Уничтожение документов
В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.
Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.
Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.
Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.
Порядок уничтожения документов
Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.
Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.
При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.
Порядок составления акта
Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.
В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).
Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.
Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.
Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.
Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.
Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:
- для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
- для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.
Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.
Как уничтожить
Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.
Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.
Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день! Подскажите, какая статья Перечня 2000 года подходит для хранения личных дел получателей мер социальной поддержки
Здравствуйте! В типовом перечне управленческих документов такой статьи не будет. Вам надо пользоваться ведомственными перечнями. Например, «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства социального обеспечения РСФСР» (М., 1967).
Здравствуйте, проконсультируйте меня пожалуйста. Я пришла в организацию ООО на должность Зав. канцелярии, у них никогда не было номенклатуры дел, ни в одном деле нет нумерации страниц, внутренней описи, описи дел. По акту мне передали все дела. Здесь есть дела — переписки с организациями с 2007 года, мне их сейчас нужно уничтожить. Без номенклатуры и описи я этого ведь не могу сделать? Могу ли я сейчас в середине года утверждать номенклатуру, или дождаться конца года? И обязательно ли на дела постоянного хранения (приказы) пронумеровать страницы и составлять внутреннюю опись? Спасибо заранее
Здравствуйте! Я бы посоветовала Вам начать работу с составления номенклатуры дел, её можно разработать и утвердить и в середине года. Документы с истекшими сроками хранения можно списать, даже если не было номенклатуры дел за соответствующий период, а описи на дела временного срока хранения составлять не обязательно. Ссылаться в акте надо на перечни документов с указанием сроков хранения. Акт можно подготовить, но уничтожать документы можно только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Документы постоянного срока хранения подлежат полному оформлению с прошивкой в твердую обложку.
Добрый день! У нас в организации имеются бланки сертификатов соответствия, не заполненные. Каким образом их можно списать? И какую статью Перечня можно применить для списания?
Здравствуйте! Статьи со сроком хранения незаполненных бланков в перечнях нет, т.к. бланк – это не документ. В организации должен быть разработан порядок учета бланков строгой отчетности, в котором прописывается порядок списания испорченных и незаполненных бланков.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас в организации были сформированы папки с договорами поставщиков, т.е в этой папке все, что касается закупок на все товары и услуги, с такими документами как счета фактур, акты и т.д. Можно ли уничтожить сразу по одним пунктом — договора, либо придется по статьям. Спасибо
Здравствуйте! Если сроки хранения договоров соответствуют срокам хранения прилагаемых документов, либо выше, то можно ссылаться на статью со сроком хранения договора.
Еще раз здравствуйте, дополнительный вопрос в акте на уничтожение указали Журнал операций № 6 (расчет по заработной плате), указали срок хранения ст.148 5 лет, но бухгалтер говорит, что срок у этого документа постоянный, т.к это документы по заработной плате. Так какой же срок хранения? И какая статья?
Здравствуйте! По Перечню 2000 года статья и срок хранения в вашем акте указаны верно. 75 лет хранятся лицевые счета работников по заработной плате (ст. 153), при их отсутствии – ведомости по заработной плате (ст. 155).
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, у нас в отделе сформирована папки:
1. уведомления о лимитах бюджетных обязательств.
2. Проект бюджета на 2010 г. и плановый период на 2011—2012.
3. Перепись населения (в этом деле копии постановлений, распоряжений).
В номенклатуре этих дел нет. Какая у них статья
Здравствуйте! По Перечню 2010 года: 1. – ст. 310; 2. – ст. 315; 3. – ст. 18 и 19 (см. примечание 1).
Добрый день! Разрабатываем номенклатуру, и у нас есть индекс: «Протоколы заседаний межведомственной комиссии по противодействию экстремальной деятельности, присланные для сведения (копии)»в СРОКАХ ХРАНЕНИЯ МЫ УКАЗЫВАЕМ ДМН СТ. 18 (1). ВОПРОС: НУЖНО ЛИ В ПРИМЕЧАНИИ РАСШИФРОВЫВАТЬ (1) ПРИСЛАННЫЕ ДЛЯ СВЕДЕНИЯ — ДО МИНОВАНИЯ НАДОБНОСТИ.
Здравствуйте! В заголовке дела уже указано, что протоколы присланы для сведения и есть отметка «копии», поэтому в примечании не следует писать об этом же.
