок хранения уже будет не 5 лет? Извините что выражаюсь не совсем понятно, просто для меня ведение архива — пока темный лес.
Здравствуйте! Если сроки хранения документов истекли (не только переписки), то можно составить акт о выделении документов к уничтожению. Если нет номенклатуры дел, надо руководствоваться перечнями документов со сроками хранения.
Здравствуйте! Пожалуйста, подскажите: уничтожаю документы. Нашла журнал регистрации внутренней переписки 2004—2007 года: служебные записки, заявления, заключения самые различные от кадровых вопросов до жалоб. На какую статью сослаться в перечне (как я понимаю 2000 года)?
Здравствуйте! Да, для отбора дел к уничтожению за этот период надо применять перечень 2000 года. Статьи самые различные. Все документы, перечисленные Вами, отражены в Перечне.
Спасибо за ответ! Действительно, много статей, но только на сами документы, а вот на журнал найти не могу. Пожалуйста, подскажите! Как журнал входящей переписки? Но ведь служебки от сотрудников, а не от сторонних организаций
Здравствуйте! По Перечню 2000 года возможна только ссылка на ст. 72 б – журналы регистрации поступающих и отправляемых документов.
спасибо!
Здравствуйте! Огромная благодарность за Ваш сайт! Очень помогает в работе!
Подскажите, пожалуйста, срок хранения журнала выдачи дипломов об окончании среднего учебного заведения. Архивариус колледжа настаивает на постоянном сроке хранения, ссылаясь на перечень ПНДВУЗ, 1999г. Но в перечне 2010 года срок хранения — 5 лет. Спасибо.
Здравствуйте! В перечне 2010 года указан срок хранения (5 лет) журналов выдачи дипломов о присвоении квалификации. Там и раздел соответствующий – «Установление квалификации работников». Для определения сроков хранения журнала выдачи дипломов о высшем и среднем специальном образовании и других документов, касающихся специфической деятельности ВУЗов и колледжей, лучше использовать соответствующие ведомственные перечни.
Спасибо за оперативные ответы! Подскажите. У нас в организации есть дела: сборники самые различные с постоянным сроком хранения. Для сдачи в госархив по 1 сборнику отобрано. Остается еще достаточно большое количество в связи с тем, что не удалось раздать. Могу ли я их уничтожить и что написать в примечании?
Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, что за сборники? Если это печатные издания, то лишние экземпляры можно уничтожить. Если это управленческие документы, то надо разбираться подробнее.
спасибо! это печатные издания. А что написать в примечании?
Здравствуйте! В примечании можно написать: «на хранение оставлен 1 экземпляр», ссылка на статью перечня для печатных изданий не делается.
Здравствуйте! Скажите, как уничтожать периодические издания, например, еженедельные газеты!? Очень благодарна Вам за помощь!!!
Здравствуйте! Периодические издания не относятся к управленческим документам, они не включаются в акт о выделении к уничтожению документов. Их можно просто сдать в контору по переработке вторсырья по приемо-сдаточной накладной.
Здравствуйте!
1. Акты об уничтожении документов включают в номенклатуру?
2. Как хранятся акты? Срок хранения?
3. Акты оформляются как дела постоянного хранения?
Здравствуйте! Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения формируются в составе дела фонда организации, хранятся постоянно, оформляются и передаются на госхранение при ликвидации организации. См. ст. 246 Перечня 2010 года.
Евгения, здравствуйте! Спасибо за ваши труды и полезный проект. С документооборотом связан очень косвенно и незнаком с многими, возможно, очевидными нюансами.
СИТУАЦИЯ: Допустим, архивные (в том числе неиспользуемые и имеющие истекший срок хранения) бухгалтерские и иные (по основной деятельности) документы коммерческой организации хранятся просто внутри отделов или в условном архиве — отдельном помещении, где складируются без ведения базы архивных документов.
ВОПРОС 1: Допускается ли уничтожение таких документов с истекшим сроком хранения без описей и актов об уничтожении, без создания экспертной комиссии и остальных организационных процедур и чем это может быть чревато? Если в прошлые годы ряд документов с истекшими сроками уничтожался без описей и т. п., чем это может грозить? Описи нужны для подтверждения того, что документы существовали?
ВОПРОС 2: Если в нормативных актах сказано о хранении документов в течение 5 лет, то как это понимать? Их можно уничтожать только по истечении окончания календарного года, в который наступает истечение сроков, или при наступлении 5-летнего юбилея документа (например, документ датирован 10 июля 2008 г., и 10 июля 2013 г. его можно смело отправить в шредер)? И каковы основания, если отсчет ведется 1-ым способом?
