⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!
Опись дел постоянного хранения – образец составления
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
- подписывает составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
- только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
- утверждает руководитель организации.
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
| Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 |
УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2014
|
| Общий отдел | |||||
| 252 | 01-07 | Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 | 15 января-
22 июня 2011 |
234 | Связка
№ 26 |
| 253 | 01-07 | То же, № 83-128. Том 2 | 08 июля-
27 декабря 2011 |
187 | |
| 253а | 01-08 | Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год | 02 февраля-
30 декабря 2011 |
40 | |
| 254 | 01-12 | Положения об отделах ОАО «Кориандр» | 11.01.2011 22.03.2011 | 86 | |
| … | … | … | … | … | |
| 288 | … | Последний заголовок в данном годовом разделе описи | … | … |
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Подскажите, пожалуйста, как оформлять во внутренней описи дел постоянного хранения отсутствующие («свободные» номера, утерянные) документы? Номер и дата документа есть, а сам документ или не был утвержден, или по ошибке пропустили этот номер и он оказался свободен, или был утерян много лет назад (в 2012 году перешиваем документы 1995 года). Спасибо
Здравствуйте! Чтобы ответить на этот вопрос надо знать, была ли опись постоянного хранения на эти документы ранее утверждена ЭПК архивного органа? От этого зависит, составлять ли вам справку о необнаружении документов, либо можно при обработке переоформить внутренние описи к делам. И ещё. Укажите, что это за документы – приказы, решения, переписка и т.п., и пронумерованы ли листы в делах.
Здравствуйте. Дело «Приказы по основной деятельности за 1995 год». В расшитом деле внутренней описи и листа-заверителя вообще не было. Также не была проведена пересистематизация документов. К сшитым документам прилагался перечень документов, который состоит из следующих граф: № п/п, краткое содержание, № страницы, количество листов. И в данный перечень включены только те документы, которые были в деле (без регистрационных номеров и дат, только одно название). Поэтому определить какие документы отсутствуют в деле (№, дата, содержание) и по какой причине невозможно. В 1995 году в нашей организации даже не было номенклатуры дел, не то что ЭПК. Сейчас составили внутреннюю опись со множеством пропущенных (свободных) номеров. Каким образом отразить что данных документов в деле вообще не было и в каких документах (вн. описи, пояснительной к делу или др.)? Листы в деле были пронумерованы. Спасибо.
При переработке дела с приказами вам необходимо было пересистематизировать документы (разложить приказы в хронологической последовательности), перенумеровать листы, составить лист заверитель, в котором указать номера отсутствующих приказов. Номера могли быть пропущены при регистрации приказов. Это можно восстановить по журналу регистрации, возможно он сохранился. Тогда в листе-заверителе пишете: «приказ № 50 отсутствует в результате технической ошибки». В случае утраты приказа необходимо указать: «приказ № 50 утрачен». Если невозможно установить причину отсутствия номеров приказов, в листе-заверителе указываете: «отсутствуют приказы №50,71,85,92,134». Во внутреннюю опись включаются только документы, имеющиеся в деле. Ни в коем случае нельзя составлять внутреннюю опись со «свободными номерами». Кстати, к делам с приказами внутреннюю опись составлять не обязательно.
Большое спасибо! Вы очень помогли. Отличный сайт.
чем акт отличается от описи?
Если Вы имеете в виду акт о выделении документов к уничтожению, то это совершенно разные документы. Главное отличие в том, что акт составляется на документы временного хранения с истекшими сроками, а опись – на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В акте заголовки документов формулируются обобщенно (приказы директора завода о командировках и отпусках за 2002—2006 гг.), в описи конкретно описывается каждое дело (приказы № 1-215 директора завода по основной деятельности за 2002 год.10 января—31 декабря 2002). В описи указывается количество листов каждого дела, в акте – нет. Есть и другие отличия. Кроме того, у этих документов совершенно разные формы.
Добрый день! Надеюсь на вашу помощь. В нашей организации нет сводной описи дел постоянного хранения. Есть сдаточные описи. Я думаю, что есть дела постоянного хранения, которые не сданы в архив, а до сих пор хранятся в отделах, хотя прошло более 3 лет. Хочу составить сводную опись. Мне нужно попросить отделы составить описи дел, которые до сих пор у них или я не права? Спасибо вам заранее.
Здравствуйте, Татьяна! Рекомендую Вам взять номенклатуру дел и сверить её со сдаточными описями. Так Вы легко определите, какие дела постоянного хранения остались в отделах. Затем необходимо потребовать передачу этих дел в архив по сдаточным описям, оформив служебные записки на имя руководителей структурных подразделений.
А как быть с делами, которые имеют гриф ДСП и в соответствии с документами высших инстанций должны храниться в соответствующем отделе в сейфе и в архив не передаваться? Нужно ли их включать в сводную опись? Спасибо.
Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения с грифом «ДСП» включаются в описи дел на общих основаниях с отметкой «ДСП». Особый порядок действует только для документов с грифом «секретно». Документы, хранящиеся в архиве, имеют ограниченный доступ, помещение архива опечатывается. В архиве можно соблюдать и другие требования, относящиеся к документам с грифом «ДСП» (нумерация листов, внутренние описи и т.п.).
Спасибо Вам большое! Сайт супер!!!! Есть еще вопрос... Наш отдел кадров не хочет передавать дела в архив. Все хранится в сейфах, они бывает пользуются, все под рукой. Как же быть... Я думаю, все же составить опись дел по личному составу, но в примечании указать, что дела в отделе. Можно ли так поступить или обязательно нужно передавать дела?.. или не составлять опись вовсе???
Здравствуйте, подскажите пожалуйста в соответствии с чем составляется итоговая запись внутренней описи и новая заверительная надпись дела?
Здравствуйте! Оформление этих документов регламентируется «Основными правилами работы архивов организаций» (2002): п. 3.6.17. и приложение 10 – внутренняя опись; п. 3.6.16. и приложение 9 – лист-заверитель дела.
Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, дела постоянного хранения различных отделов, при составлении описи можно включать в одну опись или на каждый отдел нужно отдельную опись составлять? Спасибо.
Здравствуйте! Дела постоянного хранения разных структурных подразделений включаются в одну опись. В описи дела за один календарный год систематизируются по отделам в соответствии со структурой организации (или с утвержденной номенклатурой дел).
очень хороший сайт. мне он очень помогает.
пожайлуйста, ответьте на вопросы: 1. в опись дел по личному составу вносить личные дела только уволенных сотрудников, или действующие тоже надо, 2. если личные дела уволенных сотрудников хранятся в кадрах и в течение длительного срока не передаются, их надо вносить в опись дел по личному составу.3.если есть секретные тома, их надо вносить вместе с несекретными томами одного дела в одну опись дел постоянного срока хранения, или надо составлять отдельную опись на секретные тома
Здравствуйте!
1. В опись включаются личные дела только уволенных сотрудников, причем, текущий год не считается.
2. Опись составлять надо. Если отдел кадров настаивает на хранении личных дел у себя в отделе, можно после обработки передать им дела под роспись.
3. Секретный архив, как и секретное делопроизводство, ведется отдельно, только сотрудниками, имеющими допуск к государственной тайне. Ни в коем случае нельзя включать секретные документы в опись постоянного хранения общего делопроизводства. Только не путайте с ДСП! ДСП – это не секретные документы, они включаются в общую опись.
Добрый день! Сайт действительно интересный и полезный, спасибо.
У меня два вопроса,надеюсь подскажете.
1. Организации больше 20 лет; часть дел длит. хранения по личному составу (до 2000 г.) была сдана на хранение в гос. архив (когда они еще принимали документы на хранение). Дела за 2001 год гос. архив уже не принял, но обработал — переплел и присвоил делам номера, следующие по порядку за делами, хранящимися в гос. архиве.Собственно вопрос: какие номера в описях дел постоянного хранения присваивать делам последующих лет, которые хранятся уже у нас в организации? Продолжать нумерацию от архива (как дел в пределах одного фонда) или начинать новую (как новый фонд, наш)?
И второй вопрос. Сейчас готовятся описи дел пост. хранения на дела за период с 2002 по 2007 г. (ранее ежегодно не оформлялись). Может ли описи утвердить нынешний (новый) генеральный директор текущей датой?
Спасибо!
Здравствуйте!
Нумерация дел в описях продолжается после сдачи документов в госархив. Фонд один. Только имейте в ввиду: для дел по личному составу одна нумерация, для дел постоянного хранения – другая. И номера описей разные (опись №1, опись №2).
Описи утверждаются после обработки дел, и в грифе утверждения ставится текущая дата. Естественно, и утверждает её действующий на настоящий момент директор.
Добрый день! Такой вопрос. Составили опись дел по л/с за 2008 год, утвердили. Через 2 года обнаружили дело за 2008 год, не включенное в данную опись. Знаю, что его можно включить в данную опись под литерным номером, но не понимаю, как это будет выглядеть практически, ведь все документы согласованы. Просто перепечатать или как-то дописать... Объясните, пожалуйста. Заранее спасибо.
Здравствуйте! Если Ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, этот вопрос надо решать, прежде всего, с ними. Но в любом случае, обнаруженное дело надо включить в опись под литерным номером. И другого способа тут нет, кроме как перепечатать соответствующие листы описи (или дописать в конце описи) и изменить итоговую запись. Если требуется согласование с архивным органом – направить туда.
Спасибо большое!
Добрый день! В опись дел по основной деятельности какие документы включаются, которые в номенклатуре со сроком хранения «постоянно» или только те, которые будут переданы в госархив, и как определить какие нужно передавать в гос.архив, а какие нет? Заранее спасибо.
Добрый день! Все документы со сроком хранения «постоянно» надо включать в опись дел постоянного хранения и передавать в госархив, за исключением документов, имеющих в Перечне отметку «хранятся в организации, в государственные и муниципальные архивы передаются при ликвидации организации».
Подскажите, пожалуйста, в опись дел по личному составу, включаются дела только отдела кадров или документы по начислению зар.платы, которые ведутся в бухгалтерии тоже необходимо включить в данную опись?
Здравствуйте. Ответьте, пожалуйста, на такой вопрос. 1-й том дела постоянного хранения заведен в 2010 году и продолжает вестись в последующие годы. Т.е. дело переходящее, внесено в опись дел пост. хр. банка за 2010 г. Как отразить в описи дел постоянного хранения переданные на хранение очередные тома этого дела, ведь они сдаются по описям за 2010 год? Каждый раз корректировать опись дел пост. хр...за 2010 г., добавляя новые тома и уточняя итоговую запись? И зачем тогда переходящие дела нужно включать в описи дел пост. хр. за все годы, пока оно ведется в структ. подразд.? Заранее благодарна. Ирина
Здравствуйте! Не понятно, о каком переходящем деле идет речь. Однако, если оно состоит из не из одного тома, а из нескольких за разные годы, то и включаются в опись за разные годы. Например, дело заведено в 2010 году (1 том), а документы такого же дела, относящиеся к 2011 году, включаются уже в опись 2011 года (по вашему 2 том). Только в этом случае дела не томируются.
Есть дела, документы в которых связаны последовательностью делопроизводства (личное дело, следственное дело, нотариальное дело). Они могут вестись ряд лет, но передаются в архив только после завершения. Пожалуйста, назовите конкретно, о каком деле идет речь.
Здравствуйте! Я работаю в Центре дополнительного образования медработников. По номенклатуре дел создаются такое дела «Документы о проведении цикла усовершенствования среднего медперсонала (путевки, расписание, ведомость на оплату часов...)». Скажите, пожалуйста, где, в каком Перечне можно узнать какие документы должны входить в эти папки?
Здравствуйте! В перечнях указывается срок хранения документов. Состав документов в деле определяет сама организация, исходя из сроков хранения документов. Формируйте, как Вам удобно, тем более названные Вами документы временного срока хранения. Аналогичные документы см. ст. 730 «Перечня типовых управленческих архивных документов…» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Можно посмотреть ведомственные перечни Минздрава, Минобразования (к кому вы относитесь). Они старые, но не отменены.
Доброе утро. Спасибо за ответ, но Вы просили привести пример переходящего дела, законченные тома которых передаются на хранение в разное время (годы). В нашем банке таковым является, например, дело «Журнал регистрации приказов по банку по основной деятельности». Том №1 (21.09.2007-31.12.2010) включен в опись №1 пост.хр. за 2007 г. Правильно я понимаю, что это дело необходимо включать в опись за 2008, 2009, 2010 гг., не заполняя гр. «дата», «кол-во стр.», а в «Прим.» указывать «переходное с 2007г. „??? А том №2 войдет в опись дел пост.хр. за 2011 г.со ссылкой“ «Документы за данный год см. также в разделе описи за ________год, дела № _____»??? Помогите разобраться, пожалуйста.
Заранее благодарна. Ирина.
Здравствуйте, Ирина! Если журнал регистрации приказов ведется в одной книге несколько лет, то он включается в опись дел постоянного хранения по первой дате, то есть в Вашем случае – в опись за 2007 год. Том 1 не пишется, у вас же один журнал за все годы, второго и третьего томов не будет. В заголовке дела пишете: «Журнал регистрации приказов управляющего банком по основной деятельности за 2007—2010 годы». В годовых разделах описи дел за 2008—2010 можно сделать отсылочные записи: повторить заголовок в соответствующем разделе, а в примечании указать: д. 52. Номер дела этой записи не присваивается, то есть графа № 1 описи не заполняется. Количество дел не изменяется, и в итоговую запись изменения вносить не надо. Использование отсылочных записей применяется в практике, однако правилами делопроизводстве не регламентируется.
Здравствуйте, я благодарна Вам за оперативный и емкий ответ. Ваша помощь очень важна, уверена не только для меня. Часто принципиальные вопросы возникают , а ответы, к сожалению, в нормативных документах найти удается не всегда. Я постоянно перечитываю переписку на Вашем сайте. Много интересного нахожу для себя. Успехов Вам! ЕЩЕ РАЗ — СПАСИБО!
Ирина.
Здравствуйте! Если составлена опись дел постоянного срока хранения за 2009 год под номером 1, то с 2010 году опись дел постоянного срока хранения под каким будет номером? то же самое с описью дел по личному составу Ответьте, пожалуйста
Здравствуйте! Номера описей дел постоянного хранения и по личному составу в 2010 г. и последующие годы будут сохраняться до тех пор, когда количество дел в описи достигнет четырехзначной цифры. Затем заводят описи под новым номером.
Здравствуйте,Евгения! Спасибо за Вашу помощь!
у меня несколько вопросов: 1. В нашей организации есть журнал учета журналов, он постоянного срока хранения. Начало в 2005 году. 1 том, Еще не завершен. в опись какого года вносить этот журнал? если 2005 года, то что писать в описи 2006 и т.д. годов? 2. Хочу сделать отдельные описи дел по личному составу: по уволенным сотрудникам, лицевые счета сотрудников. Какие номера будут у этих описей, если 1-опись дел постоянного срока хранения,и какая нумерация будет у дел долговременного срока хранения, которая будет после описи дел постоянного срока, и по личному составу ( с учетом разделения описи по личному составу на несколько).3.У нас планируется разработка примерной номенклатуры дел в связи с изменением структуры организации: как лучше составить примерную номенклатуру: по вопросам деятельности организации или по управлениям(отделам).
Здравствуйте! 1. Все документы включаются в опись по начальной дате. То есть журнал Вы должны включит в опись за 2005 год. В 2006—2009 и т.д. годах можно ничего не писать. Можно сделать отсылочные записи (без присвоения номера!): повторяете заголовок, а в примечании указываете номер дала за 2005 год.
2. Можно сделать отдельную опись на личные дела уволенных сотрудников. Лицевые счета включаются в опись дел по личному составу. Таким образом, опись дел постоянного хранения — №1, по личному составу — №2, личных дел уволенных работников -№3. Далее присваиваете по порядку номера остальным описям дел долговременного срока хранения.
3. Примерная номенклатура дел может разрабатываться вышестоящей организацией для нескольких подведомственных. В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел (в названии просто «номенклатура дел на 2013 год»). Для небольших организаций можно составить номенклатуру дел по функциям (направлениям деятельности). Для более крупных организаций (5 и более отделов) номенклатура дел составляется в соответствии с организационной структурой: разделами номенклатуры дел будут структурные подразделения.
Спасибо большое за ответ. У меня есть еще вопрос: как правильно писать крайние даты: 21.02.2012 или 21 февраля 2012
Здравствуйте! Правилами делопроизводства допускаются оба варианта, но для документов постоянного срока хранения предпочтительнее второй – словесно-цифровой способ проставления даты.
Здравствуйте, подскажите. пожалуйста, как составлять опись в медицинской организации на истории болезни, которые хранятся 25 лет (они сдаются по списку по фамилиям и датам выписки), нужно каждую фамилию перечислять или можно так-например,
1) «Медицинская карта стационарного больного за ноябрь 2012 г.»
2) то же самое за декабрь 2012г.
И нужно ли составлять опись на дела, которые хранятся менее 10 лет?
Здравствуйте! В идеале опись на истории болезней в стационарах надо составлять пофамильно. Однако, поскольку объем этих документов в больницах обычно слишком большой, описи составляют по датам выписки, формируя в одной единице хранения несколько историй болезней. То есть ваш вариант подходит. Главное, чтобы Вам было удобно пользоваться этой описью. Для быстрого поиска можно к каждому делу составить внутреннюю опись (переписать фамилии).
Описи на дела временного (до 10 лет) срока хранения обычно не составляются.
Евгения, подскажите, пожалуйста, если в компании не велся архив, можно ли в ходе его организации составить опись дел постоянного хранения сразу за несколько прошлых лет, а не за каждый год отдельно? Например, «Опись дел постоянного хранения за 2002 — 2012 гг»? Спасибо.
Здравствуйте! Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то можно составить одну опись постоянного хранения за несколько лет. Если же вы передаете документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, то этот вопрос надо согласовать с ними. Обычно они требуют годовые разделы описей или за 2-3 года, так как это связано со сроками передачи документов.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста при составлении годовых разделов описей дел постоянного хранения можно ли включить дела за несколько лет, например за шесть в один годовой раздел, т.к дел в год заводиться не больше 7-9 ед? и если опись сводная закончена, в новой сводной описи годовых разделов нумерация заголовков будет заново или продолжаться?
Здравствуйте! В годовой раздел описи дел постоянного хранения можно включать дела только за соответствующий год. Если количество дел в описи достигло четырехзначной цифры, то опись считается законченной, и новая опись начинается с 1-го номера.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста:
1.Имеются приказы с литерными номерами или отсутствуют приказы в связи с технической ошибкой при нумерации. Нужно ли это указать в листе — заверителе или указываются только литерные листы? Нужно ли указать литерные номера приказов во внутренней описи?
2.Что указывается в листе — заверителе:общее количество пронумерованных листов, включая листы внутренней описи,или только пронумерованные листы? (например, количество пронумерованных листов — 25 и внутренняя опись — 1 Что пишем: в деле прошито и пронумеровано 25 листов или 26?) Заранее благодарна.
Здравствуйте! 1.Отсутствующие номера приказов в связи с технической ошибкой указываются в листе-заверителе. Если составляется внутренняя опись к делу с приказами, то приказы под литерными номерами обязательно в неё включаются. 2. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. В листе-заверителе надо писать: подшито и пронумеровано 25 листов, ниже: +1 (один) лист внутренней описи.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста правильность сдачи структурными подразделениями документов постоянного хранения в архив.
1. Структурные подразделения (СП) должны сдать передаточные описи (2 экз) вместе с делами или можно сначала описи для составления сводной описи, а потом дела?
2. Сдаются дела по передаточной описи в присутствии сотрудника СП. Как делается отметка в примечании описи о наличии дела?
3. В передаточной описи указываем количество принятых дел. Если структ. подразделение сдает не все дела, указанные в описи, то как это отражаем и должны ли СП сдавать ВСЕ дела согласно описи? Нужно ли составлять справку о сдаче не всех дел, указанных в описи?
4.Сейчас, в 2013 году за какие годы можно принимать дела постоянного хранения?
5. Если СП не желает сдавать дела постоянного хранения в архив нужно ли с них требовать служебную записку об отказе? Заранее благодарна за ценные советы.
Здравствуйте! 1. Передача дел проводится по сдаточным описям, поэтому описи сдаются вместе с делами.
2. Передачу дел проводит сотрудник СП, сотрудник архива принимает дела. В примечании сдаточной описи делается отметка о наличии дела, например, + или v.
3. В сдаточную опись надо включать только те дела, которые готовы к передаче. Если какие-то дела постоянного и долговременного срока хранения не передаются, СП составляет справку о причинах отсутствия дел (если они есть в номенклатуре, а в сдаточной описи отсутствуют).
4. Дела постоянного и долговременного срока хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Этот срок должен быть установлен в положении об архиве вашей организации, либо в инструкции по делопроизводству. Оптимально установить 2 года. Тогда в 2013 году в архив должны быть сданы документы за 2010 год.
Здравствуйте, Евгения!
Очень благодарна Вам за данный сайт! Много полезного для себя нахожу! Спасибо за Вашу работу!!!!
Начала годовую опись личных дел уволенных сотрудников (с нуля), дошла до 1992 года. Сейчас порядковая нумерация личных дел достигла №980. Скажите, пожалуйста, стоит ли продолжать эту опись дальше, если за 1992 год уволилось свыше 100 человек, а, следовательно, нумерация перейдет за четырехзначную цифру. Или разбить 1992 год на законченную опись и начать далее в следующей описи? Еще вопрос: какой номер будет у следующей описи, если законченная числится под №3 опись личных дел уволенных сотрудников, а опись № 1-опись дел постоянного хранения за 1971—2009?
Здравствуйте! Годовой раздел описи ни в коем случае разбивать не надо! Лучше превысить четырехзначную цифру (для описи дел по личному составу это допустимо). В вашем случае новой описи надо присвоить № 4.
Здравствуйте! Очень благодарна вам за ваши ответы и ценные советы. Подскажите пожалуйста:
1. Сводная опись дел постоянного хранения составляется на основании описей дел, поступивших из подразделений. А на основании чего подразделения составляют свои описи? На основании номенклатуры дел?
2. Могут ли подразделения включить в свою опись дела, не включенные в номенклатуру дел (например, подразделение составляет опись за 2011 год, можно ли включить в опись за 2011 год дела за 1988г., если эти дела не были включены ранее в номенклатуру за 2011 год). Спасибо, Елена.
Здравствуйте!
1. Структурные подразделения составляют сдаточные описи на основании номенклатуры дел. Если имеются какие-то документы или дела, не вошедшие в номенклатуру дел – то на основании перечней документов со сроками хранения.
2. В сдаточную опись можно включить дела за более ранние годы, однако под соответствующим годовым разделом (1998).
Здравствуйте! При подготовке дел к сдаче в государственный архив не было обнаружено определенное количество дел. Специалисты архива порекомендовали составить объяснительную записку и взять её с собой при сдаче дел. Но в каком виде должна быть объяснительная не ясно и на основании чего, ведь розыск не проводился. Подскажите, пожалуйста!!!
Здравствуйте! Если речь идет о делах, отнесенных к составу Архивного фонда РФ (т.е. опись утверждена ЭПК соответствующего архивного органа), то в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002) п.4.7.9, сначала проводится розыск дел, затем уже составляется акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (п. 6.4.1.2. Правил). Акт рассматривается на ЭПК, после чего по решению ЭПК утерянные дела списываются. Если же не найдены дела по описи, которая ещё не утверждена ЭПК, то составляется справка в адрес государственного архива о причинах отсутствия дел.
Здравствуйте, Евгения!
Я работаю в федеральной организации, структурные подразделения нашей организации находятся не только непосредственно в учреждении, но и в разных районах края.
Последняя опись дел постоянного хранения за 2007 год. утвержденная протоколом ЭПМК гос. архива, за последующие года описей нет. Некоторые районы сдают описи пост. хран. и акты о выделении к уничтожению дел за разные года, а описей за эти года нет, все бессистемно. Может у них не быть дел постоянного хранения?
Государственный архив молчит или отговаривается не по существу. начальство тоже ничего не говорит, только требует.
Подскажите, пожалуйста, с чего начать, если я работаю с 2013 года, сводную номенклатуру дел за 2013 год я уже сделала?
Здравствуйте! Надо просмотреть все прежние сводные номенклатуры дел с 2008 года и выбрать из них дела со сроком хранения «постоянно». Затем надо разослать письма Вашим отдаленным структурным подразделениям с требованием представить сдаточные описи дел на дела постоянного хранения. Ситуации, когда в номенклатуре дел дело указано (в том числе со сроком «постоянно»), а на самом деле не заводилось, встречаются, однако в данном случае надо требовать объяснение (справку) о причинах отсутствия дел. Чтобы не допустить такого в дальнейшем, рекомендую Вам с 2013 года контролировать заведение дел в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. При сдаче документов в архив не было обнаружено некоторое количество дел. На основании письма из госархива сделали приказ о розыске. Я думала, что если найдем документы, то сдаем их в госархив и всё, а на остальные составляем акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, который рассматривается на ЭПК. Что такое справка о розыске и нужна ли она? Логически понимаю, что где-то мы должны отобразить найденные дела, но вот форму и содержание справки нигде не могу найти.
Здравствуйте! Такой формы и нет в нормативных документах. «Правила работы архивов организаций» (2002 г.) рекомендуют при обнаружении недостачи дел проводить их розыск в течение года. На утраченные дела составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, который согласовывается с ЭПК архивного органа. При передаче документов в госархив составляется акт об утрате документов (п. 9.9. Правил). На обнаруженные (найденные) дела справка не составляется. Если госархив требует от Вас какую-то справку, запросите у них её форму. Возможно, ЭПК Вашего региона разработала какие-то свои нормативные документы.
Добрый вечер! Подскажите пожалуйста, заявления на отпуск, на увольнение, уведомления какой имеют срок хранения? И если они подшиты в приказы-это правильно?
Здравствуйте! Заявления на отпуск – 5 лет, на увольнение – 75 лет, уведомления об увольнении – 75 лет. Заявления на увольнение и уведомления об увольнении подшиваются в личные дела, заявления на отпуск формируются отдельно и хранятся 5 лет. В дело с приказами по личному составу эти документы не подшиваются.
Добрый день, Евгения! Подскажите, пожалуйста, нужно ли включать в опись дел постоянного хранения такие дела как «Устав», «Коллективные договоры», «Документы на здание, земельный участок» и т.п., если этими документами пользуемся по мере необходимости, дела не переплетены (документы просто в папках) и находятся у директора в кабинете?
И еще вопрос. Мне нужно сейчас навести порядок в делах с 1972 года. Описи никогда не составлялись, номенклатура дел в учреждении была составлена только в 2008 г. Я должна составить описи на каждый год? И какими принципами руководствоваться, если я даже не знаю, какие дела могли быть в 70-х годах?
Заранее благодарна за ответ!
Здравствуйте! Устав, коллективные договоры включаются в опись дел постоянного хранения. Устав можно включить после утверждения нового, либо оформить заверенную копию. С коллективными договорами проблемы не должно быть, они ведь должны заключаться ежегодно. А вот документы на здание и земельный участок хранятся в организации постоянно и передаются в госархив после ликвидации организации.
Если нет номенклатуры дел, при отборе документов на постоянное хранение надо руководствоваться перечнями документов со сроками хранения, действующими на тот момент. За ранние годы опись можно составлять не за каждый год, а за 3-5 лет.
Здравствуйте, Евгения! сейчас составляю опись дел постоянного хранения за 2008 год. названия и индексы отделов поменялись. Какие использовать в описи (старые или новые)?
Спасибо большое за своевременную помощь!
Здравствуйте! В описи дел постоянного хранения за 2008 год используются индексы и названия отделов по номенклатуре дел 2008 года.