Добрый день! Скажите, пожалуйста: обнаружили документы иной организации не имеющей отношения к нашей (ранее занимала помещение). Сроки хранения документов разные, в т.ч. ведомости по зарплате (75 лет). Самой организации не существует с 2008 года, можем ли уничтожить чужие документы? Нужны ли какие-нибудь сопровождающие документы и насколько вообще это корректно?
Здравствуйте! Если ваша организация не является правопреемником этой организации, то вы не имеете права уничтожать эти документы, тем более, документы по личному составу. Рекомендую вам обратиться в уполномоченный орган по архивному делу вашего региона, они должны решить судьбу этих документов.
Здравствуйте! Составляем акт на уничтожение дел с истекшим сроком хранения, как внести в номенклатуру дел эти акты и где посмотреть сколько они хранятся?
Здравствуйте! Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения должны храниться в деле фонда. Срок хранения – постоянно (ст.246 Перечня 2010 г.).
Добрый день! Подскажите, как уничтожать документы в медицинских организациях? Планируется закрытие учреждения (поликлиники) на капитальный ремонт, архива нет (не амбулаторные карты, они переезжают по новому адресу в соседнее здание), но одно отделение (имеют свои карты) переезжает по новому адресу и месту в другой район города, а карты куда девать, срок хранения у многих уже прошел (5лет) утилизировать через спец. аппарат, акт нужно составлять? Или оставлять все в архиве учреждения?
Здравствуйте! Если сроки хранения документов истекли, то следует их уничтожить. Перед уничтожением (утилизацией) необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акте не надо переписывать каждую карту, достаточно указать название документа, крайние даты и количество дел. Например: «Карты амбулаторных больных. 2000—2010. 1600». Обязательна также ссылка на статью перечня (основание для списания документов).
Добрый день! Сам акт об уничтожении документов где должен хранится?
Здравствуйте! Согласно ст. 246 перечня 2010 года акты о выделении документов к уничтожению хранятся в деле фонда организации.
Как все-таки утилизируют медицинские документы с истекшим сроком хранения? Не переработку как фтор сырье? На, что сослаться?
Здравствуйте! На все документы с истекшими сроками хранения, в том числе и медицинские, составляется акт о выделении к уничтожению документов. В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (п. 4.13.) сказано, что после утверждения акта документы передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов. Утилизацией документов занимаются конторы по переработке вторсырья, они оформляют накладную, подтверждающие факт сдачи документов на утилизацию. Накладная прикладывается к акту, а в акте делается отметка об уничтожении документов.
Мы головной офис Банка, в филиале необходимо уничтожить документы с истекшим сроком хранения. Банк не является источником комплектования госархива. В Банке есть ЦЭК. Кто подписывает приказ о создании ЭК в филиале? Руководитель Банка или руководитель филиала?
Кто утверждает годовые разделы описей по ЛС и постоянно, голова или филиал? Нужно ли утверждать протокол заседания ЭК? Если да то кто, голова или филиал?
Здравствуйте! Приказ о создании ЭК в филиале подписывает руководитель филиала. Описи дел постоянного хранения и по личному составу филиала утверждает директор филиала, согласовывает – ЭК, затем ЦЭК. Протоколы заседаний ЭК не утверждаются, утверждаются и согласовываются документы, рассматриваемые на ЭК (номенклатура дел, описи, акты и др.). Изучите внимательно типовые положения об ЭК и ЦЭК и подробно пропишите все процедуры в своих положениях.
Добрый день. Подскажите, какое наказание (предусмотрено ли оно вообще), в соответствии с какими статьями каких кодексов, др. документами, предусмотрено за самостоятельное уничтожение документов — сжигание (бухгалтерия таким образом самостоятельно уничтожила переписку 5-летнего срока хранения), за ненадлежащее ведение архива (предыдущий ответственный за архив несвоевременно уничтожал дела, отдавал в переплет, формировал номенклатуры и описи)?
Здравствуйте! Согласно п.1 ст.17 Федерального Закона РФ от 22.10.2014 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. От 23.05.2016) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, нормативными актами и перечнями документов. За нарушение архивного законодательства предусмотрена административная ответственность согласно Кодексу РФ об административном правонарушении от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 01.05.2016), ст. 13.20 и 13.25. О конкретном применении этих статей вам лучше проконсультироваться с юристом.
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, можно ли уничтожать документы путем их прессования?
Здравствуйте! Если после прессования документы не возможны к использованию, не читаются, то такой способ утилизации подойдет.
Добрый день!
Скажите, пожалуйста, в нашей организации есть архив, и дела уничтожаются по всем правилам после приема и истечения срока, но есть документы, срок которых истек пока они были у подразделения. Подразделение не хочет сдавать документы, а хочет само уничтожить по акту, можно ли такое и как тогда прописывать ед.хр.? Есть ли какие-то различия в акте архива и акте от подразделения?
Здравствуйте! Акт должен быть единой формы. Лучше, конечно, когда оформляется один акт для всей организации. Допускается, чтобы структурные подразделения самостоятельно отбирали документы к уничтожению. Однако согласовывает такой акт экспертная комиссия (ЭК) организации, куда входит представитель архива, утверждает руководитель организации.
Здравствуйте. Недавно устроилась на предприятие, которое обслуживает весь не большой городок. Предприятие существует с 1934 года. Делопроизводителя и архивариуса ни когда не выло. А архив просто завален не правильно оформленными делами и большая их часть уже давно с истекшими годами хранения. Дела в нем даже по отделам не рассортированы. Описей и номенклатуры дел нет. Руководитель предлагает сначала уничтожить дела не подлежащих хранению. С чего начать?
Здравствуйте! По правилам уничтожать документы с истекшими сроками хранения можно только после того, как будут утверждены описи дел за эти годы. Можно сначала отобрать дела, подлежащие уничтожению, затем провести упорядочение дел постоянного хранения и по личному составу, составить и утвердить описи, затем уже составлять акт о выделении к уничтожению документов.
Добрый день! Будьте добры, ответьте, пожалуйста, на три вопроса по архивам в ООО.
1. Прошу уточнения по вашему пользователю ирине вот 17 октября. У нас аналогичная ситуация Скажите пожалуйста, Согласно какому пункту каких правил обязательно нужно сделать опись дел с истёкшим сроком, а потом уже составлять акт и уничтожать? Возможно ли пренебречь описью и сразу описать документы в акте?
2. При составление описей на хранение необходимо ли описывать каждый документ, например путевые листы каждый занимают только один лист. Соответственно, это очень большая работа, описывать каждый. Возможно ли обобщить? Данный вопрос интересует по документам в целом и по бухгалтерии, и по кадрам. Необходимо также подтверждение в законодательном акте. Ссылка на статьи .
3. В акты на уничтожение мы дублируем описи дел, у которых истек срок хранения?
Заранее благодарю, вы Очень поможете.
Здравствуйте! 1. Описи дел с истекшими сроками хранения вообще не составляются. Дела с истекшими сроками хранения сразу включаются в акт о выделении дел к уничтожению, но только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. То есть, если истек срок хранения документов за 2010 год, то их можно уничтожить по акту только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за 2010 год. Основание: п. 4.11. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
2. Описи дел составляются на дела, каждый документ в описи не описывается, за исключением ситуации, когда дело состоит из одного документа. Документы могут быть указаны во внутренней описи документов дела, но такая опись составляется только к личным делам, судебным делам и т.п. Нет необходимости включать дело с путевыми листами в опись дел. Эти документы имеют срок хранения 5 лет, по истечении положенного срока эти документы включаются в акт на уничтожение. Описи дел составляются на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. Основание: п. 5.5. вышеуказанных Правил. В акте о выделении дел к уничтожению составляется обобщенный заголовок, например: «Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые, банковские…)». Не надо перечислять каждый документ, количество листов не указывается.
Добрый день!
Пытаюсь составить номенклатуру дел для ООО, она тут не велась. Подскажите, пожалуйста, с чего начать? Я никогда этим раньше не занималась!!
Заранее огромное Вам спасибо!!
Здравствуйте! Сначала Вам надо обойти все структурные подразделения организации и собрать списки ведущихся в делопроизводстве дел. Затем надо определить сроки хранения документов и дел в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Порядок составления номенклатуры дел, образец оформления можно посмотреть на нашем сайте.
Здравствуйте! Произвели уничтожение печатей, содержащих устаревшее наименование орг-ции. Теперь же надо проставить отметку в журнал. Подскажите как правильней отразить это в данном случае, т.е. произошла смена наименования у орг-ции, поэтому старые уничтожили «В связи с...чем?»
Здравствуйте! В данном случае делается отметка: «В связи с изменением названия организации».
На предприятии как такового архива нет. Документы хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Скопились документы, подлежащие уничтожению с истекшим сроком хранения и потерявшие практическое значение (а именно документы внутренней переписки, входящая и исходящая корреспонденция) срок хранения которых 5 лет ст.35, 88.
Вопросы:
Можно ли утвердить акт протоколом экспертной комиссии или же акт утверждает только руководитель предприятия?
Таблица в акте является описью? или же это перечень дел? Можно ли из таблицы убрать колонку 4 «Номера описей» (на предприятии отсутствует архив, документы хранятся в структурных подразделениях и описи не составляются)?
Член комиссии от правовой службы настаивает на составлении отдельной описи дел, отобранных к уничтожению. Опись является отдельным документом или же она является частью акта и вообще нужна ли опись дел на документы со сроком хранения 5 лет.
Здравствуйте! 1. Порядок подготовки документов с истекшими сроками хранения к уничтожению соблюден.
2. Экспертная комиссия согласовывает акт, утверждает только руководитель после согласования ЭК.
3. В акт можно включать групповые заголовки документов, объединяя несколько дел (регистрационные журналы, переписка и пр.). Документы (группы документов) сразу вписываются в акт по установленной форме, предварительно опись составлять не надо. Ссылка на опись делается в том случае, когда списываются документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, на которые ранее были составлены описи. Если описи нет, то графы 4 и 5 не заполняются.
4. См. п.3.
Добрый день! В какой именно день можно уничтожать дело? Например, дело было закрыто 1 июля 2016 года, срок хранения 5 лет. Насколько я понимаю, срок отсчитывается с 1 января 2017 года. Возникли разночтения в вопросе, с какого именно числа можно будет уничтожить документ — с 01.01.2022 или с 02.01.2022.
Здравствуйте! Срок хранения документов за 2016 год, которые согласно перечню должны храниться 5 лет, истекает 1 января 2022 года, независимо от того, когда закрыто дело (1 июля или 31 декабря). Акт о выделении к уничтожению документов можно составить после 1 января. Вероятно, удобнее это сделать после 10 января. Уничтожаются документы после утверждения акта. Напоминаю, что законом запрещено досрочное уничтожение документов.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас организации есть дела за 2004—2011, срок хранения которых по перечню 2000 г. — 5 лет, по перченю 2010 г. срок изменился на постоянный. Своевременно документы не были уничтожены, как теперь поступить: документы за период 2004—2009 уничтожить по перечню 2000 г., а начиная с 2010 хранить постоянно?
Здравствуйте! Вы правильно рассуждаете: на дела за 2004—2009 гг. можно составить акт о выделении к уничтожению, дела за 2010—2011 – включить в опись дел постоянного хранения.
Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у журналов учета подготовленных документов и входящих документов?
Здравствуйте! В соответствии со ст. 258 г Перечня 2010 г. срок хранения – 5 лет.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить в сложившейся ситуации. Журналы учета подготовленных и входящих документов закрыты в 2011 г. В 2017 году они подпадают по срокам хранения под уничтожение. Однако документы в них учтенные (большая часть) ещё остаются в фонде. Можно ли в таком случае данные журналы не включать в акт об уничтожении?
Здравствуйте! Нарушением является досрочное уничтожение документов. Оставить на хранение документы, необходимые в работе, можно.
добрый день, подскажите, пожалуйста, какой срок хранения журнала регистрации регистрационных журналов может быть?
Здравствуйте! Сроки хранения регистрационных журналов определяются ст. 258 перечня 2010 года, сроки зависят от самих документов (распорядительных документов – постоянно, поступающих и отправляемых документов – 5 лет). Заводить отдельно журнал для регистрации самих журналов нет смысла, достаточно указать о них в номенклатуре дел.
Здравствуйте! Где можно найти Перечни дел со сроками хранения в Военных представительствах?
Здравствуйте! Это должен быть перечень Министерства обороны. В 2010 году был рассекречен Перечень документов со сроками хранения Министерства обороны РФ, утвержденный приказом Министерства обороны РФ от 26.07.1997 № 33. Его можно найти на сайте Минобороны. Возможно, есть более новый перечень с грифом секретности. Доступ к нему можно получить в установленном порядке, имея допуск к государственной тайне по ф.2.
Здравствуйте, такой вопрос. У нас есть дела сроком хранения 3 и 5 лет. Их нужно оформить в архив, мне сказали, что нужно сделать ко всем этим делам опись и пронумеровать и что это потом нужно будет для уничтожения дел. Это очень большой объем работы и я читала, что опись делается для дел свыше 10 лет хранения. Так кто прав, и на что мне ссылаться? Буду очень благодарна за ответ.
Здравствуйте! Вы правы. Согласно п. 4.19 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, полному оформлению подлежат только дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Для дел временного срока хранения (3, 5 лет) достаточно оформления обложки с указанием срока хранения. Более того, документы временного хранения в ведомственный архив вообще не должны приниматься, они хранятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, в акт о выделении дел к уничтожению включаются согласно номенклатуре дел. Согласно п. 4.31. вышеуказанных Правил описи дел составляются только на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения. Когда в организации нет возможности хранить все документы в структурных подразделениях, то по решению руководства дела временного срока хранения могут быть сданы в архив. Но это не значит, что дела 3-х и 5-ти летнего сроков хранения подлежат полному оформлению.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, имеются дела с пометкой ДСП, срок хранения по перечню — ДМН (но не менее 5 лет). Например документы 2010 года из за не надобности можно уничтожить, но в эти же документы входили инструкции которые имели срок действия с 2010 по 2015 год — на данный момент они переизданы и не имеют значимости, их можно уничтожить или все же хранить от окончания действия инструкции 2015 года + 5 лет до 2020?
Здравствуйте! Не совсем понятно, что значит «документы входили инструкции»? Но если это отдельно сформированные дела со сроком хранения ДМН (не менее 5 лет), то дела за 2010 год можно было выделить к уничтожению в 2016 году.
Здравствуйте! Подскажите, по какой статье перечня 2000 года определить срок хранения Индивидуальных сведений о трудовом стаже, формы СЗВ-1, СЗВ-3, АДВ-6? В перечне 2010 года — 75 лет (ст. 905). Можно ли для документов с 1997 по 2001 годов сослаться на новейший перечень, если не могу найти статью в перечне 2000.
Здравствуйте! Формы документов индивидуального (персонифицированного) учета (СВЗ-1, СВЗ-3, АДВ-6 и др.) были утверждены постановлением правления Пенсионного Фонда РФ от 31.07.2006 № 192п, поэтому в Перечне 2000 г. нет статьи, аналогичной ст. 905 Перечня 2010 года. Для определения срока хранения документов со сведениями о трудовом стаже, образованных до 2010 года, можно ссылаться на ст. 157 Перечня 2000 года.
Здравствуйте! Подскажите, как формируется дело с актами об уничтожении? Они хранятся постоянно, каждый год подшивать отдельно на 4 прокола? Или в скоросшиватель подкладывать все года ?
Здравствуйте! Акты о выделении документов и дел к уничтожению хранятся постоянно в деле фонда. Их не надо подшивать, не надо включать в опись дел постоянного хранения. Они ежегодно накапливаются и хранятся в деле фонда вместе с другими документами. Это может быть скоросшиватель, лучше папка с завязками. В государственный или муниципальный архив дело фонда передается только при ликвидации организации. См. ст. 246 Перечня 2010 года.
Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста.
1) При определении сроков хранения, для проставления их в акте на выделение к уничтожению документов, каким перечнем пользоваться? Новым или того года, в котором образованы документы, номенклатура за тот период отсутствует.
2)Какие нормативные документы в области архивного дела актуальны на данный момент?
Спасибо
Здравствуйте! При выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению следует руководствоваться теми перечнями, которые действовали на момент создания документов. Если брать перечни типовых управленческих документов, то до 2010 года действовал Перечень 2000 года, соответственно с 2010 – Перечень 2010 года.
На данный момент действует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в российской Федерации», Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ (изменение к закону № 125-ФЗ).
Работу архивов организаций регулируют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Сроки хранения документов определяют «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, и "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
Здравствуйте! Ранее на вашем сайте дана информация, что руководствоваться типовым перечнем документов 2010 года необходимо на документы, созданные с 2011 года. А сейчас Вы даете комментарии: «Если брать перечни типовых управленческих документов, то до 2010 года действовал Перечень 2000 года, соответственно с 2010 – Перечень 2010 года.» Как же правильно? В других источниках, так же- с 2011...
Здравствуйте! Действительно, до 2010 года включительно действовал перечень 2000 года. Перечень 2010 года вступил в действие с 1 октября 2010 года, когда документы в организациях были сформированы в соответствии с перечнем 2000 г. Поэтому руководствоваться Перечнем 2010 года надо при работе с документами, образовавшимися с 2011 года.
Здравствуйте, работаю в организации-заказчике проектной, рабочей, паспорта оборудования и др. техническая документация. У нас есть архивный сектор, но документацию не принимает на хранение, наша документация не проходит по НД, но нашему подразделению,занимающееся наземными сооружениями необходимо их хранить. Как правильно организовать хранение?
Здравствуйте! Работа с проектной документацией на предприятии должна строиться на основании «Основных правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях», утвержденных приказом Главархива от 12.10.1988 № 71 (с изменениями 2003 г.). Сроки хранения проектной документации определяются "Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Ответим на более конкретные вопросы.
Добры день! В органе государственной власти, необходимо уничтожить документы со сроком хранения 3-5 лет, но при этом описи дел постоянного и личных дел нет, и не известно где они сами для дела и их состав, как утверждать в графе акты на уничтожение, если нет возможности создать описи?
Здравствуйте! Документы со сроком хранения 3-5 лет нельзя уничтожать, пока не составлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Не может быть, чтобы в органе государственной власти, который в обязательном порядке является источником комплектования государственного архива, не было дел постоянного хранения и по личному составу. А приказы? Документы по заработной плате? И др. Обратитесь за помощью в государственный архив.
Доброго времени суток, Евгения!
У меня такой вопрос:
1. в правилах работы архивов ничего не сказано, можно ли уничтожать документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
Я правильно понимаю, что можно уничтожать только документы временного (до 10 включительно) срока, а которые переданы в архив по описи, т.е. свыше 10 лет хранения нельзя уничтожать!?
2. Что означает пометка * (При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4 и 5 не заполняются) в акте о выделении к уничтожению? Кто все-таки заполняет тогда эти 4 и 5 графы?
3. Если предложения к акту составляет структурное подразделение, чтобы архив составил на основе него сводный акт, то подписывает составитель, согласует у своего начальника, а утверждает тогда кто?
Что и куда должен внести работник архива? Что означает изменения в учетные документы внесены?
Спасибо заранее за ответ!
Здравствуйте! 1. Документы уничтожаются после истечения сроков их хранения. Если истекло время хранения документов со сроками хранения 15, 25, 50, 75 лет, то они также выделяются к уничтожению. Работник архива включает эти дела в акт согласно описям. В графах 4 и 5 акта указывается номер описи и номера дел (единиц хранения).
2. Это означает, что указанные графы заполняет только работник архива, так как дела и описи хранятся уже в архиве. Структурными подразделениями эти графы не заполняются.
3. Предложение к акту при передаче дел из структурного подразделения в архив не утверждается. Это не готовый акт.
После уничтожения дел работник архива вносит изменения в учетные документы архива: книга учета, поступления и выбытия дел, лист фонда, реестр описей. Это касается документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.
Добрый день! Подскажите пожалуйста, нужен ли журнал для регистрации описи дел для уничтожения.
Спасибо.
Здравствуйте! Все документы с истекшими сроками хранения, в том числе описи дел временного хранения, включаются в акт о выделении к уничтожению документов. Журнал для регистрации описей дел не ведется. На описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения в архиве организации ведется реестр описей дел. Формы акта и реестра описей дел приведены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.