Здравствуйте!
1. Описи на документы временного (до 10 лет) срока хранения не составляются. По истечении установленных сроков хранения такие документы уничтожаются по акту. В соответствии с Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» не только государственные и муниципальные органы, но и частные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность документов в течение сроков хранения, установленных перечнями документов со сроками хранения. Незаконное уничтожение документов не допускается. За нарушение Закона предусматривается как административное, так и уголовное наказание.
2. В акт о выделении к уничтожению документов и дел включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Если документы имеют срок хранения 5 лет, то документы за 2008 год (как за январь, так и за декабрь) документы могут быть включены в акт только после 01 января 2014 года. Все вопросы по организации хранения документов, в том числе по отбору документов к уничтожению, регулируются «Основными правилами работы архивов организаций» (2002).
По данному предложению «По истечении установленных сроков хранения такие документы уничтожаются по акту.» прошу вас уточнить.
По акту, подписанному кем, всё же экспертной комиссией, или кем-то другим (например, руководителем организации), а экспертную комиссию при этом создавать необязательно?
Спасибо!
Здравствуйте! По правилам экспертная комиссия согласовывает акт, а руководитель утверждает, а уж соблюдать правила или нет – Ваше решение.
Добрый день. Скажите пожалуйста. Как составлять акт на документы ликвидируемой компании за 2007—2013гг. По 2010 по перечню 2000 года, а далее по перечню 2010года? Каков порядок. Спасибо
Здравствуйте! По перечню 2010 года определяются сроки хранения документов, образовавшихся с 01 января 2011 года (перечень 2010 года вступил в силу 01 октября 2010 г., через 10 дней после официальной публикации). Сроки хранения документов за 2007—2010 гг. определяются по перечню 2000 г., за 2011—2013 гг. – по перечню 2010 г.
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, по какой статье можно уничтожить месячные отчеты АЗС (ведомости, акты, сменный отчет, отчет движении нефтепродуктов и чек). заранее спасибо!
Здравствуйте! Перечисленные Вами документы относятся к документам бухгалтерского учета и отчетности, срок хранения – 5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Основание: ст. 362 Перечня 2010 года.
Добрый день. Скажите, пожалуйста. В ведомственном архиве банка скопилось множество бухгалтерских документов. Номенклатуры дел нет. Сейчас мне нужно уничтожить документы с истекшим сроком хранения. Каким положением, законом я могу руководствоваться при составлении акта. Где можно узнать точно, какие документы банка можно уничтожать, а какие нет. Спасибо.
Здравствуйте! При определении сроков хранения документов и отборе документов к уничтожению надо руководствоваться перечнями документов со сроками хранения, действующими на момент создания документов. Для документов с 2011 года действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. С 2000 по 2010 гг. – «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 06.10.2000. Сроки хранения бухгалтерских документов надо определять по этим перечням. Для определения сроков хранения специфических банковских документов можно использовать «Типовой перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 16.01.1996 № 10-2-1/65.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста. В ведомственном архиве отбираются дела на уничтожение. Будет составляться акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Номенклатуры дел нет и не было, сдаточных описей тоже. В связи с этим вопрос: в акте есть графы — «Номера описей» и — «индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи». Насколько я понимаю, на дела временного, до 10 лет хранения описи не составляются. Нужно ли мне составить описи, на документы которые будут уничтожаться, и если нет, что писать в графах, где требуется указать номера описей, или индекс по номенклатуре? Спасибо.
Здравствуйте! Описи на такие дела составлять не надо, они включаются в акт. В графе 4 акта (номера описей) делается прочерк. Ссылки делаются на номенклатуру дел и перечни документов со сроками хранения (графы 5 и 7).
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, где можно найти требования предъявляемые к печи для уничтожения секретных документов.
Здравствуйте! Возможно, такие требования есть в инструкции по обращению с секретными документами.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какой оптимальный срок хранения писем в делопроизводстве и с чем это связано?
Здравствуйте! Переписка имеет разные сроки хранения, это зависит от вопросов (направлений), по которым ведется деловая переписка. Сроки хранения указаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (2010). Дела с перепиской, имеющей постоянный срок хранения, передаются в архив организации через 2-3 года после завершения в делопроизводстве. Дела с перепиской, имеющей срок хранения 5 лет, хранятся в делопроизводстве до истечения срока хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке.