Уничтожение документов
В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.
Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.
Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.
Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.
Порядок уничтожения документов
Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.
Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.
При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.
Порядок составления акта
Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.
В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).
Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.
Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.
Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.
Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.
Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:
- для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
- для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.
Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.
Как уничтожить
Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.
Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.
Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день. Если при отборе на уничтожение из дела для дальнейшего хранения изымается документ, то где его учитывать. Во входящем журнале текущего года или смотря по документу, если исходящий, то в исходящем, но по текущему году? Спасибо.
Здравствуйте! Вопрос не совсем понятен. Вы хотите зарегистрировать изъятый документ? Этого делать не надо! Если в одном деле сформированы документы разных сроков хранения, его надо расформировать, оставить документ на хранение в соответствии с номенклатурой дел.
Здравствуйте. Мне предстоит уничтожить документы банка с 2000 по 2007 гг. Честно говоря, очень мало информации о сроках хранения банковских документов. Сейчас я опираюсь на "Перечень типовых управленческих документов 2000 г.и "Типовой перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом в 1996 г. Но там тоже не прописаны многие банковские документы. Могу ли я в акте о выделении документов на уничтожение написать, что я ссылаюсь на эти Перечни? Что делать, если я не могу определить срок хранения других банковских документов? И последнее, в Перечне написано, что первичные бух. документы хранятся 5 лет, после окончания проверки. Какой проверки, налоговой?
Здравствуйте! В акте о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения обязательно должна быть ссылка на перечни. Вы правильно указали перечни документов. Не обязательно названия документов в перечнях должны совпадать с названиями документов вашего банка. Смотрите по смыслу и содержанию. Ссылка в перечнях для бухгалтерских документов «после окончания проверки» означает, что документы могут быть отобраны к уничтожению только после завершения ревизии финансово-хозяйственной деятельности и налоговой проверки (выездной или камеральной) и, разумеется, по истечение 5-летнего срока.
Доброго времени суток! Огромная Вам благодарность за Вашу работу. У меня вопрос по бухгалтерским отчетам. Срок хранения определяется по периодичности отчета: годовой-пост., квартальный — 5 лет и т.д. А как понимать примечание « при отсутствии годовых — пост.» А если это квартальный отчет, а годовой формы этого отчета вообще нет, то это его надо хранить постоянно? Спасибо.
Здравствуйте! Квартальные ответы следует хранить, если годовой отсутствует, например, утрачен. Если нет формы годового отчета, то следует хранить квартальные. Но если квартальные отчеты идут «нарастающим итогом», то на постоянное хранение отбираются отчеты за 4 квартал.
Спасибо! В банковском делопроизводстве отчетов очень много, есть ежедневные, ежедекадные, ежемесячные, в которых архивариусы мало, что понимают. Скорее всего, этот вопрос надо выносить на ЭК, чтобы оговаривать срок хранения, а Вы как считаете?
Здравствуйте! Как правило, ежедневные, декадные, месячные отчеты имеют срок хранения 1 год. Конечно, надо консультироваться с членами ЭК и другими компетентными специалистами банка при определении сроков хранения документов, опираясь при этом на типовые и отраслевые перечни. Однако ЭК организации не имеет право устанавливать сроки хранения документов, которых нет в перечнях. Она может обратиться в ЭПК архивного органа региона, представив при этом свои предложения.
Здравствуйте, Евгения!
Скажите пожалуйста, как должны уничтожаться документы кратковременного срока хранения в подразделениях? В архив они не сдавались. Экспертная комиссия должна подписывать такие акты? Сдаются ли такие акты в архив? Спасибо!
Здравствуйте! Документы с истекшими сроками хранения, не переданные в архив организации, отбираются к уничтожению в структурных подразделениях. Акт о выделении дел к уничтожению подписывает сотрудник, проводивший отбор дел, согласовывает экспертная комиссия, утверждает руководитель организации.
Можно-ли уничтожить документы (старше 5 лет), если налоговой проверки не было вообще?
Здравствуйте! Те документы, которые в перечне дел с указанием сроков хранения имеют ссылку «при условии проведения проверки (ревизии)», надо сохранять до окончания проверки.
Здравствуйте! Скажите пож-та где я могу найти документы как уничтожать медицинскую документацию в больницах (истории болезни, карточки и пр...) Спасибо.
Здравствуйте! Сроки хранения медицинской документации определяются Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, утвержденным приказом Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493. Порядок уничтожения не отличается.
Хочу закрыть журнал исход и журнал приказов. как правильно писать это. №1025 от 31 12 2013 закрыто или?
Здравствуйте! Надо пронумеровать заполненные листы журнала, оформить лист-заверитель и обложку дела.
Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, я что-то запуталась совсем. У компании накопилось большое количество бумажных заявок на предоставление информационных услуг. В этой заявке указан ФИО заказчика, его должность, номер комнаты и номер телефона. И какую услугу требуется подключить пользователю. Заявок этих жуткое количество томов, за жуткое количество годов. Очень хочет это дело уничтожить начальник отдела, который эти услуги предоставляет. Наша служба безопасности уперлась, говорят персональные данные. Я лично не вижу здесь никакой особой проблемы, тем более, что приезжает мобильный шредер и все уничтожает под моим присмотром прямо с папками. Вот сломала голову какую статью перечня подвести под это уничтожение. Может подскажете что-то. Спасибо заранее.
Здравствуйте! Документы с персональными данными тоже уничтожаются по истечении сроков хранения. Шредер вполне подходит для уничтожения таких документов.
По срокам хранения возможно для этих заявок подойдут ст. 111 и 1052 «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182.
Добрый день, подскажите пожалуйста. У нашего Управления есть подразделения в других городах. Номенклатуру каждый год они получают из Управления и их архивы как бы подчиняются нашему. У них может быть своя экспертная комиссия для уничтожения или они присылают например список к уничтожению, а я уже делаю акт на уничтожение и подписываю комиссией Управления?
Здравствуйте! Согласно п. 2.2.2., 2.2.3 «Основных правил работы архивов организаций» (2002) вы можете создать в управлении ЦЭК (Центральную экспертную комиссию), а в подразделениях – ЭК. ЭК оформляют акты на уничтожение и направляют их на согласование ЦЭК.
Здравствуйте, допускается ли уничтожение в подразделениях копий документов ДСП по переписке в течение текущего года, если срок хранения 5 лет, ЭПК ст.46*. Оригиналы хранятся в другом подразделении этой же организации.
Здравствуйте! Срок хранения копий документов при наличии оригиналов в другом подразделении – ДМН (до минования надобности). Документы со сроком хранения ДМН должны храниться не менее одного года.
Здравствуйте! Вопрос по теме: а какой порядок уничтожения копий документов (ДМН), например: «Исходящие письма. Копии, 2008 год». Также требуется составление акта об уничтожении, согласование с ЭК, и, главное, в описи перечисляются все копии и дубликаты писем поименно? Спасибо!
Здравствуйте! В акте о выделении документов и дел к уничтожению заголовки дел указываются обобщенно, например: «Исходящие письма. Копии. 2008—2010». Опись документов не составляется. Акт оформляется в обычном порядке. Только не путайте копии со вторыми экземплярами отправляемых писем. Они хранятся в делах с перепиской по направлениям деятельности, с соответствующими сроками хранения (в основном – 5 лет).
Акт обследования затопленных квартир был от 7 декабря 2007 г. У жильцов осталась ксерокопия. В УК в настоящее время нам отказали выдать оригинал, либо заверить ксерокопию, т.к. сроки вышли и документы уничтожены. Должен ли остаться акт уничтожения документов? Имеется ли в нем название уничтоженного документа? в нашем случае «Акт от 07.12.2007 г. обследования затоплен.квартир 45,48...по адресу:город...ул...дом...»? Можем мы запросить его в нашей Управл. Компании? В суде нужно доказать достоверность ксерокопии, имеющейся у нас.
Здравствуйте! Акт о выделении документов к уничтожению должен остаться, так как это документ постоянного хранения. Вы можете его запросить, но вероятнее всего, названия всех документов в нем не будут перечислены. В акте о выделении к уничтожению документов и дел принято указывать обобщенные заголовки («акты обследования квартир за 2007 год»).
Здравствуйте. Подскажите при уничтожении документов 2008 г. основываться на ПТД 2000 или 2010 и почему? Вышестоящая организация говорит, что на 2010 и ведомственный перечень (для определения сроков хранения) нельзя использовать.
Еще вопрос. Структурное подразделение передало на хранение в архив документы со сроком 10 лет. Подошел срок уничтожения. Кто составляет акт об уничтожении, СП которое передало на хранение или архивариус (канцелярия).
Заранее благодарю.
Здравствуйте! При составлении акта об уничтожении документов за 2008 год надо ссылаться на номенклатуру дел организации 2008 года и Перечень 2000 года. Перечень 2010 года действует для определения сроков хранения документов, созданных после 2010 года.
По второму вопросу. Всё зависит от распределения обязанностей конкретно в каждой организации. Обычно, если в организации есть зав. архивом (архивариус), то он и производит отбор к уничтожению документов, принятых на хранение.
здравствуйте!
подскажите, пожалуйста, если нужно уничтожить только графики отпусков (других документов пока нет, организации 4 года) обязательно ли должно быть Положение об экспертной комиссии и номенклатуру дел? Номенклатуры дел в организации нет и архивное дело не ведется...
Можно ли составить приказ о экспертной комиссии + протокол заседания + сам акт об уничтожении? и уничтожить ненужные графики?
Здравствуйте! Во-первых, дел «входящие документы» не должно быть. Переписка формируется по вопросам деятельности организации по принципу: вопрос-ответ. И в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения многие виды переписки имеют постоянный срок хранения. Но к делам с перепиской внутренние описи документов, как правило, не составляются. В обязательном порядке внутренняя опись документов составляется к личным делам. А в личном деле может быть подшито письмо сторонней организации (например, о переводе работника). Могу ещё назвать ряд примеров (регистрационные дела в налоговых органах, следственные дела и пр.).
Здравствуйте! Разумеется, если есть приказ о создании экспертной комиссии, то можно отбирать к уничтожению дела с истекшими сроками хранения. Положение можно разработать и позже. Вы всё расписали правильно. Экспертная комиссия на своем заседании рассматривает акт о выделении к уничтожению документов и дел, согласовывает его. Заседание ЭК оформляется протоколом. Утверждает акт руководитель организации. Если нет номенклатуры дел, то в акте ссылки делаются только на перечень документов с указанием сроков хранения. Но всё же, номенклатуру дел следует разработать в первую очередь.
Добрый день!
Подскажите пожалуйста, как составить акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек, если на предприятии работает только директор и не имеет подчиненных сотрудников? Кого указывать в составе комиссии? Заранее благодарю.
Здравствуйте! В данном случае комиссии не образуется. Акт составляет и утверждает директор.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как составить Акт на испорченные бухгалтерские документы ЖСК (выписки из банка и счета-фактуры) с 1997 по 2010 г. Документы хранились в техническом подполье нашего многоквартирного дома. При прорыве канализации, канализационных стоков в тех. подполье было по колено, все документы были испорчены.
Здравствуйте! Сначала надо оформить акт о затоплении помещения с подписью представителя ЖЭК. После этого составляется акт о неисправимых повреждениях документов. Форма акта приведена в «Основных правилах работы архивов организаций» (приложение 37).
Доброго времени суток! Меня интересует вот какой вопрос. Вы пишете выше о том, что документы, например 2004 года, будут уничтожаться статьями перечня 2000 года (при отсутствии номенклатуры в организации). Чем это обусловлено?? Я же составляю акт об уничтожении документов на сегодняшний день, а не в 2004 году, к тому же многие статьи перечня 2000 года разнятся по срокам хранения с перечнем того же 2010 года. Разве я не должна руководствоваться последним перечнем? Заранее спасибо!
Здравствуйте! Перечень 2010 года вводится в действие с 2011 года и распространяется на документы, созданные в 2011 году и позже. Обусловлено это тем, что перечень не имеет «обратной силы».
Здравствуйте! Подготавливаю акт на уничтожение документов до 2010 года. В новом перечне 2010 Характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел — срок хранения — Ст.661 -5 лет, по перечню 2002 -ст.340-75 лет. Половина работников уже уволены. Неужели ставить 75 лет?
Здравствуйте! Надо посмотреть. Может быть, это какие-то вторые экземпляры. Тогда в акте на списание в примечании написать: «оригиналы оставлены в личных делах». Если всё же они в одном экземпляре, правильно оформлены, с подписью и печатью, то оставить, по возможности включив в личные дела.
Подскажите, в приёмной скопилось огромное количество ненужной бумаги (испорченные листы при печати, ненужные факсовые письма и т.п) ... Как быть с такими ? Как-то не целесообразно созывать экспертную комиссию во главе с замом директора на рассмотрение каждого листа ... А просто передать сотруднику на розжиг в баню наверно нельзя?
Здравствуйте! Если это неподписанные документы, испорченные листы и т.д. их не надо списывать по акту. Можно уничтожить через шредер, либо сжечь. Большое количество можно сдать в контору вторсырья.
Здравствуйте, подскажите, являются ли ксерокопии актов проверяющих органов (Генпрокуратуры, Счетной палаты) документами? и есть ли какие-то правила об их уничтожении?
Здравствуйте! Незаверенные в установленном порядке ксерокопии документов не имеют юридической силы. Их можно списывать без ссылки на статью перечня с отметкой в примечании «оставлены подлинники».
Здравствуйте, занимаюсь инвентаризацией архивных документов с 1972 г., до меня они все хранились постоянно по статье 20.6 приказа № 615, но документы все разноплановые и инструкции по технике безопасности, и описание работы на табуляторе, и документы по перевооружению производства и т.д. Могу ли я некоторые из них уничтожить по акту, подобрав соответствующую статью, или тоже должна хранить постоянно так как это все разработки нашей организации?
Здравствуйте! Не берусь определять сроки хранения дел, не видя самих документов, тем более, не знаю, на какой приказ Вы ссылаетесь.
Это приказ 1996 г «Об утверждения перечня документов...с указанием сроков хранения»)) документы все старые и №558 и № 1182 я вроде, пользоваться не могу или могу, тоже не знаю. Все архивные документы у нас проходили как НИОКР и хранились постоянно, но ведь глупо хранить программу работы на табуляторе 1972 г., если техникой такой уже лет 20 никто не пользуется, даже если эта программа является разработкой нашей организации? Или я не права?
Так это приказ МВД! Этот перечень применим для организаций и учреждения системы МВД. Ст. 20.6. – это отчеты по научно-исследовательским работам. Если это действительно научные разработки организации, относящейся к системе МВД, то срок хранения этих документов – постоянно. Документы постоянного срока хранения могут утратить практическое значение, но имеют историческую ценность (например, как определенный этап в развитии техники, оборудования в системе МВД).
Спасибо, а как определить научная ли разработка, например, инструкция по технике безопасности, или ее можно уничтожить? Практическое значение она уже давно утратила, и вряд ли имеет историческую ценность. Или описание работы на табуляторе. Нельзя же все хранить постоянно
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какая статья Перечня 2010 подходит под копии приказов? Расплодили в подразделениях папок с копиями приказов, просто деваться некуда. Спасибо.
Здравствуйте! В перечне указаны сроки хранения для подлинников документов. Копии документов хранятся до минования практической надобности (ДМН).
Большое спасибо за ответ, то есть достаточно будет указать в акте об уничтожении, что это копии и практическая надобность в них отпала и не указывать никакой статьи?
Ещё в примечании акта надо написать: «оставлены подлинники», статью указывать не надо.
Добрый день! Хотели бы уточнить, необходимо ли в акте на выделение к уничтожению документов временного хранения графу «Количество листов», если ранее при формировании дела листы не нумеровались?
Здравствуйте! В акте о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения количество листов не указывается, указывается количество дел (единиц хранения). Форма акта приведена на сайте.
Добрый день! И все-таки, если срок хранения 5 лет (при условии проверки) истек, а налоговой не было, надо хранить документы вплоть до ее назначения в необозримом будущем? Т.е. постоянно? В т.ч. ТТН и прочая первичка? Спасибо!
Здравствуйте! Согласна, что «первичку» хранить бесконечно нецелесообразно. Но если у вас была проверка (ревизия) финансовых органов (КРУ), есть акт, то уже есть основание для отбора документов к уничтожению. По поводу налоговой проверки обратитесь в инспекцию, может быть они проведут хотя бы камеральную проверку.
Здравствуйте! При составлении номенклатуры дел есть такие документы, сроки хранения которых неизвестны (в перечне 588 такие документы не обозначены), тогда какие сроки хранения ставить на эти документы.
Здравствуйте! В соответствии с п. 2.2.5. «Основных правил работы архивов организаций» (2002), для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, экспертная комиссия (ЭК) организации может обратиться с предложением в ЭПК архивного учреждения.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, каким образом можно уничтожить договоры оказания услуг (за 2004—2010 годы)? Можно ли это сделать? И какими нормативными актами руководствоваться? Заранее спасибо!
Здравствуйте! В соответствии со ст. 60, 186, 441 и др. «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 06.10.2000, срок хранения договоров – 5 лет после истечения срока. В текущем году вы можете уничтожить закрытые (исполненные) договоры за 2004—2008 годы, сославшись в акте на уничтожение на вышеуказанный перечень.
Здравствуйте! Если организация ликвидирована, что делать с документами (речь идет не о личных делах сотрудников), к ним также применяются сроки по перечню (этот перечень разработан для действующих организаций) архив доки не принимает и однозначного ответа о необходимости хранения временных документов не оговаривает, так как по сути, организация не существует и её мало кто будет интересоваться, а если организации нет, то и места для хранения отсутствует, а документов не мало. Подскажите, что делать?
Здравствуйте! Документы должны храниться в течение сроков, установленных перечнями документов со сроками хранения. Досрочное уничтожение документов преследуется Законом. При ликвидации организации документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, передаются организации-правопреемнику, либо в вышестоящую организацию. При отсутствии таковых ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Всё это регламентирует Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Добрый день, Евгения. Поясните, пожалуйста, ситуацию с хранением и уничтожением писем (переписка по основным вопросам деятельности организации). Согласно Перечню, срок хранения — 5 лет ЭПК. 5 лет я понимаю, а вот ЭПК говорит о том, что некоторые документы могут быть отнесены к сроку хранения постоянно. Как быть с перепиской? Кто определит, какие письма можно уничтожить, а какие нет? Спасибо за ответ.
Здравствуйте! Это определяет тот, кто проводит экспертизу ценности документов, по согласованию с ЭК организации. На постоянное хранение отбирается наиболее важная переписка, относящаяся к основным вопросам деятельности организации.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько в архиве хранятся экспертизы промышленной безопасности?
Здравствуйте! Уточните, пожалуйста, вид документа (акт, протокол и т.п.).
Добрый день, подскажите, подлежит ли согласованию положение об ЭК обособленного структурного подразделения предприятия (не филиала), имеющего определенную самостоятельность в действиях (кроме материальной, непосредственно подчиненного аппарату управления самого предприятия)? В нашем случае Положение об ЭК утверждалось начальником обособленного структурного подразделения без согласования с их СП, поскольку ЭК является совещательным органом при начальнике ОСП. Спасибо.