Добрый день! У нас государственная организация, есть главный офис, а есть аптечные подразделения, которые находятся территориально от офиса. На данный момент встал вопрос уничтожить документы за 2012 год, в теории ясно, что отбор документов и экспертизу ценности должен проводить по всем аптечным подразделениям архивариус организации и по итогам составлять акт об уничтожении документов, но поскольку архивариус на предприятии один, и ездить по такому большому количеству аптек нет возможности, а нанять дополнительно архивариуса тоже не удастся, возможен ли такой вариант: в аптечных подразделениях создать свои ЭК, эти ЭК сами проведут экспертизу документов, отберут документы на уничтожение, пользуясь перечнем 2010 года, составят акт и отправят этот акт на рассмотрение ЭК Учреждения? А архивариус в этом не будет принимать участие, будет только оказывать им консультационно-методическую помощь разумеется. Если поступить таким образом-это допустимо, не будет ли это являться нарушением правил?
Здравствуйте! Создание своих ЭК в филиалах или отдаленных подразделениях организации возможно, на практике так и делается. В таком случае в головной организации создается ЦЭК (центральная экспертная комиссия), которая согласовывает акты ЭК. Утверждает акты руководитель организации, если это одно юридическое лицо. Архивариус головной организации оказывает методическую помощь ЭК.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, прописано ли где-то каким именно способом необходимо уничтожать документы с истекшим сроком хранения (до 10 лет)? С помощью организаций по переработке вторсырья или можно самостоятельно? Спасибо
Здравствуйте! В Правилах не указано, каким способом уничтожаются документы. В форме акта есть строка «способ уничтожения», то есть способ уничтожения должен быть указан в акте. На практике документы чаще всего передаются в организацию по переработке вторсырья. Небольшое количество документов может быть уничтожено с помощью шредера, либо путем сожжения.
Добрый день, подскажите как проставляется нумерация в актах на уничтожение документов не подлежащих хранению-каждый год проставляется заново?
Здравствуйте! Если Вы имеете в виду номера актов, то регистрация их ведется в пределах календарного года. Порядковые номера дел (групповые заголовки дел) в каждом акте начинаются с первого номера.
Добрый день! Готовлю акт о выделении к уничтожению документов. Документы относятся к тому периоду, когда было ОАО, сейчас АО. Какое наименование организации будет в акте? Спасибо!
Здравствуйте! В «шапке», в правом верхнем углу, указывается действующее наименование организации (АО), так как утверждать акт будет руководитель этой организации. В первой строке акта после слов «документы фонда № (название фонда)» указывается прежнее наименование организации (ОАО).
Добрый день! Подскажите, пожалуйста.
Мы — уполномоченная бухгалтерия. В одной из организаций настало время уничтожать документы. Но вот возник вопрос: в ней только один директор. Как быть с комиссией? Можно ли от лица директора уничтожить документы или нужно привлекать стороннюю организацию (по договору) для создания комиссии?
Здравствуйте! Директор должен утверждать акт. Исполнитель, тот, кто производит отбор документов, подписывает акт (в конце акта). Комиссия может быть создана из сотрудников вашей же бухгалтерии.
Здравствуйте. Какую статью по ПТУАД писать при уничтожении пропусков (смена старых на новые)
Здравствуйте! Статьи 772, 782 Перечня 2010 года.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, после правильно проведенного процесса уничтожения документов нужно ли проставлять отметку об уничтожении (в нашей организации это Штамп «Уничтожено» с указанием номера и даты акта, в который включено данное дело) в каких-либо нормативных документах организации (в НД в графе примечание, в актах приема — передачи дел (сдаточные описи) структурных подразделений). Может это где-то прописано в Положениях, в Инструкциях??
Заранее благодарю за уделенное время!
Добрый день! В архив сданы документы о предоставлении путевок в детские летние лагеря (заявления родителей, корешки путевок). Подскажите, пожалуйста, сколько эти документы следует хранить, и какой статьей воспользоваться для списания? Посмотрела в Перечне — статьи 913, 916 — но это по санаторно-курортному обслуживанию. Можно ли воспользоваться этими статьями? Спасибо.
Здравствуйте! Подойдут статьи 916, 917.
Добрый день! Прошу пояснить, может организация сжечь документы с истекшими сроками хранения, есть своя ТЭЦ или лучше сдать в организацию по утилизации? Нужна лицензия на уничтожение отходов (бумаги)? Есть какие либо штрафы, ответственность по линии экологии? Благодарю.
