Оформление дела
Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.
Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.
При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.
Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:
- Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).
- Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
- Проводят оформление листа-заверителя дела.
- Если требуется, то составляют внутреннюю опись документов дела.
- Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.
- Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно. Работы могут проводиться без специального оборудования. Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла.
Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел. Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов.
После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение (последнее – для организации-источника комплектования госархива).
Темы
Полезное
Популярное
- Образец объяснительной записки
- Образец служебной записки
- Образец докладной записки
- Образец письма-просьбы
- Образец письма-запроса
- Как написать благодарственное письмо
- Образец распоряжения
- Справка с места работы
- Характеристика с места работы на сотрудника
- Рекомендательное письмо сотруднику
- Образец автобиографии
- Резюме для устройства на работу
Добрый день.
Подскажите пожалуйста, оформляю приказы в дело.
Нужно ли вместе с приказом в дело подшивать Положение, которое он вводит?
Если да, то как быть если это положение прошито и скреплено печатью? (ведь при оформлении дел все скрепки и т.п. отделяются от документа).
Спасибо.
Если приказом утверждается какой-либо документ (например, положение), то его обязательно помещают в дело вместе с приказом. Если приказом вводится какой-либо документ, то их помещают в разные дела.
В текущем делопроизводстве в деле могут быть скрепки, файлы и т.п. Все посторонние предметы удаляют в процессе технической обработки дел постоянного и долговременного (т.е. св. 10 лет) хранения при подготовке их к архивному хранению. Приказы по основной деятельности относятся к ним — будут подшиты в твердую обложку. При этом должно быть обеспечено свободное чтение текста подшитых или переплетенных документов. Обычно дополнительная прошивка нитками отдельного документа не мешает.
Большое спасибо за столь полный ответ и за оперативность.
Добрый день! Подскажите пожалуйста есть регламентирующий документ по порядку и переплету дел. Если есть, то укажите пожалуйста его наименование.
Основные правила работы архивов организаций. Это нормативный документ и по ссылке сможете его скачать. Только сам процесс переплета не прописан. Возможно существуют какие-нибудь методические рекомендации. На практике обучение происходит по принципу «делай как я»
большое спасибо
Здравствуйте, Евгения.
Подскажите пожалуйста!
Формируем дело «Приказы, распоряжения по личному составу».
Там лежат приказы приём-увольнение, они пронумерованы своей нумерацией и лежат приказы на отпуск, у них своя нумерация.
Прошивать их в дело по датам, перемешав тем самым нумерацию или отдельно по этим двум категориям?
У данных приказов один делопроизводственный индекс и разбить их на два дела я не могу.
Здравствуйте, к сожалению, ответить смогла не сразу.
Изначально дело формировалось неправильно. Вместе нельзя помещать документы с так отличающимися сроками. Дело обязательно надо переформировать, разделив его на два. На отпуск – 5 лет, дело прошивать не надо. Оставьте в папке как есть, потом уничтожите через 5 лет. Прием-увольнение – 75 лет, это дело прошивают для долговременного хранения.
В этом случае абсолютно не обращают внимания на одинаковый индекс. Обычно их разделяют даже при общей валовой нумерации приказов, чего только в жизни не бывает. Тогда в листе-заверителе перечисляют номера «пропущенных» приказов.
Большое спасибо!
Обязательно внесем исправления.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, если оформляется в архив дело временного срока хранения «Книга учета...», которая велась в обычной общей тетради, или в журнале, выполненном типографским способом, какие правила его оформления: в части прошивки (нужно прошивать или нет), нумерации листов, скрепления печатью и подписью заверительную наклейку «в данной книге прошито, пронумеровано и скреплено печатью...». Не нашла нормативных документов, регламентирующих этот вопрос. Заранее благодарна.
Ирина
Здравствуйте! Такие вопросы как нумерация листов и образец оформления заверительной надписи (прошивка, наклейка, непосредственно надпись и печать) конкретного вида документа могут регулироваться федеральными нормативными актами или закреплены локальным актом организации. Единых нормативных правил по данным вопросам просто не существует. Поэтому если нормативных требований нет (кстати, наиболее распространенная ситуация), то все остается на усмотрение организации.
Добрый день, спасибо за оперативный ответ. Ваша компетентная консультация экономят наше время, за это отдельная благодарность. Ваш сайт стал моей «настольной книгой» в работе. Успехов!