Здравствуйте! Не совсем вникла в структуру вашей организации, но если в организации есть обособленные подразделения или филиалы со своими ЭК, то в головной организации (аппарате управления) должна быть ЦЭК (центральная экспертная комиссия), которая согласовывает положения об ЭК. Утверждает положение об ЭК руководитель подразделения. Советую посмотреть примерное положение о ЦЭК.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, что делать если в деле постоянного хранения вместо некоторых оригиналов подшиты копии. Оригиналов точно не будет, т.к. эти документы от отдаленных цехов и присылали их по электронной почте.
Здравствуйте! В данном случае копии должны быть заверены в установленном порядке.
Здравствуйте, есть необходимость уничтожить хозяйственные договоры 1996—1998 гг. Необходимо ли к акту об уничтожении прикладывать (составлять) внутреннюю опись? Номенклатуры дел за эти года нет, чтобы сопоставить количество и содержание.
Заранее благодарна за ответ.
Здравствуйте! В акте о выделении документов и дел к уничтожению заголовки дел указываются обобщённо. Опись дел не прикладывается, тем более, внутренняя опись документов. При отсутствии номенклатуры дел ссылка (основание для уничтожения) дается на соответствующий перечень документов с указанием сроков хранения.
Подскажите, пожалуйста, у нас маленькая фирма, работают три человека, оказываем посреднические услуги, годовая выручка около 1 млн. руб. За 8 лет работы не было никаких проверок (ИФНС, фонды). Сколько времени надо хранить документы, если все данные есть в компьютере? Хотели уничтожить документы 5-летней давности, но получается, что без проверок нельзя?!
Здравствуйте! Если в Перечне имеется отметка: «при условии проведения проверки (ревизии)», то эти документы можно уничтожить по истечении установленного срока и завершении проверки. Придется ждать.
Здравствуйте! Подскажите, приказ о создании комиссии по уничтожению документов (сожжении) относится к основной деятельности или административно-хозяйственной? Спасибо!
Здравствуйте! Такой приказ следует относить к приказам по основной деятельности.
Здравствуйте, Евгения! Подскажите пожалуйста, как правильно уничтожить невостребованные удостоверения многодетной матери (использовать типовой перечень 2010 г. либо есть иной нпа, регламентирующий порядок уничтожения). Заранее спасибо за ответ!
Здравствуйте! Бланки удостоверений списываются не как документы, а как бланки строгой отчетности. Ссылку на перечень делать не надо.
Здравствуйте! Как правильно уничтожить личные дела воспитанников ДОУ? По нашей номенклатуре дел они должны храниться 3 года. Но есть дела, которые лежат с 2008 г.
Комиссия никогда не создавалась — какие документы необходимо создать для того, чтобы правильно уничтожить архив? И как это правильно сделать?
Заранее, спасибо!!!
Здравствуйте! Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению оформляется актом, который утверждает руководитель организации после согласования экспертной комиссией (ЭК). Поэтому для начала вам надо создать ЭК (приказом). Весь процесс экспертизы ценности документов, отбора дел к уничтожению и образец акта изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002), а также воспользуйтесь рекомендациями нашего сайта.
Добрый день! Такой вопрос — номенклатуру в учреждении начали вести только с 2015 г., но сохранились документы еще 10 летней давности со сроками хранения менее 10 лет, был составлен акт на уничтожение, может ли организация самостоятельно уничтожить документы, не обращаясь к специализированной организации? И возможно ли просто составить акт на уничтожение, но например, не уничтожать документы?
Здравствуйте! Какой смысл составлять акт на уничтожение, если собираетесь хранить документы? Организация может сама уничтожить документы шредером, либо путем сожжения.
Добрый день.
Подскажите мне, пожалуйста, в моей ситуации. У нас Холдинг, в котором много юридических лиц (некоторые даже уже ликвидированы).
1. Надо ли на каждую организацию отдельно создавать экспертные комиссии (соответственно, и акты, и протоколы, и пр.) или комиссия может быть единая для всего Холдинга, объединяющего все другие организации?