Здравствуйте! при составлении описи дел постоянного хранения за 2008 год столкнулась с тем, что в номенклатуре дел за 2008 год ошибочно выставлены сроки (вместо временного указан срок «постоянно»). Указывать в описи я его не могу, да и дела этого уже нет. Что делать с номенклатурой? и как объяснять несоответствие? Спасибо за ответ!
Здравствуйте! С номенклатурой дел на 2008 год уже ничего делать не надо. В опись дел постоянного хранения это дело не включается, а в предисловии к описи можно объяснить, что такое-то дело не включено в опись, так как в соответствии с Перечнем 2000 г. его срок хранения 5 лет.
Добрый день, Евгения! Работаю в исп.органе гос.власти. При уничтожении документов с истекшими сроками хранения нашла документы по разработке правовых актов. Ни в номенклатуру, ни естественно в опись они включены не были. Архив сказал, что примет документы литерным номером. Но я столкнулась с тем, что в типовом перечне написано, что постоянно они хранятся по месту разработки и УТВЕРЖДЕНИЯ. А утверждает у нас либо высшее должностное лицо округа, либо высший исполнительный орган. Мы — только разрабатываем и согласовываем. Как быть? Сдавать или нет?
Здравствуйте! Если эти правовые акты разработаны вашим исп. органом власти, то срок хранения – постоянно, если присланы вышестоящим или сторонним органом – то ДМН (до минования надобности).
Здравствуйте, Евгения!
1. Для составления сводной описи дел постоянного хранения сделала все как Вы сказали: запросила от удаленных структурных подразделений сдаточные описи. В процессе выяснилось, что многие из них сотрудничают с муниципальными архивами, несмотря на то, что наша организация (федеральная) является источником комплектования государственного архива и возник вопрос: включать их описи в сводную или нет?
2. Какой номер должен быть у описи дел пост. хран., если предыдущий годовой раздел был под № 29
3. Когда нумерация дойдет до четырехзначной цифры какой № будет у следующей описи дел пост. хран.?
Здравствуйте!
1. Вопросы передачи документов на постоянное хранение в государственный архив лучше решать с самим архивом. Можно так же уточнить в муниципальных архивах, включены ли структурные подразделения вашей федеральной организации в списки источников комплектования муниципальных архивов по месту нахождения.
2. Если опись № 29 дел постоянного хранения завершена (нумерация единиц хранения превысила четырехзначное число), то следующая опись будет под № 30.
3. См. выше.
Здравствуйте!
1. Подскажите, как присваивается порядковый номер годовой описи дел постоянного хранения в отделе организации?
В отделе организации годовая опись за 2009 г. будет — Опись №1. Количество дел в этой описи всего 3. Тогда опись за 2010 г. будет — опись №2, а в 2011 г. Опись №3?
2. Так же со сводной описью дел организации за 2009 г — Опись №1, за 2010 г. — Опись №2, за 2011 г. — Опись №3?
Здравствуйте!
1. Порядок присвоения номеров сдаточным описям дел структурных подразделений устанавливается ведомственным архивом. Сдаточные описи дел структурных подразделений оформляются ежегодно. Поэтому, например, опись дел структурного подразделения за 2009 год будет № 1, другого подразделения — № 2. Если в текущем году передаете одновременно документы за несколько лет, то можно в одну опись № 1 включить дела за 2009—2011 гг. Можно присваивать сдаточным описям буквенные обозначения (по названиям отделов). При передаче дел на следующий год описи можно начать нумеровать опять с первого номера. Как удобно работникам ведомственного архива. 2. Номер сводной описи дел постоянного хранения за ряд лет будет сохраняться один и тот же. Например, опись № 1 дел постоянного хранения за 2009, за 2010 год – тоже опись № 1 (с продолжением нумерации дел), и так, пока число заголовков дел достигнет четырехзначного числа. Тогда опись считается завершенной и на следующий год сводной описи дел постоянного хранения присваивается следующий номер (№ 2 или №4, если под номерами 2 и 3 описи дел по личному составу).
Здравствуйте, Евгения!
Спасибо за предыдущее разъяснение моего вопроса.
Вопрос о включении или невключении удаленных структурных подразделений (т.е. их описей дел постоянного хранения) в сводную опись всей организации (федеральная служба состоит из отделов, один из которых объединяет показатели со всех отдаленных отделов края) остается открытым. Госархив ничего вразумительного не ответил, впрочем как и всегда.
Мы хотим написать им официальное письмо по поводу включения или невключения в опись дел постоянного хранения удаленных отделов, но для этого необходимо ссылаться на какие-то нормативные документы. Подскажите, пожалуйста, на какой официальный документ можно указать при решении нашей проблемы и если можно то соответствующий раздел и пункт.
Заранее благодарна.
Здравствуйте! Можно сослаться на п. 2.4.3. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…», утвержденных приказом Минкультуры от 18.01.2007 № 19. Почитайте Правила (раздел фондирования), они есть на сайте Росархива. Там однозначно сказано, что структурные подразделения составляют единый фонд с головной организацией. А в соответствии с теми же правилами и Законом 125-ФЗ при комплектовании государственных архивов целостность архивного фонда нарушать нельзя.
если приказы по личному составу и приказы по основной деятельности в одной книге, то в какую опись эту книгу включить
Здравствуйте! В опись дел по личному составу! Хотя такого не должно быть. Приказы по основной деятельности и личному составу должны формироваться и регистрироваться отдельно.
Здравствуйте! Очень хороший сайт. Хочу получить ответы на два вопроса.
