Рейтинг@Mail.ru

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Помещено в тему: Делопроизводство. К статье: 109 комментариев

Как формировать и хранить приказы по личному составу Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

Далее о формировании и хранении приказов по личному составу

Семинары ЦНТИ «Прогресс» – обучение по делопроизводству

Помещено в тему: Делопроизводство. К статье: Обсуждение закрыто

Приглашаем на обучение

Делопроизводству стоит обучаться ЦНТИ «Прогресс» — это одни из крупнейших в нашей стране центров обучения и информационной поддержки руководителей и специалистов.

На протяжении 17 лет ЦНТИ «Прогресс» ежегодно проводит более пятидесяти семинаров по делопроизводству и документообороту. Программы обучения,  прежде всего, представляют интерес для секретарей, помощников руководителей и сотрудников службы ДОУ. Примерно 750 новых слушателей каждый год посещают семинары ЦНТИ «Прогресс» по секретарскому делу, документообороту и делопроизводству. Эта статистика подтверждает высокий уровень профессионализма, а также качества предлагаемых программ.

Далее о программе обучения

Номенклатура дел отдела кадров

Помещено в тему: Номенклатура дел. К статье: 91 комментарий

Это перечень заводимых дел отделом кадров В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

Далее пример номенклатуры дел кадровой службы

Приказ на временное исполнение обязанностей

Приказ на исполнение обязанностей должностного лица (директора) Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей.

Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. Допускается издавать такой приказ каждый раз по каждому отдельному случаю. Ниже приведен пример приказа о замещении директора на время отпуска. Рекомендации по его оформлению и согласованию ничем не отличаются от общепринятых в делопроизводстве норм составления приказов.

Далее приказ на замещение на время отпуска

Личное дело работника

Помещено в тему: Архивное дело. К статье: 276 комментариев

Состав документов личного дела и правильное его оформление Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Далее о личном деле работника

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Помещено в тему: Описи дел. К статье: 340 комментариев

Порядок и образец составления описи Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Далее образец описи постоянного хранения