Здравствуйте. Подскажите кто должен оформлять обложку при передаче в ведомственный архив, я или архив? Обложка прошивается вместе со всеми листами? Внутренняя опись включается в архив и сколько храниться?
Здравствуйте! В зависимости от принятого разделения обязанностей (решает руководитель организации) кто обрабатывает документы для архивного хранения, тот оформляет обложку (архив или структурное подразделение). Да, обложка прошивается (переплетается) вместе со всеми документами дела.
О составлении внутренней описи документов дела подробнее по ссылке, про сдаточную опись в архив можно прочитать здесь. Внутренняя опись также прошивается вместе с остальными документами, поэтому имеет срок хранения аналогичный сроку хранения всего дела.
Здравствуйте, очень нужна Ваша консультация. В 2008г в архив банка сдано «Дело по юридическому оформлению счетов клиентов» — временного хранения.Теперь, по решению суда, производится выемка оригиналов документов из этого дела. Автоматически оно должно быть переквалифицировано в дело постоянного хранения «Юридические дела за закрытыми текущими счетами из которых изъяты документы, которые подаются к правоохранительным органам». Как это сделать правильно??? Заранее благодарна.
Здравствуйте! Изъятие дела правоохранительными органами или по запросу суда не являются основанием автоматического отнесения дела к постоянному сроку хранения. Просто его оставляют до окончания судебного разбирательства (даже если временные сроки хранения истекли).
Организация может принять решение о необходимости хранения какого-либо дела постоянно или суд может обязать. Если документы за тот период (у вас 2008 год) уже были обработаны, то дело дополнительно включают в опись постоянного хранения под литерным номером (в соответствующий отдел или в конец описи). Документы переформировывают (верхний документ – самый ранний, черновики удаляют), листы нумеруют, составляют лист-заверитель, дело прошивают (переплетают) в твердую обложку.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли переплетать документы постоянного хранения на пластиковую пружину? В учреждении нет приспособления для архивного переплета. В государственный архив документы не сдавались, все хранятся в архиве учреждения. Заранее благодарна за ответ.
Здравствуйте! Государственные и муниципальные архивы не принимают на хранение документы, переплетенные на пластиковые и металлические пружины. В соответствии с правилами документы постоянного хранения необходимо переплести в картон, либо подшить на 4 прокола в твердую обложку (картон, папка «Дело»). При этом все металлические скрепления (скрепки, скобы от степлеров) удаляются. Подшивка дел может проводиться без специального оборудования. Подшиваются документы с учетом свободного чтения текста. Ещё одно условие – нитки должны быть скрыты под корешком обложки.
Доброго времени суток, уважаемый admin! Спасибо огромное за оперативный ответ! Но у меня возник следующий вопрос: обязательно ли переплетать в твердую обложку дела постоянного хранения, если они не будут сдаваться в муниципальный архив? За 20 лет существования учреждения никогда не сдавались (я работаю только полгода). Я хотела из сброшюровать и прошить нитками.
Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения обязательно следует обрабатывать по архивным правилам (подшивать или переплетать в твердую обложку, нумеровать листы и т.д.), если Ваша организация является источником комплектования гос. или муниципального архива. Если нет, то уже пожелание. Можно сделать письменный запрос в соответствующий архивный орган (комитет, агентство, управление) Вашего региона, если есть сомнения.
Добрый день как прошить журнал (надо ли приклеивать стикер прошито и пронумеровано столько то страниц) если в журнале на последней странице уже предусмотрена эта надпись
Добрый день, Мария! Дело в виде журнала дополнительно прошивать не надо. Лист-заверитель тоже не надо вклеивать, заверительная надпись в данном случае оформляется от руки на свободном (последнем) листе.
Добрый день! Если некоторые документы в деле постоянного хранения прошиты нитками и заверены печатью (или скреплены на пластиковую пружину), как их оформлять на переплет для сдачи в архив?
Здравствуйте! При оформлении документов постоянного хранения пластиковые пружины удаляются. Документы дела, прошитые нитками, можно не расшивать в случае, если они не мешают переплету или подшивке всего дела.
Здравствуйте, все ли документы нужно прошивать в дело? конкретно интересуют документы отправленные почтой (рассылки). Спасибо.
Здравствуйте! Если под термином «прошивать» Вы имеете в виду оформление дела на постоянное хранение, то реестры рассылки документов прошивать не надо, так как это документы временного срока хранения. Их можно хранить в папках-скоросшивателях.
Здравствуйте! Какие документы могут быть подшиты в дело с приказами по основной деятельности? Документы которые не подшиваются в дело, формируются в отдельное дело или тоже сортируются по видам?
Здравствуйте! Если документы утверждаются приказом руководителя, то такие документы формируются в дело с приказами. Это могут быть различные положения, инструкции и т.п. В остальных случаях документы обычно подшиваются по видам. Например, положения об отделах, должностные инструкции сотрудников и т.п. Формируются в годовые разделы описи по дате утверждения.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, вышел приказ, подписанный директором, например, «О введении в действие ...» и к этому приказу идут положения в трех экземплярах, я делаю копию приказа прикладываю к положению и подшиваю. Вопрос: нужно с положением подшивать копию приказа?
Здравствуйте! Если положения оформлены как приложения к приказам (на грифе утверждения написано: УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…), то положения формируются в деле с приказами. Вторые экземпляры или копии положений можно подшить для работы отдельно, можно с копией приказа, можно без. Срок хранения таких дел будет «ДМН» (до минования надобности). Поэтому делайте, как Вам удобно.
Добрый день! если в один календарный год происходит изменение наименования организации (переименование) как оформить обложку этого дела? писать старое название, а зачеркнув надписать новое или взять в скобки старое и ниже указать новое? Заранее спасибо!
Добрый день! В таких случаях новое название организации пишется на обложке дела ниже старого, а старое заключается в скобки. Это на стадии делопроизводства. При оформлении дел долговременного срока хранения для передачи в архив на обложке пишется новое (последнее в данном году) название организации.
Вчера на семинаре по делопроизводству сказали, что нужно писать название, соответственно году дела, т.е если дело 2009, то название должно быть то, которое было в 2009 году.
Здравствуйте! Всё правильно. Кто же с этим спорит? Но при изменении названия организации, надо придерживаться п. 3.6.18. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) – см. ответ от 12.01.2013.
Добрый день! Оформляю обложку дела приказов по Личному составу, для сдачи в негосударственный архив. Их несколько, на прием, увольнение, перевод, поощрение, отпуска без сохранения з/п, и на отпуска по беременности. При оформлении обложки, нужно ли как — то указать, что эти приказы именно на отпуск, прием, увольнение и т.д. Или на обложке просто указать: приказы по личному составу?
И еще вопрос: Сами заявления на прием, увольнение, перевод нужно сшивать отдельно от приказов? Спасибо.
Здравствуйте! На обложке дела надо писать: «Приказы № 1-238 директора завода по личному составу за 2008 год». Заявления о приеме, увольнении подшиваются в личные дела. Если личные дела не ведутся, заявления подшиваются отдельно и хранятся 5 лет как основания к приказам по личному составу.
Каким документом регламентируется, что документы постоянного хранения печатаются только на одной стороне листа.
Действующий ГОСТ Р 6.30-2003 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа (п. 6.1. Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ). Общегосударственные нормативно-методические документы по делопроизводству не содержат требования о печатании документов постоянного срока хранения на одной стороне листа.
Здравствуйте. Недавно работаю делопроизводителем, с наступлением нового года возник такой вопрос. У нас имеется «Журнал дел, законченных производством». Там регистрируются журналы и дела для сдачи в архив. Допустим, документу «Бухгалтерский отчет. Январь» присвоен порядковый номер по журналу 15, значит на самом журнале я поставлю Инвент.номер 15? Требует инвентарный номер указать, не могу понять откуда он берется. До меня в штатке не предусмотрена данная должность, подсказать некому(((
Здравствуйте! Основные правила работы архивов организаций рекомендуют передавать документы в ведомственный архив по сдаточным описям. Если в Вашей организации ведется журнал завершенных дел и по нему же документы передаются в архив, то номер в журнале будет соответствовать сдаточному (архивному) номеру. Такой порядок передачи дел в архив должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству Вашей организации. И это допустимо только для документов временного (до 10 лет) срока хранения. При передаче в архив документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения лучше придерживаться Правил.
Здравствуйте! подскажите пожалуйста определение об отказе от иска, о приостановлении производства по делу, определение об отказе от иска сколько лет хранится в архиве мирового судьи?
В соответствии с Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (2011), определения по искам хранятся 5 лет.