2. Раньше до 2007 года создавали номенклатуры дел каждый год, но после 2007 года не создают. Могу я без свежей номенклатуры дел отправить документы на уничтожение согласно последней номенклатуре (за 2007)?
3. Я работаю недавно, с архивом сама раньше не работала. В нашем отделе делопроизводства хранятся только письма (приказы в другом подразделении, договоры — в третьем). Могу ли я уничтожать документы только нашего отдела? Или по правилам мы должны одновременно во всех подразделениях проводить уничтожение?
4. Еще наши документы не уничтожались, а копились в архиве, сейчас необходимо их разобрать. В итоге оказалось, что на уничтожение идут документы 2006, 2007, 2008 и 2009 годов. Могу ли я документы всех годов уничтожать одновременно?
Здравствуйте!
1. В зависимости от объема документооборота здесь может быть два решения. При относительно небольшом документообороте лучше создать единую комиссию для всех организаций. Второй вариант: в каждой организации создаются свои ЭК, а в головной организации – ЦЭК (центральная экспертная комиссия), которая согласовывает решения ЭК. Такой вариант подходит для организаций с большим объемом документооборота и необходимым количеством специалистов для работы в ЭК. Решать вам, но поскольку некоторые организации у вас уже не действуют, я бы рекомендовала вам первый вариант.
2. Документы можно отобрать к уничтожению, но при отсутствии номенклатуры дел за соответствующий период, ссылку надо делать на перечень документов с указанием сроков хранения, действующий в этот период.
3. Вы можете сами отобрать к уничтожению документы вашего подразделения, но акт составляется общий для всей организации.
4. В акт на уничтожение можно включать документы за несколько лет.
Я правильно поняла, мы уничтожаем документы по Перечню 2000 г, включительно по 2010 г. Но документы 2010 г. мы уничтожаем с 1 января 2016 г. (если срок у таких документов составляет 5 лет)? А уже после 2010 г., т.е. с 2011 г. пользуемся Перечнем № 558?
Здравствуйте! Совершенно верно!
Здравствуйте! Я в архиве работаю недавно, сейчас оформляю акты на уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком за 2008 — 2009 г.г, есть номенклатура за 2008 г., но в ней не все документы учтены. Как в акте их отражать, все равно по перечню 2000г.? А как быть с индексами оставлять пустую строку?
Здравствуйте! В данном случае в акте обязательно надо делать ссылки на статьи перечня 2000 года (графа 7), в графе 5 делается отметка «б/и» (без индекса).
Здравствуйте! В перечне 2000 г. нет срока хранения путевого листа, можно ли подвести под ст. 450?
Здравствуйте! Статья 450 касается ГСМ и запчастей, а не перевозки грузов. Смущает и срок хранения (1 г.), по Перечню 2010 года путевые листы хранятся 5 лет. Я бы рекомендовала применить ст. 442.
Спасибо за ответ, но мы не возим грузы, Статья 842 Перечня и пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, но он от 2008 г., так что нам делать с пут. листами до 2008 г.
Здравствуйте! В Перечне 2000 г. нет конкретной статьи для определения срока хранения путевых листов.
Спасибо вам за ответы, но еще один вопросик бы уточнить, дело в том, что бух. документы, хранящиеся в архиве, описи на них нет, сроки хранения вышли, можем ли мы составить акт уничтожения, подкрепить его протоколом ЭПК, или нужно сначала сделать опись?
Здравствуйте! Описи на документы временного (до 10 лет) срока хранения не составляются. На них может составляться только сдаточная опись при и передаче дел из структурных подразделений в архив. При отборе дел с истекшими сроками хранения к уничтожению они включаются в акт. Заголовки в акте обобщённые по группам документов.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на предприятии был медпункт, потом медработники уволились и года 2-3 медпункт не существовал. В 2015 г. приняты снова другие медработники, амбулаторные карты работников им не нужны по их мнению их место в архиве, работникам предприятия карточки бывают нужны (но они находятся в неупорядоченном состоянии). Можно ли отдать на руки карточки тем, кто работает или их уничтожить не разбирая, но ведь их иногда и спрашивают в связи с полученными травмами и бывшие работники. И еще затрудняюсь в определении ст. по перечню 2000 г.