Здравствуйте! Документы можно сдать на утилизацию конторе по переработке вторсырья, можно уничтожить с помощью шредера, можно сжечь. Главное, что уничтожить документы можно только после утверждения акта о выделении к уничтожению документов и годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. В акте делается отметка о способе уничтожения документов
Здравствуйте. В каком году можно уничтожать документы, не вошедшие в состав личных дел работников, уволенных в 2010 году?
Здравствуйте! Согласно ст. 665 Перечня 2010 года срок хранения документов, не вошедших в состав личных дел – 5 лет. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Следовательно, уничтожить документы 2010 года пятилетнего срока хранения можно после 1 января 2016 года.
Здравствуйте. Учреждение здравохранения «Психоневрологический диспансер». Можно ли созданием приказа уменьшить срок хранения мед.карт амбулаторных больных формы №025/у-04 (платные услуги: справки на вождение, работу, оружие)? Сами справки, выданные на основании заключения,действительны 1 год. Если можно, то как создать приказ и на что ссылаться?
Здравствуйте! Само учреждение не имеет права занижать сроки хранения документов, установленные действующими перечнями, ни приказом главного врача, ни решением ЭК (экспертной комиссии учреждения). Согласно п. 4.9. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, ЭК учреждения может подготовить предложение в ЭПК архивного органа об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
Здравствуйте, протокол об административном правонарушении срок хранения в гос учреждениях?
Здравствуйте! Согласно ст. 188 Перечня 2010 года протоколы об административных правонарушениях имеют срок хранения «5 лет ЭПК».
Здравствуйте! У меня такой вопрос — а можно ли не уничтожать документы с истекшим сроком хранения?
Здравствуйте! Закон запрещает досрочное уничтожение документов. Хранить документы с истекшими сроками хранения не запрещается. Зачастую эти документы ещё необходимы в работе. Так что храните, если у вас есть возможность. Главное, не захламлять архивохранилище.
Здравствуйте! Подскажите. пожалуйста, есть ли у нас в законодательстве нормативный документ. в котором прописаны способы уничтожения документов. В правилах от 2015 г про это ничего не написано. Единственно, что там написано, что документы уничтожаются (утилизируются). Очень интересует уничтожение при помощи шредера, нигде не нашла. Правильно ли я понимаю, что экологическое законодательство запрещает уничтожать документы путем сжигания? Заранее огромное спасибо!
Здравствуйте! В нормативных документах не сказано, каким способом надо уничтожать документы. Ссылку в Правилах 2015 г. на то, что документы передаются на уничтожение (утилизацию) надо толковать так, что документы могут быть уничтожены, либо переданы на утилизацию конторе по заготовке вторсырья. Конечно, более предпочтительным является утилизация. Если документы уничтожаются шредером, то впоследствии эту макулатуру тоже надо сдавать на утилизацию. Некоторые организации предпочитают сжигать документы. Законодательство запрещает сжигать мусор и сельскохозяйственные отходы, о бумаге речи нет. Тем более, не обязательно сжигать документы на улице или во дворе учреждения. Можно сдать их на сжигание предприятию, имеющему доменную печь или котельную.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, в нашей организации есть архив, и дела уничтожаются по всем правилам после приема и истечения срока, но есть и документы, срок которых истек пока они были у подразделения. Подразделение считает, что уничтожением и составлением акта занимается только архив, но архивариус в настоящий момент занята подготовкой к проверке, существует ли нормативный документ, что подразделение может самостоятельно провести уничтожение по всем правилам, а архив конечно же проконсультирует
Здравствуйте! Согласно всем нормативным документам (Правила, положение об ЭК и др.) акт о выделении к уничтожению документов согласовывает экспертная комиссия организации, а утверждает руководитель. Это главное. Провести отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению может как архивариус, так и структурное подразделение. Если четко следовать правилам, то п. 4.11. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, устанавливает, что надела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет сводный акт.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли ответственному за архив составлять акт об уничтожении дел, которые не передавались в архив срок которых ДО МИНОВАНИЯ НАДОБНОСТИ. И они находятся в структурных подразделениях.
Здравствуйте! Если эти документы необходимы для работы, можно их оставить в структурных подразделениях и списывать уже после того, когда в них не будет надобности. Подготовить акт может как само подразделение, так и ответственный за архив. Главное, чтобы акт был согласован ЭК и утвержден руководителем.