Здравствуйте! подскажите пожалуйста о взыскании алиментов срок хранения до наступления права на получение алиментов, а если оказались, то сколько лет должен храниться дело?
Здравствуйте! Дела о взыскании алиментов хранятся до прекращения права на получение алиментов (ст.66 Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утв. приказом Судебного Департамента при ВС РФ от 09 июня 2011 г. № 112).
Здравствуйте, подскажите как правильно закрывается журнал регистрации приказов по деятельности учреждения. Сам журнал (постоянного хранения) это общая тетрадь в клетку, а каким должен быть лист-заверитель? И при прошивке журнала, лист-заверитель дела не пришивался, как нужно его вложить в журнал (расшить журнал и прошить его вместе с листом-заверителем или приклеить к верхней части обложки не прошивая)? Заранее спасибо за ответ.
Здравствуйте! Если это простая тетрадь, и в ней остался чистым последний лист, то надо на нем написать от руки: «В деле подшито и пронумеровано 47 (сорок семь) листов. Должность, ФИО, подпись, дата». Если все листы тетради заполнены, то надо приклеить лист-заверитель за левый край к правому краю оборонной стороны последнего листа.
Здравствуйте, подскажите как быть? Утвердили новый устав учреждения, а как быть со старым уставом. Как правильно списать его в архив учреждения?
Здравствуйте! Устав организации – документ постоянного срока хранения. Его надо включить в опись дел постоянного хранения по году утверждения. В архив организации все документы сдаются по сдаточным описям.
Здравствуйте! Я работаю в муниципальном предприятии...взяли нового архиватора и теперь она просит перешивать документы по правилам работы архивов организаций, т.е., я работник бухгалтерии, прошиваю документы и нумерую каждый лист ручкой (так было ещё за долго до того, как я пришла сюда), но она принесла Правила, где прописано, что нумеровать нужно карандашом или нумератором, т.к., нумератора нет, придется применить карандаш, но даже наш начальник, стоит на том, чтобы я продолжала нумеровать ручкой, потому как могут потребоваться документы, сданные в архив и любой сможет вырвать пару листов и стереть всю нумерацию и сделать новую. Как быть? Заранее спасибо!
Здравствуйте! Требования вашего архивиста обоснованы. Все нормативные документы, в том числе Основные правила работы архивов организаций (2002), предписывают нумеровать листы в делах простым карандашом или нумератором. В государственных и муниципальных архивах все дела постоянного срока хранения пронумерованы карандашом.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как располагать документы в деле постоянного хранения (распоряжения по основной деятельности) – по номеру или дате?
И еще – отсутствуют несколько распоряжений, они есть в Журнале регистрации, но их не оказалось в деле. Куда они делись – не выяснить, т.к. документы пришли из ликвидированного подразделения, которое находилось в другом городе. Как это отметить при архивировании дела?
Здравствуйте! Документы в деле с распорядительными документами располагаются по порядку номеров, начиная с первого номера. Соответственно, они будут расположены и по датам, так как номера приказам (распоряжениям) присваиваются в хронологической последовательности.
Спасибо за ответ, но, к сожалению, некоторые номера распоряжений располагаются не в хронологическом порядке. Например, № 52 от 07.09.2011, затем идет № 53 от 03.09.2011, а потом — № 54 от 09.09.2011. Правда таких распоряжений немного, но они есть. Мне нужно их архивировать, как правильнее их расположить?
У Вас изначально нарушен порядок регистрации распорядительных документов. Этого нельзя допускать, но если уж так получилось, советую Вам расположить распоряжения по порядку номеров.
Добрый день! Документы дела прошиваются нитками. Скажите, а если в будущем потребуется изъять какой-либо документ из прошитого дела на время, как это осуществляется? Распарывается дело и потом сшивается заново? Спасибо.
Здравствуйте! Из дел, подготовленных к архивному хранению, не принято изымать документы. Зав. архивом не должен этого допускать, за исключением изъятия документов правоохранительными органами.
Добрый день. В архив сдаются приказы по личному составу: о приеме, увольнении, переводе, отпуске без сохранения з/п, по беременности. Идут за один год. Можно ли и нужно ли их сшивать отдельно, или сшить их вместе, как то разделив? Спасибо.
Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы имеют срок хранения 75 лет. Их надо подшивать вместе и включать в годовой раздел описи дел по личному составу.