1. Страховые полюса (ОСАГО) 2008 г.
2. Векселя 2008 г.
3. Копии приемных документов 2007—2008 гг.
4. Заявки на перевозку грузов 2008 г.
Здравствуйте! На руки амбулаторные карты не выдаются, они должны храниться 5 лет после последнего посещения амбулаторного больного.
По срокам хранения: 1. – ст. 191, 4. – ст.443. Не понятно, что за векселя (они бывают разные), но обычно хранятся 5 лет после погашения. Что Вы называете «приемными документами»?
Здравствуйте! При проверки документов, хранящихся в архиве, обнаружилось, что папки формировались из расчета удобства, т.е. в одной попке документы с разными сроками хранения, например в папке «Документы по предпринимательской деятельности» содержаться — справка о стоимости выполненных работ и затрат, мемориальный ордер № 14 и еще куча документов. Как быть, в акте на уничтожение я выписала все эти документы и проставила сроки, но это очень объемный процесс, возможно ли ограничиться только названиями папок и не переписывать состав?
Здравствуйте! Дела в организации должны формироваться по срокам хранения. В противном случае дела должны переформировываться.
Здравствуйте! Большое спасибо за ответы.
И еще такой вопрос, если подразделения сами документы с истекшими сроками хранения, не переданные в архив организации, отбирают к уничтожению. Акт о выделении дел к уничтожению подписывает сотрудник, проводивший отбор дел, согласовывает экспертная комиссия, но графу (7) не заполняют (ссылки на статьи не указывают). Допускается ли такой акт структурного подразделения?
Здравствуйте! Акт должен быть общий по организации. Ссылки на статьи надо проставить.
Добрый день! Скажите, пожалуйста: может ли Экспертная Комиссия организации уменьшить срок хранения документов и уничтожить их раньше срока указанного в примерном перечне? И какие могут быть последствия (штрафы, меры).
Здравствуйте! Продлить (увеличить) срок хранения документов организация может, уменьшить – нет. Согласно ст. 17 Закона РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, установленных перечнями документов. За нарушение законодательства об архивном деле предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.
Здравствуйте! В связи с затоплением архива пришли в негодность истории болезни, срок хранения которых 25 лет. Может ли Экспертная Комиссия списать документы раньше положенного срока, сославшись на невозможность их дальнейшего использования?
Здравствуйте! Разумеется, испорченные документы надо списать. Однако чтобы впоследствии у вас не было проблем, надо соблюсти процедуру списания в данном случае. Во-первых, должен быть акт о затоплении помещения архива. Затем составляется акт о неисправимых повреждениях документов со ссылкой на акт о затоплении. Только после этого можно составлять акт об уничтожении документов. Если организация является источником комплектования государственного и муниципального архива, то перед составлением акта на уничтожение документов предыдущие акты направляются в соответствующий уполномоченный архивный орган. Порядок списания документов и формы актов изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002).
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, кто должен составлять акты на уничтожение — структурные подразделения или ответственный работник за архив. Спасибо
Здравствуйте! Всё зависит от распределения обязанностей в каждой конкретной организации, и как это отражено в локальных нормативных актах организации (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др.). Обычно если в организации есть освобожденный работник по архиву (архивариус, заведующий архивом), то он проводит отбор дел и составляет акт.
Здравствуйте, работа в школе (секретарь-делопроизводитель), как разграничить приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственной деятельности, постоянно возникает спорный вопрос с администрацией школы. Спасибо за ответ.
Здравствуйте! Из приказов по основной деятельности можно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам. К последним относятся приказы о закупке канцтоваров, о проведении субботника по уборке школы и т.п.