Вопрос 1:Организация — источник комплектования госархива имеет описи на дела постоянного хранения №1, на дела по личному составу №2, на дела уволенных сотрудников №3. В организации найдены дела постоянного хранения в большом количестве за период, за который уже составлена опись дел постоянного хранения. Поэтому на найденные дела составлена новая опись по правилам ей нужно присвоить №4. Но при передаче дел в Госархиве требуют, чтобы нумерация описей была по порядку, то есть в описи постоянного хранения должна быть №2. Как быть с уже присвоенной нумерацией описей дел по личному составу?
Вопрос 2: В описи дел отчетные и плановые документы включаются за тот год или на тот год, на который они составлены, независимо от того, когда они были составлены. А как быть с докладами по итогам года, в которых докладываются результаты о работе в предыдущем году, а составляются доклады в различное время, а ведь датой доклада является дата его составления. Так в какой год описи вносить эти документы?
Здравствуйте!
1. Вы правы, по правилам новой описи присваивается следующий порядковый номер. Подготовьте официальное письмо в адрес архива со ссылкой на «Основные правила работы архивов организаций» (2002), раздел 3.7. Приложите копию реестра описей, где перечислены названия описей под № 1,2,3.
2. Доклад – это не план и не отчет. Его датой является дата составления, здесь надо указывать не год, а точную дату. Например, доклад об итогах работы за 2011 год датирован 12 февраля 2012 года. Этот документ включается в опись дел за 2012 год с указанием в описи и на обложке дела даты «12 февраля 2012 г.».
Добрый день! Вопрос такой: согласно «Основным правилам работы архивов организации» описи дел составляются на ЗАВЕРШЕННЫЕ дела постоянного, временного (более 10 лет) и по личному составу. Значит ли это, что на переходящие дела постоянного срока хранения, не законченные делопроизводством, например, уставные документы, лицензии и т. п., описи ежегодные не составляются?
Здравствуйте! Переходящие дела оформляются для передачи в архив после их завершения.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, организация образовалась в 2010 г., и тогда номенклатуры дел не составлялось, сейчас я пришла работать в организацию и возник вопрос сдавать документы за 2010 г., но индексов соответственно никаких нет, т.к. нет номенклатуры, а номенклатура на 2014 год только составляется. Как быть — сначала составить номенклатуры на 2014, тем самым утвердить индексы дел и затем уже требовать от структурных подразделений сдаточные описи с вновь введенными индексами? и как я смогу определить все ли они сдали или нет, если нет номенклатуры дел?
Получилось немножко сумбурно, но надеюсь вы меня поняли))
Здравствуйте! В этой ситуации лучше сначала разработать номенклатуру дел на 2014 год. Так Вы ознакомитесь с документами структурных подразделений, определитесь со сроками хранения. Документы 2010—2013 годов будут аналогичными, если не менялись функции и структура организации, но «перетаскивать» на них индексы дел номенклатуры 2014 года не надо, можно оставить дела без индексов, в описи в соответствующей графе поставить отметку «б/и». При выявлении дел 2010—2013 годов, отсутствующих в номенклатуре 2014 года, сроки хранения надо определять по перечням документов с указанием сроков хранения.
Здравствуйте, в муниципальном архиве описи дел ветхие, практические не читаемые, как быть? Если их перепечатать по годовым разделам с отметкой о согласовании ЭПМК,то как внести итоговые записи? (после приёма документов, которые пишем от руки). По описи №1 принято 5 (пять) дел с №60 по №64, акт приёма от и №.
Итого в опись №1 внесено 50 (пятьдесят) дел с № по №, в т.ч №№-литерные, №№-пропущенные, №№-не принятые, №№выбывшие в госархив и указать все акты выбытия? Или перепечатать опись за весь период с 1990—2000 гг. Заранее спасибо.
Здравствуйте! «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах…», утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, регламентируют переработку и усовершенствование описей дел (п. 5.5.1.1.). В Вашем случае лучше провести усовершенствование описи, чтобы не перепечатывать каждый годовой раздел и не восстанавливать все записи.
здравствуйте!!!! подскажите, работаю я в школе первый год на должности архивариуса, не могли бы Вы подсказать мне, какие дела сдаются в Госархив, а какие нет? еще на дела сроком хранения 10 лет нужна опись??? не знаю как описать документы о проведении ремонтных работ, вы не могли бы скинуть на меил образцы? буду очень благодарна!
Здравствуйте! Дела передаются в государственный или муниципальный архив в том случае, если организация является источником комплектования такого архива (включена в список источников комплектования по решению ЭПК). МОУ (школы), как правило, не входят в состав источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Бывают исключения. Это можно уточнить в архивном органе вашего региона. Все организации в обязательном порядке должны проводить упорядочение дел по личному составу (срок хранения 75 лет), составлять на них описи. Упорядочению подлежат также документы со сроком хранения свыше 10 лет. Таким образом, описи на дела менее 10-летнего срока хранения составлять не надо. Насчет документов о проведении ремонта надо уточнить (какие это документы, их виды). Но в основном подобные документы хранятся 5 лет. Образцы описей дел постоянного хранения, по личному составу и др. приведены в приложениях к «Основным правилам работы архивов организаций» (2002).
Здравствуйте! Очень много полезной информации нашла в вашем сайте, за что огромное спасибо. Я тоже с вопросами:
1) Меня перевели с другой должности на должность архивариуса-документоведа, поэтому в архивных делах я полный ноль. Сколько бы я не просила руководство меня обучить на курсах, мне постоянно отказывают. С чего начать мне работу?
2) Сейчас намечается прокурорская проверка, какие документы подготовить в первую очередь?
Здравствуйте!