Здравствуйте, я переплетаю журнал регистрации приказов по основной деятельности, он в твердой обложке. Значит, сначала идет обложка, потом белый чистый лист вначале и в конце журнала, затем разлинованные страницы, на которых мы регистрируем приказы. Надо ли переплетать белые листы вначале и в конце журнала? А твердая обложка переплетается? Хвостики ниток куда надо вывести? И как делается нумерация? с какого листа надо нумеровать журнал? с Чистого белого листа или со страницы, где сделаны первые записи? Спасибо
Здравствуйте! Если это журнал в виде книги, то не надо его подшивать, он уже переплетен. Чистые листы не нумеруются, нумеруются только листы с записями. Заверительную надпись можно оформить на последнем чистом листе журнала.
Добрый день! Можно ли документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения подшить в твердую обложку на брошюраторе, т.к. у нас нет другого оборудования?
Здравствуйте! В настоящее время имеется много видов оборудования для переплета документов. Не знаю, что у вас за брошюратор, но главное требование для документов долговременного срока хранения: отсутствие металлических скреплений, а также наружных скреплений («пружинка» не подойдет).
в начале 2 чистых листа, потом опись и в конце лист заверитель дел, а потом 3 чистых листа правильно ли? а теперь после прошивки кучи дел говорят, лист заверитель дела в конце перед ним чистый лист.
При подшивке и переплете дел долговременного срока хранения в начале дела подшивается чистый лист, если есть внутренняя опись документов дела, чистый лист можно не подшивать. В конце дела (после последнего листа документа) подшивается лист-заверитель. Смотрите Правила! Там всё написано.
Добрый день! Подскажите пожалуйста действующий в настоящее время документ об оформлении дел при сдаче в архив. Заранее благодарна.
Здравствуйте! Основной нормативный документ – «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002. Разделы 3.6., 3.7. – об оформлении дел, принимаемых в архив.
Здравствуйте! У меня вопрос по оформлению в дела Должностных (индивидуальных) инструкций работников. Знаю, что систематизировать ДИ нужно по структурным подразделениям по году утверждения. Дело в том, что структура организации бывает меняется несколько раз в год. Меняются названия отделов, каких-то отделов нет. При смене структуры организации не всегда делают новую ДИ, просто вносят поправки Листом изменений. И получается что ДИ, например, утверждена в 2010 году, в 2011 г. — 2 листа изменений к ней. Пожалуйста помогите с этим делом разобраться.
Здравствуйте! Поэтому удобнее должностные инструкции включать в состав личных дел, тогда отдельное дело с должностными инструкциями формировать не надо. На практике так поступают многие организации. В Вашем случае лучше формировать дела с должностными инструкциями по каждому структурному подразделению отдельно, внутри дела систематизировать их по должностям (начальник отдела, заместитель начальника, главный специалист… и т.д.).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно оформлять архив. У меня возникло два вопроса:
1. При оформлении личных дел, если листов в деле больше 250, разбивка происходит поровну или в первой части оставляется 250 листов (4 см), а во второй не вошедшие?
2. Нумерация, при сшивке, второй части начинается заново, 1, или продолжается?
Здравствуйте!
1. Формировать (разбивать) такие дела лучше приблизительно поровну. Если в деле несколько личных дел, то можно ориентироваться по литерам (не «разбивать» одну букву).
2. Нумерация листов каждого тома начинается с 1-го номера.
Здравствуйте! Скажите пожалуйста, как подшить вместе уже подшитые дела? Оформляем заявку на тендер, она состоит из тематически разных дел, но они уже прошиты и заверены. Как их объеденить в одно дело?
Здравствуйте! Объединить можно и уже прошитые дела. Подшейте в одну папку в определенном порядке (по хронологии, заказчикам и др.). Нумеровать листы не обязательно, т.к. эти документы имеют срок хранения 5 лет (ст. 273 Перечня 2010 г.).
Добрый день! При ревизии приказов по основной деятельности за прошлые годы, выяснилось, что в папку подшивались копии приказов, касающиеся штатного расписания и изменений к нему, а оригиналы подшивались к самим штатным расписаниям в отделе кадров. При сшивании дел на архивное хранение можно ли оставить копии или требовать оригиналы для подшивки? И ещё вопрос, какой архивный станок для прошивки дел посоветуете, исходя из личного опыта. Спасибо.
Здравствуйте! Надо либо изъять оригиналы приказов, либо заверить копии.