1. Для начала надо изучить «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росахива от 06.02.2002 г. Затем следует ознакомиться с номенклатурой дел организации, положением об архиве, положением об ЭК. Если этого нет в организации, надо разработать. Сложно что-то ещё подсказать, не зная состояния дел в архиве вашей организации. С удовольствием отвечу на конкретные вопросы. 2. Для прокурорской проверки необходимо предоставить те документы, которые они затребуют. Заранее это определить невозможно. Ещё надо иметь в виду, что изъятие (выемка) подлинников документов может производиться только на основании постановления судебных и правоохранительных органов.
Спасибо вам большое за ответ. Даже не надеялась, что получу на вопросы нужные советы и ответы. Номенклатуру дел разработать поручили мне. Положение об ЭК тоже. Честно говоря я в отчаянии. Очень много нужно сделать, а я информацию черпаю только с Интернета. И компьютера у меня нет, печатаю дома. По номенклатуре дел вопросы возникают: как проверить статьи? Вручную или как проще, т.к. сроки горят.
Здравствуйте! Если на работе нет компьютера, проще пользоваться печатным экземпляром Перечня. К нему есть очень хороший указатель, где в алфавитном порядке расположены виды документов со ссылками на статьи Перечня.
Скажите, опись как правильно составляется внутренняя опись дела, описывается ли каждый документ и очень бы хотелось посмотреть форму
О внутренней описи документов дела здесь.
Добрый день! Организация основана в 2011 году. Только в 2013 г. первый раз составили и утвердили номенклатуру дел на текущий год. По положению дела сдаются на архивное хранение после 3-х лет после завершения в делопроизводстве. Правильно ли я понимаю, что в 2014 году по идее принимаются дела за 2010 год, которых нет? Должна ли я составлять описи дел в 2014 году, если они на архивное хранение сдаваться пока не будут?
Здравствуйте! В правилах написано, что дела передаются в архив организации «не позднее чем через три года». В 2014 году можно уже составить описи дел за 2011 год.
Здравсвуйте!
1. Существует ли обложка для описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу?
2. По инструкции нашего предприятия положено опись дел делать ежегодно. Так, в 2012 году была составлена впервые сводная опись №1 дел постоянного хранения за 2009—2011 г. (опись дел №1 документов постоянного хранения за 2009—2011 г.) В 2013 г. нужно составлять отдельным документом опись №1 (с названием — опись №1 дел постоянного хранения за 2012 г., включив документы только 2012 г.?) или переделывать опись за прошлый период, включив документы за 2012 г. (т.е. опись №1 дел постоянного хранения за 2009—2012 г.)?
Здравствуйте!
1. Существует титульный лист к описи дел постоянного хранения (приложение 14 «Основных правил работы архивов организаций» (2002). Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом подшивается или переплетается, тогда она будет иметь обложку. Данные на обложку переносятся с титульного листа.
2. В опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год включаются дела только 2012 года, она будет продолжением описи № 1 дел постоянного хранения за 2009—2011 годы, нумерация дел продолжается.
Помогите пожалуйста, при составлении номенклатуры дел на новом месте работы возник вопрос: «Сколько хранятся заполненные бланки свидетельств о смерти, поступившие в областной статистики в наше учреждение»? Заранее спасибо за помощь
Здравствуйте! Не понятно, что за учреждение и как к вам попали эти «бланки». Заполненные бланки – это и есть свидетельства о смерти. Медицинские (врачебные) свидетельства о смерти ф. № 106/у-08 являются бланками строгой отчетности, оформляются медицинскими учреждениями. Свидетельство выдается родственникам умершего и один экземпляр направляется в органы ЗАГС для государственной регистрации смерти. Органы ЗАГС оформляют свои свидетельства о смерти. Акты гражданского состояния, в том числе свидетельства о смерти, хранятся в органах ЗАГС 100 лет. Рекомендую Вам пригласить представителя государственного архива, чтобы он разобрался в ситуации и определил, что это за экземпляры. Может быть, это корешки выданных свидетельств о смерти?
Подскажите, пожалуйста, делаются ли выписки из описи? Например одно структурное подразделение сдало документы в архив, но при этом у них не осталось ни акта, ни какой-либо другой подтверждающий этот факт информации. Могу ли я сделать им выписку из сводной описи дел, как подтверждение того, что их дела на самом деле приняты в архив в полном составе и количестве.
Здравствуйте! При передаче документов из структурного подразделения в архив организации составляются сдаточные описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. Если сдаточные описи не составлялись, то, разумеется, можно сделать заверенную выписку или копию из сводной описи дел
Здравствуйте, Евгения.
У Вас информативный и очень полезный сайт. Будьте добры, ответьте пожалуйста.
В сводной описи дел количество листов в деле ставится в соответствии с обложкой. Т.е. если, например, в деле 50 листов+1 лист внутренней описи, то в описи (и сводной описи дел, и в описи структурного подразделения) ставится 50+1 или 50 (т.е. количество листов внутренней описи учитывается в описи или нет)?
Спасибо большое.
Здравствуйте! На обложке дела и в описи дел ставится количество листов дела, без указания количества листов внутренней описи. Соответственно, в Вашем примере это будет «50».
И ещё вдогонку.
На обложке дела написано: «Хранить постоянно». А у дела срок хранения 75 лет (по номенклатуре). Можно исправить так: зачеркнуть слово «постоянно» и снизу (сверху нет места) написать «75 лет»?
И надо ли писать: «Исправленному верить» и ставить подпись?
Здравствуйте! Надо просто зачеркнуть и поставить «75 лет».
Здравствуйте! Может ли дело приказов или распоряжений быть переходящим в связи с малым их количеством в течение одного года?
Спасибо.
Здравствуйте! Такое дело не может быть переходящим, так как нумерация и регистрация приказов и распоряжений ведется в пределах календарного года.