Здравствуйте, у нас в организации документы, которые должны быть подшиты для архивного хранения согласно правилам, хранятся пока в обычных папках, не пересистематизированные и не прошитые. Бухгалтерия говорит, что в работе им часто приходится снимать копии с документов за прошлые года для различных целей. Если мы их прошьем, делать копии будет проблематично. Как быть, посоветуйте, пожалуйста.
Здравствуйте! В таком случае можно установить в вашей инструкции по делопроизводству и в положении об архиве максимально возможный срок передачи дел в архив организации – через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
Добрый день, пришла на новое место работы. И меня попросили подготовить документы для сдачи в архив. Этим никогда не занималась. Приказы сроком хранения 5 лет были заведены в 2002 году в 2006 году срок хранения этих документов в организации истек. Вопрос: Должна ли я эти документы сдавать в архив или я должна подготовить акт об уничтожении. И документы в архив сдаются сроком хранения более 10 лет? и 75 лет? И по личному составу? если менее 10 лет, то хранятся в организации, а по истечению срока уничтожаются?
Здравствуйте! Для справки: приказы 5-летнего срока хранения за 2002 год можно было включить в акт о выделении к уничтожению документов в 2008 году. Документы с истекшими сроками хранения не надо сдавать в архив, на них надо составлять акт о выделении к уничтожению. Это может делать работник архива организации, либо ответственные за делопроизводство структурных подразделений – как заведено в вашей организации. В ведомственный архив (архив организации) передаются документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу. Остальные документы хранятся в структурных подразделениях до истечения установленных сроков хранения.
Подскажите, пожалуйста, срок хранения журнала учета табельных номеров и номер статьи.
Здравствуйте! Такого журнала в Перечне 2010 года нет, как и в более ранних перечнях документов с указанием сроков хранения. Поэтому рекомендую обратить внимание на ст. 220.
Здравствуйте, при архивировании приказов по основной деятельности по какой то причине исчезли несколько приказов, что нужно сделать в таком случае (восстановить приказы, отметить как отсутствующие определенным актом или иным способом?).
Здравствуйте! Если есть возможность восстановить приказы, то это будет лучший вариант.
Добрый день, выручали не первый раз. Подскажите срок хранения приказов по воспитанникам (отчисление, принятие в группы, экскурсии). У меня они идут приказами по основной деятельности и я предполагаю, что срок хранения постоянный, но не могу найти по какой статье их отнести.
Здравствуйте! Это приказы по основной деятельности. Ст. 19а Перечня 2010 года.
Здравствуйте!!! При подшивке кадровых приказов нужно ли вместе с ними заявления подшивать (они же являются основанием приказа)? Или их подшивают отдельно?
Здравствуйте! Основания к приказам формируются отдельно от самих приказов. Заявления работников о приеме, переводе, увольнении формируются в составе личного дела.
Добрый день! В течении какого периода (времени) надо подшивать документы предыдущего года, готовить для сдачи в архив организации. Возможно ли делать это в течении всего января? или существуют определенные рамки? Заранее спасибо.
Здравствуйте! Согласно п. 3.7.25. «Основных правил работы архивов организаций» (2002) дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Оптимальный срок – 2 года. Этот срок должен быть установлен в вашей организации (в инструкции по делопроизводству, в положении об архиве, в приказе и пр.). Однако подготавливать дела для передачи в архив организации можно сразу по завершении их делопроизводством.
Здравствуйте! Не могу найти точной информации о нумерации двусторонних документов в деле: нумеруются каждая сторона, либо же одна?
Здравствуйте! Нумеруются листы, а не страницы, то есть одна сторона, в том числе двухстороннего документа.
Здравствуйте Евгения! Подскажите пожалуйста можно ли прошить в одно дело разные приказы с одинаковым сроком хранения только разных годов?
Допустим: дело № 1- приказы по ОС 2011—2013 г., дело№2 — приказы по АХО 2011—2013г.
Дело в том, что организация не большая и документов не так уж много. Если можно, то как тогда будет выглядеть внутренняя опись документов? Все приказы за 11-13 г. будут перечислены в одной описи, начиная с 13 заканчивая 11 годом и будут сшиваться сзади дела, или будут составляться 3 отдельных описи для каждого года и сшиваться также сзади?
Здравствуйте! Приказы по основной деятельности формируются в пределах календарного года, такое же требование правила предъявляют и при оформлении дел постоянного хранения при передаче в архив. Внутреннюю опись документов к приказам составлять не обязательно (но желательно). Если Вы всё же составили внутреннюю опись, то подшивается она в начале дела.
Добрый день!
В прошитом журнале «Учета проверок» на одной странице была ошибочно сделана запись. Как правильно оформить, чтобы она считалась неверной? Расшить журнал и внести изменения будет проблематично.
Здравствуйте! На этой же странице (ниже текста или на свободном поле) делается отметка: «запись проведена ошибочно», подпись, дата.
и еще, когда клеишь эмблему прошито и пронумеровано сам приказ считать???
Здравствуйте! К делу составляется лист-заверитель. Не понятно, о какой эмблеме и каком приказе идет речь?
Здравствуйте! Дело сформировано-внутренняя опись, пронумеровано 20 документов, лист-заверитель.
Вопрос. В конце дела — пронумеровано,прошнуровано и скреплено печатью 20 (двадцать) листов или 22 (двадцать два) листа. Опись и лист-заверитель учитываются?
Здравствуйте! В листе-заверителе указывается количество листов дела. Сам лист-заверитель не нумеруется и не учитывается. Внутренняя опись нумеруется отдельно, количество листов внутренней описи указывается в отдельной графе (+ 2 листа вн. описи). На обложке дела и в описи указывается количество листов дела (в Вашем примере – 20).
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, можно ли так оформлять личные дела работающих сотрудников: листы личного дела вкладывать в файлы и уже сами файлы подшивать к скоросшивателю?
Здравствуйте! На стадии делопроизводства документы можно вкладывать в файлы, но при передаче дел на долговременное хранение файлы необходимо удалять.
Здравствуйте! У меня вопрос по должностным инструкциям: кадры сдали мне в архив кучу папок с ДИ за 2002—2008 гг. Скажите, пожалуйста, как мне их отразить в описи постоянного хранения? Можно ли их , во-первых, прошить за несколько лет в одно дело, и как описать их в описи? просто проставить крайние даты и кол-во страниц или как? И как я поняла внутри каждого года следует их разделить по отделам и должностям? Надеюсь описывать их в описи не по дате утверждения каждой ДИ? Спасибо. Такой же вопрос и по положениям по отделам. Спасибо.
Здравствуйте! Должностные инструкции принято включать в состав личных дел. Если личные дела не ведутся, то должностные инструкции надо сформировать по годам и систематизировать внутри дела по датам утверждения. Таким образом, у Вас получится 7 дел с должностными инструкциями за 2002—2008 годы. На обложке дела указываются крайние даты документов, количество листов и срок хранения дела (75 лет). Внутреннюю опись документов дела в данном случае оформлять не обязательно.
Положения об отделах также формируются по датам утверждения и включаются в соответствующий годовой раздел описи дел постоянного хранения.
Здравствуйте! В нашей организации приказы по личному составу уже с 2008 года не оформлялись в дела. Вопрос: могу ли я сейчас оформить все для длительного хранения или за 2013 (последний год) не нужно прошивать или за несколько лет не подшивать?
Здравствуйте! Вам необходимо сформировать дела с приказами по годовым разделам с 2008 по 2013 год. Дела оформляются по окончании делопроизводственного года. Сдавать в архив организации можно через 2-3 года.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста есть ли какой то нормативный документ, в котором был бы прописан перечень журналов, которые обязательно должны быть прошиты и пронумерованы в делопроизводстве организации или такой перечень для себя определяет сама организация?
Здравствуйте! На стадии делопроизводства в обязательном порядке нумеруются и прошиваются журналы учета документов с грифом «ДСП», кадровые журналы со сроком хранения 50 и 75 лет. Регистрационные журналы со сроком хранения «постоянно» нумеруются при подготовке дел к архивному хранению. Нормативного документа, устанавливающего перечень журналов, обязательных к подшивке и нумерации, нет. Можно прописать это в вашей инструкции по делопроизводству.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста кто должен заниматься подшивкой бухгалтерских документов? Бухгалтер или работник канцелярии (у нас в учреждение нет работника архива)? Есть ли такое положение (приказ) где это прописано?
Здравствуйте! Это должно быть прописано в приказе организации, в инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях сотрудников. Распределение обязанностей – внутреннее дело организации и её руководителя. Обычно в организациях принимается порядок, когда документы, завершенные делопроизводством, оформляются в структурных подразделениях.